Aplikacje grafiku a arkusze kalkulacyjne: Który z nich najlepiej pasuje do Twojego przepływu pracy

Arkusze kalkulacyjne i aplikacje do ewidencji czasu pracy to popularne rozwiązania do pomiaru czasu. Ale którego powinieneś użyć?

W tym artykule omówimy zalety i wady wprowadzania czasu pracy w aplikacjach ewidencji czasu pracy oraz wpisywania czasu pracy w arkuszach kalkulacyjnych i porównamy te dwa rozwiązania pod kątem:

• Jak nadają się do rejestrowania godzin pracy?
• Jakie przydatne opcje mają do zaoferowania, aby ułatwić proces pomiaru czasu?
• Jak szybkie i dokładne jest wprowadzanie czasu w arkuszach kalkulacyjnych w porównaniu z aplikacjami do grafiku pracy?
• Ile pieniędzy będziesz musiał wydać na każde z dwóch rozwiązań ewidencji czasu pracy?

Ponadto porozmawiamy o tym, czy należy rozważyć użycie aplikacji do ewidencji czasu pracy lub arkuszy kalkulacyjnych jako metody śledzenia i obliczania czasu pracy, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności i przepływu pracy Twojego zespołu.

Aplikacje grafiku a arkusze kalkulacyjne: przydatność i opcje ?

W tej sekcji omówimy zalety i wady aplikacji do ewidencji czasu pracy i arkuszy kalkulacyjnych pod kątem oferowanych przez nie opcji oraz stopnia, w jakim te dwa rozwiązania nadają się przede wszystkim do śledzenia czasu pracy.

KARTY KALKULACYJNE ZALETY I WADY: przydatność i opcje

Arkusze kalkulacyjne z arkuszami kalkulacyjnymi są znanym rozwiązaniem do pomiaru czasu

Arkusze kalkulacyjne zwykle nie wymagają dalszego przedstawiania dzisiejszym pracownikom, ponieważ większość z nich zna już podstawy ich używania. Jeśli Ty i Twój zespół używacie arkuszy kalkulacyjnych do innych codziennych zadań biznesowych, będzie jeszcze łatwiej zacząć śledzić w nich czas. Nie będziesz musiał poświęcać dodatkowej energii i wysiłku na definiowanie nowych procesów śledzenia czasu, a następnie wyjaśnianie ich zespołowi.

Arkusze kalkulacyjne są wszechstronne

Bez względu na to, czy korzystasz z programu Microsoft Excel, Arkuszy Google czy LibreOffice Calc, arkusze kalkulacyjne oferują szereg funkcji, które możesz wypróbować i wdrożyć w swoich praktykach śledzenia czasu. Na przykład masz wszystko, czego potrzebujesz do tworzenia prostych szablonów grafików, a także możesz korzystać z wbudowanych formuł, aby tworzyć bardziej zaawansowane grafików z formułami, które automatycznie sumują i w inny sposób manipulują wprowadzanymi danymi.

Arkusze kalkulacyjne są przejrzyste, jeśli chodzi o obliczenia

Jeśli w grafiku arkusza kalkulacyjnego zaimplementowano wbudowane formuły, każdy wprowadzający czas będzie mógł zobaczyć wszystkie formuły używane do obliczeń. Zapewni to przejrzystość sposobu dalszego przetwarzania czasu wejścia pracowników i prawdopodobnie poprawi zaufanie i odpowiedzialność w Twoim zespole.

Arkusze kalkulacyjne pozwalają je wydrukować

Prawdopodobnie będziesz musiał zmienić rozmiar grafików wypełnianych w arkuszach kalkulacyjnych, aby pasowały do ​​​​papieru do drukowania – ale chodzi o to, że możesz je wydrukować, jeśli chcesz.

Arkusze kalkulacyjne oferują tylko ręczne wprowadzanie czasu

Wprowadzanie czasu do grafiku arkusza kalkulacyjnego jest równoznaczne z ręcznym wprowadzaniem czasu na podstawie tego, jak postrzegasz czas poświęcony na projekt lub zadanie. Innymi słowy, pod koniec dnia lub tygodnia pracy musisz szczegółowo zapamiętać, nad czym pracowałeś wcześniej — co może być wyzwaniem. Więc jest bardziej prawdopodobne, że wpiszesz 1 godzinę dla zadania, nawet jeśli pracowałeś nad nim przez 1 godzinę i 16 minut — ponieważ 1 godzina to ładna, całkowita liczba, podczas gdy dodatkowe 16 minut nie jest tak łatwe do zapamiętania później .

W arkuszach kalkulacyjnych brakuje typowych opcji grafiku

Oprócz braku śledzenia w czasie rzeczywistym arkusze kalkulacyjne nie oferują również opcji, które zwykle można znaleźć w aplikacjach do ewidencji czasu pracy, takich jak:

• ustalanie stawek godzinowych
• kategoryzowanie czasu pracy według zadań, tagów i statusu rozliczeń
• generowanie kompleksowych raportów czasu pracy

Biorąc pod uwagę, że arkusze kalkulacyjne są wszechstronne, możesz w pewnym stopniu naśladować te funkcje (takie jak ręczne dodawanie kolumn dla zadań, tagów lub stanu rozliczeń), ale zajmie to więcej czasu i wysiłku.

Arkusze kalkulacyjne mogą być przytłaczające dla użytkowników intensywnie korzystających z arkuszy kalkulacyjnych

Jeśli masz już zbyt wiele zadań biznesowych, które wykonujesz w arkuszach kalkulacyjnych, dodanie śledzenia czasu do listy może spowodować dalsze zamieszanie. Biorąc pod uwagę, że większość plików, nad którymi pracujesz, jest w formacie Excel, Arkusze Google lub LibreOffice Calc, czasami znalezienie arkusza kalkulacyjnego do pomiaru czasu może być przytłaczające, gdy jest to potrzebne, lub przeskakiwanie między różnymi arkuszami kalkulacyjnymi w celu wykonania różnych zadań.

Arkusze kalkulacyjne nie mają profesjonalnego uroku

Biorąc pod uwagę, że arkusze kalkulacyjne mogą być używane do niezliczonych zadań, mogą nie być najlepszym rozwiązaniem, jeśli chcesz tworzyć i wysyłać swoim klientom profesjonalnie wyglądające raporty na temat tego, nad czym pracowałeś.

APLIKACJE TIMESHEET Plusy i minusy: przydatność i opcje

Aplikacje grafiku są przeznaczone do śledzenia czasu

W przeciwieństwie do arkuszy kalkulacyjnych, które mają pomóc Ci w wielu bardzo różnych zadaniach, aplikacje do ewidencji czasu pracy to dedykowane aplikacje, zaprojektowane specjalnie po to, aby pomóc Ci rejestrować, przechowywać i analizować czas pracy. Co więcej, systemy ewidencji czasu pracy oferują również inne dodatkowe korzyści, które są wbudowane, aby jeszcze łatwiej śledzić i wprowadzać czas. Opcja definiowania projektów i zadań opartych na projektach, na których będziesz śledzić czas, tagi, których będziesz używać do kategoryzowania czasu pracy, oraz stawki godzinowe, których system grafików pracy będzie używał do obliczania zarobków, to tylko niektóre z funkcji, których możesz się spodziewać.

Aplikacje grafików umożliwiają również śledzenie czasu za pomocą timera

Oprócz ręcznego wprowadzania czasu za pomocą grafiku, aplikacje do grafików zwykle oferują również śledzenie czasu w czasie rzeczywistym podczas pracy, z zegarem, na swoich stronach śledzenia czasu – możesz uruchomić licznik czasu, gdy zaczynasz pracę nad zadaniem, a następnie zatrzymaj minutnik, gdy skończysz. Co więcej, możesz również zobaczyć, nad czym aktualnie pracują twoi koledzy z drużyny, spoglądając na pulpit nawigacyjny pokazujący, do czego aktualnie używają licznika czasu.

Aplikacje grafiku pomagają analizować czas

Dzięki aplikacji grafiku otrzymujesz nie tylko miejsce do przechowywania godzin pracy — otrzymujesz również miejsce, w którym możesz generować raporty na podstawie śledzonego czasu, aby analizować wykorzystanie czasu i poziomy produktywności.

Ile czasu poświęciłeś na ten projekt?

Czy projekt był opłacalny w stosunku do czasu, który na niego poświęciłeś?

Na jakie zadania spędziłeś najwięcej czasu?

Ile czasu zmarnowałeś na zadania drugorzędne lub wyższe, zamiast pracować nad swoimi priorytetami?

Dobra aplikacja do grafiku pracy pomoże Ci to wszystko zrozumieć.

Aplikacje grafików umożliwiają eksportowanie raportów w formacie PDF, CVS i Excel

Jeśli chcesz wyświetlić swój czas w grafiku w formacie arkusza kalkulacyjnego, prawdopodobnie będziesz mógł to zrobić w aplikacji grafiku.

Różnica między grafikiem wyeksportowanym z aplikacji do grafiku a arkuszem kalkulacyjnym utworzonym przez Ciebie polega na dokładności — eksportując grafik za pośrednictwem aplikacji, masz pewność, że Twoje dane są dokładne.

Oprócz eksportowania danych jako plików XLS, większość aplikacji do grafików powinna również oferować opcję generowania plików SCV i PDF.

Eksportowanie danych do formatu PDF to świetne rozwiązanie, jeśli chcesz przesłać klientowi dowód pracy, którą wykonałeś do tej pory nad jego projektem.

Eksportowanie danych do pliku CSV doskonale nadaje się do obliczania listy płac, ponieważ można wyświetlić cały czas śledzony w formacie dziesiętnym.

Aplikacje grafiku umożliwiają śledzenie kosztów i rentowności projektu

Niektóre aplikacje do ewidencji czasu pracy oferują również obliczanie kosztów pracy i zysków. Pomagają w pracy nad minimalizacją kosztów projektu w przyszłości, dzięki czemu możesz zmaksymalizować czas spędzany na zadaniach priorytetowych i zminimalizować czas, który tracisz. Raport zysków może również pomóc w zrozumieniu, czy konieczne jest zwiększenie stawek godzinowych, aby upewnić się, że dochód jest większy niż koszty projektu.

Aplikacje grafików ułatwiają drukowanie „ładniejszych” grafików

Jeśli chcesz przechowywać dane grafiku w formie papierowej, zarówno arkusze kalkulacyjne, jak i dedykowane aplikacje są odpowiednim rozwiązaniem. Jednak podczas gdy proces drukowania grafików utworzonych w arkuszu kalkulacyjnym zwykle wymaga dodatkowej zmiany rozmiaru grafików, aplikacje grafików już udostępniają arkusze gotowe do druku.

Przyzwyczajenie się aplikacji grafiku może zająć trochę czasu

Tak, aplikacje do ewidencji czasu pracy mają na celu ułatwienie mierzenia czasu. Ale niektórzy z Twoich pracowników mogą na początku uważać na nich, zwłaszcza jeśli wcześniej nie korzystali z takich aplikacji.

Jeśli nie uczynisz procesu pomiaru czasu i oczekiwań w swojej firmie jasnymi i zwięzłymi, możesz przytłoczyć pracowników.

Najlepszą praktyką jest więc wyjaśnienie swoich oczekiwań w zakresie wprowadzania czasu w aplikacji, aby pracownicy od samego początku czuli się swobodniej.

️ PRZYDATNOŚĆ I OPCJE OCENA:

Arkusze kalkulacyjne są łatwym i atrakcyjnym podejściem do rejestrowania czasu pracy, jeśli chodzi o ich przydatność w zakresie ewidencji czasu pracy i opcje, które mają do zaoferowania – ale nadal brakuje im kluczowych funkcji grafików. W przeciwieństwie do tego, aplikacje do ewidencji czasu pracy mają tę zaletę, że mają dedykowane opcje grafików i jako takie są lepszym rozwiązaniem, pomimo stosunkowo dłuższego czasu, jaki niektórzy pracownicy mogą potrzebować na przyzwyczajenie się do nich.

Aplikacje grafików a arkusze kalkulacyjne: szybkość i dokładność ?

W tej sekcji omówimy zalety i wady aplikacji do ewidencji czasu pracy i arkuszy kalkulacyjnych, biorąc pod uwagę, ile czasu pracownicy, menedżerowie, księgowi i wszyscy inni zaangażowani w proces ewidencji czasu pracy potrzebują na zarządzanie grafikami. Rzucimy również światło na zalety i wady tych dwóch metod pomiaru czasu pod względem dokładności.

KARTY KALKULACYJNE ZALETY I MINUSY: szybkość i dokładność

Dodawanie czasu do grafiku arkusza kalkulacyjnego może być szybkie i łatwe

Zakładając, że dane, które pracownicy muszą dodać, są przechowywane na mniejszą skalę, a kierownik odpowiedzialny za tworzenie grafików poprawnie zdefiniował formuły, pracownicy nie powinni mieć większych problemów z wprowadzaniem czasu do grafików.

Arkusze kalkulacyjne są zwykle czasochłonne dla wszystkich zaangażowanych osób

W przypadku menedżerów tworzenie tabel grafików czasu pracy w arkuszu kalkulacyjnym oraz późniejsze zatwierdzanie lub odrzucanie wypełnionych grafików pracowników zajmuje więcej czasu. Tworzenie grafików w arkuszach kalkulacyjnych zajmuje jeszcze więcej czasu, jeśli kierownik postanowił nieco zautomatyzować proces, dodając wbudowane formuły do ​​zliczania czasu pracy.

W przypadku pracowników dodawanie, obliczanie i sprawdzanie dokładnego czasu każdego dnia, tygodnia lub miesiąca zajmuje zbyt dużo czasu.

Biorąc pod uwagę, że arkusze kalkulacyjne nie zapewniają automatycznych powiadomień, gdy ktoś wypełni swoje grafiku, księgowy będzie musiał ręcznie otworzyć wszystkie grafiku, aby sprawdzić, czy wszyscy zaktualizowali swój czas pracy. Co więcej, księgowy będzie musiał osobiście przypomnieć wszystkim, którzy nie wprowadzili swojego czasu zgodnie z oczekiwaniami, aby to zrobili. W niektórych przypadkach może się to zdarzyć kilka razy w każdym okresie rozliczeniowym.

W przypadku asystenta HR znalezienie wymaganych danych, takich jak czas spędzony na wakacjach, zwolnieniu chorobowym czy urlopie bezpłatnym, zajmuje dodatkowy czas.

Każdy nowy parametr, który dodasz do miksu, łączy się z innymi i zabiera więcej czasu — bez względu na to, czy jesteś kierownikiem tworzącym rozliczenia czasu pracy, pracownikiem wprowadzającym czas, księgowym obliczającym płace, czy asystentem HR obliczającym płatny czas wyłączony.

Arkusze kalkulacyjne są zazwyczaj podatne na błędy dla wszystkich zaangażowanych osób

Menedżerom łatwiej będzie popełnić błąd podczas tworzenia tabel w arkuszach kalkulacyjnych lub definiowania formuł dla automatycznych grafików. Na przykład, jeśli popełnisz błąd podczas definiowania wspomnianych formuł arkusza kalkulacyjnego, wszystkie dodane przez kogoś dane zostaną obliczone nieprawidłowo — i możesz nawet tego nie zauważyć, dopóki nie będzie za późno.

Pracownikom łatwiej będzie popełnić błąd przy dodawaniu danych czy obliczaniu godzin pracy (jeśli to pracownicy sami rozliczają swój czas). Łatwiej jest wprowadzić mniej czasu niż faktycznie przepracowałeś, co oznacza, że ​​będziesz wystawiać klientom faktury mniej niż powinieneś. Poprawne wykonanie obliczeń będzie również bardziej skomplikowane, jeśli będzie więcej danych do pracy. Co więcej, jeśli dodasz nieprawidłowe liczby do niewłaściwych kolumn, otrzymasz błędne arkusze czasu pracy, nawet jeśli formuły są na początku dobrze zdefiniowane.

Księgowi i menedżerowie HR prawdopodobnie będą musieli wyodrębnić dane wprowadzone przez pracowników do oddzielnych arkuszy kalkulacyjnych i aplikacji, co oznacza jeszcze większe ryzyko dalszych błędnych obliczeń i utraty danych.

Co gorsza, każdy może przypadkowo usunąć komórkę, wiersz w komórce, formułę lub cały arkusz kalkulacyjny. Ponadto będziesz potrzebować dodatkowego czasu, aby przywrócić to, co usunąłeś — jeśli nawet zauważysz, że coś usunąłeś.

Arkusze kalkulacyjne w arkuszach kalkulacyjnych wymagają ręcznego dwukrotnego sprawdzenia

Oznacza to, że księgowy odpowiedzialny za płace, a także osoba odpowiedzialna za wystawianie faktur dla klientów, prawdopodobnie będzie musiała:

• sprawdź wszystko jeszcze raz
• podświetl wszystkie podejrzane wpisy czasu ręcznie
• skontaktuj się z osobami, które je wprowadziły, w celu uzyskania wyjaśnień.

Będzie to oznaczać dużo czasu spędzonego na wysyłaniu e-maili i ponownej kalkulacji — i nadal nie ma gwarancji, że unikniesz wszystkich błędów.

Arkusze kalkulacyjne mogą sugerować problemy ze zgodnością

Zgubienie wydrukowanych grafików pracy jest łatwe — wystarczy, że zgubisz jeden, aby wpaść w kłopoty w Twojej firmie. Błędy i brakujące karty czasu pracy powodują problemy z listą płac, co powoduje błędy z wypłatą pracowników. Co z kolei może spowodować problemy z rządem.

Arkusze kalkulacyjne to kiepskie rozwiązanie dla rozwijającej się firmy

Im więcej osób masz w swoim zespole, tym trudniej jest przechowywać, przechowywać i analizować arkusze kalkulacyjne grafików i tym bardziej prawdopodobne jest, że popełnisz błąd.

APLIKACJE TIMESHEET Plusy i minusy: szybkość i dokładność

Dodawanie czasu w aplikacji grafiku jest zawsze szybkie i łatwe

Dodajesz godziny i ustalasz stawki godzinowe, a aplikacja automatycznie wykonuje obliczenia w oparciu o dokładnie przetestowane i w 100% dokładne formuły. Obejmuje to podstawowe obliczenia godzin pracy, ale także zarobki i łączny czas dodany w niestandardowym okresie.

Aplikacje grafiku zapewniają mniej błędów

O ile nie dodasz niewłaściwych godzin (lub złej stawki godzinowej), nie będziesz musiał się martwić, że łączne godziny pracy lub zarobki zostaną błędnie obliczone, ponieważ system grafików zajmie się wszystkim za Ciebie. Oznacza to mniej stresu dla menedżerów, pracowników, księgowych i personelu HR.

Aplikacje grafików oferują przypomnienia i cele

Dzięki aplikacjom grafiku jest znacznie mniej prawdopodobne, że ktoś zapomni wypełnić grafik na czas, biorąc pod uwagę, że możesz zdefiniować dzienne i tygodniowe cele dla zespołu. Gdy ktoś nie osiąga celu, otrzymuje e-mailem przypomnienia, że ​​nie prześledził wystarczająco dużo czasu w wyznaczonym okresie.

Aplikacje grafików nie wymagają dodatkowych arkuszy kalkulacyjnych dla listy płac i WOM

Dzięki aplikacji ewidencji czasu pracy personel HR może tworzyć oddzielne projekty dotyczące urlopów bezpłatnych, chorobowych i urlopów oraz poinstruować pracowników, aby dodawali czas do tych projektów za każdym razem, gdy biorą urlop bezpłatny, chorobowy lub wyjeżdżają na urlop. Później, jeśli personel HR potrzebuje danych o zwolnieniu chorobowym danego pracownika, może po prostu wybrać odpowiedni projekt i pracownika oraz wygenerować raport.

Księgowi będą mogli obliczyć listę płac za pomocą kilku kliknięć, po prostu wybierając zakres czasowy (np. tydzień, miesiąc lub okres niestandardowy) i odfiltrowując czas spędzony na urlopie bezpłatnym i przerwach na lunch. Następnie oprogramowanie automatycznie pobierze całkowitą liczbę przepracowanych godzin dla każdego pracownika i obliczy, ile musisz im zapłacić.

Aplikacje grafiku zapewniają lepszą zgodność

Dzięki bezpiecznej aplikacji do śledzenia i przechowywania godzin pracy masz pewność, że Twoja firma zawsze przestrzega zasad i przepisów biznesowych, takich jak rozporządzenie o czasie pracy FLSA.

Aplikacje grafiku chronią Cię przed powtarzającymi się procesami

Karty ewidencji czasu pracy w arkuszach kalkulacyjnych wymagają od pracowników wprowadzenia imienia i nazwiska, stanowisk, kierowników, projektów i zadań dla każdego nowego grafiku, który wypełniają.

Jednak konta pracowników utworzone w aplikacjach grafików przechowują ich nazwiska i umożliwiają menedżerom obszaru roboczego:

• dodawać pracowników do grup na podstawie tytułów stanowisk (np. programiści, marketerzy, projektanci itp.)
• przypisz menedżerów odpowiedzialnych za czas pracy pracowników

Pracownicy mogą następnie wybierać swoje projekty i zadania podczas śledzenia czasu, a te karty czasu pracy są automatycznie kojarzone z ich nazwiskami, grupami opartymi na stanowiskach i menedżerami odpowiedzialnymi za zatwierdzanie wspomnianych kart czasu pracy. A wszystko to za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Aplikacje grafików przyspieszają proces zatwierdzania grafików

Aplikacje grafików pomagają menedżerom przyspieszyć i uprościć proces zatwierdzania grafików, ponieważ nie wymagają one osobistego podpisu na każdym grafiku i oferują inne dodatkowe korzyści.

Menedżerowie mogą najpierw ustawić automatyczne blokowanie grafików po określonym czasie (powiedzmy na koniec każdego miesiąca) lub ręcznie przed określoną datą, aby uniemożliwić pracownikom dodawanie wpisów z datą wsteczną.

Później menedżerowie mogą przeglądać i zatwierdzać arkusze czasu pracy na potrzeby rozliczeń klientów i płac.

Aplikacje grafików umożliwiają całemu zespołowi bezpieczne przechowywanie grafików w jednym miejscu

Dzięki arkuszom kalkulacyjnym każdy pracownik wysyła własne wypełnione arkusze czasu pracy i są one przechowywane w jednym folderze — ale jeśli masz 50 pracowników, oznacza to 50 różnych arkuszy dla każdego okresu rozliczeniowego. Natomiast aplikacje do ewidencji czasu pracy umożliwiają pracownikom wypełnianie wszystkich grafików w jednym, łatwo dostępnym i bezpiecznym obszarze roboczym. Następnie możesz przeglądać tygodnie i tygodnie poprzednich grafików, od tego tygodnia, z powrotem do tygodnia, w którym po raz pierwszy utworzyłeś konto. Większość aplikacji do grafików umożliwia również przeglądanie i dodawanie danych na różnych urządzeniach.

️ OCENA SZYBKOŚCI I DOKŁADNOŚCI:

Jeśli chodzi o szybkość i dokładność, czasowy proces wprowadzania, obliczania i analizowania czasu pracy wprowadzonego do arkusza kalkulacyjnego ma pewne poważne wady dla wszystkich zaangażowanych — łatwo jest popełnić mnóstwo błędów podczas zarządzania takimi kartami czasu pracy i pochłaniają one wiele czas, który można by poświęcić bardziej produktywnie. W przeciwieństwie do tego, aplikacje do ewidencji czasu pracy oferują lepsze rozwiązanie pod tym względem, biorąc pod uwagę, że ich zautomatyzowany system eliminuje większość możliwości pomyłek, a także łatwiej i szybciej znaleźć i przeanalizować potrzebne dane dotyczące czasu.

Aplikacje grafiku a arkusze kalkulacyjne: cena ?

W końcowej części tego porównania rzucimy światło na zalety i wady aplikacji do ewidencji czasu pracy i używania arkuszy kalkulacyjnych do wprowadzania czasu, pod kątem tego, jak drogie są te rozwiązania do pomiaru czasu.

KARTY KALKULACYJNE ZALETY I MINUSY: cena

Excel jest drogi

Użytkownicy Windowsa mogli przyzwyczaić się do Excela do tego stopnia, że ​​czasami łatwo zapomnieć, że ten program ma wysoką cenę. Według Capterra cena programu Excel zaczyna się od 8,25 USD miesięcznie za komputer. Tak więc, jeśli masz 50 pracowników, będziesz musiał płacić nieco mniej niż 415 USD miesięcznie tylko po to, aby każdy mógł śledzić czas w grafiku programu Excel na własnych urządzeniach.

Arkusze Google i LibreOffice Calc są bezpłatne

Excel może być najbardziej znanym rozwiązaniem w zakresie arkuszy kalkulacyjnych, ale istnieją dla niego bezpłatne alternatywy, takie jak wspomniane wcześniej Arkusze Google i LibreOffice Calc.

Możliwe wady Arkusza Google w porównaniu z Excelem to niższa prędkość przetwarzania i brak paska narzędzi szybkiego dostępu, ale otrzymujesz autozapis i współpracę w czasie rzeczywistym. Możliwe wady LibreOffice Calc w porównaniu z Excelem to 15 razy mniej kolumn i kilka kluczowych ograniczeń formuł, ale można go używać w innych systemach, oprócz Windows i macOS.

Ogólnie wydajesz więcej pieniędzy na zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi

Czas to pieniądz, a zarządzanie czasem pracowników w arkuszach kalkulacyjnych zajmuje więcej czasu i znacznie więcej kosztuje, nawet jeśli zdecydujesz się na bezpłatne rozwiązanie do arkuszy kalkulacyjnych. Ponadto, być może będziesz nawet musiał zatrudnić asystenta swojego księgowego, aby uzyskać dodatkową pomoc w zarządzaniu wypełnionymi arkuszami kalkulacyjnymi i przygotowywaniem ich do listy płac.

APLIKACJE TIMESHEET Plusy i minusy: cena

Aplikacje grafiku mogą być bezpłatne

Aplikacje grafików znacznie różnią się cenami. Ale jeśli zarejestrujesz się w bezpłatnej aplikacji do ewidencji czasu pracy, takiej jak Clockify, będziesz mógł bezpłatnie korzystać ze wszystkich podstawowych funkcji śledzenia czasu — obejmuje to dodawanie nieograniczonej liczby użytkowników i śledzenie czasu w nieograniczonej liczbie projektów.

Aplikacje grafiku obniżają ogólne koszty Twojej firmy

Ustaliliśmy już, że czas to pieniądz — a każdy może obsłużyć śledzenie czasu za pomocą aplikacji za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Co więcej, nie tylko zaoszczędzisz pieniądze dzięki szybkiemu wpisywaniu czasu — nie będziesz także musiał zatrudniać dodatkowego personelu do kompilacji wspomnianych grafików dla wszystkich swoich projektów i zadań, ponieważ wszystkie dane będą bezpiecznie przechowywane w jednym miejscu z się udać.

️ OCENA CEN:

Jeśli chodzi o cenę, arkusze kalkulacyjne okazują się droższym rozwiązaniem. Z drugiej strony, jeśli wybierzesz odpowiednią aplikację grafiku, będziesz mógł bezpłatnie korzystać z podstawowych funkcji grafiku.

Aplikacje grafiku a arkusze kalkulacyjne: jakie rozwiązanie do pomiaru czasu wybrać?

Teraz, gdy omówiliśmy zalety arkuszy kalkulacyjnych i aplikacji do ewidencji czasu pracy pod względem przydatności, opcji, szybkości, dokładności i ceny, zobaczmy, kiedy należy rozważyć użycie każdego rozwiązania do pomiaru czasu.

Do czego najlepiej nadają się arkusze kalkulacyjne?

️ Małe firmy

Firmy zatrudniające mniej niż 15-20 pracowników mogą korzystać z arkuszy kalkulacyjnych jako rozwiązania do pomiaru czasu, biorąc pod uwagę, że wymagania administracyjne i analizy dla tak mniejszej liczby pracowników są nadal możliwe do zarządzania za pomocą arkuszy kalkulacyjnych.

️ Małe zespoły pracujące nad mniejszą liczbą projektów

Jeśli Twój zespół pracuje tylko nad jednym lub dwoma projektami na raz, wprowadzanie, dokładne kopiowanie i analizowanie danych niezbędnych do fakturowania klientów będzie mniejszym wyzwaniem.

️ Zespoły, które nie wymagają dodatkowych funkcji

Jeśli chcesz tylko regularnie wprowadzać godziny pracy, bez implementowania funkcji, takich jak blokowanie grafików po określonym czasie lub śledzenie czasu w czasie rzeczywistym, arkusze grafików są odpowiednią opcją.

Do czego najlepiej nadają się aplikacje do ewidencji czasu pracy?

️ Każda wielkość firmy

Wprowadzanie czasu do grafików utworzonych w arkuszu kalkulacyjnym może być łatwe do zarządzania w przypadku mniejszych firm, ale aplikacje do grafików pracy są odpowiednie dla każdego rodzaju działalności, w tym także mniejszych. Jeśli liczba pracowników zacznie rosnąć, a także liczba akceptowanych projektów lub elementów, które chcesz śledzić, będziesz mógł łatwo skalować.

️Mniejsze lub większe zespoły pracujące nad dowolną liczbą projektów

Aplikacje grafiku umożliwiają dodanie tylu pracowników, ile potrzebujesz, i śledzenie czasu w tylu projektach, ile potrzebujesz.

Większość aplikacji grafików oferuje te udogodnienia w ramach swoich płatnych planów, ale Clockify oferuje śledzenie czasu dla wielu użytkowników i dla wielu projektów za darmo.

️ Zespoły, które wolą śledzić czas pracy w czasie rzeczywistym

Aplikacja grafiku z trybem timera to najlepsza opcja, jeśli chcesz:

• śledź czas podczas pracy, dla lepszej dokładności
• mieć jasny wgląd w to, ile czasu spędzasz na projektach klientów
• miej oko na to, nad czym aktualnie pracują twoi koledzy z drużyny (tj. do czego aktualnie używają licznika czasu)

️Przedsiębiorstwa korporacyjne

Aplikacje grafików są odpowiednie dla firm korporacyjnych, ponieważ zwykle oferują przynajmniej niektóre funkcje korporacyjne, takie jak koszty pracy i zysk, zatwierdzanie grafików i jednokrotne logowanie, w celu dodatkowego zabezpieczenia danych.

️ Zespoły, które chcą śledzić i analizować swoją produktywność

Funkcje raportowania aplikacji grafiku czasu pracy umożliwiają wprowadzanie czasu dla wielu projektów, dzięki czemu możesz nawet tworzyć projekty na przerwy, wiadomości e-mail, spotkania, czas odkładania lub cokolwiek innego, aby zrozumieć, jak produktywny naprawdę jesteś w pracy.

Wniosek

Ogólnie rzecz biorąc, arkusze czasu pracy w arkuszach kalkulacyjnych są niewystarczające pod względem przydatności, szybkości, dokładności, ceny i opcji związanych z arkuszem czasu pracy, które mają do zaoferowania — co może nie być kluczowym problemem, jeśli jesteś małym zespołem pracującym nad jednym lub dwoma projektami, które ma więcej czasu na zarządzanie grafikami. Jeśli jednak chcesz zwiększyć skalę, liczba i waga problemów będą rosły wraz z Twoją firmą — większa liczba projektów i pracowników będzie oznaczać większą liczbę grafików, a większa liczba grafików zawsze będzie oznaczać większa szansa na błędy i więcej czasu i więcej osób potrzebnych do zarządzania procesem pomiaru czasu.

Z drugiej strony, aplikacje do ewidencji czasu pracy stają się lepszą, bardziej odpowiednią alternatywą dla grafików tworzonych w arkuszach kalkulacyjnych — na początek są szybszym i mniej kosztownym rozwiązaniem do przechowywania godzin pracy. Oferują inne dodatkowe funkcje skoncentrowane na grafiku, na których można polegać, bez względu na wielkość firmy i rodzaj przepływu pracy.

Są również dokładniejsze i bardziej systematyczne, ponieważ wszystkie dane są automatycznie obliczane zgodnie ze sprawdzonymi wzorami, a następnie przechowywane w bezpiecznym miejscu.

Podsumowując, chociaż więcej czasu, cierpliwości i zasobów może sprawić, że arkusze kalkulacyjne będą odpowiednim rozwiązaniem do pomiaru czasu, nie możesz się pomylić z aplikacją do ewidencji czasu pracy.