Sztuka zwracania uwagi: inteligentniejsza komunikacja w zespołach zdalnych

Zaczynam dzień pracy od powitania nieprzytomnych ludzi, których nigdy nie spotkałem.

Potem wdaję się w bójkę z robotem.

To znaczy: w Convert komunikujemy się nieco inaczej.

Tutaj jesteśmy całkowicie zdalnym zespołem, pracującym w niemal całkowicie elastycznych godzinach. Mamy siedzibę w 9 różnych krajach i działamy w 11 strefach czasowych.

A jednak — znamy się. I wiemy, jak się komunikować. „Wchodząc” 3 miesiące temu pierwszego dnia, byłem zdumiony, gdy odkryłem, jak dobrze, jak bezproblemowo i jak empatycznie wydaje się, że zespół się dogaduje.

Tak to wszystko działa.

• Jak roboty przypominają nam komunikowanie się jako ludzie.
• Jak „poniżamy” i dzielimy się naszymi „popierdoleniami”.
• Narzędzia, których używamy do pracy „na świeżym powietrzu” — nawet w różnych strefach czasowych i za laptopami.

LUŹNY

Wszyscy i ich matka, która subskrybuje Tech Crunch, używają Slacka — i nie bez powodu.

Jest zgrabny, wydajny, łatwy do zorganizowania. Aplikacja mobilna działa dobrze. Nawet małe powiadomienia o dźwiękach brzmią ogólnie przyjemnie.

Gdyby Convert miał tradycyjne biuro, luz byłby naszą salą konferencyjną, kuchnią, salą spotkań i tablicą ogłoszeń. Oto, w jaki sposób używamy go, aby „online” wyglądał jak „osobiście”.

Boty:

Slackbot:

Nasz slackbot, o dziwo, odgrywa rolę cheerleaderki, marszałka i komika.

Nigdy nie mogę śledzić, co dokładnie go uruchamia — ale mogę podzielić polecenia na kilka kategorii: dla śmiechu i dla misji.

W tej drugiej kategorii obowiązuje zasada: język neutralny pod względem płci.

Convert ma dedykowaną politykę Świadomego Biznesu — która jest wieloaspektowa i stale się rozwija. Ale duża część to neutralność płci – która jest podstawą naszego procesu rekrutacji, naszej misji społecznej i naszego języka.

Więc slackbot daje nam „delikatne” przypomnienia, jeśli to schrzanimy.

(Przez „nas” mam na myśli głównie „ja”. Slackbot przede wszystkim delikatnie przypomina mi, kiedy to schrzanię).

Wpisanie „koleś”, „brat” lub „chłopaki” powoduje szybkie pytanie „czy miałeś na myśli gang?” lub „czy miałeś na myśli kumpli?” — lub garść innych sugestii neutralnych pod względem płci. Z tym wszystkim ostatnio zapoznałem się w sposób naturalny.

Inne wyzwalacze są bardziej zabawne (czytaj: polegaj głównie na gifach). „Cholera” podpowiada odpowiedzi gif – generalnie te, w których ludzie są ranni. „Online” wyświetla gify ludzi przebierających się lub idących do pracy, a czasem, w niewytłumaczalny sposób, niedowierzające spojrzenie z The Dude.

„Pogoda” i „gorąco” podpowiadają bardziej slackbotowi:

Teraz wiem, że to po prostu wygląda na żarty.

Możesz się zastanawiać: „Co jest takiego innowacyjnego w bocie, który nadmiernie polega na humorze gif?”

Ale szczerze, to nie są tylko żarty. I zajęło mi kilka miesięcy, aby zrozumieć, jak naprawdę programujemy slackbota.

Używamy slackbota jako sposobu na pokazanie, że słuchamy się nawzajem . Jako sposób na pokazanie, że zwracamy uwagę.

Kiedy slackbot zasugerował, żebym zwrócił się do zespołu „wszyscy” — narzekałem.

Slackbot nie zapomniał (a przynajmniej Dennis, który zaprogramował polecenie, nie zapomniał).

A potem, kiedy lamentowałem, że „wy” nie jest poprawną formą liczby mnogiej, slackbot się zaadaptował.

Kiedy Konwertery zachorują, slackbot dołącza do empatycznego ludzkiego chóru:

A kiedy konwerterzy świętują się nawzajem, slackbot świętuje razem z nimi. (Czasami w sposób, który jest, trzeba przyznać, trochę dziwny).

W końcu: używamy slackbota w sposób subtelny i nierozmawiany, ale ważny. To robot, który przypomina nam o interakcji w ludzki sposób.

Hej Taco:

Więc uwielbiam HeyTaco! bot z dwóch powodów: 1) Lubię wygrywać. 2) Lubię tacos.

Jeśli nie jesteś zaznajomiony: „Hej Taco” to slackbot, który pozwala dawać kolegom z drużyny „rekwizyty” za pomocą prostego polecenia „@” i emotikonów.

(Co wiem, brzmi trochę śmiesznie, kiedy to wpisujesz).

Ale oto dlaczego jest fajnie: zachęca do wzajemnego zachęcania. Staje się ustalony protokół na powiedzenie „Hej – wykonałeś świetną robotę”. A to sprawia, że ​​mówienie „hej, zrobiłeś świetną robotę” jest łatwe i nawykowe.

Za każdym razem, gdy ktoś rzuca taco w twoją stronę, bot Hey Taco ostrzega cię wiadomością. Dodatkowo łączy Cię z tabelą liderów zespołu — co jest po prostu zabawne.
(Nawet jeśli jesteś mną i na 8. miejscu).

Hej Taco pozwala również „zarobić” tacos na nagrody zespołowe — które możesz dostosować. Ale prawdziwe nagrody nie są namacalne. Hoduje kulturę pozytywności i zachęty poprzez drobne, gratulacyjne akcje.

I przez tacos.

Kanały:

Najmniej praktyczne kanały na luzie Convert wydają się być najważniejsze.

Są ludzkimi fundamentami naszej komunikacji, głównie cyfrowej.

#all_watercooler:

W Convert pracujemy nad systemem Holakracji — co oznacza, że ​​pracujemy autonomicznie. Posiadamy nasze „sfery”. Nie ma prawdziwego procesu zatwierdzania ani nadmiernego powtarzania.

Teoretycznie oznacza to, że mogę, jeśli chcę, usiąść przy biurku i wykonywać swoją pracę, publikować artykuły, kończyć zadania i współdziałać przez cały dzień, absolutnie z nikim.

Ale ja nie. Bo to jest nudne.

A konwertery nie są nudne.

A ponieważ nie jesteśmy nudni — lubimy ze sobą rozmawiać. Chłodnica wody to miejsce, w którym to robimy.

Zazwyczaj przesyłam zdjęcia z moich podróży. Inne osoby wysyłają zdjęcia swoich dzieci. Albo jedzenie. Albo kurs, który biorą. Albo wędrówki, dziwne konfiguracje laptopa, wytworne Airbnb lub więcej jedzenia.

I szczerze – to wielka wygrana dla kultury firmy, ponieważ sprawia, że ​​nie mogę się doczekać zalogowania się na Slacku. Duże czerwone powiadomienia są nie tylko przerażające — to aktualizacje od znajomych.

#all_fuckups:

Przekonałem się, że w Convert, popieprzenia, które dzielimy, przybierają kilka różnych form. Czasami są to rzeczy z „ogólnego życia” (np. spędziłem 4 godziny w DMV). Czasami są to rzeczy „Nie byłam świetna w mojej pracy”.

Nadal jestem kiepski w dzieleniu się moimi pojebami.

W zdalnym zespole: musisz to przezwyciężyć.

Kanał fuckups to ułatwia.

Przede wszystkim dlatego, że pocieszeniem jest widzieć błędy ludzi na otwartej przestrzeni. I to pocieszające widzieć, że nikt się nad nimi nie rozwodzi.
Nikt cię nie potępia. Nie zostajesz „zgłoszony”, „zawieszony” lub „w tarapatach”.
Zwykle po prostu dostajesz emotikony.

(I trochę więcej sassu ze slackbota)

#all_humblebrag:

A potem mamy kanał na coś przeciwnego!

Tutaj chwalimy się sobie:

Chwalimy się dla firmy:

I chwalimy się sobą.

Gify, tacos i serca są udostępniane.

I szczerze, to po prostu miłe, gratulacyjne miejsce na spotkanie. Za każdym razem, gdy widzę nowe powiadomienia z tego kanału — jestem zachwycony. I jestem bardzo dumny z niektórych rzeczy, które osiągnęli moi współpracownicy.

Każda firma powinna mieć taką przestrzeń.

A ty?

Zapytaj siebie…

• Jak możemy zautomatyzować po ludzku? Uważnie? Co możemy „wbudować”, co pokazuje „zwracam uwagę”.
• Co reprezentuje nasza firma? Jak możemy to wzmocnić w sposobie komunikowania się?
• Jak przypominamy sobie o pozytywnych opiniach? A jak zachęcamy się do przyznania się do błędów?
• Gdzie jest nasza przestrzeń do rozmów jako ludzie – nie tylko jako współpracownicy?

ASANA

Przez kilka pierwszych tygodni w firmie Convert prawie każda odpowiedź na każde pytanie brzmiała: Asana.

• Hej, czy mogę uzyskać dostęp do WordPressa? Zapytaj Diego w Asanie.
• Gdzie znajdę posty na blogu w edycji? Kanał treści w Asanie.
• Która strona miała kopię, którą chciałeś, żebym przejrzał? Przypisałem to tobie w Asanie.
• Co muszę zrobić przed spotkaniem? *wzdychanie zirytowane* Po prostu sprawdź Asanę, dobrze?

Jeśli nie znasz Asany, jest to oprogramowanie do zarządzania projektami. Blokami budulcowymi są tablice, projekty i zadania. Sednem wszystkich tych rzeczy jest to, że możesz robić notatki z rzeczami do zrobienia — przypisywać je do osób, wyznaczać terminy, zostawiać komentarze, ulubione zadania, organizować je tematycznie i dostawać. twój. akt. razem.

Używamy Asany do niemal każdego zadania, które zajmuje więcej niż minutę. Jeśli powiesz mi, żebym zrobił coś w Slacku — będę szczery, zapomnę o tym. Jeśli umieścisz to w Asanie — zobaczę wielki brzydki czerwony termin porodu wpatrujący się we mnie i zacznę się ruszać.

Piątkowe aktualizacje:

Więc w każdy piątek Asana daje mi to małe przypomnienie:

To robi kilka rzeczy.

1. To sprawia, że ​​mój mózg zaczyna mówić: „O Boże. Co ZROBIŁEM w tym tygodniu? Jestem wtedy zmuszony do zastanowienia się — czasem z dumą, czasem z paniką — i szczerze ocenić, jakie poczyniłem postępy.
2. Przypomina mi to, że nie pracuję w odosobnieniu. Że ludzie polegają na tym, że wiedzą, jak idą moje projekty. I prawdopodobnie powinienem, wiesz, informować o nich.

Piątkowe aktualizacje są miłe, ponieważ są dostępne publicznie. Możesz zasubskrybować, aby zobaczyć aktualizacje od każdego. I prawie każdy może zobaczyć aktualizacje dla Ciebie. To miła, ogólnofirmowa, 10-sekundowa odpowiedź na pytanie: „Jak minął Twój tydzień?”

Ale poza tym tworzą kulturę odpowiedzialności – nie tylko publicznie, ale i osobiście. Zmuszają cię do świętowania własnych postępów i stawiania czoła własnym przeszkodom.

Pozwalają ci spojrzeć wstecz na to, co osiągnąłeś lub co zajęło ci zbyt dużo czasu.

Notatki ze spotkania:

Jeśli chcę zobaczyć, na co się zdecydowaliśmy, na jakimkolwiek spotkaniu, w dowolnym momencie sięgającym do zarania dziejów — mogę to znaleźć w Asanie.

A przez „świt czasu” mam na myśli „9 miesięcy temu, kiedy zaczęliśmy ten cały system”.

Mimo to — cotygodniowa struktura, agendy i notatki — wszystko żyje całkiem ładnie i można je śledzić w ustalonym projekcie Asana.

Zgodnie z naszym modelem Holakracji — mamy ustandaryzowane spotkania „Taktyczne” i „Governance”. Jeśli znasz Holakrację — wiesz, że jest bardzo ustrukturyzowana. Jest runda odprawy, są listy kontrolne, są metryki. Trzeba ustalić plan. I jest to wszystko w odpowiedniej kolejności, aby spotkanie przebiegło sprawnie.

To dużo do śledzenia. Na szczęście Asana robi to mniej więcej za nas.

A ty?

Zapytaj siebie…

Gdzie jest twoja przestrzeń „bez bzdur, skończ gówno”? Jak tego używasz, aby utrzymać się w zadaniu?

Co utrzymuje Twoje spotkania na właściwym torze? A kto robi notatki ze spotkania? Gdzie oni żyją? Czy są łatwo dostępne?

GŁOSAMI I TWARZAMI

Więc nie jesteśmy w tym samym miejscu – i nie wszystkie gify wysłane przez luz mogą to zrekompensować.

Ale czujemy, że jesteśmy już całkiem blisko, kiedy znajdujemy czas na rozmowę.

Spędziłem dużo czasu pracując zdalnie. Zauważyłem jedną rzecz, że robimy inaczej? Ludzie mają włączone kamery internetowe, chyba że jakość ich Internetu jest wyjątkowo zła. Jeśli wpadniesz na któreś z naszych spotkań, zobaczysz ludzi w przestrzeniach coworkingowych, w samochodach, kawiarniach lub z ich pokładów. Odebrałem telefon z namiotu. Widoczność jest ważniejsza niż formalność.

Inne rzeczy, które robimy inaczej, to…

Połączenia od kumpli:

Pełne ujawnienie: nigdy nie wykonałem poprawnie połączenia z kumplem.

Ponieważ zawsze mijałem czas.

Okazuje się, że twoi współpracownicy są ciekawi. Rozmowy z kolegami to nasza wyznaczona, obowiązkowa, raz w miesiącu szansa na rozmowę o wszystkim poza pracą. W rezultacie wiem teraz coś o pociągach przez wiejskie tereny Kanady, wystroju wnętrz dla osób niepełnosprawnych i herbacie. Ale co ważniejsze, wiem, kim są moi koledzy i na czym im zależy.

Połączenia z kolegami są częściej zwiększane dla nowych członków. W ten sposób lepiej i szybciej poznasz zespół — i poczujesz się bardziej komfortowo zadając pytania. Stanowią również dobrą praktykę dla sztuki poruszania się po strefach czasowych i uczenia się, jak sprawić, by Twój kalendarz dobrze współpracował z innymi”.

Zwycięstwa i nieszczęścia:

Co tydzień mamy 30-minutowe spotkanie na hangoutach o nazwie „Podziel się zwycięstwami i nieszczęściami” (który, wiem, nie jest najbardziej kreatywnym tytułem). Działa mniej więcej jako kanał „humble_brag/fuckups” w prawdziwym życiu. Albo jak rozmowa z kolegami z całego zespołu. Zasadniczo siedzimy i mówimy jeden po drugim: co poszło nam dobrze w tym tygodniu, a co poszło źle.

Czasami.

Czasami po prostu rozmawiamy o różnych rzeczach.

W tym samym duchu, co nasze kanały: jest to przestrzeń, w której ludzie dzielą się pracą lub życiem. Ale najważniejsze jest to, że możesz zobaczyć, jak ludzie wczuwają się w empatię i reagują na twoje wygrane i przegrane w mniej więcej „prawdziwym życiu”.

A ty?

Zapytaj siebie…

• Co możemy zrobić, aby mój zdalny zespół czuł się mniej odizolowany?
• Czy dostrzegamy wartość poświęcenia kilku godzin pracy na przerwę w pracy?

Więc jaki jest wielki pomysł?

Więc to było dużo.

Wiele narzędzi, procesów i zasad.

Ale szczerze — narzędzia i procesy są zupełnie nieistotne.

W firmie Convert te rzeczy działają tylko dlatego, że z nimi pracujemy.

Slackbot mówiący Ci „ma nadzieję, że czujesz się lepiej” czułby się dość kiepsko, gdyby Twoi współpracownicy również się nie włączyli. #Watercooler działa, ponieważ się dzielimy. Asana działa, ponieważ wysłaliśmy „polubienia” i jest wystarczająco przejrzysta, aby przekazywać aktualizacje.

Narzędzia są tak dobre, jak zespoły, które ich używają. Ale kiedy masz świetny zespół, używając świetnych narzędzi — wtedy naprawdę możesz coś zbudować.