Jak śledzenie czasu pracy oszczędza pieniądze?

Wszyscy słyszeliśmy wyrażenie „Czas to pieniądz”, ale o ile dokładnie mówimy o pieniądzach?
W tym poście na blogu porozmawiamy o tym, ile czasu śledzenia pieniędzy może Ci zaoszczędzić według badań, a także o tym, jak dokładnie oszczędzasz pieniądze. Podamy również wskazówki, jak najskuteczniej śledzić czas.

Ile pieniędzy możesz zaoszczędzić na śledzeniu czasu?

Według badania przeprowadzonego przez AffinityLive, opublikowanego w Harvard Business Review, nieefektywna praca kosztuje amerykańską gospodarkę ponad 50 milionów straconych godzin, co oznacza utratę około 7,4 miliarda dolarów dziennie .
Stwierdza również, że „przejście z cotygodniowych (lub gorszych) aktualizacji grafiku do codziennych (lub lepszych) pozwoliłoby odzyskać 52 000 USD na specjalistę rocznie w rozliczalnym czasie”.

Aby spojrzeć na to z innej perspektywy, oto, co możesz kupić za dodatkowe 52 000 $ (gdyby nie poszło z wiatrem):

• 50 iPhone 12 plusy
• Pobyt na 2 noce w Royal Suite w hotelu Burj Al Arab w Dubaju
• 3-karatowy diament
• Dom lub mieszkanie (wielkość zależna od lokalizacji)
• Roczne czesne na Uniwersytecie Harvarda

A po zakupie czegoś z tej listy nadal będziesz miał kilka tysięcy do stracenia.
Myślę, że wszyscy możemy się zgodzić, że to dużo pieniędzy – nie należy ich tak marnować.

Jak śledzenie czasu pozwala zaoszczędzić pieniądze

Oprogramowanie do śledzenia czasu pozwala zaoszczędzić pieniądze na różne sposoby, zwłaszcza jeśli wybierzesz aplikację o wysokiej jakości i całkowicie darmową, taką jak Clockify. Oto jak:

• Masz przed sobą rzeczywiste dane zamiast szacunków. W biznesie poleganie na domysłach nie jest najlepszym pomysłem.
  Kiedy śledzisz czas, masz wgląd we wszystko, co się dzieje, w tym wszystkie zadania i czas poświęcony na ich wykonanie. Nawet jeśli musisz dokonać oszacowania (na przykład dla dużego przyszłego projektu), będziesz mieć dużo danych, na których możesz polegać i odgadnąć, które są tak dokładne, jak to tylko możliwe.
  Będziesz także w stanie stwierdzić, czy istnieje konkretny projekt, który marnuje zasoby firmy – śledząc czas, możesz dokładnie zobaczyć, dokąd trafiają Twoje pieniądze. To prowadzi nas do następnego punktu…
• Ułatwia dokładne rozliczenie i przetwarzanie danych dotyczących listy płac i faktur , ponieważ istnieje rejestr wszystkich płatnych i nierozliczanych godzin.
• Unikaj problemów prawnych. A propos danych płacowych – w 2013 roku IRS nałożył 4,5 miliarda dolarów kar związanych z podatkami od wynagrodzeń. Śledzenie czasu zmniejszy ryzyko bycia częścią podobnej statystyki.
• Zwiększa produktywność. Pomaga skoncentrować się i zachować prostotę priorytetów, a także zminimalizować bezczynną pracę.
  Zapobiega również przepracowaniu. A kiedy ktoś jest wypoczęty, jest znacznie bardziej prawdopodobne, że będzie dobrze działał i będzie bardziej wydajny.
• Oszczędza czas w porównaniu z przestarzałymi systemami obecności. W porównaniu między nimi jest też mniej miejsca na błąd ludzki.
• Cyfrowe śledzenie czasu oznacza, że ​​nie marnujesz zasobów środowiskowych, takich jak papier, ani dodatkowych pieniędzy na uzupełnianie ich, gdy wszystkie zostaną zużyte. Czy wiesz, że według University of South Indiana co roku w USA wyrzuca się papier o wartości około 1 miliarda drzew? Korzystanie z oprogramowania do śledzenia czasu oznacza oszczędzanie nie tylko pieniędzy, ale także drzew.

Wskazówki dotyczące skutecznego śledzenia czasu

Oto kilka wskazówek, jak skutecznie śledzić czas, a co za tym idzie, oszczędzać pieniądze:

Śledź czas każdego dnia

Badanie AffinityLive stwierdza, że ​​„zgodnie z krzywą zapominania Ebbinghausa ludzie zachowują tylko 23 procent tego, czego się nauczyli po sześciu dniach. Oznacza to, że niemożliwe jest dokładne określenie grafiku pracy, jeśli wypełniasz go tylko raz w tygodniu”.

Dlatego najlepiej jest codziennie śledzić czas, ponieważ wyższa częstotliwość zapewnia lepszą dokładność.

Bądź konsekwentny

Konsekwentne śledzenie czasu przez dłuższy czas jest równie ważne, jak regularne śledzenie go. Trzeba się tego trzymać, żeby było skuteczne!

Upewnij się również, że istnieje spójność pod względem czasu śledzenia wszystkich na tej samej platformie, dzięki czemu możesz mieć wszystkie dane w jednym miejscu.

Spraw, aby śledzenie czasu było szybkie i łatwe

„Odkryliśmy, nic dziwnego, że głównym powodem, dla którego profesjonaliści mają słabe nawyki związane ze śledzeniem czasu, jest to, że jest to uciążliwe” – mówi badanie AffinityLive.
Ogólna zasada jest taka, że ​​im bardziej jest to skomplikowane, ludzie rzadziej to robią.

Dlatego powinieneś wybrać oprogramowanie do śledzenia czasu, które nie zajmuje dużo czasu w ciągu dnia i nie wymaga dużego wysiłku.

Automatyczne śledzenie to świetna opcja – jedyne, co musisz zrobić, to kliknąć przycisk, aby rozpocząć nagrywanie. Możesz nawet ustawić przypomnienie, aby upewnić się, że nie zapomnisz rozpocząć śledzenia.

Możesz także użyć grafików, w których ręcznie dodajesz zadania (zwykle na koniec dnia roboczego), jeśli lepiej odpowiada to potrzebom Twojej firmy. Posiadają przyjazny dla użytkownika i intuicyjny interfejs, a także są łatwe w użyciu.

Podaj jasne instrukcje

Kontynuując to, co właśnie powiedzieliśmy, bardzo ważne jest, aby podczas wprowadzania nowego oprogramowania podać jasne i proste instrukcje. W przeciwnym razie może to być stresujące, szczególnie dla osób mniej obeznanych z technologią.
Należy również omówić oczekiwania, na przykład przewidywany dzienny nakład pracy lub czy istnieje określony sposób organizacji zadań.

Przez cały czas

Chociaż dokładne śledzenie czasu jest ważne, często nie ma potrzeby bardzo wysokiego poziomu precyzji; martwienie się o śledzenie każdej minuty do koszulki może powodować niepotrzebny stres i wyrządzić więcej szkody niż pożytku. Czas jest zwykle zaokrąglany do najbliższych 5, 10 lub 15 minut.
Nie musisz też śledzić rzeczy, takich jak przerwy w łazience lub pójście do kuchni po przekąskę.

Jeśli zastanawiasz się, czy zaokrąglanie czasu jest legalne – tak, jest, o ile zostało to zrobione poprawnie.

Wniosek

Nie jesteśmy w stanie podać dokładnych liczb, które Twoja firma może zaoszczędzić, ponieważ zależy to od wielu czynników, takich jak wielkość i liczba pracowników. Jednak biorąc pod uwagę wszystko, co wspomnieliśmy, może być łatwiej obliczyć, w jaki sposób można obniżyć koszty i/lub dokonać korekty budżetu i zwiększyć rentowność firmy.
Aby śledzenie czasu było efektywne, najlepiej robić to codziennie i konsekwentnie oraz wybierać odpowiednie oprogramowanie, które będzie idealnie pasować do potrzeb Twojej firmy.