Komunikacja, współpraca, koordynacja: 3 C kierujące skutecznymi zespołami wielofunkcyjnymi

Zbudowanie produktu nowej generacji wymaga wielu różnych umiejętności, perspektyw i wiedzy specjalistycznej.

Wiele firm polega na silnych, międzyfunkcyjnych relacjach zespołowych, aby zbudować produkt, który zapewnia prawdziwą wartość ich klientom. Interkom nie jest wyjątkiem.

Czym jest zespół wielofunkcyjny?

Sformułowanie „cross-functional” jest najczęściej używane do opisania zespołu składającego się z osób o różnych funkcjach lub umiejętnościach.

Na przykład w firmie Intercom nasze zespoły produktowe obejmują projektantów, programistów i menedżerów produktu, które są unikalnymi rolami pracującymi razem. Lub możesz usłyszeć termin używany, gdy zespoły z różnych części firmy współpracują ze sobą nad dużym projektem, takim jak uruchomienie nowego produktu lub wydania.

Sformułowanie „cross-functional” jest najczęściej używane do opisania zespołu składającego się z osób o różnych funkcjach lub umiejętnościach.

„Aby organizacje były naprawdę skuteczne, każdy zespół musi uważać się za cały czas działający międzyfunkcyjnie, a nie tylko w oparciu o projekt po projekcie”

W obu tych sytuacjach kierownik programu lub produktu przejmuje inicjatywę, działając jako swego rodzaju dyrygent, upewniając się, że wszystkie instrumenty są w harmonii i upewniając się, że wszyscy znają swoją rolę, czas i cel.

Ale co, gdy nie ma dużego projektu ani celu, nad którym można by pracować, ani dyrygenta, który mógłby wywołać melodię? W większości zespoły i funkcje wracają do pracy w izolacji, przerywanej doraźnymi czatami na Slacku, e-mailami, spotkaniami przy kawie i dziwnymi prezentacjami w całej firmie.

Możliwa jest jednak na co dzień praca bardziej cross-funkcjonalna.

Rzeczywistość jest taka, że ​​aby organizacje były naprawdę skuteczne, każdy zespół musi uważać się za cały czas działający międzyfunkcyjnie, a nie tylko w oparciu o projekt po projekcie. Wymaga to kompleksowych ram do rozważenia, w jaki sposób zespoły współdziałają ze sobą – boleśnie przekonaliśmy się, jak ważne jest to.

Dlaczego międzyfunkcyjna praca zespołowa jest dla nas ważna

Jako zespół Product Education tworzymy dokumentację pomocową, filmy, webinaria i komunikaty, aby edukować naszych klientów. Oznacza to ścisłą współpracę z prawie każdym zespołem w naszej firmie, od zespołów produktowych przez obsługę klienta po zespoły sprzedaży.

Duża część naszej pracy opiera się w dużej mierze na informacjach z innych funkcji, a jej sukces zależy od udostępniania i wykorzystywania przez inne zespoły treści, które tworzymy – dobre praktyki międzyfunkcyjne są niezbędne.

Skupienie się na codziennej, wielofunkcyjnej doskonałości ma trzy uniwersalne korzyści:

1. Zwiększa wydajność Twojej pracy , uniemożliwiając odizolowanym współpracownikom pracę nad tymi samymi rzeczami, pracę nad niewłaściwymi rzeczami lub pracę z nieaktualnymi informacjami.
2. Pomaga rozwiązywać lub unikać problemów , ponieważ albo mamy potrzebne informacje, albo dokładnie wiemy, gdzie je znaleźć.
3. Pomaga nam podejmować lepsze decyzje , uwzględniając szerszy kontekst priorytetów, planów i problemów innych zespołów.

Kiedy załamują się praktyki międzyfunkcyjne, skutkuje to rozbieżnością, różnymi interpretacjami i mieszanymi wynikami. Jak więc zbudować wspaniałe codzienne praktyki dla swojego wielofunkcyjnego zespołu?

Trzy C wielozadaniowej pracy zespołowej

Praca z wieloma zespołami jednocześnie może rozciągnąć Cię do granic możliwości. W zespole Product Education potrzebowaliśmy sposobu na poruszanie się – i łagodzenie – gorączkowych okresów wysokiej aktywności międzyfunkcyjnej. W tych okresach dziesiątki ruchomych części muszą zostać połączone w krótki czas.

Aby wynegocjować te wymagające okresy, opracowaliśmy podstawowe ramy, które pomogą nam uzyskać wgląd w i ostatecznie skalować sposób, w jaki pracujemy z innymi zespołami. Jednak szybko zdaliśmy sobie sprawę, że te zasady mogą być szeroko stosowane we wszystkich pracach wielozadaniowych – nie tylko w ruchliwych okresach.

Aby stworzyć framework, podzieliliśmy działania cross-funkcjonalne na trzy powiązane działania:

• Komunikacja : zespoły muszą być w stanie skutecznie rozmawiać, zadawać pytania, udzielać odpowiedzi, zapewniać kontekst i udzielać sobie nawzajem wskazówek.
• Współpraca : zespoły potrzebują uzgodnionych metod i wspólnych narzędzi do pracy nad wspólnymi zadaniami.
• Koordynacja : Zespoły potrzebują widoczności postępów i kierunku innych.

Każde z tych działań jest integralną częścią efektywnej, międzyfunkcyjnej pracy zespołowej. Oczywiście komunikacja, współpraca i koordynacja nie są całkowicie odrębnymi działaniami, ale ujęcie pracy w ten sposób zapewni przejrzystość i pomoże zrozumieć oraz usprawnić procesy z innymi zespołami.

Ulepszanie Twojej wielofunkcyjnej gry

Aby określić, co Twój zespół robi, a czego nie, sporządź listę wszystkich sposobów, w jakie obecnie pracujesz z innymi zespołami, i do którego z trzech C należy każde działanie. Oto kilka przykładów, jak odróżnić te działania:

• Komunikacja: spotkania, prezentacje, e-maile i wiadomości.
• Współpraca: Tworzenie treści z innymi zespołami lub wspólna praca nad projektami grupowymi.
• Koordynacja: bieżące procesy między zespołami, takie jak śledzenie błędów za pośrednictwem repozytorium GitHub lub aktualizowanie tablicy Trello, która śledzi postęp projektu.

Mapując te procesy, będziesz w stanie zwizualizować, ile pracujesz z innymi zespołami, z którymi zespołami pracujesz najczęściej i jakie rodzaje pracy wykonujesz z każdym zespołem.

„Określenie aktualnych praktyk cross-funkcjonalnych pozwala zacząć tworzyć najlepsze pomysły”

Zaczniesz także znajdować powiązania – i luki – w sposobie pracy z innymi zespołami oraz dostrzegać sposoby na ulepszenie swoich procesów.

Przedstawienie aktualnych praktyk międzyfunkcyjnych pozwala zacząć tworzyć najlepsze pomysły. Kiedy zbierasz pomysły, powinieneś zebrać je do komunikacji, współpracy i koordynacji, aby lepiej zobaczyć ich wpływ.

Prawdopodobnie będziesz mieć wiele pomysłów, więc skróć listę, zidentyfikuj najlepsze i podziel je na dwie sekcje – duży wpływ i szybkie wygrane. Choć chciałbyś zrealizować każdy przyzwoity pomysł, bądź realistą. Niech każdy członek zespołu wybierze jeden lub dwa pomysły na duży wpływ i szybkie wygrane.

Po przeprowadzeniu sesji pomysłów przekonasz się, że istnieją jasne i proste sposoby na podniesienie swoich możliwości międzyfunkcyjnych – korzyści, jakie uzyskasz z prowadzenia tych sesji, będą 10-krotnie krótsze.

Twój zespół może oddalić się od normalnych zadań wykonywanych z tygodnia na tydzień, uchwycić całościowy obraz zespołu i stworzyć nowe sposoby pracy, które mogą przynieść korzyści całej organizacji, zarówno natychmiast, jak i na dłuższą metę.

Jeśli masz problemy z rozpoczęciem pracy, oto kilka ważnych pomysłów na różne funkcje:

• Utwórz dokument „Jak pracować z naszym zespołem” . Przyniesie to wiele korzyści — oprócz pomocy innym zespołom w pomyślnej współpracy z Tobą i zrozumieniu Twoich procesów, stanie się również cennymi zasobami dla nowych pracowników Twojego zespołu ( komunikacja ).
• Prowadź sesje międzyzespołowe na określone tematy . Pozwól swoim różnym zespołom prowadzić sesje udostępniania informacji, aby mogły współpracować i kształcić się nawzajem ( współpraca ).
• Utwórz raport zespołowy dla innych zespołów . Jest to prosty sposób na poprawę widoczności Twojej pracy przez inne zespoły ( koordynacja ).
• Jeśli Twój zespół otrzymuje wiele wniosków ad hoc, sformalizuj proces składania wniosków . Pozwoli to lepiej zorganizować i uszeregować wnioski otrzymywane od innych zespołów ( koordynacja ).

Po przeprowadzeniu sesji pomysłów przekonasz się, że istnieją jasne i łatwe sposoby na radykalne podniesienie swoich wielofunkcyjnych możliwości. Wartość, jaką możesz uzyskać z uruchamiania sesji, będzie 10 razy dłuższa niż ich uruchomienie. Twój zespół może oddalić się od normalnych zadań z tygodnia na tydzień, uchwycić całościowy obraz zespołu i stworzyć nowe sposoby pracy, które mogą przynieść korzyści całej organizacji, zarówno natychmiast, jak i na dłuższą metę.

Zmierz się ze status quo

Tworzenie wspaniałych procesów międzyfunkcjonalnych to droga dwukierunkowa – aby zapewnić ciągły wpływ, Twoje wysiłki muszą zostać odwzajemnione przez wszystkie zespoły, z którymi pracujesz. Oczywiście możesz kontrolować tylko to, co robi Twój zespół. Jeśli jednak zaczniesz od przyjrzenia się własnej pracy i poszukujesz nowych sposobów komunikacji, współpracy i koordynacji, możesz ułatwić innym zespołom współpracę z Tobą i na odwrót. Z czasem zwiększysz również ogólny wpływ swojego zespołu na firmę.

Miej krytyczne oko na swoje procesy międzyfunkcyjne – nie rób rzeczy tylko dlatego, że tak robiono wcześniej. Przełam schematy, wypróbuj nowe rzeczy i rzuć wyzwanie status quo. Możesz znaleźć nowe sposoby na usprawnienie współpracy zespołów. Jeśli uda Ci się ustanowić nowe, funkcjonalne praktyki, inne zespoły podążą za Tobą.