Przewodnik dla organizacji non-profit po migracji danych do chmury

Kiedy pracowałem jako specjalista techniczny w Apple, żadna funkcja nie generowała więcej pytań i obaw niż chmura. Dla wielu chmura jest miejscem, do którego znikają ich dane i w jakiś magiczny sposób wracają, kiedy chcą.

W rzeczywistości chmura ma być alternatywą dla przechowywania danych na miejscu lub zarządzania systemem.

Chmura to sieć serwerów internetowych, które przechowują informacje. Niektóre z tych serwerów są przeznaczone do przechowywania danych, a inne do hostowania aplikacji lub świadczenia jakiegoś rodzaju usługi. Te serwery są własnością dużych firm zajmujących się przetwarzaniem danych, takich jak Google, Microsoft czy Amazon, które wynajmują je klientom.

Chmura jest świetna, jeśli jesteś nową lub małą organizacją non-profit, która nie ma miejsca ani siły roboczej, aby samodzielnie utrzymywać wiele serwerów. Jeśli Twoja organizacja non-profit zarządza już własnymi serwerami, chmura nadal może stanowić tańszą alternatywę dla przechowywania danych, serwerów poczty e-mail i systemów księgowych.

Możliwości chmury są już oferowane w wielu rodzajach oprogramowania non-profit, a przetwarzanie w chmurze jest uważane za nową normę dla oprogramowania.

Niezależnie od tego, czy Twoja organizacja non-profit jest mała, czy duża, dopiero zaczyna lub ma już ugruntowaną pozycję, należy wziąć pod uwagę przetwarzanie w chmurze.

Jeśli chcesz podjąć działania, przygotowaliśmy obszerny przewodnik dotyczący przenoszenia Twojej organizacji non-profit do chmury.

Czy Twoja organizacja non-profit powinna przejść do chmury?

Przejście do chmury ma swoje zalety, ale nie jest odpowiednie dla każdej organizacji. Podczas porównywania usług w chmurze z danymi na miejscu i hostingiem systemu występują różnice w zakresie bezpieczeństwa, kontroli i niezawodności systemu. Zanim wskoczysz do chmury, powinieneś przeanalizować zalety i wady przetwarzania w chmurze.

Aby to ułatwić, przygotowałem dla Ciebie listę zalet i wad:

Zalety przetwarzania w chmurze

• Skalowalność: usługi hostingu w chmurze mają już możliwości hostingu dostępne po zarejestrowaniu się w nich. W miarę wzrostu zapotrzebowania na dane organizacji non-profit host zapewnia więcej miejsca. Chociaż te aktualizacje pamięci masowej będą cię kosztować, będą to grosze w porównaniu z kosztami hostingu na miejscu, który obejmuje początkowe zakupy sprzętu, konserwację, personel do zarządzania serwerami i dodatkowe zakupy sprzętu, gdy przerośniesz swój system.
• Bezpieczeństwo: usługi hostingu w chmurze wiedzą, co jest potrzebne, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich informacji. Według Web Hosting Sun organizacje non-profit nie zawsze mają środki na utrzymanie ekspertów ds. bezpieczeństwa IT, ale hosty w chmurze mają i są znacznie lepiej wyposażone do ochrony danych.
• Ograniczony czas przestoju: jeśli utrzymujesz własne serwery, które ulegną awarii, nie ma kopii zapasowej, na której można by polegać, aby zapewnić płynne działanie operacji. Jednak główne usługi hostingu w chmurze mają kopie zapasowe na kopiach zapasowych, a także dedykowane zespoły gotowe do zarządzania awariami serwerów. Minimalizuje to przestoje systemu, co skutkuje wyższą produktywnością Twojej organizacji non-profit.
• Koszt: Hosting na miejscu wiąże się z wysokimi kosztami wejścia, a także wyższymi kosztami bieżącymi ze względu na potrzeby konserwacji i personelu. Początkowy koszt zakupu sprzętu i koszty konfiguracji wahają się od 5500 USD do ponad 8000 USD, wymiana serwera co trzy do pięciu lat, koszty gwarancji sięgają 2000 USD, regularna konserwacja nawet 400 USD miesięcznie, a wreszcie koszt kopii zapasowej 1 USD/GB na miesiąc. Z kolei wiele usług opartych na chmurze, takich jak G Suite, jest bezpłatnych dla organizacji non-profit. Jeśli chodzi o hosting w chmurze, średni miesięczny koszt to 28 USD miesięcznie. Znacznie tańszy niż hosting na miejscu.

Wady przetwarzania w chmurze

• Brak kontroli: Przekazanie danych innemu serwisowi oznacza oczywiście, że zrezygnujesz z kontroli protokołów wykorzystywanych do ich przechowywania i zabezpieczania. Pamiętaj, aby zapoznać się ze środkami bezpieczeństwa firmy hostingowej i upewnić się, że nadal będziesz właścicielem swoich danych, nawet jeśli zdecydujesz się wycofać z tej usługi.
• Szybkość: według Contegix hosting lokalny jest szybszy niż przesyłanie i pobieranie do iz chmury. Ma to sens, ponieważ Twoje własne serwery są przeznaczone wyłącznie dla Twojej organizacji non-profit, podczas gdy hosty w chmurze zajmują się Twoimi danymi tak samo jak wszystkimi innymi.
• Odłamki w systemach: może się okazać, że nie wszystko, co robi Twoja organizacja non-profit, będzie pasować do modelu hostingu w chmurze. Może to prowadzić do mniejszej integracji różnych funkcji w Twojej organizacji non-profit, takich jak dane dawcy i usługi marketingu e-mailowego.

Jeśli korzyści nie leżą po Twojej stronie, prawdopodobnie najlepiej jest pozostać przy systemie lokalnym, dopóki bariery wejścia, takie jak szybkość lub brak integracji, nie zostaną usunięte. Jeśli jednak zalety przeważają nad wadami przeniesienia organizacji non-profit do chmury, świetnie. Nadszedł czas, aby dowiedzieć się, nad czym możesz migrować.

Jakie systemy możesz przenieść do chmury?

Bloomerang przygotował listę sześciu systemów, które Twoja organizacja non-profit powinna przenieść do chmury:

• Pakiet produktywności:

Korzystanie z pakietu biurowego w chmurze, takiego jak G Suite dla organizacji non-profit (który bezpłatnie oferuje swoje usługi kwalifikującym się organizacjom), zapewnia elastyczność dostępu do dokumentów edytora tekstu, arkuszy kalkulacyjnych i prezentacji z dowolnego miejsca z połączeniem internetowym.

• Nośnik danych:

Przechowuj ważne dokumenty, obrazy i arkusze kalkulacyjne w dostępnym przez Internet dostawcy przestrzeni w chmurze, takim jak Dysk Google, IDrive lub Dropbox.

• E-mail:

Scentralizuj swój system poczty e-mail za pośrednictwem dostawcy usług w chmurze, takiego jak Gmail, który działa w połączeniu z całym G Suite.

• Kalendarz:

Kalendarze w chmurze, takie jak ten dostarczany przez G Suite, pozwalają na łatwiejszą współpracę i komunikację w ramach harmonogramów.

• Baza dawców:

Będzie to prawdopodobnie jedna z największych migracji do chmury i najbardziej korzystna dla Twojej organizacji. Hostowanie bazy danych dawców w chmurze zapewnia dostęp do tych danych w dowolnym miejscu za pośrednictwem połączenia internetowego, łatwą skalowalność, gdy baza danych się rozrasta, a także łatwą integrację z innymi usługami w chmurze, takimi jak marketing e-mailowy lub oprogramowanie programistyczne.

• Księgowość:

Bloomerang twierdzi, że księgowość nie przenosi się do chmury tak szybko, jak inne funkcje — współpraca jest jedną z mocnych zalet przetwarzania w chmurze, ale wiele zespołów księgowych to bardzo małe lub nawet tylko jedna osoba. Jednak wraz ze wzrostem Twojej organizacji non-profit zwiększy się również siła robocza potrzebna do obsługi księgowości, dzięki czemu przetwarzanie w chmurze stanie się inteligentną opcją do prowadzenia księgowości w tym momencie.

Oceń swoje obecne koszty i przyszłe potrzeby

Znasz już zalety przetwarzania w chmurze i możliwe zastosowania tej technologii w świecie organizacji non-profit, więc nadszedł czas, aby zdecydować, z których usług hostingu w chmurze będziesz korzystać i które systemy pozostaną na miejscu (jeśli w ogóle). Aby to zrobić, powinieneś przeprowadzić analizę kosztów i potrzeb wszystkich swoich systemów lokalnych, która pomoże Ci określić, ile jesteś w stanie zapłacić za każdą rozważaną usługę w chmurze.

Bieżące koszty na miejscu do rozliczenia:

• Zakupy sprzętu (wstępne i aktualizacje)
• Twój zespół IT
• Utrzymanie serwerów

Przyszłe koszty chmury, które należy uwzględnić:

• Opłaty konfiguracyjne migracji
• Szkolenie dla pracowników korzystających z nowych systemów chmurowych
• Miesięczne lub roczne opłaty za hosting danych
• Ulepszenia hostingu danych

Musi uwzględnić:

• Potrzebne miejsce do przechowywania
• Integracje między różnymi systemami (e-mail do bazy danych dawców, pakiet produktywności do kalendarza itp.)
• Obsługa klienta 24/7
• Wszelkie unikalne funkcje oferowane przez systemy lokalne, takie jak określone kontrolki lub specjalne integracje, które zostały utworzone specjalnie dla Twojej organizacji

Zestawienie kosztów ponoszonych na hosting na miejscu i Twoich potrzeb pomoże Ci wybrać dostawcę usług w chmurze, a także wynegocjować dostosowanie ich usług do funkcji oferowanych przez Twój system na miejscu. Chcesz dorównać lub przekroczyć możliwości oferowane przez system lokalny podczas przechodzenia do chmury.

Wybierz dostawcę usług w chmurze

Po wybraniu funkcji, które planujesz przenieść do chmury, indywidualnych możliwości tych systemów oraz ceny, jaką chcesz za nie zapłacić, nadszedł czas, aby wybrać dostawcę (lub dostawców) chmury.

Zobacz listę najlepszych dostawców usług w chmurze Cloud Spectator na rok 2017.

Wybierając dostawcę chmury, ważne jest, aby przeanalizować wszystkie aspekty jego usług, koszty, funkcje, a zwłaszcza środki ostrożności. W rzeczywistości bezpieczeństwo powinno być jednym z największych problemów przy wyborze dostawcy chmury do przechowywania poufnych informacji o dawcach i pracownikach, takich jak informacje o koncie bankowym i numery kart kredytowych/debetowych, prawo jazdy lub państwowe numery identyfikacyjne oraz numery ubezpieczenia społecznego.

Upewnij się, że zapoznałeś się z polityką prywatności i warunkami świadczenia usług z prawnikiem i ekspertem IT. Chcesz zachować pełną własność i prywatność wszelkich danych przechowywanych na serwerach hostingowych. Jeśli Twoja organizacja non-profit nie zachowuje pełnej własności danych lub Twoje dane są dostępne dla pracowników firmy hostingowej, ta firma nie jest odpowiednia dla Twojej organizacji non-profit.

Organizacje non-profit regularnie przetwarzają wiele poufnych danych, a każde przechowywanie danych, które narusza tę prywatność, niesie ze sobą ryzyko naruszenia dowolnej liczby przepisów dotyczących danych organizacji non-profit.

Aby uzyskać więcej informacji na temat prywatności danych i odpowiedzialności organizacji non-profit, zapoznaj się z przewodnikiem Centrum zarządzania ryzykiem organizacji non-profit na ten temat.

Wykonaj migrację danych do chmury

Podczas migracji danych i funkcji do chmury najlepiej zasięgnąć wskazówek lub praktycznej pomocy dostawcy lub eksperta IT, aby nie utracić żadnych danych w tym procesie. Niektórzy dostawcy oferują również własne usługi tworzenia kopii zapasowych za opłatą.

Migracja do chmury nie jest tak prosta, jak naciśnięcie przycisku i obserwowanie, jak wszystkie systemy organizacji non-profit stają się jednym z nowym hostem w chmurze. Wymaga planowania i działań awaryjnych na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.

Proces migracji podzielony jest na pięć oddzielnych kroków:

1. Utwórz kopię zapasową danych: Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się wykonać kopię zapasową swoich danych samodzielnie, czy wynająć zewnętrzną usługę tworzenia kopii zapasowych, zależy to od Ciebie, ale w celu zachowania ostrożności polecam skorzystanie z usługi innej firmy, zwłaszcza jeśli nie posiadasz wiedzy informatycznej na temat personelu.

Aby uzyskać więcej informacji na temat usług tworzenia kopii zapasowych innych firm, zapoznaj się z listą Business.com zawierającą najlepsze usługi tworzenia kopii zapasowych online.

2. Zaplanuj migrację: Po utworzeniu kopii zapasowej wszystkich danych nadszedł czas, aby wybrać „jak” i „kiedy” migracji danych. Upewnij się, że data migracji pozwala na minimalne zakłócenia (takie jak dłuższe wakacje) i ustaw terminy zakończenia migracji. Omów także z dostawcą kolejność priorytetów migracji danych i aplikacji, na wypadek gdyby istniały funkcje, do których Twoja organizacja non-profit będzie potrzebowała dostępu prędzej niż później.

3. Przetestuj środowisko chmurowe: Po dopracowaniu wszystkich szczegółów współpracuj ze swoim dostawcą w celu skonfigurowania środowiska chmurowego. Twoja konfiguracja powinna obejmować testowanie połączeń, funkcji i integracji, aby po przeniesieniu danych Twój zespół mógł bez problemu zacząć korzystać ze swoich aplikacji w chmurze.

4. Rozpocznij migrację: jest to długotrwały proces i najprawdopodobniej będzie wymagał dostosowania zarówno po stronie Twojej, jak i dostawcy, aby upewnić się, że dane pasują i działają w nowym środowisku chmury.

5. Rozwiąż problemy: Nie trzeba dodawać, że po zakończeniu migracji wymagane są dodatkowe testy, aby wygładzić wszelkie nierówności w funkcjonalności lub zidentyfikować wszelkie dane utracone w procesie. Jeśli tak, użyj kopii zapasowych, aby wypełnić luki w danych.

Gratulacje! Udało Ci się przenieść organizację non-profit do chmury.

Więcej przewodników po technologiach dla Twojej organizacji non-profit

Technologia ciągle się zmienia i jeśli Twoja praca nie kręci się wokół niej, trudno jest nadążyć za tym, jak wpłynie to na Twoją organizację non-profit. Na szczęście blog poświęcony technologii non-profit Capterra jest pełen przewodników i zasobów na temat tego, jak najlepiej wdrażać i wykorzystywać nowe technologie na swoją korzyść.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł, koniecznie sprawdź także te inne posty na blogu:

• Niezbędny przewodnik po mobilności dla organizacji non-profit
• Kompletny przewodnik dotyczący pozyskiwania funduszy peer-to-peer dla Twojej organizacji non-profit
• Jak korzystać z mediów społecznościowych do angażowania i rekrutowania wolontariuszy non-profit