Niewłaściwe oprogramowanie jest gorsze niż brak oprogramowania: wskazówki dotyczące dobrego wyboru

Przed podjęciem ostatecznej decyzji o zakupie postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami, aby uniknąć zakupu niewłaściwego oprogramowania dla Twoich potrzeb.

Po miesiącach niekończących się spotkań, badań i pokazów, Ty i Twój zespół w końcu zawęziliście możliwości nowego systemu oprogramowania swojej firmy do zaledwie kilku opcji. Pozostaje tylko podjąć decyzję i sfinalizować zakup. To łatwa część procesu, prawda?

Cóż, nie do końca. Kiedy zapytaliśmy 1000 decydentów w małych firmach w ankiecie Capterra's Great Software Match* o ich najnowszy zakup oprogramowania, okazało się, że otrzymali świetne dopasowanie — zakup, który spełnia lub przekracza oczekiwania bez kompromisów — tylko w 27% przypadków.

Szanse dokonania złego wyboru na tym etapie są zaskakująco wysokie. Może to prowadzić do kilku frustrujących bólów głowy, jeśli masz szczęście (np. brakujące funkcje, dodatkowe obejścia) lub jeśli nie masz szczęścia, sytuacja jest gorsza, niż gdybyś w ogóle nie miał oprogramowania (np. sfrustrowani użytkownicy, uszkodzone dane).

Aby mieć pewność, że podejmujesz najlepszą decyzję dla swojej firmy, oto kilka wskazówek dotyczących wyboru odpowiedniego oprogramowania do zakupu na tym końcowym etapie.

Porada 1: Wróć do pierwotnego problemu

Albert Einstein powiedział kiedyś: „Gdybym miał godzinę na rozwiązanie problemu, poświęciłbym 55 minut na myślenie o problemie i pięć minut na myślenie o rozwiązaniach”. Jeśli masz problem z wyborem między kilkoma różnymi opcjami oprogramowania, to znak, że powinieneś wrócić i przeanalizować pierwotny problem, który próbujesz rozwiązać za pomocą oprogramowania.

Kto jest głównym użytkownikiem końcowym tego oprogramowania? Jakie są problemy z naszymi obecnymi metodami, które próbujemy naprawić? Jak mierzymy sukces tego zakupu oprogramowania? Ponowne zapoznanie się z odpowiedziami zespołu na te pytania może dać Ci moment „aha”, w którym musisz dokonać zakupu.

Porada 2: Oddziel swoje potrzeby od potrzeb

Natrafiasz na reklamę systemu oprogramowania, który jest elegancki, bogaty w funkcje i, szczerze mówiąc, naprawdę fajny. Mniej pod wrażeniem innych ofert, podejmujesz decyzję o zakupie tylko po sześciu miesiącach od zorientowania się, że Twoja firma płaci wysoką cenę za korzystanie tylko z połowy funkcji systemu. Ostatecznie zapada decyzja o anulowaniu subskrypcji i skorzystaniu z czegoś bardziej przystępnego.

Widzimy, jak ten scenariusz rozgrywa się cały czas, a dzieje się tak, ponieważ firmy są zbyt zauroczone systemem, który oferuje funkcje wykraczające poza to, czego naprawdę potrzebują. Choć kuszące jest skorzystanie z oferty premium, czasami najlepszą decyzją jest wycofanie się. Pamiętaj: Zawsze możesz skalować w górę do w pełni załadowanego produktu w dół linii, gdy będziesz gotowy.

Porada 3: Czasami wszystko w jednym nie jest najlepszym wyborem

Jeśli masz wiele potrzeb przy następnym zakupie oprogramowania, wszechstronny pakiet oprogramowania, który sprawdza wszystkie twoje pudełka, jest kuszącą opcją. Jedno rozwiązanie, jedna umowa, jeden interfejs do nauki obsługi — czego nie kochać?

Jednak tylko dlatego, że system oprogramowania robi wiele rzeczy, nie oznacza to, że robi je wszystkie dobrze . Zamiast zadowalać się jednym systemem, który jest „wystarczająco dobry” dla wszystkich Twoich potrzeb, Twoja firma może lepiej kupić i zintegrować dwa lub trzy rozwiązania o własnych, unikalnych mocnych stronach. Wszystko to, co można powiedzieć, nie bój się większej ilości oprogramowania, jeśli naprawdę potrzebujesz więcej oprogramowania.

Porada 4: Rozważ swój istniejący stos technologii

Oprogramowanie nie istnieje w bańce. Jest więcej niż prawdopodobne, że Twój nowy system będzie musiał dobrze bawić się z czymś, co już masz — czy to system zarządzania relacjami z klientami (CRM), jeśli jest to system skierowany do klienta, czy system informacji o zasobach ludzkich (HRIS), jeśli jest to system wewnętrzny, lub nawet narzędzie do analizy biznesowej, jeśli chcesz pobrać dane z nowego zakupu do głębokiej analizy.

Interfejsy programowania aplikacji (API) stały się tak wyrafinowane, że integracja dwóch systemów razem nie jest zadaniem prawie niemożliwym, jak kiedyś. Mimo to dobrze jest zapytać swojego dostawcę, czy ma jakieś znane problemy z integracją z którymkolwiek z Twoich systemów. Co więcej, możesz dowiedzieć się, że dostawca, którego rozważasz, ma specjalne partnerstwo z jednym z istniejących dostawców, co może dać ci zniżkę lub dodatkowe funkcje. Tak czy inaczej, może to przeważyć Twoją decyzję dotyczącą jednego produktu nad innymi.

Porada 5: Użyj użyteczności jako rozstrzygającej remisy

Masz do wyboru dwie opcje oprogramowania. Mają te same funkcje, oba mają dobre recenzje i są mniej więcej w tej samej cenie. Z którym się wybierasz?

Jeśli naprawdę jest martwy — nawet między dwiema opcjami, wybierz tę, którą Ty i Twój zespół uważacie za łatwiejszą w użyciu. Najlepiej byłoby, gdybyś używał tego systemu przez wiele lat, a wszelkie skazy w doświadczeniu użytkownika — na komputerze lub telefonie — szybko znikną w Twojej firmie.

Czy jesteś gotów podjąć decyzję?

Czasami rozwiązanie jednego problemu może stworzyć zupełnie nowe problemy. To ryzyko, które ponosisz, kupując niewłaściwe oprogramowanie.

Wskazówki, które tutaj omówiliśmy, powinny pomóc w uniknięciu tego scenariusza, ale jeśli nadal nie jesteś zdecydowany, które oprogramowanie jest dla Ciebie odpowiednie na tym etapie, oto kilka ostatnich porad:

• Opieraj się dodawaniu do swojej krótkiej listy, chyba że jest to absolutnie konieczne: Chociaż może to być kuszące, aby wrócić po utworzeniu swojej krótkiej listy i rozważyć dodatkowe opcje oprogramowania, nasze badania pokazują, że zwykle skutkuje to zakupem o niższej jakości. Zaufaj pracy, którą wykonałeś do tej pory, i unikaj nadużywania swojej krótkiej listy produktami, które już odrzuciłeś.
• Znajdź recenzje użytkowników takich jak Ty: nawet jeśli oprogramowanie ma znakomite recenzje, może być trudno stwierdzić, czy te recenzje pochodzą od firm podobnych do Twojej. Na szczęście, jeśli przejdziesz do dowolnej strony produktu w Capterra, możesz filtrować recenzje według wielkości firmy, długości użytkowania, częstotliwości użytkowania, a nawet roli recenzenta, aby uzyskać lepszy pomysł.
• Poproś o kolejne demo: Jeśli po wstępnym demo i własnym bezpłatnym okresie próbnym nadal masz pytania lub wątpliwości dotyczące określonego produktu, poproś dostawcę oprogramowania o wykonanie kolejnej demonstracji. Mogą pokazywać coś nowego, czego wcześniej nie widziałeś, co może wpłynąć na Twoją decyzję o zakupie.

Jeśli nadal zastanawiasz się nad kolejnym zakupem oprogramowania, zapoznaj się z dodatkowymi zasobami na naszym blogu Porady dotyczące kupowania oprogramowania. A jeśli już podjąłeś decyzję, gratulacje! Wejdź na naszą stronę główną i znajdź produkt, który chcesz kupić w kolejnych krokach.

---

Metodologia badania

*Ankieta Capterra Great Software Match Survey 2020 została przeprowadzona w październiku 2020 r. Przebadaliśmy 1000 pracowników w amerykańskich firmach zatrudniających od 2 do 500 pracowników i rocznych przychodach w wysokości 1–250 mln USD, którzy: 1) mają znaczący wpływ na zakupy technologii w swojej organizacji oraz 2) dokonali zakupu oprogramowania dla swojej organizacji o wartości co najmniej 500 USD rocznie w ciągu ostatnich 24 miesięcy. Sformułowaliśmy pytania tak, aby każdy respondent w pełni zrozumiał znaczenie i omawiany temat.