Argumenty za śledzeniem czasu: co ludzie korzystający ze śledzenia czasu mówią o jego zaletach

„Zwykli ludzie myślą tylko o spędzaniu czasu. Wspaniali ludzie myślą o używaniu go.”

- Nieznany

Czas płynie, czy nam się to podoba, czy nie.
Inna prawda jest taka: czas płynie bez względu na to, czy coś robimy, czy nie. Za dziesięć lat możesz osiągnąć wszystkie swoje cele lub żyć dokładnie tym samym życiem, co teraz, tylko będąc o 10 lat starszym.

Dlatego powinniśmy mądrze spędzać czas i uważać, aby go nie marnować; w końcu to jedyny zasób, którego nie możemy odzyskać, gdy zniknie.

Jak mieć pewność, że nie marnujesz czasu i robisz to dobrze?

Cóż, jednym z rozwiązań jest śledzenie go.

Co to jest śledzenie czasu?

Śledzenie czasu można zdefiniować jako dokumentowanie codziennych zadań i czasu potrzebnego na ich wykonanie.

Można to zrobić w firmie, w którym to przypadku pracownicy śledzą swoje obowiązki i godziny pracy, lub możesz to zrobić niezależnie, albo do celów rozliczeniowych (na przykład jeśli pracujesz jako freelancer), albo po prostu w celu poprawy wydajności .

W dawnych czasach dość powszechne było śledzenie czasu spędzonego przez pracowników w pracy za pomocą kart przesuwanych, geolokalizacji oraz metod wchodzenia i wychodzenia; teraz najczęściej korzystamy z aplikacji do śledzenia czasu, takich jak Clockify, ponieważ większość z nas pracuje w domu.

Korzystając z aplikacji, możesz śledzić czas na dwa sposoby: za pomocą grafików lub za pomocą timera.

Karty czasu pracy

Ręcznie dodajesz swoje zadania i czas spędzony na wykonywaniu tych zadań, zwykle pod koniec dnia. Niektórzy robią to pod koniec miesiąca lub co kilka dni, ale nie polecałbym tego, ponieważ w ten sposób łatwo o czymś zapomnieć.

Metoda grafiku jest bardziej popularna, ponieważ w większości przypadków nie potrzebujesz wysokiego poziomu precyzji; pamiętaj również, że musisz uruchomić/zatrzymać stoper, co może być stresujące dla niektórych osób.

Regulator czasowy

Stoper uruchamiasz, gdy zaczynasz pracę nad zadaniem i zatrzymujesz, gdy kończysz. Jest bardziej precyzyjny, ponieważ rejestruje dokładne momenty rozpoczęcia i zakończenia, podczas gdy użytkownicy grafiku wprowadzają przybliżone czasy. Świetnie sprawdza się w przypadkach, gdy chcesz zmierzyć i/lub poprawić swoją produktywność.

Dlaczego śledzenie czasu jest ważne?

Teraz, kiedy omówiliśmy, co to jest, powinniśmy również porozmawiać o tym, dlaczego jest to ważne. Dlaczego powinieneś śledzić swój czas?

Czas śledzenia ułatwia rozliczanie i sprawniejsze przetwarzanie listy płac

Powód numer jeden: pieniądze.

Kiedy śledzisz czas, zasadniczo masz rejestr wszystkich rozliczanych i nierozliczanych godzin.

Co to znaczy?

Jeśli prowadzisz firmę, znacznie ułatwia to przetwarzanie danych na potrzeby listy płac.

Zwłaszcza jeśli masz małą lub średnią firmę i nie masz pieniędzy do stracenia, śledzenie wszystkiego pomoże ci utrzymać się w budżecie.
Możesz również uzyskać dane, na których możesz polegać, jeśli zdecydujesz się dostosować cenę swoich produktów lub usług.

Dokładne rozliczanie jest niezwykle ważne zarówno dla freelancerów, jak i klientów.
Nie zlekceważysz włożonych godzin; może również ułatwić obliczenie stawki godzinowej lub stałej stawki projektowej.
Jeśli jesteś na końcu rekrutacji, możesz zobaczyć, gdzie dokładnie trafiają ich pieniądze.

Urządzenia do śledzenia czasu dostarczają przydatnych danych

Kiedy codziennie wprowadzasz dane, otrzymujesz bardzo dużo danych – w tym przypadku przydatnych informacji, które możesz wykorzystać na różne sposoby. Po pierwsze, zobaczysz, ile pracuje Twój zespół i nad czym pracuje, a także ile czasu zwykle zajmuje wykonanie zadania.

Kiedy widzisz to wszystko czarno na białym, możesz zadać sobie pytanie: czy jest jakiś obszar, który wymaga poprawy? Czy możemy zrobić coś wydajniej? Czy musimy pracować mądrzej zamiast ciężej?
Odpowiadając na te pytania i wprowadzając potrzebne zmiany, Twój zespół będzie bardziej produktywny, a Twój biznes bardziej dochodowy.

Pomoże Ci również lepiej planować. Będziesz w stanie przewidzieć liczbę godzin potrzebnych na przyszłe projekty oraz oszacować koszt tych projektów.

PS Mimo że pisałem o zespołach, wszystko nadal obowiązuje, nawet jeśli pracujesz sam. Analiza własnej pracy wymaga otwartości i uczciwości, a także odpowiedzialności, która jest godna podziwu – jedź!

Śledzenie czasu może poprawić produktywność

Masz problem z prokrastynacją? A może coś stale zakłóca Twój przepływ pracy? A może po prostu boleśnie odczuwasz brak koncentracji i jesteś zdeterminowany, aby się poprawić?
Rozwiązaniem może być czas śledzenia.

Jest mniej prawdopodobne, że będziesz bez końca przewijać media społecznościowe, a bardziej prawdopodobne jest, że zrobisz to, co powinieneś zrobić, gdy wiesz, że będziesz musiał stawić czoła liście swoich codziennych czynności zapisanych na ekranie. Pociąga Cię do odpowiedzialności i ułatwia wyeliminowanie zakłóceń.

Możesz zobaczyć, czy niektóre Twoje zadania zajmują o wiele więcej czasu niż powinny, czy też marnujesz swój czas i energię na robienie czegoś zupełnie niepotrzebnego; posiadanie takiego wglądu jest kluczem do poprawy wydajności.

„Stało się tak ważnym narzędziem w moim biznesie. Mam kilku klientów, dla których muszę śledzić określone zadania, i nie tylko mogę łatwo śledzić te wpisy czasu, ale mogę spojrzeć wstecz i zobaczyć, czy jestem bardziej efektywny czasowo przy tych zadaniach”. – Elżbieta Kroll, adwokat

Czas śledzenia może ci pomóc w nauce

Nie musi to być wyłącznie związane z biznesem; ma swoje zastosowanie nawet w środowisku akademickim, wśród nauczycieli i studentów.

Jeśli jesteś studentem i zbliża się sezon egzaminacyjny, zajmij się zarządzaniem czasem. Uczucia paniki i/lub zbliżającej się zagłady nie muszą być Twoją jedyną siłą motywującą!

Śledzenie czasu zadania zapobiega wielozadaniowości

Co więcej, aplikacje do śledzenia czasu zazwyczaj nie pozwalają na śledzenie dwóch zadań jednocześnie.

Możesz mnie zapytać – jak to jest dobre?

Wbrew powszechnemu przekonaniu wielozadaniowość jest w porządku, jeśli słuchasz podcastu i wykonujesz prace domowe lub słuchasz audiobooka, gdy jedziesz pociągiem do pracy, ale nie jest w porządku, jeśli pracujesz. Nikt inny nie powinien też oczekiwać od Ciebie wielozadaniowości.
Jeśli robisz coś, co wymaga Twojej pełnej uwagi, to nie ma sensu – skończysz z dwoma lub więcej na wpół zakończonymi zadaniami zamiast jednego w pełni wykonanego i prawdopodobnie będziesz sfrustrowany. Wykonywanie jednego zadania po drugim jest w rzeczywistości o wiele bardziej wydajne.

(Przez powszechne przekonanie mam na myśli przede wszystkim moją wiarę. Próbowałem przekonać siebie, że jest w porządku i że mogę jednocześnie pisać i robić inne rzeczy… moje długie badania empiryczne przekonały mnie, że w rzeczywistości nie mogę.)

Co ludzie korzystający z oprogramowania do śledzenia czasu mówią o jego zaletach

Jak powiedziała Laura Vanderkam, autorka książek 168 godzin i Wiem, jak ona to robi : „ Jeśli chcesz schudnąć, musisz zapisać, co jesz. To samo z czasem. Jeśli chcesz lepiej spędzić czas, musisz dowiedzieć się, dokąd to zmierza.
Może coś, o czym myślałeś, że jest problemem, tak naprawdę nie jest. Może coś, o czym nawet nie myślałeś, zajmuje o wiele więcej czasu, niż myślałeś ”.

Moje doświadczenie ze śledzeniem czasu, gdy byłem freelancerem

Nieobca jest mi praca jako freelancer – z natury nie jestem też osobą zorganizowaną i bardziej lubię dekorowanie mojego planisty niż samo planowanie.
Jednak ponieważ musiałem być produktywny i chciałem wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafię – a także żyjemy w czasach, w których technologia może nam pomóc prawie we wszystkim – użyłem oprogramowania do śledzenia czasu.

Zdecydowanie poprawiło to jakość mojego życia, nie w taki cudowny sposób, jak pokazywałyby to reklamy telewizyjne (i tak naprawdę musiałem pracować), ale pozwoliło mi wykonywać swoją pracę zamiast:

• Zastanawiam się, czy klient zapłaci mi odpowiednią kwotę za liczbę godzin spędzonych w pracy. Jeśli jesteś freelancerem, który otrzymuje wynagrodzenie za godzinę, czas to dosłownie pieniądz.
• Poczucie winy, że nie pracuję wystarczająco dużo – kiedy pracujesz dla siebie, może być trudno znaleźć zdrową równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
• Marnowanie czasu i zwlekanie. (Nie chciałem umieszczać w grafiku, że oglądałem filmy z uroczymi psami lub robiłem quizy, aby dowiedzieć się, jaki rodzaj chleba pasuje do mojej osobowości.)

Kiedy zacząłem mierzyć czas, dowiedziałem się, jak często pracuję na próżno, co nie było ani łatwą, ani przyjemną realizacją, ale pomogło mi – zmusiło mnie do wprowadzenia pewnych usprawnień w mojej codziennej pracy ( i życie).

Najważniejszą rzeczą, jaką zrobiłem, było wytyczenie wyraźnych granic między pracą a czasem wolnym. Upewniłem się, że w wyznaczonym przeze mnie czasie pracuję tak wydajnie, jak tylko potrafię, az drugiej strony zabraniam sobie myślenia o pracy poza narzuconymi przeze mnie godzinami pracy – co było świetne dla mojego zdrowia psychicznego.

Dokładny czas pracy i raporty również przynoszą korzyści klientom

Było to również świetne dla moich klientów, ponieważ mogli zobaczyć, jak postępuje projekt i nad czym aktualnie pracuję. Ułatwiło nam to komunikację i ogólnie pomogło nam w sprawniejszym przebiegu naszych projektów.

Doświadczenie innych freelancerów

Inni mieli podobne doświadczenia:

„Jestem pisarzem i używam Clockify do własnego użytku osobistego, aby zachować odpowiedzialność i śledzić czas, który spędzam na pisaniu i rozwijaniu różnych projektów tygodniowo. Bardzo pomocne było skupienie się i poświęcenie czasu każdego tygodnia na każdy projekt. Wcześniej po prostu pisałem, aż skończę określoną liczbę stron lub pomysł, ale zmuszając się do spełnienia określonych wymagań czasowych, byłem w stanie zrobić o wiele więcej. Zdecydowanie polecam go innym pisarzom”.

„Jako grafik ważne jest dla mnie, aby zapewnić moim klientom dokładny nakład pracy, który wykonałem, z podziałem na zadania i projekty, aby mogli zobaczyć, za co płacą. Dzięki Clockify stało się to dla mnie mniejszym obciążeniem i pozwala mi poświęcić więcej czasu na to, co robię najlepiej, a nie na papierkową robotę czy liczenie godzin”.

– Elijah D, grafik

Jeśli chodzi o takie rzeczy, najbardziej ufam czyimś doświadczeniom z pierwszej ręki.
Oto, co właściciele i pracownicy różnych firm mieli do powiedzenia na temat śledzenia czasu i jego korzyści:

Czasomierz pomaga w zarządzaniu zespołem

“ Zarządzanie zespołem pełnym programistów to poważna odpowiedzialność. Clockify ułatwiło śledzenie postępów każdej osoby, generując kompleksowy raport na temat tego, nad czym pracowali i ile czasu spędzili z dowodami wykonanych czynności. Ułatwiło to szefowi obliczenie kosztów ogólnych i wydajności opartych na KPI z najwyższą wydajnością. Wdrożenie również przebiegło bardzo intuicyjnie i szybko. Dashboardy i reprezentacja informacji również były bardzo obszerne .”

– Dilanka H, ​​Kierownik ds. Innowacji

Clockify jest skuteczny i łatwy w użyciu

„ 1. Jest bardzo łatwy w użyciu i bardzo szybko każdy może go odebrać – przydatne przy wprowadzaniu nowego pracownika. 2. Umożliwia efektywne zarządzanie zadaniami porządkowymi dla kierowników zespołów i menedżerów – takich jak obecność, grafików itp. 3. Łatwe narzędzie do rozliczania przepracowanych godzin i przeglądania czasu poświęconego na projekty i zadania za pomocą raportów. 4. Istnieje również aplikacja mobilna, która umożliwia śledzenie czasu spędzonego na rozmowach telefonicznych – zwłaszcza gdy jesteś konsultantem lub dostawcą usług doradczych i spędzasz dużo czasu przy telefonie. 5. Możesz ustawić śledzenie czasu dla konkretnych klientów, projektów, zadań i przypisać go konkretnym pracownikom – jest to bardzo szczegółowe i kompleksowe .”

– Subash B, Współzałożyciel firmy marketingowo-reklamowej

Urządzenia do śledzenia czasu są wygodne

„ Nasza działalność przeszła od śledzenia godzin w notatniku do tego niesamowitego programu. Jaka to ogromna różnica! Wygodny, wydajny i wygląda bardzo modnie! Pozwala nam na odliczanie i odliczanie określonych godzin/dni zamiast tradycyjnego timera .”

– Gabrielle W, zastępca księgowego

Czas śledzenia pomaga w wycenie Twoich produktów

„ Wspaniałe doświadczenie – dzięki niemu wycena moich produktów jest dziecinnie prosta.
Przy wycenie moich towarów na sprzedaż większość kosztów wiąże się z pracą, więc jest to ogromna pomoc. Możesz ustawić swoją stawkę godzinową, mieć różne grafiki dla każdego projektu, a czas jest tak prosty, jak przycisk start/stop ”.

– Lisa E, jubilerka

Czy śledzenie czasu może być złym pomysłem?

To może.

Chociaż śledzenie czasu jest przydatne, nie będzie działać dla wszystkich — nie ma sensu w przypadku wszystkich prac i zadań. Na przykład, jeśli jesteś freelancerem, który otrzymuje wynagrodzenie za projekt zamiast za godzinę, a ponadto świetnie radzisz sobie z zarządzaniem swoim czasem.

Oczywiście istnieje rozróżnienie między nieprzydatnym w moim konkretnym przypadku a złym pomysłem : omówimy sytuacje, w których ten drugi może potencjalnie mieć miejsce, a następnie przedstawimy rozwiązanie.

Jeśli problemem jest poczucie monitorowania i/lub naruszenie prywatności

Wprowadzenie śledzenia czasu może sprawić, że Twoi pracownicy poczują się nieswojo; mogą czuć się tak, jakby byli obserwowani i że nie mają żadnej prywatności. W konsekwencji może to negatywnie wpłynąć nie tylko na ich wydajność, ale także na atmosferę pracy i relacje między pracownikami a pracodawcą.

Rozwiązanie :

Bardzo ważne jest, aby zbudować zaufanie między wszystkimi w firmie i stworzyć przyjemne środowisko, w którym każdy czuje się doceniany.

Wprowadzając nowe oprogramowanie, postaraj się wyjaśnić im dlaczego, a także jakie są korzyści. Niech wiedzą, że też go używasz; nie ma nic tak efektywnego jak dawanie przykładu.

Jeśli to stresujące

Czas śledzenia może być trochę nudny, ale nie powinien wzbudzać niepokoju ani powodować znacznego dodatkowego obciążenia pracą.

Rozwiązanie :

Jako pracodawca musisz zapewnić jasne instrukcje dotyczące korzystania z oprogramowania. Ponadto dobrym pomysłem jest sprawdzanie wpisów co tydzień lub co 2-3 tygodnie, aby upewnić się, że wszystko jest odpowiednio oznaczone i skategoryzowane – najlepiej jest zająć się wszystkimi problemami wcześniej niż później i uniknąć dodatkowego stresu w przyszłości.

Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji śledzących czas – decydując się na wprowadzenie do swojej firmy, wybierz taką, która ma intuicyjny interfejs oraz jest szybka i prosta w obsłudze, dzięki czemu nie zajmie Ci dużo czasu. To samo dotyczy freelancerów.
Dobre wykonywanie pracy jest wystarczająco trudne i stresujące: celem korzystania z tych aplikacji jest uproszczenie życia, a nie dalsze jego komplikowanie.

„Pod względem obsługi i obsługi Clockify ma wiele integracji i ma prosty, elegancki i intuicyjny interfejs, niezależnie od tego, na jakim obsługiwanym urządzeniu lub przeglądarce zdecydujesz się go używać. Jest to szczególnie ważne w przypadku przyjaznej dla użytkownika, łatwej w obsłudze aplikacji internetowej, do której można uzyskać dostęp z dowolnego miejsca w celu przeglądania postępów Twojego i obecnego zespołu”. – DeskTime.

Również dobre pytanie, które należy zadać (sobie), brzmi: czy jest jakieś pozytywne wzmocnienie dla kogoś, kto jest wydajny i dobrze wykonuje swoją pracę, czy tylko negatywne konsekwencje braku wydajności?

Jeśli po prostu nie możesz zobowiązać się do śledzenia czasu każdego dnia i robisz to z mocą wsteczną

Jeśli Twoja rutyna śledzenia czasu polega na próbie zapamiętania tego, co robiłeś 3 dni temu, prawdopodobnie nie jest to skuteczne. Pamięć ludzka nie jest najbardziej niezawodnym narratorem, jakiego możesz mieć.

Rozwiązanie :
Ustaw alarm, który będzie włączany w każdy dzień tygodnia o określonej godzinie, aby przypomnieć Ci o rozpoczęciu nagrywania czasu lub śledzeniu wszystkich zadań w grafiku. (I nie odkładaj.)

Istnieje również opcja w rozszerzeniu przeglądarki Clockify, aby ustawić przypomnienie o uruchomieniu timera.

Wniosek

Śledzenie czasu to doskonałe narzędzie do poprawy produktywności i ułatwienia czynności, które mogą być frustrujące, takich jak rozliczanie lub szacowanie kosztów kolejnego dużego projektu. Dostarcza również bezcennych danych, które mogą pomóc Tobie i Twojej firmie stać się najlepszymi, jakimi możesz być.

Aby efektywnie i efektywnie wykorzystać swój czas, musisz najpierw wiedzieć, dokąd zmierza – a następnie skierować go we właściwym kierunku. Dobrą rzeczą jest to, że przy wszystkich naszych aplikacjach i zasobach nigdy nie było to prostsze.