Kompletny przewodnik po tym, jak rozpocząć działalność związaną z planowaniem imprez

Nie ma czasu na rozpoczęcie działalności związanej z planowaniem wydarzeń. Ale zanim zdobędziesz pierwszego klienta, musisz wykonać pewne prace przygotowawcze.

Może zaczęło się w szkole średniej, kiedy zaplanowałeś przekąski, program i role wszystkich na sesje naukowe. Może zaczęło się na studiach, kiedy organizowałeś noce z otwartym mikrofonem w lokalnym barze. Wiesz tylko, że masz swędzenie: chcesz założyć firmę zajmującą się planowaniem wydarzeń.

Ale jak przejść od samego myślenia do faktycznego prowadzenia firmy?

Aby rozpocząć działalność, musisz wykonać sześć głównych kroków. Przeprowadzimy Cię przez każdą z nich, abyś do czasu, gdy skończysz to czytać, będziesz lepiej przygotowany do otwarcia sklepu.

6 kroków do rozpoczęcia działalności

1. Ustal swoją wiedzę specjalistyczną

Jeśli chcesz, aby ludzie ufali Ci swoimi wydarzeniami, musisz pokazać, że wiesz, co robisz.

Poza studiami licencjackimi w zakresie hotelarstwa możesz zapisać się na różne programy certyfikacji, które pomogą zwiększyć Twoją wiedzę i dać klientom znać, że są w kompetentnych rękach.

Istnieje jednak tak wiele rodzajów certyfikatów, że ustalenie najlepszego może być trudne. Poniżej przyjrzymy się trzem ogólnym (tj. niespecjalistycznym) certyfikatom, które możesz uzyskać.

Istnieje oczywiście wiele innych certyfikatów, które możesz uzyskać, i kursów, które możesz wziąć, które są znacznie bardziej specyficzne dla danego wydarzenia. Możesz również sprawdzić, czy Twoja lokalna uczelnia lub uniwersytet oferuje kursy lub certyfikaty, które mogą Ci pomóc w rozpoczęciu pracy.

Certyfikowany certyfikat Meeting Professional (CMP)

CMP jest ustanowiony przez Radę Przemysłu Konwencjonalnego, a egzamin obejmuje planowanie, zarządzanie terenem, projektowanie wydarzeń, marketing i standardy międzynarodowe.

Na stronie Rady można znaleźć sugerowane lektury i materiały przygotowawcze, a egzamin organizowany jest co kilka miesięcy. Ogłoszone terminy testów na 2020 rok to styczeń, maj i sierpień.

Według Rady ds. Wydarzeń posiadacz CMP zarabia około 10 000 USD rocznie więcej niż ich niecertyfikowani odpowiednicy.

Jeśli jest nawet najmniejsza szansa, że ​​rozważasz pracę jako specjalista ds. opieki zdrowotnej, oferują również CMP specjalnie dla tej funkcji.

Certyfikowana certyfikacja Special Events Professional (CSEP)

Egzamin ten, przeprowadzany cztery razy w roku, można zdawać zdalnie. Podobnie jak CMP, została założona przez grupę profesjonalistów (tym razem International Live Events Association).

Wraz z certyfikatem otrzymujesz także biuletyny branżowe i ustrukturyzowaną sieć, która może pomóc Ci w tworzeniu zasobów, uzyskaniu porad i znalezieniu mentorów, którzy pomogą Twojej firmie rozwijać się. Istnieje jednak wymóg wiedzy specjalistycznej (trzy lata w branży planowania wydarzeń), zanim będziesz mógł ją podjąć.

Certyfikat w zarządzaniu spotkaniami (CMM)

Zamiast po prostu zdawać egzamin, aby sprawdzić swoją wiedzę, CMM to cały program szkoleniowy. Zajmuje około 15 tygodni i jest bardziej akademicki niż praktyczny w swoim podejściu.

Minusem jest to, że będziesz musiał pojechać do Indiany, więc jeśli nie jesteś z okolicy, może to zająć trochę więcej budżetu niż masz, aby uzyskać ten certyfikat.

Jednak osoby z CMM zarabiają około 30 000 USD rocznie więcej niż osoby bez CMM (i 20 000 USD rocznie więcej niż osoby z certyfikatem CMP).

2. Zbuduj skuteczny biznesplan

Biznesplan zasadniczo określa, jakie cele biznesowe i strategie będą rozwijać się.

Posiadanie biznesplanu nie tylko pomaga zorganizować i zaplanować sukces firmy. Może być również potężnym narzędziem do zaprezentowania światu zewnętrznemu, na przykład potencjalnym inwestorom, którzy są ciekawi Twojej strategii.

Twój plan powinien obejmować:

• Streszczenie — dlaczego Twoja firma różni się od wszystkich innych firm?
• Przegląd firmy – tak będzie wyglądać firma.
• Analiza branżowa – wygląda nasza nisza branży eventowej.
• Analiza klienta – tak będą wyglądać nasi klienci.
• Podział Twoich kluczowych konkurentów — z tym właśnie walczymy.
• Twoje plany dotyczące marketingu, operacji, zarządzania i finansów — w ten sposób zarobimy nasze pieniądze.
• Załącznik do wszystkich dokumentów pomocniczych — dzierżawy, umów, znaków towarowych, życiorysów, materiałów marketingowych itp.

Score oferuje przydatny szablon, który pomoże Ci zacząć.

W przeglądzie swojej firmy musisz zdecydowanie ustalić, na jakim typie wydarzeń planujesz się skoncentrować. Nie musisz trzymać się tego typu wydarzeń na zawsze, ale ważne jest, aby zacząć od jednego wysiłku. Możesz poświęcić pełny zakres swoich zasobów i wiedzy na ten cel, a następnie powoli budować od tego momentu.

Skupienie się na jednym typie wydarzenia pozwoli Ci również wyraźniej określić, kim będą Twoi klienci. Może to pomóc w kilku sekcjach twojego biznesplanu.

3. Zabezpiecz kapitał startowy

Wystarczy około 2000 do 5000 USD, aby Twoja firma mogła ruszyć z miejsca. Poza tym pojawią się powtarzające się koszty, które musisz uwzględnić w swoim budżecie, ponieważ nie będziesz od razu opłacalny.

Istnieje kilka sposobów na zabezpieczenie tych pieniędzy:

• Samofinansowanie
• Banki (tj. linie kredytowe, pożyczki dla małych firm lub 401(k) finansowanie biznesu)
• Przyjaciele i rodzina

Ale co, jeśli nie masz pieniędzy na start?

Jeśli nie możesz samodzielnie finansować, nie martw się — Twój biznesplan jest tutaj, aby pomóc.

Niezależnie od tego, czy włączasz go do prezentacji dla banku, czy korzystasz z platformy finansowania społecznościowego, takiej jak AngelList, CrowdFunder lub Fundable, Twój biznesplan pokaże dokładnie, dokąd trafiają pieniądze Twoich inwestorów i jak planujesz je odzyskać ich.

4. Zainwestuj w oprogramowanie potrzebne do efektywnego prowadzenia biznesu

Istnieje przytłaczająca liczba typów oprogramowania, których możesz używać w swojej firmie. Niektóre z nich uznasz za pomocne od razu, a niektóre z nich przydadzą Ci się później.

Oto lista podstawowych typów oprogramowania i dlaczego warto w nie zainwestować:

• Aby pomóc w zarządzaniu projektami, zadaniami i przepływem pracy: oprogramowanie do zarządzania zdarzeniami lub zarządzania projektami.
• Aby pomóc w interakcji z obecnymi i przyszłymi klientami: zarządzanie relacjami z klientami, zarządzanie potencjalnymi klientami, marketing e-mailowy, marketing w mediach społecznościowych, oprogramowanie do automatyzacji marketingu.
• Aby zapewnić bezpieczeństwo informacji: zabezpieczenia poczty e-mail, zabezpieczenia w chmurze, zabezpieczenia sieci i/lub oprogramowanie SIEM.
• Aby Twoje biuro działało płynnie: oprogramowanie do budżetowania, rozliczeń i fakturowania oraz współpracy.
• Aby poprawić wrażenia uczestników na Twoich wydarzeniach: konferencja (upewnij się, że masz możliwość rejestracji), zarządzanie miejscem i aplikacje mobilne na wydarzenia.

Możesz znaleźć kilka bezpłatnych opcji (jak w tym artykule na temat bezpłatnego i otwartego oprogramowania do zarządzania zdarzeniami). Upewnij się tylko, że sprawdziłeś recenzje użytkowników dotyczące potencjalnego zakupu, aby upewnić się, że nie będzie to więcej kłopotów, niż jest to warte. Katalog oprogramowania Capterra zawiera recenzje użytkowników dotyczące wszystkich produktów wymienionych powyżej.

5. Dowiedz się, czego potrzebujesz, aby legalnie prowadzić działalność związaną z planowaniem wydarzeń

Włożenie teraz wysiłku, aby upewnić się, że Twoja firma planowania wydarzeń jest ponad planem i chroniona, oznacza o wiele mniej papierkowej roboty (i znacznie mniej pod względem potencjalnych opłat prawnych) w dalszej kolejności.

Pierwszym dużym krokiem jest zarejestrowanie firmy w rządach stanowych i federalnych. IRS oferuje przydatne porady, jak to zrobić.

Musisz także dowiedzieć się, jakich licencji i pozwoleń potrzebujesz. Wiele z nich będzie zależeć od rodzaju planowania wydarzeń, które zamierzasz zrobić, ale Brand Name USA ma dobry przewodnik, od którego możesz zacząć.

Wreszcie, musisz upewnić się, że jesteś objęty ubezpieczeniem na wypadek jakichkolwiek wypadków — dla Ciebie, Twojej firmy lub Twoich pracowników. Będziesz musiał zabezpieczyć polisę pracowniczą, a także różne rodzaje ubezpieczeń.

6. Stwórz kampanię marketingową i zbuduj swoją sieć

Aby Twoja firma naprawdę odniosła sukces, potrzebujesz klientów i partnerów.

Reklamuj swoją firmę klientom

Dokładnie wiesz, kim są Twoi docelowi klienci, dzięki badaniom, które zostały uwzględnione w Twoim biznesplanie. Czas dotrzeć do tych potencjalnych klientów. Skorzystaj z dowolnego dostępnego kanału — na przykład kampanii e-mail marketingowych, zimnych telefonów do firm lub mediów społecznościowych.

Upewnij się, że koncentrujesz się na kanałach, które mają duży wpływ na odbiorców docelowych. Możesz to zrobić, testując na szerokiej grupie kanałów i sprawdzając, który z nich najbardziej angażuje się w Twojej sieci. Możesz także zastosować segmentację mediów społecznościowych, która może nieco usprawnić ten proces.

Na przykład, jeśli chcesz zaplanować wyskakujące okienka kulinarne, Instagram, Twitter i Facebook to świetne kanały. Jeśli chcesz zaplanować pokazy oprogramowania, LinkedIn i e-mail marketing mogą być lepszą grą.

Stwórz możliwie najbardziej skuteczną strategię marketingową, a zdobędziesz tych potencjalnych klientów w mgnieniu oka.

Reklamowanie swojej firmy potencjalnym partnerom

Musisz zbudować sieć dostawców, miejsc i innych ekspertów branżowych, których usług możesz potrzebować.

Ustaliłeś już, na jakim typie wydarzenia chcesz skoncentrować swój biznes. Pomyśl o każdym aspekcie możliwego wydarzenia. Zapoznaj się z naszym przewodnikiem, jak zaplanować wydarzenie. Spójrz tam na listę dostawców i znajdź lokalnych dostawców, którzy obsługują każdą z tych kategorii. Niezależnie od tego, czy chodzi o catering, ochronę, czy sprzęt audio/wideo, musisz wiedzieć, do kogo możesz się zwrócić na imprezy.

Dotrzyj do nich i nawiąż kontakt, aby gdy masz wydarzenie i potrzebujesz ich usług, masz istniejący związek, z którego możesz pracować.

Ważna lektura przed rozpoczęciem działalności związanej z planowaniem wydarzeń

Ten przewodnik powinien dać ci dobre zrozumienie tego, co musisz zrobić, aby rozpocząć działalność związaną z planowaniem wydarzeń.