17 prostych wskazówek dotyczących oszczędzania czasu

Kilka lat temu zobaczyłem zdjęcie, które krążyło w mediach społecznościowych, które mówiło „Masz taką samą liczbę godzin dziennie jak Beyonce”.

Chociaż jest to motywujące, to tylko częściowo prawda – tak, nawet ludzie odnoszący największe sukcesy na świecie mają tylko 24 godziny na dobę, ale pomija się fakt, że ci ludzie nie muszą spędzać czasu na rzeczach takich jak pranie lub czekam na autobus.
Chociaż nie mamy całego zespołu profesjonalistów pracujących dla nas tak jak oni, są rzeczy, które możemy zrobić, aby zaoszczędzić czas.

W tym artykule omówimy 17 wskazówek dotyczących oszczędzania czasu, które pomogą Ci wydać więcej z Twojego najcenniejszego zasobu na rzeczy, które są dla Ciebie ważne.

1. Śledź swój czas

Zanim przejdziemy do jakichkolwiek wskazówek, o których będziemy mówić, jako punkt wyjścia, ważne jest, aby wiedzieć, na co dokładnie spędzasz czas. Najłatwiej to zrobić, śledząc swój czas.

Możesz to zrobić za pomocą pióra i papieru lub w arkuszu kalkulacyjnym, ale korzystanie z aplikacji do śledzenia czasu jest o wiele mniej czasochłonne. Korzystanie z aplikacji pozwoli Ci zobaczyć wszystkie dane w zorganizowany sposób, dzięki czemu możesz przeanalizować, jak spędzasz czas.
Czy jest coś, nad czym powinieneś spędzać więcej/mniej czasu? Czy możesz efektywniej organizować swój czas? Jakie zmiany możesz wprowadzić w swoim harmonogramie, aby lepiej odpowiadał Twoim potrzebom?

2. Buduj umiejętności zarządzania czasem

Cokolwiek robisz, bycie dobrym w zarządzaniu czasem jest ważne. Pomaga zrobić więcej w krótszym czasie, osiągnąć swoje cele i być mniej zestresowanym.
Powinieneś wiedzieć, jak właściwie wyznaczać cele, ustalać priorytety, koncentrować się, efektywnie planować i organizować swój czas.

Nie odkładanie na później to prosty sposób na zaoszczędzenie czasu.
Postaraj się jak najszybciej rozpocząć pracę nad zadaniem. Łatwiej jest popracować nad czymś codziennie, niż czekać na ostatnią chwilę i stresować się.

Z natury jestem prokrastynatorem, ale odmawiam też pracy w nocy zamiast spania. Poza tym nie mogę pracować pod zbyt dużą presją, ponieważ nie radzę sobie ze stresem i zaczynam panikować.
Rozwiązanie, które wymyśliłem, to nakłonienie się do bycia zorganizowanym. Robię to robiąc z tego grę. Jeśli uda mi się wykonać zadanie w X czasu, wynagradzam się. Mam również system punktowy (w zależności od tego, jak bardzo jestem zadowolony ze swojej pracy; dostaję też dodatkowe punkty, jeśli skończę wcześniej). Im więcej punktów zdobędę, tym większa będzie moja nagroda. Zarządzanie czasem nie musi być poważne i nudne.

3. Zrób jedno duże zadanie przed obiadem

Nasze skupienie nie jest takie samo przez cały dzień. Najlepiej rano, kiedy nasz umysł jest jeszcze świeży i wypoczęty. Powinieneś wykorzystać ten czas na pracę nad największym i najtrudniejszym zadaniem dnia: łatwiej się skoncentrujesz, a ukończenie go zajmie mniej czasu.

Ukończenie największego zadania w ciągu pierwszych kilku godzin dnia pracy da Ci poczucie spełnienia i zmotywuje Cię do produktywności przez resztę dnia.

4. Dowiedz się, kiedy jesteś najbardziej produktywny i ułóż harmonogram wokół tego

Niektórzy ludzie wolą wstawać wcześnie i są najbardziej produktywni rano. Inne działają lepiej w nocy. Dowiedz się, czy jesteś rannym ptaszkiem, czy nocnym sowem – a może gołębiem dziennym, który lubi wstawać i kłaść się spać w rozsądnym czasie.

Zrób harmonogram, który będzie komplementował twój naturalny rytm; jeśli jesteś nocnym markiem, pobudka o 5 rano sprawi, że będziesz zrzędliwy i mniej wydajny. Podobnie, jeśli jesteś rankiem, nie będziesz w stanie niczego osiągnąć późno w nocy.
Upewnij się, że 1) Twój harmonogram jest dla Ciebie odpowiedni i 2) że śpisz wystarczająco dużo.

5. Skorzystaj z technologii

Jedną z zalet życia w XXI wieku jest to, że możesz robić wiele rzeczy w zaciszu własnego domu, korzystając z Internetu.

Skorzystaj z tego. Płać rachunki online zamiast iść do banku lub na pocztę (unikniesz też czekania w kolejce), a nawet zautomatyzuj to.
Możesz także robić zakupy i, w wielu przypadkach, pracować online. Oszczędza to nie tylko czas, ale jest też dużo bezpieczniejsze w sytuacji, w której się znajdujemy.

Istnieje wiele aplikacji, które ułatwiają życie i pomagają być szybszym i bardziej produktywnym. Niezależnie od tego, czego potrzebujesz, prawdopodobnie jest do tego odpowiednia aplikacja, od aplikacji do zrobienia i kalendarza po różne aplikacje do automatyzacji.

6. Zabij dwa ptaki jednym kamieniem

Wszyscy wiemy, że wielozadaniowość nie jest świetnym pomysłem, jeśli chcesz być produktywny – jesteś bardziej efektywny, gdy skupiasz się tylko na jednym zadaniu na raz. Dotyczy to zmiany zadań lub (jak sama nazwa wskazuje) przełączania się z jednego zadania na drugie i utraty dużej koncentracji w procesie.

Wielozadaniowość nie zawsze jest zła. Jeśli dwa zadania nie obciążają tych samych części mózgu, jest to dobry sposób na zaoszczędzenie czasu. Na przykład czyszczenie i słuchanie audiobooka.
Innym przykładem jest spacer z przyjacielem: ćwiczysz fizycznie, nadrabiasz zaległości i cieszysz się ładną pogodą.

Jeśli musisz dojeżdżać do pracy, masz wiele możliwości, aby ten czas był bardziej użyteczny i/lub mniej nudny: jeśli jest blisko, możesz wybrać się na spacer lub pojeździć na rowerze. Jeśli łapiesz autobus lub pociąg, możesz przeczytać wiadomości lub książkę, posłuchać podcastów lub odpowiedzieć na e-maile.

Jeśli potrzebujesz więcej odpoczynku, po prostu relaks i słuchanie muzyki, a nawet wykonywanie prostych ćwiczeń uważności podczas chodzenia do pracy, to również doskonałe opcje.

Zastanów się, czego potrzebujesz więcej i spróbuj wdrożyć to w coś, co już robisz.

7. Kluczem jest wcześniejsze przygotowanie

Przygotowując się z wyprzedzeniem, masz większe szanse na jak najlepsze wykorzystanie swojego czasu. Oto dwa przykłady.

Przygotowanie do spotkań

Jeśli organizujesz spotkanie, upewnij się, że wszyscy wiedzą, o czym będzie spotkanie, aby mogli przyjść przygotowani. Utrzymuj spotkania tak zwięzłe i skoncentrowane, jak to tylko możliwe; długie i niepotrzebne spotkania marnują czas wszystkich. Jeśli wszyscy będą przygotowani, możesz przejść od razu do sedna i rozwiązać problem w znacznie krótszym czasie.

(Ponadto, jeśli spotkanie może być e-mailem, powinno to być e-mail).

Przygotowanie do lekcji jako student

Jeśli jesteś uczniem, powinieneś być przygotowany na lekcje. Wiem, że utrzymanie się na szczycie zadań domowych nie jest łatwe – do niedawna byłam studentką. Stąd wiem, że to bardzo pomaga.
Ułatwia Ci naukę podczas lekcji, co oznacza spędzanie mniej czasu na nauce w domu i/lub tuż przed egzaminem. Będziesz także wiedział, jeśli czegoś nie rozumiesz, więc możesz od razu zapytać profesora i oszczędzić sobie kłopotów na drodze.

Musisz już uczęszczać na lekcje, jak najlepiej je wykorzystać. Zabierają znaczną część twojego dnia: nie marnuj tego czasu.

8. Naucz się mówić nie

Mówienie „ tak ” na wszystko to pewny sposób na wypalenie się i przepracowanie, a także spędzanie czasu na rzeczach, których nie chcesz lub nie musisz robić.

Nie powinieneś rozdawać części swojego czasu, jakby to były darmowe materiały informacyjne Costco; Twój czas i energia są cennym, ograniczonym zasobem i tak je powinieneś traktować.

Nie możesz odmówić w każdych okolicznościach, zwłaszcza w pracy, ale często możesz.
Wiesz, kiedy wszystko w tobie chce powiedzieć nie , ale w końcu mówisz tak , bo źle się czujesz? Oto kilka rzeczy, które mogą pomóc:

1. Bądź asertywny, ale uprzejmy i dyplomatyczny: podaj dobry powód ( nie wymówkę), dlaczego musisz odmówić.
   Na przykład: „Dziękuję za myślenie o mnie za to, ale pracuję już nad dwoma dużymi projektami, więc niestety nie mam czasu na żadną dodatkową pracę. Nie chcę rezygnować z jakości niczego, nad czym pracuję”.
2. Nie musisz wchodzić w zbyt wiele szczegółów. Na przykład: „Przepraszam, nie mogę, moja siostra jest w mieście ze swoimi dziećmi i nie widziałam ich od miesięcy i szczerze, bardzo mi z tym żal, zwłaszcza, że ​​mieszkają tylko godzinę drogi i naprawdę nie ma usprawiedliwienia ale też zawsze zwlekam z naprawą mojego samochodu i…” to za dużo.
   „Dziękuję za zaproszenie, ale nie mogę – moja siostra i jej dzieci są w mieście i spędzam z nimi ten weekend” wystarczy.
3. Zaproponuj alternatywę lub pomysł, jak wykonać pracę w inny sposób (bez angażowania Ciebie). Może to być tak proste, jak „Mój harmonogram jest napięty w czwartek, ale jestem wolny w niedzielę, jeśli ci to odpowiada”.
4. Praktyka – im więcej ćwiczysz, tym łatwiej będzie i tym lepiej dostaniesz.

9. Jeśli zajmie to mniej niż 5 minut, zrób to od razu

Małe zadania mogą szybko się sumować, zwłaszcza jeśli mamy tendencję do odwlekania. Możesz tego uniknąć, wyrabiając nawyk wykonywania zadań od razu, jeśli zajmują mniej niż 5 minut.
Umycie kubka do kawy lub talerza zajmuje tylko minutę, może dwie; jeśli poczekasz, aż twój zlew będzie przeładowany brudnymi naczyniami, zajmie ci to znacznie więcej czasu (a psują ci nastrój za każdym razem, gdy na nie spojrzysz).

Na początku trudno wyzbyć się nawyku mówienia „zrobię to za 10 minut… wiem, że to też powiedziałem 10 minut temu, ale tym razem na serio”.
Pomogła mi zasada 5 sekund Mela Robbinsa: kiedy masz instynkt, aby coś zrobić, zareaguj w ciągu 5 sekund, albo Twój mózg przekona Cię, że zrobisz to w 5 minut… lub 10… lub 110.

Może nie poczujesz instynktu , by zapłacić rachunek, ale kiedy sobie to przypomnisz, zrób to od razu.

Tak, dotyczy to również wstawania z łóżka. Nie odkładaj alarmu. Zdaniem ekspertów, wielokrotne wciskanie przycisku drzemki może prowadzić do dłuższych okresów bezwładności snu (poczucia wycieńczenia po przebudzeniu). Zaburza również twoje cykle snu, co jest szkodliwe zarówno dla twojego umysłu, jak i ciała.

10. Przygotuj noc wcześniej

Poranki bywają gorączkowe – aby uniknąć dodatkowego stresu i zaoszczędzić znaczną ilość czasu, przygotuj wszystko na noc wcześniej.

• Napisz listę rzeczy do zrobienia, a kiedy się obudzisz, już wiesz, co musisz zrobić.
• Przygotuj to, co będziesz nosić poprzedniego wieczoru i w razie potrzeby wyprasuj. Nie ma nic bardziej frustrującego niż bycie w pośpiechu i uświadomienie sobie, że to, co chciałeś nosić, jest pomarszczone lub poplamione.
• Możesz nawet przygotować śniadanie na noc wcześniej, na przykład płatki owsiane lub babeczki na noc.
• Jeśli lubisz zmieniać torebki, aby pasowały do ​​twoich strojów, upewnij się, że spakowałeś wszystko, czego potrzebujesz na cały dzień. Możesz także kupić wiele drobiazgów, które zawsze nosisz przy sobie (chusteczki papierowe, gumy do żucia, maseczki, balsam do ust itp.) i wkładać je do każdej torby.

Rano stajemy przed wieloma decyzjami do podjęcia – i możemy zrobić tylko ograniczoną ilość, zanim dojdziemy do zmęczenia decyzjami. Poza tym trudniej jest myśleć, gdy wciąż śpisz. Dlatego poranki mijają znacznie gładko i szybciej, gdy przygotowujesz wszystko poprzedniej nocy.

11. Ogranicz liczbę podejmowanych decyzji

Mówiąc o zmęczeniu decyzjami, innym sposobem na zaoszczędzenie czasu i energii psychicznej jest po prostu ograniczenie wyborów.

Kiedy zapytali Marka Zuckerberga, dlaczego codziennie nosi to samo, powiedział: „Naprawdę chcę oczyścić swoje życie, abym musiał podejmować jak najmniej decyzji dotyczących wszystkiego, z wyjątkiem tego, jak najlepiej służyć tej społeczności”.

Nie mówię, że powinieneś zacząć nosić te same rzeczy każdego dnia. Dobrym pomysłem byłoby jednak ograniczenie liczby decyzji, które musisz podjąć, wykonując następujące czynności:

• Twórz rutyny, aby nie męczyć się przy podejmowaniu decyzji, kiedy się obudzisz, jakich produktów do pielęgnacji skóry użyjesz lub jakie ćwiczenia powinieneś wykonywać.
• Możesz: 1) stworzyć szafę kapsułową z elementów, które lubisz i w których dobrze się czujesz. Upewnij się, że wszystkie pasują do siebie, aby bez względu na to, jak je połączysz, będziesz mieć zestaw złożony, lub
  2) jeśli lubisz modę i lubisz mieć dużo ubrań, spróbuj zrobić z nich wcześniej stroje, aby mieć opcje, gdy się spieszysz.
• Miej listę kontrolną artykułów spożywczych, które zawsze kupujesz, zamiast pisać za każdym razem nową listę i zastanawiać się, czy zapomniałeś czegoś dodać.
• Przygotuj listę zdrowych, sycących i szybkich opcji na każdy posiłek. Uwielbiam eksperymentować i próbować nowych potraw, ale kiedy mam mało czasu, łatwiej jest wybrać spośród 3-4 opcji, które mam na lunch w zależności od nastroju, zamiast wybierać ze wszystkiego, co kiedykolwiek jadłem.

12. Gotuj luzem

Inną wskazówką związaną z jedzeniem, która pozwala zaoszczędzić czas, jest gotowanie luzem.
Spędzisz taką samą ilość czasu na gotowaniu, niezależnie od tego, czy zrobisz jedną, czy 5 porcji, ale robiąc większą ilość jedzenia i zachowując ją na później, skrócisz czas gotowania przez kilka następnych dni.

13. Zmniejsz zużycie mediów społecznościowych

Niekończące się przewijanie jest często przyczyną większości marnowanego czasu.

Jedynym sposobem na zwalczenie tego jest ograniczenie czasu spędzanego w mediach społecznościowych. Oto jak:

1. Sprawdź swój czas na ekranie i ile z tego czasu spędzasz w mediach społecznościowych. Ostrzeżenie: z liczbami może nie być łatwo stawić czoła.
2. Wyłącz powiadomienia. Nie tylko będziesz mieć mniej rozproszeń, ale także unikniesz scenariusza „Odblokowałem telefon tylko po to, by odpowiedzieć na wiadomość, a godzinę później nadal jestem w mediach społecznościowych”.
3. Ustal dla siebie zasady, kiedy możesz, a kiedy nie możesz sprawdzić swojego telefonu. Na przykład: „Nie mogę wejść do mediów społecznościowych przed wykonaniem porannej rutyny” lub „Nie mogę wejść na Instagram, gdy pracuję, z wyjątkiem przerwy na lunch”.
4. Poza zasięgiem wzroku, z umysłu – jeśli możesz, nie trzymaj telefonu przy sobie. Umieść go w innym pokoju lub w torebce.

14. Spędzaj mniej czasu na e-mailach

Podobnie jak w przypadku ograniczonych ram czasowych dla mediów społecznościowych, powinieneś ustawić czas, w którym odpowiadasz na e-maile. Może to być raz, dwa lub cztery razy dziennie, w zależności od liczby e-maili, które zwykle otrzymujesz. Wybierz mądrze te czasy: nie marnuj czasu, kiedy najlepiej skupiasz się na e-mailach, ale raczej na ważniejszym i/lub trudniejszym zadaniu.
Inne sposoby spędzania mniej czasu na e-mailach to:

1. Użyj szablonów. Jeśli przyłapiesz się, że w kółko odpowiadasz na to samo, stwórz szablon zamiast zawsze wpisywać to samo.
2. Pamiętaj, że łatwiej jest znaleźć żądaną wiadomość e-mail za pomocą paska wyszukiwania niż ręcznie organizować wiadomości e-mail w folderach.
3. Nie odpowiadaj, jeśli nie musisz. Brzmi oczywiste, ale czasami potrzebujemy przypomnienia.
4. Zrezygnuj z subskrypcji biuletynu, który już Cię nie interesuje.

15. Grupuj podobne zadania razem

Jeśli musisz wydrukować wiele rzeczy, wydrukuj je jednocześnie. Jeśli musisz wykonać kilka połączeń telefonicznych, wykonuj je wszystkie za jednym posiedzeniem. Jeśli musisz kupić wiele rzeczy, kup je podczas jednej wyprawy na zakupy. Jeśli musisz stworzyć treści na cały tydzień dla mediów społecznościowych, wybierz jeden dzień i zrób to wszystko na raz.

Nie tylko zrobisz to wydajniej, ponieważ będziesz w odpowiednim miejscu, ale także zaoszczędzisz dużo czasu na pozornie małych rzeczach, które w przeciwnym razie by się sumowały. Dlaczego miałbyś chodzić do drukarki i wracać do biurka, logować się i wylogowywać, szykować się, jechać do centrum handlowego itp. 5 razy, kiedy możesz to zrobić raz?

16. Miej wyznaczone miejsce do pracy

Jeśli pracujesz w domu, nie pracuj z łóżka. Znajdź miejsce specjalnie do pracy, najlepiej biurko. W ten sposób, kiedy siedzisz przy biurku, twój mózg wie, że masz na myśli interesy i szybciej wchodzisz w tryb pracy. Praca w łóżku może również obniżyć jakość snu: Twój mózg powinien kojarzyć łóżko ze snem i odpoczynkiem, a nie czuwaniem, koncentracją i pracą.

Utrzymuj miejsce pracy w czystości i porządku. Powinien zawierać tylko rzeczy potrzebne do pracy, bez zbędnych elementów, aby uniknąć rozpraszania się.

To samo dotyczy studentów: jeśli chcesz się efektywnie uczyć, ucz się przy biurku, a nie w łóżku.

17. Zatrudnij kogoś

Powinieneś rozważyć zatrudnienie kogoś, kto ci pomoże, jeśli jesteś w takiej sytuacji finansowej. Niezależnie od tego, czy jest to osoba na dłuższą metę (wirtualna asystentka, gospodyni domowa, doradca finansowy), czy tylko okazjonalnie (serwisant lub catering), zaoszczędzony czas jest wart wydanych pieniędzy.

Dotyczy to zwłaszcza właścicieli małych firm. Kiedy dopiero zaczynasz, prawie wszystko musisz robić sam, ale wraz z rozwojem firmy staraj się zlecać coraz więcej zadań profesjonalistom.

Wniosek

Chociaż nasze życie jest często gorączkowe, istnieją sposoby, aby spędzać mniej czasu na niepotrzebnych rzeczach, a więcej na tych, które cenimy. Najważniejszą rzeczą jest praca nad naszymi umiejętnościami zarządzania czasem, od nauki odmawiania po upewnienie się, że jesteśmy zawsze przygotowani. Czasami może się to wydawać niemożliwe, ale wystarczy dobra organizacja i dyscyplina.
(Przynajmniej dopóki nie staniemy się wystarczająco bogaci, aby zatrudniać ludzi do robienia wszystkiego, czego nie chcemy.)