Jak rozwiązać najczęstsze problemy spowodowane złym zarządzaniem czasem

Jak dobre są twoje umiejętności zarządzania czasem?

Bez względu na to, gdzie jesteś na skali – czy zmagasz się z tym, czy jesteś bliski opanowania go (lub jesteś gdzieś pomiędzy) – zawsze jest miejsce na ulepszenia.

W tym artykule omówimy:

• Oznaki złego zarządzania czasem, dzięki czemu będziesz w stanie rozpoznać je w sobie i innych;
• Jakie problemy może powodować złe zarządzanie czasem, abyśmy mogli rozpoznać znaczenie dobrego zarządzania czasem;
• Jak nie radzimy sobie z czasem, abyśmy mogli być w tym lepsi;
• I wreszcie typowe błędy w zarządzaniu czasem i sposoby ich rozwiązywania, ponieważ wszyscy czasami je popełniamy.

Oznaki złego zarządzania czasem

To najczęstsze oznaki złego zarządzania czasem. Powodują one szereg błędów, które omówimy w dalszej części artykułu (a także oczywiście oferują rozwiązania).

Łatwy do rozproszenia

Trudno jest znaleźć przestrzeń całkowicie wolną od rozpraszania uwagi, ale możemy zrobić wszystko, co w naszej mocy, aby zoptymalizować naszą przestrzeń roboczą tak, aby była jak najbardziej wolna od zakłóceń.

Pierwszym krokiem jest ustalenie, co najbardziej Cię rozprasza. Czy te powiadomienia są na Twoim telefonie? Rozmawiasz ze swoimi współpracownikami? Odgłosy uliczne?

Gdy zorientujesz się, co to jest, łatwiej będzie sobie z tym poradzić i uniknąć.

Słaba punktualność

Wszyscy utknęliśmy w korku albo z jakiegoś powodu nasz alarm nie włączył się. Jesteśmy ludźmi i wypadki się zdarzają, ale ciągłe spóźnianie to coś innego. To brak szacunku dla innych i ich czasu.

Jak Anna Musson, ekspert od etykiety, powiedziała The Huffington Post Australia: „Istnieje wiele powodów, dla których [ktoś się spóźnia], ale nadrzędnym powodem jest sugestia, że ​​w głębi duszy uważasz swój czas za bardziej wartościowy niż inne”.

Kilka minut czekania tu i tam zwykle szybko się sumuje, co skutkuje dużą stratą czasu.

Brakujące terminy

Podobnie jak spóźnienie, jeśli zdarza się to rzadko i nie bez powodu, można je umieścić w rubryce „rzeczy się dzieją”. Z drugiej strony, częste przekraczanie terminów poważnie nadszarpnie Twoją reputację zawodową.

Ważne jest, aby móc polegać na ludziach, z którymi pracujesz, i ufać im, że wykonają swoją część, abyś mógł wykonać swoją. Jeśli ludzie nie mogą na tobie polegać, nie będą chcieli z tobą pracować.

Jeśli zdarza Ci się często nie dotrzymywać terminów, spróbuj dowiedzieć się, dlaczego – najczęstszymi przyczynami są prokrastynacja, niemożność efektywnego zorganizowania swojego czasu lub dlatego, że powinieneś delegować i zlecać więcej.

Zawsze się spieszy

Czy czujesz, że ciągle się spieszysz? Wydaje się, że nigdy nie masz wystarczająco dużo czasu, aby zrobić wszystko, co zaplanowałeś?

Może to być spowodowane tym, że czekasz do ostatniej chwili lub masz zbyt wiele rzeczy na talerzu, więc walczysz o wykonanie wszystkich zadań.

Cokolwiek to jest, jest zarówno stresujące, jak i negatywnie wpływa na jakość Twojej pracy. Zaplanuj swój dzień z wyprzedzeniem, aby mieć wystarczająco dużo czasu i energii na wszystko.

W tym celu możesz użyć aplikacji do zarządzania czasem lub starej dobrej listy rzeczy do zrobienia.

Wypalić się

Być może najgorszą oznaką złego zarządzania czasem jest zagrożenie dla zdrowia.

Wypalenie objawia się różnymi objawami: od fizycznych (m.in. duszność, zawroty głowy, osłabienie układu odpornościowego) po emocjonalne i behawioralne (wyczerpanie psychiczne, utrata motywacji, poczucie bezradności i uwięzienia itp.).

Najlepszym sposobem na walkę z tym jest zrobienie sobie przerwy. Zaplanuj czas na odpoczynek i ciesz się życiem poza pracą.

Jakie problemy może powodować złe zarządzanie czasem?

1. Stres . Złe zarządzanie czasem powoduje, że zawsze się spieszymy, co skutkuje dużym dodatkowym stresem. Niezależnie od tego, czy wiesz, że musisz coś zrobić, ale tego nie robisz, zbliżają się terminy i nawet nie jesteś bliski ukończenia, czy też musisz wcisnąć 2 tygodnie pracy w dzień lub dwa – to wszystko może być uniknąć dzięki lepszej organizacji czasu.
2. Zawsze się spóźniasz . Słaba punktualność to jeden z najczęstszych problemów spowodowanych złym zarządzaniem czasem. Czas szybko ucieka, ale spóźnienie sprawia, że ​​ludzie postrzegają Cię jako niewiarygodnego.
3. Rujnowanie Twojej reputacji zawodowej . Nikt nie jest idealnym współpracownikiem, który zawsze się spóźnia i nie przestrzega terminów. Większość ludzi rozumie, że jeśli zdarzy się to raz i masz dobry powód, ale jeśli nie masz pojęcia o punktualności, zostaniesz uznany za nieprofesjonalnego.
4. Niska wydajność i słaba jakość pracy . Kiedy zostawiasz wszystko na ostatnią chwilę, jest mało prawdopodobne, że twoja praca będzie dobrej jakości, ponieważ będziesz się spieszyć, aby ją wykonać. To negatywnie wpływa na twoją wydajność i wyniki.
   Zacznij na czas, a nie będziesz musiał poświęcać jakości na rzecz szybkości.
5. Za dużo na talerzu . Jeśli nie masz jasnego wyobrażenia o 1) czasie potrzebnym na ukończenie czegoś i 2) czasie, który masz do dyspozycji, ryzykujesz, że przesadzisz. Akceptuj tylko projekty, co do których masz całkowitą pewność, że uda Ci się je pomyślnie ukończyć.
6. Słaba równowaga między życiem zawodowym a prywatnym . Jeśli nie masz ustalonego harmonogramu, prawdopodobnie zawsze pracujesz, ale rzadko angażujesz się w głęboką pracę. Skutkuje to słabą równowagą między życiem zawodowym a prywatnym, co może mieć wpływ na Twoje zdrowie psychiczne.

Jak nie radzimy sobie z czasem?

Zwykle nie udaje nam się zarządzać czasem, nie planując z wyprzedzeniem, nie ustalając priorytetów, nie mając jasnych celów i zwlekając.

Słabe umiejętności planowania

Jak powiedział Benjamin Franklin: „Jeśli nie uda ci się zaplanować, planujesz ponieść porażkę”.

Nie możesz wiele osiągnąć bez dobrego planu (uwierz mi, próbowałem).

Oto niektóre z umiejętności, nad którymi powinieneś popracować, jeśli chcesz być świetny w planowaniu:

• Dbałość o szczegóły,
• Krytyczne myślenie,
• Zarządzanie projektami,
• Dobre umiejętności komunikacyjne,
• Dobra organizacja,
• Myślenie z wyprzedzeniem i widzenie szerszego obrazu.

Nie ustalanie priorytetów

Wszystkie zadania są równe, ale niektóre zadania są bardziej równe niż inne.

Brak ustalania priorytetów to pewny sposób na przytłoczenie lub marnowanie czasu na losowe zadania kosztem ważniejszych i/lub pilnych.

Macierz Eisenhowera to świetne narzędzie, które pomoże Ci oddzielić ważne od nieistotnych rzeczy. Wystarczy kartka papieru, którą podzielisz na cztery części:

1) Ważne i pilne zadania – należy wykonać w pierwszej kolejności.

2) Ważne, ale nie pilne – zaplanuj je później.

3) Pilne, ale nieważne, czyli to nie ty musisz je wykonywać – deleguj je.

4) Te, które nie są ani pilne, ani ważne, mogą zostać usunięte z listy.

Brak jasnych celów

Wyobraź sobie udział w wyścigu, ale nie wiedząc, gdzie jest linia mety. Skąd będziesz wiedział, gdzie biec? Skąd będziesz wiedzieć, jak blisko jesteś do ukończenia wyścigu?

Zgadza się, nie możesz.

To samo dotyczy wyznaczania celów: nie możesz oczekiwać ich osiągnięcia, jeśli nie wiesz dokładnie, jakie są twoje cele. Aby prawidłowo wyznaczyć cele, upewnij się, że są one SMART – konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i ograniczone czasowo.

Na przykład „stać się bogatym ” nie jest mądrym celem. Rich oznacza dla każdego coś innego. Próba osiągnięcia celu „stania się bogatym” oznacza bieganie bez celu bez widocznej linii mety.

Zamiast tego wypróbuj coś takiego: „miej kwotę X pieniędzy na moim koncie bankowym do końca roku” lub „zacznij zarabiać (kwota X) miesięcznie do (określonej daty)”.

Mając na uwadze dokładne liczby, łatwiej będzie również zaplanować, jak się tam dostać.

Kunktatorstwo

Prokrastynacja wydaje się być ulubioną wrogą produktywnością każdego.

Szczerze mówiąc, niektórzy ludzie (w tym ja) muszą odczuwać presję zbliżania się do terminów, aby uwolnić swoją produktywność i kreatywność. Jeśli kiedykolwiek natknąłeś się na coś zabawnego lub dowcipnego w moich artykułach, jest bardzo prawdopodobne, że napisałem tę część w dniu, w którym musiałem dokończyć tekst. A może dzień wcześniej.

Sztuka polega na znalezieniu właściwej równowagi między brakiem presji a presją, która powoduje panikę: słodki punkt motywującej presji , jeśli wolisz.

Typowe błędy w zarządzaniu czasem i sposoby ich rozwiązywania

Nikt nie zarządza czasem perfekcyjnie – ponieważ składa się na nie tak wiele różnych aspektów, większość z nas ma trudności z przynajmniej jednym z nich. Oto niektóre z najczęstszych błędów w zarządzaniu czasem, które popełniamy i jak je rozwiązać:

Nie mam planu

Chcesz być produktywny, ale czujesz się trochę zagubiony? Czy jesteś zmotywowany? Czy często masz wrażenie, że o czymś zapomniałeś?

Jeśli odpowiedziałeś tak więcej niż raz – to zwykle dzieje się, gdy nie masz planu i po prostu idziesz z prądem i reagujesz.

Rozwiązanie : Zacznij od bycia proaktywnym i tworzenia długo- i krótkoterminowych planów. Usiądź i zastanów się, co chcesz zrobić i cele, które chcesz osiągnąć.
Następnie zapisz, jak się tam dostać, krok po kroku.

Cele długoterminowe pomogą ci określić cele krótkoterminowe, a cele krótkoterminowe pomogą ci pisać dobre listy rzeczy do zrobienia.

Powinieneś określić zarówno swoje cele osobiste, jak i zawodowe, aby Twój harmonogram był dobrze zbilansowany i pasował do wszystkiego, na czym Ci zależy.

Bycie złym w szacowaniu czasu

To był jeden z moich największych problemów. Nie miałam pojęcia, ile czasu potrzebuję na przygotowanie ani ile dokładnie zajmie mi dotarcie z punktu A do punktu B. Często moje założenia były trochę nietrafione, co czasami skutkowało spóźnianiem się.

Rozwiązanie : Kiedy zdałem sobie sprawę, że mam tendencję do niedoceniania ilości czasu, którego potrzebuję, aby coś zrobić, zacząłem to mierzyć.
Możesz po prostu użyć stopera lub, jeśli chcesz to zrobić w bardziej zorganizowany sposób, aplikacji do śledzenia czasu.

Śledzenie czasu pomoże Ci oszacować czas znacznie dokładniej, ponieważ będziesz mieć dużo danych, na których możesz polegać i zgadywać. Ułatwi to również planowanie, ponieważ będziesz mieć jasny obraz tego, na co spędzasz czas i co powinieneś robić mniej lub bardziej.

Bycie przytłoczonym

Przede wszystkim weź głęboki oddech.

Nie możesz zrobić wszystkiego. Jest całkowicie w porządku. Nikt nie może.

Napięty harmonogram może mieć na ciebie wpływ, więc powinieneś być dla siebie delikatny i zaakceptować, że nie jesteś nadczłowiekiem. Dobra wiadomość – jest na to rozwiązanie.

Rozwiązanie : Ważne jest, aby nauczyć się ustalać priorytety.

Wybierz maksymalnie 3 zadania, które absolutnie musisz wykonać danego dnia i skup się na nich. Spróbuj wykonać je w pierwszej połowie dnia: najpierw największy/najtrudniejszy, a potem resztę, w kolejności priorytetów. Jeśli uda Ci się zrobić coś poza Twoimi 3 najważniejszymi zadaniami – świetnie, ale jeśli nie, to w porządku.

Upewnij się również, że zostawiłeś bufor między zaplanowanymi rzeczami, aby upewnić się, że zakończysz zadanie przed rozpoczęciem następnego, a Twój harmonogram nie zostanie pomieszany.

Rozproszenie

Czy wiesz, co najbardziej Cię rozprasza? Jeśli nie, weź tę krótką ocenę opublikowaną przez Harvard Business Review, aby dowiedzieć się, który z sześciu najczęstszych rodzajów rozpraszania uwagi zakłóca Twoją produktywność i zdolność koncentracji.

Rozwiązanie : Jeśli skończyłeś już pierwszy krok, aby dowiedzieć się, jakie są twoje najgorsze elementy rozpraszające, czas się z nimi uporać. Oto parę sugestii:

1. Pracuj w produktywnym środowisku. Kiedy byłem studentem, chodziłem do biblioteki, żeby się uczyć: wszyscy wokół mnie wykonywali swoją pracę, więc to było dla mnie naturalne. Czułem się na moim telefonie.
2. Podziel zadania na kawałki, aby wydawały się bardziej wykonalne i mniej onieśmielające.
3. Wyłącz powiadomienia lub przełącz telefon w tryb Nie przeszkadzać .
4. Miej ustaloną porę na sprawdzanie maili – nie czytaj ich i nie odpowiadaj na nie przez cały dzień, bo zaburzają one Twoją koncentrację.
5. Jeśli pracujesz w hałaśliwym otoczeniu, zainwestuj w dobre słuchawki redukujące hałas.

Odwlekanie

Co powoduje zwlekanie? To nie jest „po prostu lenistwo”, często jest to większy powód – zwykle perfekcjonizm i/lub obawa przed porażką.

Rozwiązanie : Istnieje kilka sposobów podejścia do prokrastynacji, w zależności od przyczyny.

1. Pierwszym z nich byłoby zaakceptowanie, że zrobienie jest lepsze niż doskonałe . Wiem, że prawdopodobnie łatwiej powiedzieć niż zrobić. Jednak nic, co robimy, nie będzie idealne, więc lepiej zaakceptować to wcześniej niż później.
   Nie oznacza to, że powinniśmy przestać wkładać wysiłek w naszą pracę. Oznacza to, że powinniśmy przestać go bez końca naprawiać, podkreślając każdy najmniejszy szczegół, a nawet nie zaczynać, ponieważ boimy się, że nie potoczy się dokładnie tak, jak sobie wyobrażaliśmy.
2. Czasami zwlekamy, ponieważ jesteśmy przytłoczeni. Odkładamy rozpoczęcie, ponieważ wydaje się, że to zbyt dużo pracy.
   Rozwiązaniem byłoby rozbicie dużych projektów na małe kroki. Wydają się znacznie bardziej wykonalne. Skoncentruj się tylko na swoim następnym kroku, a nie będzie to aż tak przerażające.
3. Czy zwlekasz, ponieważ nie jesteś pewien, czy jesteś w stanie pomyślnie ukończyć projekt lub czy masz do tego odpowiednie umiejętności?
   Zapytaj swojego przełożonego lub zaufaną osobę z Twojego zespołu o opinie co jakiś czas, aby upewnić się, że idziesz we właściwym kierunku. Bądź otwarty na rady i krytykę i wykorzystuj je jako okazję do nauki.

Myślenie zajęte i produktywne to to samo

Czy jesteś zajęty byciem produktywnym? Spędzasz dużo czasu pracując nad wykonaniem wielu rzeczy? Ciężko pracujesz, pracując mądrze?

Wbrew powszechnemu przekonaniu te rzeczy w rzeczywistości nie są takie same. Czy zdarzyło ci się kiedyś, że pracowałeś cały dzień, ale w końcu uświadomiłeś sobie, że nie osiągnąłeś niczego znaczącego?

Rozwiązanie : pamiętaj o swoich celach. Kiedy piszesz swoją listę rzeczy do zrobienia, zadaj sobie pytanie: Czy to przybliży mnie do moich celów? Czy to jest dla mnie ważne? Czy mogę to delegować?

Jeśli masz jakieś drobne zadania do wykonania, 1) wykonaj je pod koniec dnia pracy. Nie marnuj na nie najlepszego czasu swojego mózgu – wykorzystuj go mądrze, do ważniejszych zadań.
2) Pogrupuj je razem, aby nie tracić dużo uwagi podczas przechodzenia z zadania do zadania.

Nie branie przerw i czasu wolnego od pracy

Ciągła praca tak naprawdę nie sprawi, że będziesz bardziej produktywny – doprowadzi cię tylko do wypalenia.

Twój umysł musi być wypoczęty i świeży, aby mógł się skoncentrować i być wydajny. Możesz lepiej wykonywać swoją pracę, gdy nie jesteś wyczerpany i pozbawiony snu, wierz lub nie.

Rozwiązanie : Rozwiązanie tego problemu jest dość oczywiste – rób przerwy i zrelaksuj się.

Zapobiegaj pracy poza godzinami pracy i myśleniu o pracy, kiedy w rzeczywistości nie pracujesz. Życie to coś więcej niż produktywność i zarabianie pieniędzy.

Wniosek

Budowanie umiejętności zarządzania czasem wymaga czasu i wysiłku. To proces, ale warto, ponieważ Twoje życie stanie się łatwiejsze, gdy nauczysz się lepiej zarządzać swoim czasem.

Upewnij się, że planujesz swój czas, wyznaczasz jasne cele, ustalasz priorytety i minimalizujesz zwlekanie. Powinieneś także zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby uniknąć rozpraszania się, wziąć wolne od pracy, dokładnie oszacować swój czas i skupić się na byciu wydajnym, a nie na byciu zajętym.