Zgodność SMS – 10 wskazówek dotyczących poruszania się po zgodności wiadomości tekstowych

Dzięki współczynnikowi otwarć bliskiemu 100%, wiadomości tekstowe są potężnym narzędziem marketingowym, zapewniającym dyskretny, ale bezpośredni i skuteczny sposób przekazywania wiadomości obecnym i potencjalnym klientom.
Aby móc w pełni skorzystać z tego rozwiązania, należy unikać skakania bez patrzenia, rozumiejąc odpowiednie przepisy i regulacje mające na celu ochronę wszystkich klientów.

W tym artykule znajdziesz proste wyjaśnienie zgodności SMS-ów, jej znaczenia i organów, które ją nadzorują.

Więc bądź na bieżąco i czytaj dalej.

Wyjaśnienie zgodności wiadomości tekstowych

Zgodność SMS to przestrzeganie zestawu praw i przepisów, których firmy muszą przestrzegać, wysyłając wiadomości tekstowe do konsumentów. Zasady te mają na celu ochronę klientów przed niechcianymi wiadomościami i spamem. Pojęcie zgodności obejmuje również akceptowalną treść, częstotliwość wysyłania wiadomości oraz ich format.

Dlaczego zgodność SMS jest ważna dla firm?

Zgodność z przepisami dotyczącymi wiadomości tekstowych ma kluczowe znaczenie dla firm, ponieważ pomaga utrzymywać relacje i budować zaufanie klientów, unikając wysyłania im niechcianych i niechcianych wiadomości tekstowych. W ten sposób organizacje mogą mieć pewność, że wysyłają wiadomości tylko do klientów, którzy chcą je otrzymywać i czytać.

Ponadto zgodność z przepisami dotyczącymi wiadomości tekstowych pozwala firmom uniknąć komplikacji prawnych i procesów sądowych. Złożona sieć praw i przepisów reguluje marketing SMS. Nieprzestrzeganie tych przepisów może mieć konsekwencje prawne dla firmy. To ostatnie z kolei może być kosztowne i szkodzić reputacji firmy. Tak więc zapewnienie zgodności chroni firmy przed stratami finansowymi w postaci grzywien i kar oraz zapewnia im nienaganny wizerunek marki.

Przegląd głównych przepisów ustawowych i wykonawczych

Różne przepisy dotyczące wiadomości tekstowych mają wspólne podstawowe pojęcia, takie jak konieczność wcześniejszego uzyskania zgody i zapewnienie opcji rezygnacji. Istnieją jednak niewielkie różnice, a rozpoznanie ich może pomóc w dostosowaniu podejścia do marketingu SMS-owego w różnych lokalizacjach na całym świecie.

• Ustawa o ochronie konsumentów telefonicznych (TCPA)
• Ustawa CAN-SPAM
• Ustawa o spamie z 2003 r. w Australii
• Przepisy dotyczące prywatności i komunikacji elektronicznej (PECR) w Wielkiej Brytanii
• Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) w Europie
• Stowarzyszenie Przemysłu Telekomunikacji Komórkowej (CTIA)

10 wskazówek, jak zapewnić zgodność SMS-ów

Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami, aby uniknąć konsekwencji prawnych, finansowych i związanych z reputacją.

1. Uzyskaj odpowiednią zgodę

Przed wysłaniem promocyjnych wiadomości tekstowych uzyskaj wyraźną pisemną zgodę od wszystkich kontaktów biorących udział w procesie wyrażania zgody , w tym osób ręcznie zaimportowanych na platformę dostawcy usługi SMS. Używaj jasnego i prostego języka, aby wyjaśnić zgodę, aby klienci zrozumieli, na co się zgadzają. Nieuzyskanie odpowiedniej zgody narusza TCPA i może skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla biznesu.

2. Wyślij odpowiednią wiadomość potwierdzającą

Bez względu na to, w jaki sposób pozyskałeś numer telefonu kontaktu, Twoja pierwsza wiadomość powinna potwierdzać zgodę klienta na otrzymywanie wiadomości SMS. Zamieść ważne informacje, takie jak:

• Tożsamość Twojej firmy
• Częstotliwość wiadomości, które planujesz wysłać
• Uwaga: mogą obowiązywać stawki za wiadomości i dane
• Jasne instrukcje, jak zrezygnować z otrzymywania wiadomości w przyszłości

Celem jest pokazanie, że przestrzegasz regulaminu SMS, zapobieganie potencjalnym nieporozumieniom lub reklamacjom oraz budowanie zaufania u odbiorcy.

3. Zapewnij mechanizmy rezygnacji

Wszystkie marketingowe wiadomości SMS powinny zawierać łatwy do zlokalizowania i śledzenia mechanizm rezygnacji, który umożliwia klientom natychmiastowe anulowanie subskrypcji. Może to być prosta odpowiedź ze słowem „STOP”, „WYJDŹ” lub „Zrezygnuj”, jak pokazano w poniższym przykładzie.

Wysyłając SMS-a o treści „STOP”, subskrybenci mogą w każdej chwili zrezygnować z subskrypcji Twoich list. Inną opcją umożliwiającą łatwą rezygnację jest upewnienie się, że każdy wysyłany tekst marketingowy zawiera link do strony docelowej z formularzem rezygnacji.

4. Zachowaj ostrożność podczas importowania kontaktów

Przed zaimportowaniem jakiejkolwiek listy abonentów upewnij się, że każda osoba na liście dobrowolnie podała swój numer telefonu i wyraziła zgodę na otrzymywanie wiadomości. Wymóg uzyskania wyraźnej pisemnej zgody od kontaktów nie ogranicza się do nowych kontaktów, ale dotyczy wszystkich kontaktów, w tym kontaktów zaimportowanych do listy subskrybentów.

Jest to ważne, aby zachować zgodność z SMS-ami i uniknąć nieoczekiwanych naruszeń, które mogą skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla Twojej firmy. Dołożenie należytej staranności w uzyskaniu odpowiedniej zgody od każdego kontaktu na liście jest niezbędnym krokiem w zakresie zgodności wiadomości tekstowych i może pomóc firmom w budowaniu zaufania wśród odbiorców.

5. Postępuj zgodnie z wytycznymi dotyczącymi treści wiadomości

CTIA ustanowiła zestaw zasad dotyczących treści o nazwie SHAFT, który oznacza seks, nienawiść, alkohol, broń palną i tytoń. Unikaj umieszczania treści związanych z tymi tematami w wiadomościach SMS, ponieważ może to zostać uznane za naruszenie wytycznych dotyczących zgodności SMS. Może to dodatkowo skutkować konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla Twojej firmy. CTIA poważnie traktuje naruszenia SHAFT i może nałożyć na firmę natychmiastowy zakaz wysyłania takich wiadomości.

Istnieją jednak pewne wyjątki od tej reguły. Na przykład, jeśli prowadzisz bar, powinna istnieć możliwość wysyłania wiadomości promocyjnych o promocjach happy hour. W takich przypadkach należy użyć specjalnie dostarczonego zweryfikowanego bezpłatnego lub zarejestrowanego numeru lokalnego. Ponadto musisz ustawić bramkę wiekową, która uniemożliwia osobom poniżej 21 roku życia zapisywanie się na teksty. Inną dobrą praktyczną zasadą jest unikanie spamu w SMS-ach.

6. Prowadź dokładne zapisy

Firmy powinny prowadzić dokładne rejestry zgód klientów i próśb o rezygnację oraz inne istotne dane, takie jak treść wiadomości, czas wysłania i status doręczenia. Może to pomóc firmom wykazać zgodność i odpowiedzieć na wszelkie skargi lub zapytania.

7. Chroń się dzięki jasnym warunkom

Jako właściciel firmy ochrona siebie i swoich klientów jest najwyższym priorytetem. Aby to zrobić, upewnij się, że Twoi subskrybenci wyraźnie rozumieją i akceptują Twoje warunki. Dlatego upewnij się, że warunki są łatwe do znalezienia w Twojej witrynie i napisane prostym językiem. Dodatkowo rozważ śledzenie przewijania, aby Twoi klienci musieli przeczytać cały dokument przed wyrażeniem zgody na jego warunki. Powiadom także swoich klientów natychmiast, jeśli zmienią się jakiekolwiek warunki.
Na koniec wymuś akceptację za pomocą pola wyboru, aby kliknąć przed kontynuowaniem. Podejmując te proste kroki, możesz pomóc chronić swoją firmę i klientów przed wszelkimi potencjalnymi sporami prawnymi, które mogą pojawić się w przyszłości.

8. Zapewnij prywatność i bezpieczeństwo danych

Zapewnienie bezpieczeństwa i prywatności danych klientów jest Twoim najwyższym priorytetem, ponieważ jest to niezbędny krok do uniknięcia problemów ze zgodnością. Obejmuje to korzystanie z bezpiecznych i zaszyfrowanych platform do przesyłania wiadomości, ochronę danych klientów przed nieautoryzowanym dostępem oraz utrzymywanie aktualnych protokołów i praktyk bezpieczeństwa.

9. Szkol swoich pracowników

Zespoły, które zostały lepiej przeszkolone w zakresie wymagań prawnych dotyczących marketingu SMS-owego, popełniają znacznie mniej błędów i mogą uchronić firmy przed poważnymi komplikacjami wynikającymi z nieprzestrzegania przepisów. Główne obszary, w których należy edukować personel, obejmują uzyskiwanie zgody, wysyłanie wiadomości potwierdzających i obsługę próśb o rezygnację. Pracownicy powinni być również przeszkoleni w zakresie ochrony danych klientów i prowadzenia dokładnych rejestrów.

10. Monitoruj i przeglądaj zgodność

Wreszcie, regularnie monitoruj i sprawdzaj zgodność z przepisami dotyczącymi marketingu SMS-owego. Może to obejmować okresowe audyty zapisów i procesów oraz bieżące monitorowanie treści wiadomości i statusu dostarczenia. Regularny przegląd może pomóc zidentyfikować i rozwiązać problemy ze zgodnością, zanim staną się problemami.

Wniosek: zachowaj zgodność z SMS-ami, aby zaoszczędzić pieniądze, czas i reputację

Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów mogą być poważne, w tym procesy sądowe, grzywny i uszczerbek na reputacji. Aby zapewnić zgodność z odpowiednimi przepisami i regulacjami, firmy muszą uzyskać odpowiednią zgodę, zapewnić mechanizmy rezygnacji, zachować ostrożność podczas importowania kontaktów, postępować zgodnie z wytycznymi dotyczącymi treści, prowadzić dokładną dokumentację, chronić prywatność i bezpieczeństwo danych oraz zapewnić jasne warunki.

Pamiętaj, że poszanowanie prywatności innych osób jest niezbędne do budowania zaufania i długotrwałych relacji z klientami. Przejrzyście informując o tym, jak wykorzystujesz ich dane i przestrzegając przepisów dotyczących marketingu SMS-owego, pokażesz swoim klientom, że cenisz ich prywatność i zobowiązujesz się do zapewnienia im wspaniałych wrażeń.