Jak zbudować legalny stos technologiczny, który zapewni Twojej firmie przewagę konkurencyjną?

Skorzystaj z tego przewodnika, aby zawęzić zakres wyszukiwania legalnego oprogramowania i udoskonalić funkcje, których najbardziej potrzebuje Twoja firma.

Technologia w zawodzie prawniczym może pomóc Twojej firmie stać się bardziej produktywną, wydajną i dokładną wersją samej siebie.

Aby wykorzystać potencjał, jaki oferuje legalna technologia, musisz wiedzieć, jakiej kombinacji narzędzi cyfrowych Twoja firma potrzebuje, aby zbudować stos technologii prawnych, który katapultuje Cię przed konkurencją i sprawia, że ​​Twoja firma działa jak dobrze naoliwiona maszyna.

Według American Bar Association w 2020 roku 52% firm prawniczych miało dostęp do oprogramowania do zarządzania praktykami, a liczba ta wzrosła o 1% w przypadku mniejszych firm zatrudniających od dwóch do dziewięciu prawników. Ale oprogramowanie do zarządzania praktyką to tylko jeden rodzaj oprogramowania, który może pasować do stosu technologii prawnych Twojej firmy.

Świat legalnej technologii jest ogromny, więc skąd wiesz, od czego zacząć? Jeśli zmagasz się ze znalezieniem legalnych platform technicznych dla swojej firmy, nie jesteś sam: 30% działów prawnych twierdzi, że wybór i przyjęcie technologii prawnych pozostaje ich największą słabością podczas trwającej pandemii, zgodnie z raportem Gartner 2020 State of the the Benchmarking funkcji prawnych (pełne badanie dostępne dla klientów).

Aby zacząć budować swój stos technologii prawnych, musisz ocenić wielkość swojej firmy, bieżące procesy i wszelkie nadchodzące trendy, gdy pandemia wydaje się słabnąć, co może wpłynąć na wybrane narzędzia cyfrowe, takie jak całkowite zdalne działanie.

Tutaj porozmawiamy o składnikach stosu technologii prawnych, dzięki czemu będziesz wiedział, jak włączyć technologię, która spełnia wszystkie potrzeby Twojej praktyki prawniczej.

Oceń bieżące procesy w Twojej kancelarii

Nie możesz zbudować skutecznego stosu technologii prawnych bez uprzedniego zrozumienia, czego potrzebują Twoje zespoły.

Jednym ze sposobów identyfikacji wąskich gardeł byłoby sprawdzenie, gdzie dany proces zaczyna zwalniać. Na przykład, gdy członkowie zespołu planują swój proces, czy jest krok wymagający klastra karteczek samoprzylepnych? Jeśli tak, może to oznaczać możliwość zautomatyzowanego lub bardziej usprawnionego przepływu pracy.

3 podstawowe elementy silnego stosu technologii prawnych

Kiedy zaczynasz kupować legalną technologię, możesz poczuć się przytłoczony: istnieje wiele platform i typów oprogramowania.

Aby jednak zbudować kompleksowy stos technologii prawnych, nie musisz inwestować w każdy rodzaj technologii dostępnej dla sektora prawniczego — musisz tylko upewnić się, że obejmuje on swoje główne podstawy.

Twój stos technologii prawnych powinien obejmować trzy podstawowe obszary prawne: zarządzanie sprawami, zarządzanie praktyką i zarządzanie klientami.

1. Zarządzanie sprawami

Sprawy są obliczem Twojej firmy: Twoja firma prawnicza zależy od zdolności zespołu do zarządzania (i wygrywania) spraw, a oprogramowanie może pomóc. Technologia zarządzania sprawami ma różne formy, w tym narzędzia, które służą jako catchall, obsługujące wiele potrzeb jednocześnie, a może potrzebujesz bardziej skoncentrowanego rozwiązania, jeśli chcesz wypełnić luki pozostawione przez obecne oprogramowanie.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania sprawami prawnymi?

Oprogramowanie do zarządzania sprawami prawnymi pomaga prawnikom, asystentom prawnym i prawnikom zarządzać przepływem pracy, notatkami i codziennymi operacjami, takimi jak rozliczenia i fakturowanie, zarządzanie kalendarzem i śledzenie wydatków. Narzędzia te często oferują wiele funkcji usprawniających procesy i komunikację między kancelariami a ich klientami.

Korzyści z oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi

• Dobrze zorganizowane kalendarze bez błędów planowania
• Ochrona danych
• Automatyczne rozliczanie
• Zarządzanie dokumentami
• Portal klienta

Kiedy inwestować w oprogramowanie do zarządzania sprawami prawnymi?

Firmy prawnicze, które potrzebują narzędzia typu catchall do wykonywania wielu różnych funkcji związanych z zarządzaniem sprawami i powiązanymi zadaniami administracyjnymi, powinny rozważyć zainwestowanie w oprogramowanie do zarządzania sprawami prawnymi.

Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z oprogramowania do zarządzania sprawami i szukasz czegoś bardziej przyjaznego dla budżetu, rozważ zapoznanie się z opcjami bezpłatnego oprogramowania do zarządzania sprawami prawnymi typu open source.

Zapoznaj się z naszym przewodnikiem dla kupujących oprogramowanie do zarządzania sprawami prawnymi, aby uzyskać więcej wskazówek.

Zarządzaj zadaniami, aktualizacjami i wiadomościami e-mail powiązanymi ze sprawami w FileVine ( Źródło )

Co to jest oprogramowanie do badań prawnych?

Oprogramowanie do badań prawnych pomaga prawnikom, asystentom prawnym i innym specjalistom prawa w gromadzeniu wyroków sądowych, przepisów, regulacji i szczegółów spraw. Pomaga również prawnikom w orzekaniu, reprezentowaniu klientów i udzielaniu porad prawnych.

Korzyści z oprogramowania do badań prawnych

• Szybki dostęp do szczegółowej wiedzy legislacyjnej
• Organizuj sprawy elektronicznie
• Agreguj dane z wielu źródeł
• Twórz wykresy i wykresy w celu wizualizacji danych
• Śledź czas badań poświęcony na zadania w celu łatwego rozliczania

Kiedy inwestować w oprogramowanie do badań prawnych?

Oprogramowanie do badań prawnych może pomóc w zarządzaniu badaniami związanymi ze sprawami. Korzystając z tych narzędzi, Twój zespół może szybciej uzyskać dostęp do orzeczeń sądowych i przepisów. Zainwestuj w to oprogramowanie, jeśli chcesz zaoszczędzić czas prawnikom i asystentom prawnym podczas badania przeszłych spraw, które mogą dać precedens w ich bieżących sprawach.

Zapoznaj się z naszym przewodnikiem dla kupujących badania prawne, aby uzyskać więcej informacji.

Szukaj aktów prawnych według słowa kluczowego lub przesyłając plik .pdf, .doc lub .txt w CARA Casetext ( źródło )

2. Praktykuj zarządzanie

Zarządzanie praktyką odnosi się do elementów, dzięki którym praktyka działa efektywnie. Mogą to być zakulisowe zadania administracyjne lub skierowane do klienta. Podobnie jak w przypadku zarządzania sprawami, istnieją platformy, które służą wielu celom, a inne są bardziej skoncentrowane na pojedynczym aspekcie zarządzania praktyką.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania praktyką prawniczą?

Oprogramowanie do zarządzania praktyką prawniczą pomaga prawnikom zarządzać sprawami, przepływami pracy front-office i back-office, przyjmowaniem klientów i innymi operacjami prawnymi, takimi jak zarządzanie dokumentami, zadaniami i kalendarzami prawnymi. Platformy te mogą również bezpiecznie przechowywać informacje za pośrednictwem chmury prywatnej.

Korzyści płynące z oprogramowania do zarządzania praktyką prawniczą

• Rejestruj wszystkie informacje związane ze sprawą w jednym miejscu
• Koordynuj między prawnikami i asystentami prawnymi
• Rozliczenia i fakturowanie
• Zarządzanie sprawami prawnymi
• Zarzadzanie sprawą

Kiedy inwestować w oprogramowanie do zarządzania praktyką prawniczą?

Oprogramowanie do zarządzania praktyką prawniczą i oprogramowanie do zarządzania sprawami sądowymi nakładają się na siebie. Jeśli masz jeden, możesz nie potrzebować drugiego. Jeśli masz już oprogramowanie do zarządzania sprawami, zrób spis tego, co robi Twój obecny system i znajdź bardziej ukierunkowane rozwiązania, aby wypełnić luki.

Zapoznaj się z naszym przewodnikiem dla kupujących oprogramowanie do zarządzania praktyką prawniczą, aby uzyskać więcej informacji.

Mobilny widok funkcji kalendarza prawnego Clio ( źródło )

Co to jest legalne oprogramowanie rozliczeniowe?

Oprogramowanie do rozliczeń prawnych umożliwia praktykom prawnym zarządzanie i wysyłanie faktur elektronicznych do klientów oraz śledzenie rozliczanych godzin pracy prawników.

Korzyści z legalnego oprogramowania rozliczeniowego

• Obniża koszty fakturowania poprzez cyfryzację procesu
• Śledzenie czasu
• Śledzi zaangażowania i działania klientów

Kiedy inwestować w legalne oprogramowanie rozliczeniowe?

Platformy typu „wszystko w jednym”, takie jak narzędzia do zarządzania sprawami prawnymi i narzędziami do zarządzania praktykami prawniczymi, zwykle są już wyposażone w funkcje rozliczeń prawnych. Jeśli jednak masz mniejszą firmę, która może nie potrzebować lub nie ma budżetu na oprogramowanie do zarządzania praktyką prawniczą, możesz zamiast tego wybrać bardziej szczegółowe oprogramowanie do rozliczeń prawnych.

Zapoznaj się z naszym przewodnikiem dla kupujących rozliczenia prawne, aby uzyskać więcej informacji.

Wprowadź wpisy dotyczące rozliczanych godzin w TimeSolv Legal Billing ( źródło )

Co to jest oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi?

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi pozwala organizować, przechowywać i uzyskiwać dostęp do dokumentów prawnych w formie cyfrowej. Platformy te oferują funkcje skanowania, obrazowania i scalania, które ułatwiają wyszukiwanie, znajdowanie i udostępnianie dokumentów. Umożliwia również firmom i firmom ustawienie kontroli dostępu, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do poufnych materiałów.

Korzyści z oprogramowania do zarządzania dokumentami prawnymi

• Chroń krytyczne i wrażliwe dane przed nieautoryzowanym dostępem
• Spędzaj mniej czasu na śledzeniu plików
• Bezpieczne udostępnianie plików
• Dostęp zdalny
• Użyj optycznego rozpoznawania znaków (OCR) do digitalizacji odręcznych dokumentów

Kiedy inwestować w oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi?

Jeśli nie masz obecnie platformy oferującej zarządzanie dokumentami, zainwestuj w taką, aby wypełnić tę lukę. Bezpieczeństwo danych jest ważniejsze niż kiedykolwiek — jedno naruszenie danych może wpłynąć na Twoją reputację jako firmy. Platformy do zarządzania dokumentami prawnymi zapewniają bezpieczne udostępnianie i przechowywanie plików, nawet wśród pracowników zdalnych.

Skorzystaj z naszego przewodnika dla kupujących oprogramowanie do zarządzania dokumentami prawnymi, aby ułatwić wyszukiwanie.

Znajdź umowy, a także organizuj informacje i raporty w ContractSafe ( Źródło )

3. Zarządzanie klientem

Kancelarie prawnicze służą swoim klientom, a jeśli coś pójdzie nie tak, Twoja firma ryzykuje zniszczenie swojej reputacji. Chcesz mieć pewność, że Twoja kancelaria dobrze zarządza swoją praktyką, terminowo i dokładnie wystawia rachunki oraz dba o bezpieczeństwo informacji o kliencie.

Jakie są możliwości zarządzania klientami w legalnym oprogramowaniu?

Nie istnieje rozwiązanie do zarządzania klientami przeznaczone specjalnie dla osób z branży prawniczej. Zamiast tego jest zwykle zawarty w oprogramowaniu do zarządzania sprawami prawnymi lub oprogramowaniu do zarządzania praktykami prawniczymi. Szukając rozwiązania, upewnij się, że Twoje opcje mają funkcje zarządzania klientami, których potrzebuje Twoja firma.

Zarządzanie klientem odnosi się do przyjmowania klientów i komunikacji klient-firma.

Korzyści z możliwości zarządzania klientami legalnego oprogramowania

• Portale klientów, które zapewniają portal samoobsługowy dla klientów, aby uzyskać dostęp do ich danych i współpracować z Twoją firmą
• Dokładne rozliczenia
• Bezpieczna komunikacja i udostępnianie plików

Kiedy inwestować w oprogramowanie z funkcjami zarządzania klientami?

Jeśli Twoje obecne rozwiązanie nie ma obecnie możliwości zarządzania klientami, może być konieczne znalezienie rozwiązania skoncentrowanego na zarządzaniu klientami, aby wypełnić lukę. Większość legalnych rozwiązań programowych ma już różne stopnie funkcjonalności zarządzania klientami. Kupując oprogramowanie, pamiętaj, jakie funkcje zarządzania klientami chcesz oferować w ramach rozwiązania.

Wysyłanie SMS-ów w czasie rzeczywistym z klientami w oprogramowaniu Law Ruler Software ( źródło )

Jak te narzędzia współpracują ze sobą?

Narzędzia w Twoim stosie technologii prawnych powinny integrować się ze sobą za pomocą wbudowanych integracji lub platform innych firm. Technologia w branży prawniczej jest zwykle „wszystko w jednym”, co oznacza, że ​​jedno rozwiązanie może zaspokoić wiele potrzeb biznesowych, takich jak zarządzanie sprawami, zarządzanie klientami, zarządzanie dokumentami, kalendarze i fakturowanie.

Chociaż legalne rozwiązania programowe służą wielu celom, nie wszystkie mogą oferować te same funkcje: dowiedz się, czego Twoja firma potrzebuje na podstawie jej stosu technologicznego.

Uwagi końcowe przy eksploracji technologii w zawodzie prawniczym

Teraz, gdy już wiesz, na których obszarach się skoncentrować, następnym zadaniem jest sporządzenie spisu potrzeb Twojej firmy i rozpoczęcie badania opcji. Oto kilka dodatkowych pytań, które należy rozważyć, zanim zainwestujesz w legalną technologię.

• Jak nowa technologia będzie współdziałać z technologią, z której już korzystamy? Być może korzystasz już z platformy księgowej lub do zarządzania relacjami z klientami (CRM) i chcesz nadal z niej korzystać. Zanim zainwestujesz w nową platformę, dowiedz się, jak może zintegrować się z narzędziami, z których już korzystasz.
• W jaki sposób platforma zapewnia bezpieczeństwo informacji? Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest naruszenie danych w Twojej firmie. Upewnij się, że wszystkie dane, dokumenty i poufne informacje klientów są bezpieczne na wszystkich platformach, z których korzystasz i których używasz. Dowiedz się, w jaki sposób system zapewnia bezpieczeństwo informacji i pamiętaj, aby regularnie szkolić pracowników w zakresie najlepszych praktyk w zakresie bezpieczeństwa danych.
• Z czego korzystają inni prawnicy? Nie zapomnij wykorzystać recenzji podczas wyszukiwania oprogramowania. Dowiedz się, z czego korzystają inni prawnicy, napotkali wyzwania oraz jakie rozwiązania najlepiej odpowiadają ich potrzebom i dlaczego. Robiąc to, upewnij się, że skupiasz się na recenzjach firm, które są podobne do Twojej pod względem wielkości, aby uzyskać najlepsze wyniki.

Uwaga: aplikacje, o których mowa w tym artykule, nie stanowią rekomendacji ani rekomendacji.