Kompletny przewodnik po pisaniu oficjalnych dokumentów technicznych

Jak wynika z Raportu preferencji treści 2022, 55% respondentów wskazało, że białe księgi to najcenniejsza treść dla kupujących na najwcześniejszych etapach procesu zakupowego. Ponieważ zakupy technologii B2B stają się coraz dłuższe i bardziej złożone, decydenci bardziej niż kiedykolwiek polegają na treściach dostarczających im faktów i badań, a nie na reklamach.

Dzisiejsza biała księga techniczna balansuje na granicy rozpowszechniania informacji i marketingu, pełniąc funkcję narzędzia edukacyjnego i generowania leadów dla firm technologicznych. Dokument techniczny nie jest arkuszem danych ani narzędziem reklamowym Twojego produktu. To długa treść napisana w celu przedstawienia potencjalnym klientom historii o problemie branżowym i rozwiązaniu.

Oficjalna księga techniczna to coś więcej niż tylko studium przypadku czy lista funkcji i korzyści. Biała księga pomaga firmom budować autorytet i wiarygodność wśród docelowych odbiorców oraz zilustrować ich wiedzę specjalistyczną. W tym miejscu przygotowaliśmy obszerny przewodnik techniczny, który zawiera wszystko, co musisz wiedzieć o tej potężnej technice marketingowej.

Co to jest biała księga techniczna?

Powszechnie stosowana definicja białej księgi technicznej to dokument, który ma na celu wyjaśnienie problemu biznesowego i technologiczne rozwiązanie tego problemu. Ten typ białej księgi, będący przede wszystkim narzędziem marketingu B2B, ma na celu uspójnienie czasami skomplikowanych pomysłów panujących w świecie zaawansowanych technologii z myślą o osobach, które nie są ekspertami w tej dziedzinie.

Dobrze napisana biała księga przemawia do osób, których zadaniem jest znalezienie rozwiązań, a także do decydentów, którzy trzymają sznurki portfela. Biała księga, będąca treścią od początku do środka lejka, pełni funkcję generatora leadów i zabezpieczenia pozyskiwania potencjalnych klientów.

Biała księga techniczna nie obejmuje:

• Oferta sprzedażowa
• Lista funkcji
• Wyjaśnienie działania Twojego produktu
• Poradnik, jak zastąpić obecne rozwiązanie potencjalnego klienta własnym

Pomyśl o białej księdze technicznej jak o minipodręczniku poświęconym konkretnemu problemowi biznesowemu i jednemu lub kilku sposobom jego rozwiązania. Na koniec możesz przedstawić pomysł, że Twój produkt jest jednym z rozwiązań.

Jak długa powinna być biała księga?

Biała księga biznesowa to narzędzie umożliwiające głębsze zgłębienie preferowanego tematu. Chcesz, aby był wystarczająco długi, aby pomieścić wszystkie najcenniejsze informacje z badań w białej księdze, ale nie na tyle długi, aby ludzie nie chcieli go przeczytać do końca.

Twoja biała księga powinna mieć średnio od 2500 do 5000 słów. Białe księgi mają charakter bardziej edukacyjny, więc Twoje wnioski będą poparte badaniami i faktami potwierdzającymi, co może zwiększyć liczbę słów. Jeśli szczegółowo opisujesz skomplikowany proces lub produkt, dokument techniczny będzie prawdopodobnie dłuższy.

Przed napisaniem białej księgi określ grupę docelową. Jeśli piszesz dla dyrektorów, trzymaj artykuł krótszą stroną i staraj się przedstawić skomplikowane informacje w prostszy sposób. Ogólnie rzecz biorąc, dyrektorzy czytający Twoją pracę mogą być zajęci i wolą przeglądać gazetę.

Twoja praca może być dłuższa, jeśli piszesz dla odbiorców technicznych. Staraj się ograniczyć do maksymalnie 15 stron.

Kiedy piszesz na interesujący temat, który wzbudził Twoją pasję, możesz uwzględnić każdy szczegół swojego badania. Jeśli Twoja biała księga przekracza 15 stron, rozważ podzielenie jej na konkretne tematy. Dla każdego kluczowego problemu napisz oddzielny artykuł.

Korzyści z oficjalnych dokumentów technicznych

W najlepszym przypadku biała księga techniczna ustanawia przemyślane przywództwo i autorytet Twojej firmy w branży. Opracowując białą księgę, nie tylko stwarzasz możliwość uzyskania informacji o potencjalnym kliencie, który może kontynuować działania, ale także udostępniasz treść do udostępniania zespołom zakupowym oraz jako źródło wyjaśniania problemów i rozwiązań nietechnicznym członkom zespołu .

Główną zaletą oferowania białej księgi technicznej jest to, że odbiorcy sami wybierają. Jest mało prawdopodobne, aby osoba niezainteresowana pobrała Twoją gazetę, więc możesz mieć pewność, że informacje, które uzyskasz, pochodzą od osób zmotywowanych do zakupu. Mając to na uwadze, niezwykle ważne jest kierowanie reklam do właściwych odbiorców. Nie twórz białej księgi, która będzie atrakcyjna dla wszystkich. Zawęź listę do swojego idealnego klienta.

Ponieważ białe księgi stały się popularnym narzędziem marketingowym, wielu potencjalnych klientów jest na tyle bystrych, że rozumie, że będziesz gromadzić ich informacje. Nie jest to jednak czas na twardą sprzedaż. Wykorzystaj dane do pielęgnowania leadów i pozwól kupującym prowadzić podróż we własnym tempie.

Jak napisać białą księgę techniczną

Typowy format białej księgi technicznej ma długość od sześciu do 12 stron, łącznie z okładką. Jest mało prawdopodobne, aby cokolwiek krótszego przekazało wystarczająco odpowiednich informacji. Wszystko dłuższe może przytłoczyć czytelnika.

Jeśli Twoja biała księga przekracza granicę dwunastu stron, może być konieczne podzielenie tematu na mniejsze części i opracowanie dla każdej z nich osobnego dokumentu.

Zacznij tworzyć konspekt białej księgi technicznej, wiedząc, co powinna ona zawierać, korzystając z tego podstawowego szablonu, który będzie przewodnikiem podczas pisania.

1. Utwórz stronę tytułową

Pierwsza strona białej księgi to strona tytułowa. Zawiera tytuł w atrakcyjnej oprawie, podtytuł oraz nazwę i logo Twojej firmy. Jeśli druga strona sponsoruje białą księgę wraz z Tobą, ta nazwa i logo również powinny się pojawić.

2. Napisz wprowadzenie/streszczenie/streszczenie wykonawcze

Treść opracowania technicznego rozpoczyna się na drugiej stronie wprowadzeniem, streszczeniem lub streszczeniem tematu.

Twoje wprowadzenie powinno składać się z jednego akapitu i zawierać:

• Krótkie podsumowanie celu artykułu
• Krótkie wyjaśnienie problemu
• Przegląd potencjalnych rozwiązań

Niech ta sekcja będzie krótka. Wprowadzenie ma na celu zachęcenie potencjalnych klientów do przeczytania więcej. Chcesz, żeby posmakowali tego, co jest w środku. Potraktuj to jako zwiastun reszty historii.

3. Wyjaśnij problem biznesowy

Biała księga techniczna opisuje problem biznesowy i jego rozwiązanie. Wyrażając problem biznesowy, dajesz potencjalnym klientom znać, że rozumiesz ich działalność i branżę.

Przedstaw problem biznesowy w dwóch lub trzech akapitach. Aby informacje były czytelne, używaj krótkich akapitów i zwięzłego języka. Pamiętaj, aby podać podstawowe informacje, takie jak źródło problemu lub jego wpływ na firmę.

W tej sekcji pokaż wpływ, jaki problem ma na firmę, podając utratę produktywności, przychody, marnotrawstwo i inne wskaźniki biznesowe. Nie bój się zagłębiać w szczegóły, ale staraj się unikać branżowego i technicznego żargonu. Artykuł ten musi przemawiać do czytelników o różnym poziomie wiedzy technicznej.

4. Zilustruj projekt produktu

Nie skupiając się wyłącznie na produkcie, pokaż, jak można zaprojektować nową technologię lub proces, aby rozwiązać problem biznesowy. Omów ogólnie, jak działa produkt, a następnie zacznij stosować go do zilustrowanego problemu biznesowego.

5. Przedstaw rozwiązanie

W tej sekcji dokumentacja techniczna zawiera rozwiązanie problemu, ale nie należy przywiązywać zbyt dużej wagi do produktu z góry. Zamiast tego rozłóż problem na części i pokaż, jak można go rozwiązać za pomocą odpowiednich narzędzi biznesowych.

Nie zamieniając tego w ofertę sprzedażową, możesz podać trochę szczegółów na temat działania rozwiązania. Wspomnij, dlaczego Twoja firma opracowała produkt. Zastosuj swój produkt do problemu w formie studium przypadku lub stwórz wizualizację tego, jak Twoja oferta oszczędza czas lub zwiększa produktywność.

Następnie zacznij wyjaśniać swój konkretny produkt i to, w jaki sposób działa lepiej lub inaczej niż inne rozwiązania. Dołącz informację o zwiększonych przychodach i oczekiwanym ROI.

6. Napisz wnioski i wezwanie do działania

Wniosek jest taki, że zawijasz wszystko w zgrabną kokardkę.

Twój wniosek powinien:

• Krótko opisz problem biznesowy
• Podsumuj, w jaki sposób Twój produkt rozwiązuje problem
• Wezwij do działania, aby poprowadzić potencjalnego klienta do następnego kroku na ścieżce kupującego

Twoje opracowanie techniczne nie powinno istnieć w próżni. Opracuj wszystko, czego potrzebujesz, aby pielęgnować leada od góry lejka do dołu. Być może Twoim następnym krokiem będzie sekwencja wiadomości e-mail, która w dalszym ciągu będzie dostarczać małych fragmentów wiedzy o branży, oferuje dane kontaktowe lub po prostu pokazuje, że drzwi są otwarte, gdy potencjalny klient jest gotowy.

Skomplikowane produkty techniczne nigdy nie były przeznaczone do sprzedaży w drodze rozmów telefonicznych i prawie nigdy nie będzie możliwe sfinalizowanie takiej sprzedaży po jednym skoku. Sprytni marketerzy i sprzedawcy rozumieją, że edukowanie potencjalnych klientów, dostarczanie informacji bez namawiania do sprzedaży i umożliwienie dotarcia do klienta wymaga czasu.

Leady, które do Ciebie przychodzą, to zmotywowani kupujący, którzy z większym prawdopodobieństwem zakończą się sprzedażą, a także satysfakcjonującą, długoterminową relację, w której możliwa jest przyszła sprzedaż.

Podobnie jak wprowadzenie, zakończenie powinno być krótkie. Ogranicz się do krótkiego podsumowania białej księgi. We wstępie i podsumowaniu powinna znaleźć się tylko jedna trzecia treści.

Jakie treści należy uwzględnić w białej księdze technicznej?

Istnieje kilka sposobów, aby wesprzeć swoją historię i skutecznie pomóc w opracowaniu białej księgi, w tym:

• Statystyka
• Studium przypadku
• cytaty
• Linki i źródła dalszych informacji

Statystyka

Poprzyj swoje ustalenia statystykami, aby uprościć prezentację problemu/rozwiązania. Statystyki pochodzące z szanowanych źródeł zapewniają autorytet i obiektywność dyskusji. Analitycy branżowi, niezależne organizacje, agencje rządowe i eksperci w tej dziedzinie są doskonałymi źródłami statystyk.

Zawsze podawaj źródło swoich informacji, aby zwiększyć swój autorytet i uniknąć problemów z prawami autorskimi.

Studium przypadku

Wykorzystaj studia przypadków, aby zilustrować, w jaki sposób Twój produkt lub rozwiązanie pomogło innemu klientowi. Studia przypadków to łatwo przyswajalne historie o tym, jak i dlaczego Twoje rozwiązanie jest niezbędne i przydatne. Są bardziej przekonujące niż sama lista statystyk lub instrukcji.

cytaty

Cytaty wpływowych osobistości z branży i liderów opinii dodają ludzki głos do Twojej białej księgi. Możesz także podać cytaty od kierownictwa swojej firmy.

Zasoby

Na koniec podaj listę przydatnych linków lub źródeł, aby czytelnicy mogli sięgnąć głębiej, jeśli chcą. Niektóre z nich mogą być zasobami wykorzystanymi do celów statystycznych lub studiów przypadków. Innymi mogą być linki do stron branżowych lub handlowych, książek o branży i artykułów prasowych.

4 wskazówki dotyczące opracowywania oficjalnych dokumentów technicznych

Najważniejsza wskazówka jest taka, że ​​opracowania technicznego nie należy stosować jako taktyki sprzedaży bezpośredniej. Budujesz świadomość, a nie sprzedajesz, więc bądź subtelny i przemyślany podczas procesu rozwoju.

1. Znajdź swój cel

Przed pierwszą wersją roboczą określ cel swojej białej księgi. Omów koncepcję z kluczowymi interesariuszami w Twojej firmie. Aby zawęzić tematy, spójrz na analizę danych i trendy w branży badawczej. Zapytaj sprzedawców mających kontakt z klientem o pytania, jakie otrzymują podczas rozmów z potencjalnymi klientami. Użyj narzędzia do generowania tematów.

2. Skutecznie komunikować temat

Kiedy już określisz swój cel, musisz skutecznie przekazać go wszystkim zaangażowanym. Jeśli masz kilku interesariuszy i ekspertów w danej dziedzinie, utwórz streszczenie, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją cel i temat artykułu. Teraz jest czas, aby każdy mógł wyrazić swój sprzeciw lub poprosić o zmiany.

3. Pisząc, bądź metodyczny

Weź kawałek białego papieru na raz. To złożony projekt, więc podziel go na części. Odrób swoją pracę domową, zanim zasiądziesz do pisania, ponieważ im więcej czasu spędzasz na planowaniu i przygotowaniach, tym szybciej powstaje dokument.

Nie dąż też do perfekcji za pierwszym razem. Wybierz wystarczająco dobry efekt i wygładź nierówności w przyszłych szkicach. Twórz bloki nieprzerwanego czasu, aby skupić się na pisaniu i eliminuj czynniki rozpraszające, które mogą powodować błędy i spowalniać pracę.

4. Dokładnie przejrzyj

Poproś o opinię na temat swoich wersji roboczych. Czy treść ma sens? Czy język jest odpowiedni? Czy używasz zbyt dużo żargonu lub zbyt wielu akronimów?

Kiedy zbliżysz się do ostatecznej wersji roboczej, pamiętaj o sprawdzeniu także każdej linijki. Nic tak nie odstrasza potencjalnych klientów jak treść pełna błędów.

Kilka innych przydatnych wskazówek, o których warto pamiętać:

• Poznaj swoich odbiorców: przyjrzyj się osobom kupującym i opracuj artykuł, aby odpowiedzieć na konkretne pytania. Kim są decydenci i inni kluczowi interesariusze w firmie potencjalnego klienta?
• Zachowaj zwięzłość: nie przeciążaj artykułu historią ani inną treścią. Użyj tylko tyle, aby nadać kontekst i ustawić scenę.
• Bądź szczery: przedstawianie uczciwych i przydatnych informacji jest skuteczniejsze niż hiperbola w przyciąganiu potencjalnych klientów na dalszą ścieżkę.

Jak rozpowszechniać i promować białą księgę techniczną

Biuletyny marketingowe polegają na kierowaniu ich do właściwych odbiorców. Wykorzystaj w tym celu wszystkie dostępne kanały w ramach swojej strategii dystrybucji treści.

• Umieść go na swojej stronie internetowej, za stroną docelową
• Zaoferuj to w e-mailu w ramach kampanii opiekuńczej
• Promuj go za pośrednictwem swojej strony w mediach społecznościowych
• Zaoferuj to za pośrednictwem witryny strony trzeciej
• Zmień jego fragmenty na posty na blogu i zachęć ludzi do przeczytania całego artykułu
• Dodaj go do części zasobów swojej witryny
• Wyświetlaj reklamy na swoim blogu i w mediach społecznościowych
• Opublikuj temat swojego oficjalnego dokumentu na LinkedIn i dołącz link do pełnego dokumentu
• Oznacz osoby wpływowe w swoich postach i zachęć je do udostępniania

Po opublikowaniu białej księgi zmierz odpowiednie wskaźniki. Jeśli nie mierzysz, nie możesz określić efektywności. Mierz według kanału, aby dowiedzieć się, czy jesteś we właściwym miejscu, i zbierz dane o osobach, które pobrały Twoją białą księgę. Spraw, aby ludzie wypełnili formularz, zanim będą mogli pobrać oficjalny dokument, aby ułatwić rejestrowanie potencjalnych potencjalnych klientów.

Proś o informacje i twórz wezwania do działania (CTA), które pomogą Ci popchnąć potencjalnych klientów na dalszą drogę, zgodnie z ich miejscem na ścieżce.

Wideo nadal jest popularną formą marketingu treści – 78% marketerów treści twierdzi, że treści wideo zapewniają im wyższy zwrot z inwestycji. Przyciągnij szerszą publiczność, nagrywając filmy towarzyszące do białej księgi.

Twórz krótsze filmy przedstawiające najważniejsze wnioski z białej księgi. Możesz też przygotować pełną wersję wideo oficjalnego dokumentu i zaoferować go jako alternatywę do pobrania lub zakupu w Twojej witrynie.

Na koniec, gdy już zaczniesz promować swoją białą księgę, zaoferuj zespołowi sprzedaży jednostronicowe streszczenie. Dzięki temu, jeśli pojawi się to podczas prezentacji sprzedażowej, Twój zespół będzie w stanie odpowiedzieć na pytania lub wskazać potencjalnemu klientowi właściwy kierunek.

Zostań autorytetem dzięki naszym usługom w zakresie pisania białych ksiąg

Oficjalne dokumenty techniczne to potężne narzędzia marketingowe umożliwiające zaprezentowanie produktu, wiedzy branżowej i wiarygodności. Dobrze napisana biała księga generuje odpowiednich potencjalnych klientów do pielęgnowania i buduje listę potencjalnych klientów i klientów.

Przedstaw trudny problem biznesowy, omów rozwiązania, a następnie pokaż, w jaki sposób Twój produkt spełnia te potrzeby biznesowe. Daj potencjalnym nabywcom to, czego potrzebują, aby wesprzeć swój wybór przed innymi zainteresowanymi stronami. Pozwalając, aby lead doszedł do Ciebie, zwiększasz swoje szanse na konwersję leada w klienta.

Jeśli masz świetny pomysł na białą księgę i masz ograniczony czas na jej napisanie, Compose.ly może Ci pomóc. Skorzystaj z naszych usług w zakresie pisania oficjalnych dokumentów, aby uzyskać profesjonalną, dobrze udokumentowaną białą księgę, która podkreśli Twoją wiedzę specjalistyczną, jednocześnie promując Twój produkt lub usługę jako najlepsze rozwiązanie. Zamów próbkę już dziś.