Korzyści z używania narzędzia do śledzenia czasu w zdalnym zespole

Moja przyjaciółka powiedziała mi kiedyś, że kiedy jej zespół przez krótki czas pracował w domu, jej szef nie wierzył, że faktycznie pracują. Mimo że zespół wykonywał swoją pracę tak samo, jak w biurze, jej pracodawca był nieufny. W ten sposób wkrótce wrócili do biura. Powinienem wspomnieć, że nie śledzili czasu pracy w domu.

Dlaczego to ma znaczenie? Cóż, gdy zdalni pracownicy rejestrują swoje godziny, mają dowód swojej pracy, więc łatwiej jest budować zaufanie między pracodawcami a pracownikami. Oprócz kwestii zaufania istnieją inne sposoby, w jakie korzystanie z narzędzia do śledzenia czasu w zdalnym zespole ma znaczenie.

W tym artykule omówimy korzyści ze śledzenia czasu dla zespołów zdalnych i pokażemy, jak śledzenie czasu w zespole zdalnym może działać w praktyce.

Jakie są zalety śledzenia czasu pracowników dla zespołów zdalnych?

Zanim zaczniemy badać kluczowe powody, dla których pracownicy zdalni powinni zacząć śledzić czas, przypomnijmy sobie, co obejmuje praca zdalna. Pracownicy zdalni to ci, którzy:

• Praca w domu,
• pracować z przestrzeni coworkingowych, kawiarni lub innych lokalizacji, które nie są biurami,
• pracować z różnych lokalizacji, ale okazjonalnie przychodzić do biura,
• czasami mają elastyczne godziny pracy.

Oto korzyści płynące ze śledzenia czasu pracowników w zdalnych zespołach.

Dokładne rozliczenia i płace

Kiedy zdalni pracownicy pracują nad kilkoma projektami i dla wielu klientów, ważne jest, aby śledzić każdą godzinę, jaką spędzają nad każdym projektem. Co więcej, pracownicy muszą oddzielić godziny rozliczane od godzin niepodlegających rozliczeniu, co można zrobić za pomocą narzędzia do śledzenia czasu, takiego jak Clockify. Taki routing znacznie ułatwi rozliczanie klientów.

Jak widać poniżej, pierwszy wpis nie jest płatny, podczas gdy inne są oznaczone jako płatne. Tutaj zadanie o nazwie „Aktualizacja portfela” nie jest przypisane do konkretnego projektu, co może oznaczać, że nie jest to zadanie wykonane dla klienta. Dlatego nie jest płatny.

Źródło: Jak obliczyć rozliczane godziny

Za pomocą narzędzia do śledzenia czasu zdalny zespół będzie mógł śledzić wszystkie rozliczane godziny dla różnych klientów. Dzięki temu ewidencja czasu zapobiegnie błędom w obliczeniach i zapewni prawidłowe wystawienie faktur.

Oprócz celów rozliczeniowych, ewidencja czasu pracy zapewnia pracownikom dokładne wypłaty. Korzystając z narzędzia do śledzenia czasu, pracownicy zdalni zapisują, nad jakimi projektami pracowali i jak długo. Mając tak dokładne dane dotyczące pracy, pracodawcy nie będą w stanie przepłacać ani zaniżać ani przepłacać swoim pracownikom zdalnym. Poza tym menedżerowie mogą również sprawdzić, czy ktoś ma nadgodziny.

Efektywne zarządzanie projektami

Podczas pracy zdalnej kierownicy zespołów mogą mieć trudności z określeniem, kto aktualnie zajmuje się jakim projektem w zespole. Ale jeśli wszyscy w zespole rejestrują swoje godziny i wprowadzają szczegóły dotyczące zadań i projektów, przejrzystość pracy będzie znacznie wyraźniejsza. Tak więc, jeśli są przytłoczeni pracownicy, menedżerowie powinni rozważyć inny przydział zadań.

Ponadto śledzenie czasu pomoże liderom mieć oko na status projektu. Załóżmy na przykład, że Ty i Twój zespół oszacowaliście, że ukończenie projektu ABC zajmie 163 godziny. Do tej pory Twoi zdalni pracownicy prześledzili około 14 godzin pracy. Więc nadal jesteś na początku, ponieważ masz kolejne 149 godzin na zakończenie projektu. Lub, jeśli wolisz procenty, wykonałeś około 8% pracy, co możesz zobaczyć poniżej.

Przykład statusu projektu w Clockify

Jest to doskonały sposób, aby dowiedzieć się, czy wystąpią potencjalne opóźnienia i w miarę możliwości zapobiec tym problemom. Dodatkowo możesz śledzić postępy każdego zdalnego zespołu pracującego nad projektem. W powyższym przykładzie widzimy, że zespoły projektowe i QA były do ​​tej pory dość skuteczne.

Zaufanie do zdalnego miejsca pracy

Skąd przełożeni mogą wiedzieć, że pracują ich zdalni pracownicy? Najważniejszym elementem jest tutaj zaufanie, a mówimy o wzajemnym zaufaniu i szacunku między pracownikami a menedżerami lub pracodawcami. Śledzenie czasu odgrywa kluczową rolę w budowaniu zaufania w zdalnym miejscu pracy.

Pomyśl o time trackerze jak o kleju, który łączy pracowników i przełożonych. Pracownicy mają obowiązek codziennie rejestrować swoje godziny i udowadniać, że są godni zaufania. Z drugiej strony pracodawcy i menedżerowie muszą ufać i akceptować dane z grafiku pracowników jako dowód ich pracy zdalnej.

Swoboda wyboru trybu pracy zdalnej

Niektórzy pracownicy mają nawyk pracy zdalnej i zmieniają miejsce pracy. Poza biurem domowym pracownicy zdalni wykonują również swoje zadania w przestrzeniach coworkingowych, kawiarniach czy bibliotekach. Taka jest wolność, jaką daje praca zdalna.

Powiedzmy, że dzisiaj zacząłeś dzień pracy w domu, ale po dwóch godzinach potrzebowałeś zmiany scenerii. Poszedłeś do biblioteki i zostałeś tam jeszcze przez trzy godziny. Teraz, aby śledzić wszystkie zadania, które wykonałeś w domu i w bibliotece, powinieneś rozpocząć rejestrowanie czasu. Niektóre narzędzia do śledzenia czasu, takie jak Clockify, mają możliwość synchronizowania danych na kilku urządzeniach, takich jak telefony komórkowe, laptopy itp.

Źródło: bezpłatne oprogramowanie do pracy zdalnej i zespołu

Jeśli jest to dla Ciebie wygodniejsze, możesz śledzić godziny pracy w bibliotece na telefonie, ale godziny pracy w domu na laptopie. Śledzenie czasu zapewni, że wszystkie zarejestrowane godziny są zapisywane i synchronizowane, niezależnie od miejsca pracy i używanych urządzeń.

Lepsza komunikacja i współpraca

Monitor czasu może ułatwić komunikację i współpracę w zdalnych zespołach. Oto jak: telepracujący pracownicy rejestrują się na początku dnia pracy, co pokazuje ich współpracownikom, że aktualnie pracują. Dzięki temu łatwiej jest wyjaśnić, kto jest dostępny na spotkania lub czaty. Na poniższym zrzucie ekranu widzimy, że Austin i Karen pracują w tej chwili, ponieważ ich śledzony czas to „W toku”.

Jest to szczególnie przydatne w przypadku zespołów, których członkowie pochodzą z różnych kontynentów lub nawet kilku stref czasowych. Gdy pracownicy wiedzą, kto aktualnie pracuje, mogą skontaktować się z nimi, jeśli mają problem lub potrzebują pomocy.

Mówiąc o strefach czasowych, Clockify pozwala śledzić czas niezależnie od strefy czasowej. Na przykład pracujesz z Paryża (UTC/GMT +2 godziny), a Twój menedżer jest w Sydney (UTC/GMT +10 godzin). Chociaż przebywasz w różnych strefach czasowych, kiedy Twój przełożony oceni Twoje karty czasu pracy, zobaczy te raporty w strefie czasowej Sydney.

Lepsze zrozumienie dostępności pracowników poprawia zarówno komunikację zdalną, jak i współpracę.

Zwiększona produktywność i wydajność pracowników

Zdalni członkowie zespołu nie dzielą tej samej przestrzeni fizycznej. Tak więc pomiar efektywności pracowników może być trudnym zadaniem. Praktyczny sposób, w jaki menedżerowie mogą przeglądać wydajność i produktywność pracowników, polega na analizie zarejestrowanych godzin pracy pracowników, a także innych szczegółów, takich jak opisy zadań i ilość czasu spędzonego na projekcie. W ten sposób śledzenie czasu może pomóc w zapewnieniu, że wszystko działa sprawnie, a pracownicy zdalni są w stanie ukończyć projekty na czas.

Oprócz liderów śledzenie czasu przydaje się również pracownikom. Pracownicy mogą dowiedzieć się, jak spędzają czas w ciągu dnia, jaka są produktywni i jakich aplikacji najczęściej używają.

Jest to przykład osi czasu produktywności, przydatnej opcji oferowanej przez Clockify, która pokazuje, ile czasu spędzasz pracując w różnych aplikacjach. Aby wypróbować tę funkcję, musisz użyć automatycznego śledzenia czasu. Upewnij się, że ta oś czasu pokazuje tylko działania dłuższe niż 10 minut. Jak widać na zrzucie ekranu, ten użytkownik prześledził trzy godziny w Dokumentach Google. Jeśli użytkownik jest autorem treści, jest to dobry wynik, ponieważ pokazuje, że pisze od trzech godzin (załóżmy, że nie było irytującego wpatrywania się w pustą stronę). Znak plus po prawej stronie strony pozwala dodać żądane wpisy czasu. Na przykład tutaj dodano wszystkie wpisy czasu z wyjątkiem programu Excel.

Poprawiona odpowiedzialność

W jaki sposób śledzenie czasu pomaga pracownikom rozliczać się ze swoich wyników? Cóż, świadomość, że muszą rejestrować swoje godziny, uświadamia pracownikom, że zegar tyka. Jest więc bardziej prawdopodobne, że pracownicy dołożą wszelkich starań, aby wykonać swoje zadania przed terminem. W rezultacie pracownicy pokażą, jak bardzo są odpowiedzialni. Gdy wszyscy członkowie zespołu udowodnią swoją odpowiedzialność, nastąpi również stworzenie opartej na zaufaniu relacji między pracownikami.

Jak menedżerowie mogą monitorować zdalnych pracowników?

Zdalni liderzy nie powinni zachowywać się jak Wielki Brat, pilnując pracowników i analizując każdy ich krok w godzinach pracy. W ten sposób menedżerowie usuwają wszelkie ślady zaufania między nimi a ich pracownikami.

Zamiast tego liderzy i pracodawcy powinni znaleźć właściwe podejście do śledzenia czasu, jaki pracownicy spędzają na zdalnym wykonywaniu swoich zadań. Oto kilka ważnych kroków, które przełożeni mogą podjąć, aby monitorować pracowników zdalnych.

Krok 1: Utwórz wytyczne dotyczące śledzenia czasu

Aby zapewnić, że pracownicy zdalni prawidłowo śledzą swój czas, pracodawcy lub menedżerowie powinni stworzyć wytyczne dotyczące śledzenia czasu. Nawet jeśli Twoja firma korzysta z prostej aplikacji do śledzenia czasu, rozważ wykonanie takiej instrukcji do nagrywania czasu. Oto, co muszą obejmować wytyczne:

• Jakie zadania lub projekty muszą śledzić pracownicy?
• Czy pracownicy powinni kategoryzować swoje wpisy czasu pracy?
• Jak pracownicy powinni śledzić swój czas (ręcznie, za pomocą timera, wpisywać godziny w grafiku)? Jeśli wszystkie opcje są dostępne, poinformuj o tym pracowników.
• Jak często pracownicy muszą rejestrować swój czas (codziennie lub raz w tygodniu)?

Ponadto ważne jest, aby wyjaśnić, jak szczegółowe powinny być te wpisy dotyczące czasu. Na przykład, czy jest w porządku, jeśli pracownicy opisują swoje zadania jako „Wpis na blogu” lub „Pisanie posta na blogu „Jak zarządzać zdalnymi zespołami”.

Posiadanie takiej wytycznej nie pozostawia miejsca na nieporozumienia. Pracownicy będą dokładnie wiedzieć, jak rejestrować swoje godziny, jak często i jak szczegółowe muszą być. Ponadto nie będą czuli, że ich prywatność jest naruszana w godzinach pracy.

Krok 2: Poproś swój zespół o aktualizacje

Jak już wspomnieliśmy, w przypadku pracy zdalnej kluczowe znaczenie ma utrzymanie skutecznej komunikacji między członkami zespołu. Aby pozostać w kontakcie ze zdalnymi pracownikami, menedżerowie powinni organizować regularne spotkania i prosić członków zespołu o aktualizacje.

Otrzymywanie aktualizacji od wszystkich pracowników pomoże liderom dowiedzieć się, nad czym pracuje każdy członek zespołu i czy są jakieś problemy z projektami. Dzięki temu menedżerowie będą mogli dokonywać realistycznych szacunków projektowych.

Teraz częstotliwość tych spotkań zależy od pracy, jaką wykonuje Twój zespół. Czasami będziesz potrzebować aktualizacji raz lub dwa razy dziennie, innym razem wystarczy jedno cotygodniowe spotkanie.

Krok 3: Ustal terminy

Oprócz aktualizacji, które otrzymujesz od zespołu, innym sposobem na upewnienie się, że wszyscy są na tej samej stronie, jest ustalenie terminów wszystkich zadań. Czy im się to podoba, czy nie, terminy wprowadzają strukturę w rutynę pracy zdalnej. Oczywiście warto zauważyć, że te terminy muszą być realistyczne.

Gdy pracownicy otrzymają nowe zadania, a następnie godziny rozpoczęcia i zakończenia, będą mogli odpowiednio zorganizować swoją pracę. Poza tym, gdy telepracownicy wyznaczyli terminy, jest bardziej prawdopodobne, że poniosą odpowiedzialność za te zadania. Co więcej, posiadanie wystarczającej ilości czasu na zadanie pomaga pracownikom być mniej zestresowanym i bardziej produktywnym.

Jak pracownicy zdalni mogą śledzić swoje godziny pracy?

Wyjaśniliśmy, jak zdalni liderzy mogą śledzić swoich pracowników, ale oto kilka wskazówek dla pracowników telepracy.

Śledź zarówno godziny pracy, jak i czynniki rozpraszające

Jak wspomnieliśmy, pracownicy zdalni powinni przestrzegać wytycznych dotyczących śledzenia czasu podczas śledzenia czasu, w którym pracują zdalnie. Ale oprócz rejestrowania godzin spędzonych na pracy nad zadaniami, możesz także śledzić rozproszenia. Jest to szczególnie ważne dla osób pracujących w domu, ponieważ rozpraszanie uwagi jest jednym z najczęstszych wyzwań pracowników zdalnych.

Tak więc, gdy ktoś ci przerywa, pamiętaj, aby zanotować czas, który zmarnowałeś na to odwrócenie uwagi. Pod koniec dnia będziesz miał lepsze pojęcie o tym, ile czasu poświęciłeś na swoje zadania i ile czasu zmarnowałeś na rozpraszanie się. Dodatkowo możesz również spisywać czas spędzony na spotkaniach, jeśli masz częste spotkania.

Śledź czas, aby dowiedzieć się, jak różne lokalizacje wpływają na Twoją pracę

Teraz, jeśli jesteś jednym z tych pracowników, którzy korzystają ze zdalnego stylu życia, zmieniając miejsce pracy, ta wskazówka jest dla Ciebie. Śledzenie czasu może pomóc w ustaleniu, które lokalizacje odpowiadają konkretnym rodzajom zadań.

Oto jak to działa. Załóżmy, że Twoim zadaniem jest napisanie zarysu bloga. Więc śledź czas potrzebny na ukończenie tego zadania podczas pracy w domu. Zmierz również, ile czasu zajmuje Ci wykonanie tego zadania w biurze. Następnie po prostu porównaj wyniki. Jeśli jesteś bardziej produktywny z tym zadaniem w domu, pamiętaj, aby nie zostawiać tego zadania na dzień, gdy jesteś w biurze.

Zapisując wpisy czasu dla każdego zadania w ciągu dnia lub tygodnia, szybko zorientujesz się, ile pracy możesz wykonać w domu w porównaniu do biura/kawiarni. W ten sposób będziesz mógł stworzyć harmonogram pracy zdalnej, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom.

Wniosek

Czas śledzenia podczas pracy zdalnej zapewni, że wszystko ułoży się na swoim miejscu. Dzięki time trackerowi zdalne zespoły będą efektywniej zarządzać swoimi projektami i odpowiednio obciążać klientów. Oprócz projektów, rejestracja czasu pomoże pracownikom komunikować się i współpracować ze sobą w łatwy sposób, ponieważ pracownicy będą informować innych, gdy pracują na okrągło. Praca w takim środowisku pozytywnie wpłynie na budowanie zaufania w zdalnym zespole.

Aby monitorować zdalnych pracowników, menedżerowie powinni opracować wytyczne dotyczące śledzenia czasu dla wszystkich pracowników. Poza tym liderzy powinni zawsze prosić swoje zespoły o regularne aktualizacje i ustalać terminy wszystkich zadań.

Jeśli chodzi o pracowników telepracujących, monitor czasu nie tylko pokaże im, jak spędzają godziny pracy, ale także jak często się rozpraszają. Dodatkowo, monitorując czas, zdalni pracownicy dowiedzą się, jak różne lokalizacje wpływają na ich poziom produktywności.