Jak wypełnić raporty czasu pracy

Raporty czasowe są niezwykle przydatnym zasobem. Podczas gdy wiele osób nie lubi wypełniać ich ze względu na czasami żmudny charakter procesu, odpowiedni grafik może uratować twoją skórę, zaoszczędzić pieniądze i utrzymać produktywność. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak bezproblemowo i bez bólu wypełniać raporty czasowe za pomocą cyfrowego urządzenia do śledzenia czasu.

Zdecyduj, którego grafiku potrzebujesz

Sposób, w jaki organizujesz swoje projekty i sposób, w jaki pracujesz na co dzień, określi, który grafik będzie dla Ciebie najbardziej odpowiedni. Istnieje kilka typów, ale najczęściej używane to:

1. Dzienny – najczęściej używany przez pracowników i freelancerów opłacanych godzinowo, aby śledzić rozliczane godziny i poprawiać produktywność
2. Tygodniowy – służy do śledzenia tygodniowych postępów, a także do wypłat tygodniowych
3. Dwutygodniowy – stosowany przez pracodawców i pracowników, którzy zazwyczaj otrzymują wynagrodzenie za dwa tygodnie
4. Miesięczny – zwykle używany przez pracodawców, którzy płacą pracownikom raz w miesiącu, aby po prostu rejestrować godziny rozpoczęcia i zakończenia dni roboczych

Dla tych, którzy są mniej skłonni do cyfryzacji, wszystkie wyżej wymienione (i więcej) szablony grafików pracy są dostępne online. Po prostu wydrukuj je i zacznij śledzić swoje godziny pracy.

Tygodniowy grafik w Clockify

Twórz tagi i kategorie

Istnieją tagi i kategorie, które znacznie ułatwiają śledzenie czasu. Zobaczysz, że gdy już je założysz, wypełnianie poszczególnych wpisów dotyczących czasu staje się dziecinnie proste. Nie ma potrzeby każdorazowego ręcznego wprowadzania danych ani zapamiętywania szczegółów.

Tworzone znaczniki powinny być budowane wokół Twojej pracy. Na przykład możesz mieć:

• Tagi związane z projektem;
• Tagi ogólne;
• Tagi związane z klientem;

Tagi i kategorie są szczególnie przydatne podczas formułowania raportów na koniec projektu lub raportów dla klientów. Możesz filtrować dane na podstawie tych tagów i tworzyć bardziej spersonalizowane raporty.

Przykładowy raport w Clockify

Ustaw stawki godzinowe i śledź rozliczane godziny

Oczywiście, gdy płacisz za godzinę i chcesz mieć czysty, czytelny raport dla swoich klientów, ustalasz określoną stawkę. Po prostu ustaw walutę w swoim monitorze czasu, a także domyślną stawkę (lub dla projektu lub klienta, jakkolwiek chcesz być szczegółowy), a możesz spokojnie zacząć wypełniać swoje wpisy czasu.

Konfigurowanie niestandardowej stawki w Clockify

Zabawny fakt – będziesz chciał zdecydować, które godziny niepodlegające rozliczeniu będziesz również śledzić. Wierz lub nie, ale czasami są one tak samo ważne, jak rozliczane godziny.

Po co śledzić godziny niepodlegające rozliczeniu?

Te godziny obejmują na przykład marketing, fakturowanie, sporządzanie raportów i przygotowywanie spotkań.

Chociaż powinieneś mieć więcej rozliczanych godzin niż niepodlegających rozliczeniu, aby pokryć koszty, śledzenie czasu w tym ostatnim ma swoje zalety:

• Dowiesz się, ile czasu zajmują nierozliczenia i jak je poprawić;
• Możesz zobaczyć, którzy klienci lub projekty mają mniej lub więcej godzin niepodlegających rozliczeniu;
• Popraw przepływ pracy i zarządzanie projektami.

A to tylko wierzchołek góry lodowej. Aby dowiedzieć się więcej o śledzeniu rozliczanych i nierozliczanych godzin, przygotowaliśmy przewodnik, który z pewnością pomoże każdemu pracownikowi opłacanemu za godzinę.

Czas śledzenia

Dwa sposoby śledzenia czasu – ręczne wprowadzanie godzin i automatyczne śledzenie. Możesz użyć jednej lub obu metod, a nawet oprzeć swój wybór na rodzaju Twojego dnia pracy.

Jak ręcznie śledzić czas

Ręczne śledzenie czasu jest dobre dla tych, którzy wolą dodawać czas po fakcie, na koniec dnia, zwykle dlatego, że jest tylko kilka zadań, które zajmują większość czasu.

Są też osoby, które skrupulatnie planują swój czas. Ich ramy czasowe na dany dzień są już zaplanowane na liście rzeczy do zrobienia lub w kalendarzu. Dzięki temu są w stanie wypełnić raporty czasowe z wyprzedzeniem lub na sam koniec dnia, widząc, jak zamierzają trzymać się swojego harmonogramu tak ściśle, jak to możliwe.

Dodatkowo ręczne śledzenie czasu pozwala im edytować dowolne wpisy czasu, w których przeszacowali lub zaniżyli swój czas pracy.

Powyżej znajduje się przykład tego, jak Clockify pozwala po prostu wprowadzić czas, który planujesz spędzić (lub spędziłeś) w pracy i dodać go do swojego raportu czasu za pomocą jednego kliknięcia. Możesz także sprawdzić, czy godziny są płatne, czy nie, i odpowiednio je oznaczyć.

Jak automatycznie śledzić czas?

Skonfigurowanie urządzenia do śledzenia czasu w celu automatycznego rejestrowania godzin jest przydatne, gdy nie chcesz zajmować się konfigurowaniem ram czasowych lub list rzeczy do zrobienia. Jeśli w niektóre dni jesteś szczególnie zatłoczony pracą, łatwiej jest po prostu uruchomić aplikację i zająć się swoim biznesem.

Trackery, takie jak Clockify , będą Cię śledzić bez względu na to, ile razy przełączasz się między różnymi programami. Po zakończeniu dnia pracy możesz poświęcić 15 minut na ochłodzenie, przeglądając wpisy czasu pracy i sortując, oznaczając lub przeglądając je w grafiku.

Zrzut ekranu automatycznego trackera Clockify

Rozliczanie dopłat

Wynagrodzenie dodatkowe obejmuje takie przypadki jak nadgodziny, czasy wyrównawcze, stawki urlopowe, dyżury/sytuacje awaryjne. Przyjrzyjmy się pokrótce każdemu typowi.

1. Nadgodziny nagrywania

Wszyscy znamy nadgodziny – to dodatkowe godziny spędzone w pracy. Nadgodziny mogą się zdarzyć z wielu powodów, od przesuniętych terminów po problemy z wydajnością osobistą.

Z prawnego punktu widzenia wszystko, co wykracza poza zwykły 40-godzinny tydzień pracy, można uznać za nadgodziny. W zależności od dnia tygodnia i liczby przepracowanych godzin pracodawca (lub klient) może zapłacić różne stawki.

Oczywiście, ile zarobisz pracując w godzinach nadliczbowych, będzie w dużej mierze zależeć od kraju, z którego pochodzisz.

• Prawo UE dotyczące śledzenia czasu
• Prawo w Kalifornii dotyczące nadgodzin
• Ustawa o uczciwych normach pracy i regulacja czasu pracy

Te przepisy prawa pracy zostały wprowadzone w celu ochrony zarówno pracodawców, jak i pracowników, dlatego zachęcamy wszystkich do jak najlepszego informowania się.

2. Rejestracja na czas wyrównawczy

Czas wyrównawczy to czas wolny przyznawany pracownikom zamiast wynagrodzenia za nadgodziny. Zależy to również od większej liczby czynników: czy pracujesz w sektorze publicznym czy prywatnym, czy otrzymujesz pensję lub wynagrodzenie godzinowe oraz jak wysokie jest Twoje wynagrodzenie.

Dowiedz się, czy przysługuje Ci czas wyrównawczy tutaj.

3. Rejestrowanie stawek urlopowych

Podczas świąt państwowych szczególnie ważne jest śledzenie godzin pracy, ponieważ stawki urlopowe mogą różnić się od stawek za zwykłe nadgodziny (ponownie, w zależności od przepisów prawa pracy w Twoim kraju).

Śledząc czas w takich przypadkach, zwróć szczególną uwagę na aktualizację stawek za godziny podlegające rozliczeniu. Na koniec po prostu wygeneruj raport i pozwól, aby narzędzie do śledzenia czasu obliczyło Twoje wynagrodzenie za nadgodziny.

4. Nagrywanie do pracy dyżurnej

Dyżurowanie oznacza bycie dostępnym do pracy zawsze, gdy pracodawca Cię potrzebuje. Najczęstsze przykłady to pielęgniarki, technicy IT i konserwatorzy.

Praca dyżurna może być częścią regularnego planu zatrudnienia, ale także okazjonalną rzeczą – na przykład, gdy firma uruchamia nowe oprogramowanie w piątek i potrzebuje swoich programistów w gotowości w sobotę na wypadek poważnych problemów.

Ważne jest, aby wspomnieć pracodawcy o godzinach dyżuru i przypomnieć mu o odpowiednich przepisach FLSA. Ustal, w jaki sposób będziesz śledzić przepracowane godziny, rachunki i raporty, aby upewnić się, że Twoje karty czasu pracy są dokładne i nie pozostawiają miejsca na nieporozumienia.

Te przypadki nadgodzin to tylko niektóre z najczęstszych. Aby poprawnie wypełnić raporty dotyczące czasu pracy, konieczne jest zapoznanie się z rodzajem nadgodzin, które najprawdopodobniej będziesz wykonywać i kiedy.

Czas zaokrąglania

Wypełniając raporty czasowe, najprawdopodobniej spotkasz się z pojęciem zaokrąglania czasu . Jest to praktyka zaokrąglania godzin w górę do najbliższych przyrostów.

Np. Przyjeżdżasz do pracy o 8:45 i wychodzisz o 16:49. Po obliczeniu oznacza to 8 godzin i 4 minuty. 4 minuty można następnie zaokrąglić w dół do 8 godzin i 5, 10 lub 15 minut, aby ułatwić obliczanie wynagrodzeń.

Generalnie obowiązują trzy zasady zaokrąglania czasu:

1. Wprowadzanie czasu zaokrąglania do najbliższego przyrostu czasu (od 7 godzin przepracowanych 59 minut do przepracowanych 8 godzin)
2. Zaokrąglanie zegara w czasie na korzyść pracownika i na korzyść pracodawcy (zaokrąglanie w dół obu wpisów czasu)
3. Zaokrąglanie zegara i wychodzenie na korzyść pracownika

Oto jak te zasady wyglądają w praktyce (i kolejność umieszczania na liście):

Zaokrąglanie czasu jest konieczne, aby naliczanie wynagrodzeń było bezbolesne i aby obaj pracodawcy mogli w przejrzysty sposób zapoznać się z przepracowanymi godzinami i uczciwie opłacanymi pracownikami.

Ponadto wiele programów do śledzenia czasu, takich jak Clockify , daje możliwość zaokrąglania wpisów czasu za pomocą prostego przełącznika on-off w samej aplikacji. W ten sposób nie musisz samemu kalkulować ani martwić się, czy zrobiłeś wszystko poprawnie.

Włączenie zaokrąglania czasu do obliczania listy płac w Clockify

Jeśli jednak chcesz robić rzeczy „starej szkoły”, zawsze możesz samodzielnie wykonać obliczenia zaokrąglania czasu. Dla tych, którzy chcą dowiedzieć się, jak wypełniać grafik, pamiętając o zaokrąglaniu czasu, przygotowaliśmy szczegółowy podział praktyk zaokrąglania czasu. Zawiera listę wszystkich zasad, których będziesz potrzebować, aby je opanować i ułatwić raportowanie czasu.

Przejrzyj swój grafik

Po zapełnieniu wpisów czasu dla danego dnia (lub tygodnia), najlepiej jest poświęcić kilka minut pod koniec dnia na ich przejrzenie. Najlepiej to zrobić, patrząc na swój dzień w grafiku.

Monitory czasu mają możliwość prezentowania Twojego dnia pracy za pomocą grafiku, a dodatkowo umożliwiają edycję dowolnego wpisu, który wprowadziłeś.

Widok grafiku w Clockify

Umów się ze swoim pracodawcą lub klientem, co będziesz mógł edytować w samym grafiku. Możesz dodawać lub usuwać wpisy, edytować opisy, tagi i nazwy projektów lub klientów i wiele więcej. Karta czasu pracy jest odzwierciedleniem Twoich praktyk biznesowych i powinna być dostosowana do nich.

Nie trzeba dodawać, ponieważ zaufanie jest głównym czynnikiem dobrych relacji biznesowych, zawsze uzasadniaj wprowadzanie zmian w czasie, aby uniknąć nieporozumień lub konfliktów.

Dodatkowe wskazówki dotyczące śledzenia czasu

Wreszcie, ale nie mniej ważne, ponieważ Clockify istnieje już od dłuższego czasu, widzieliśmy i słyszeliśmy wiele opinii od naszych użytkowników. Pomaga nam zrozumieć, w jakich problemach związanych ze śledzeniem czasu się znajdują i jak możemy pomóc im jak najlepiej wykorzystać naszą aplikację.

Oto krótka lista wskazówek, których każdy potrzebuje.

• Wymień wszystkie powody, dla których śledzisz czas

W czasach, gdy wydaje nam się, że wypełnianie raportów czasowych jest najgorszym obowiązkiem, przypominanie sobie, dlaczego to robimy, może znacznie popchnąć do przodu. Niezależnie od tego, czy był to spór z klientem, zbieranie danych, aby zakwestionować podwyżkę, czy po prostu chcąc zobaczyć, gdzie marnujesz czas.

Zapisz te powody w widocznym miejscu, jako mantrę związaną z pracą.

• Nie musisz śledzić absolutnie wszystkiego

Przerwa na filiżankę kawy lub odebranie osobistego połączenia trwającego mniej niż 10 minut nie jest wart rejestrowania czasu.

Jeśli każda drobnostka, którą robisz w ciągu dnia pracy, wymagała wprowadzenia czasu, wydarzyłoby się kilka rzeczy:

• Zacząłbyś nienawidzić śledzenia czasu;
• Marnowałbyś czas na drobne szczegóły;
• Twój mózg by się wypalił z powodu koncentracji na czasie;
• Twoje skupienie na pracy ucierpi.

Rejestruj tylko te wpisy czasu, które zawierają ważne dane – aby wiedzieć, ile należy naliczyć, kiedy jesteś co najmniej/najmniej produktywny itp.

• Czas śledzenia nie czyni z Ciebie robota

Jak wspomnieliśmy w poprzednim punkcie, tylko śledzenie każdego aspektu twojego dnia pracy jest szybką drogą do stania się bardziej sztuczną inteligencją niż człowiekiem.

Raporty czasowe wprowadzają porządek i strukturę do naszego dnia pracy i zapewniają, że mamy „papierowy ślad” tego, co i jak zrobiliśmy.

• Nie za każdym razem wpis wymaga opisu

Czasami „odpowiadanie na e-maile” jest właśnie tym. Nie jest konieczne określanie, którym klientom lub firmom udzieliłeś odpowiedzi. O ile nasze zadania absolutnie nie wymagają udokumentowania takich szczegółów, drobne opisy zadań są dodatkowym kłopotem, na który nie powinieneś marnować energii.

Podsumowując

Śledzenie czasu może mieć wiele elementów, wiele ruchomych części. Ale to niekoniecznie oznacza, że ​​musi to być skomplikowane. Po prawidłowym skonfigurowaniu Twój monitor czasu może wykonać wszystkie ciężkie prace, podczas gdy Ty po prostu rejestrujesz godziny. Używając tagów, opisów, właściwie kategoryzując i tworząc szablony dla każdego nowego projektu, tworzysz asystenta raportów czasowych wartego fortunę.