12 wskazówek, jak budować i ulepszać zarządzanie czasem zespołu

Chociaż istnieją setki artykułów i publikacji na temat zarządzania czasem, wiele z nich dotyczy jednostki. I chociaż możemy poprawić sposób, w jaki sami śledzimy czas, niekoniecznie oznacza to, że poradzimy sobie równie dobrze, gdy będziemy musieli śledzić czas jako zespół. Wymaga to nieco innego nastawienia i podejścia.

Aby pomóc Ci dowiedzieć się, jak śledzić i zarządzać czasem w zespole lub jeśli po prostu chcesz się poprawić, oto kilka wskazówek, które pomogą Ci zacząć.

Dlaczego zarządzanie czasem jest ważne w zespole?

Najpierw powinniśmy krótko omówić, w jaki sposób właściwe zarządzanie zespołem pomaga w ogólnym przepływie pracy i relacjach między zespołami.

Zmniejsza stres

Eksperci często ostrzegają, że złe zarządzanie czasem w rzeczywistości prowadzi do stresu. I nie chodzi tylko o niedotrzymanie terminów lub pracę w nadgodzinach.

Kiedy ludzie źle zarządzają swoim czasem i nie są w stanie ustalić priorytetów swoich zadań, nieuchronnie prowadzi to do poczucia przytłoczenia. Przytłoczenie powoduje nerwowość, strach przed utratą ważnych informacji lub zadań, podsłuchiwanie lub błędne odczytywanie sytuacji itp. Razem mogą sprawić, że mózg osoby przejdzie w „tryb paniki” i albo popełni błędy, albo załamie się pod presją.

A w zespole różni ludzie będą różnie reagować na stres spowodowany złym zarządzaniem czasem. Może to wywołać konflikt między drużynami, ponieważ osoba A może oskarżyć osobę B o zbytnie rozluźnienie, a osoba B może oskarżyć osobę A o bycie zbyt neurotyczną.

Tak więc dobre zarządzanie czasem na poziomie zespołu może znacznie poprawić dynamikę zespołu i złagodzić część stresu związanego z pracą, z którym mają do czynienia na co dzień.

Utrzymuje wszystkich na bieżąco

Przejrzystość to ogromny problem nawet dzisiaj. Nawet przy wszystkich aplikacjach i usługach zaprojektowanych, aby pomóc nam śledzić, co wszyscy robią w danym momencie, nadal jesteśmy w większości w ciemności, jeśli chodzi o część pracy naszych współpracowników. A komunikacja dotycząca postępów w realizacji zadań ma kluczowe znaczenie dla zdrowia zespołu i oczywiście samego projektu.

Jedną z korzyści wyrobienia nawyku zarządzania czasem w zespole jest zwiększenie przejrzystości. Kiedy wszyscy śledzą, nad czym pracują i co jest na talerzu ich współpracowników, ustalanie priorytetów staje się łatwiejsze. Mniej szturchania i szturchania na czacie grupowym w celu zgłaszania postępów i na pewno mniej spotkań.

Informuje wszystkich, jak idzie projekt

Gdy zespół zacznie wspólnie śledzić swój czas, w miarę upływu czasu możesz zacząć widzieć jaśniejszy obraz. Łatwiej jest śledzić postępy w realizacji projektu, a dodatkowo eliminuje konieczność dopytywania się, jak wszystko idzie. Dużo łatwiej jest tworzyć raporty i prowadzić spotkania.

Członkowie zespołu zaczną mieć pojęcie o tym, jak zarządzanie czasem przekłada się na cały projekt. Ich współpracownicy również będą mogli to zobaczyć i rozwiązać wszelkie problemy w odpowiednim czasie.

Poprawia współpracę

Ludzie są bardziej skłonni pomagać sobie nawzajem, gdy są na tej samej przysłowiowej łodzi. Kiedy zespół śledzi swój czas i uczy się, jak nim wspólnie zarządzać, jest bardziej prawdopodobne, że dzielą się wskazówkami i wzmacniają się nawzajem, gdy zdarzają się błędy.

Dopóki tworzysz zdrowe środowisko do nauki, Twój zespół stanie się o wiele lepszy dzięki zarządzaniu czasem nauki.

Jak usprawnić zarządzanie czasem w miejscu pracy

1. Śledź czas, aby zobaczyć, gdzie jesteś

Możesz zacząć ulepszać zarządzanie czasem swojego zespołu, nakłaniając go do indywidualnego śledzenia czasu. Każdy powinien zacząć odpowiadać za swój własny czas, zanim będzie mógł naprawdę przyczynić się do zarządzania czasem całego zespołu.

Na przykład w Clockify – aplikacji do zarządzania czasem dla zespołów, kierownik zespołu może konfigurować projekty i ważne kamienie milowe dla jego postępu. Od tego momentu, gdy każdy członek zespołu śledzi czas spędzony na zadaniach, które mają wpływ na każdy kamień milowy, licznik czasu będzie to odzwierciedlał.

Aby zobaczyć, jak Clockify może dokonać dobrze udokumentowanego postępu projektu, możesz przejść tutaj. Wchodzi w krok po kroku konfigurację obszaru roboczego, projektu i raportu postępu zespołu, jeśli chodzi o zarządzanie czasem.

Wskazane jest również śledzenie czasu przez około dwa tygodnie lub nawet miesiąc, aby dowiedzieć się o nawykach śledzenia czasu przez zespół i jak spędzają czas. Jest to również jedyny sposób na uzyskanie bardziej szczegółowych informacji o tym, jak każdy członek woli zarządzać swoim czasem i jak odzwierciedla to cały zespół. Na podstawie zebranych danych możesz zacząć wprowadzać zmiany i ulepszenia.

2. Zrób przegląd obciążenia

W drugim kroku dobrze jest zapoznać się z tym, co każdy członek zespołu musi zrobić w ramach swojego opisu stanowiska. Ile mają służebnych zadań, które z nich są ich największą inwestycją czasową, a które zabierają im najmniej czasu. Dodatkowe zadania, które obejmują obciążenie pracą, ale często są pomijane:

• udzielanie informacji zwrotnej,
• szkolenie nowych pracowników,
• robienie prezentacji,
• organizowanie spotkań,
• komunikacja z klientem,
• wysyłanie e-maili itp.

Zacznij od przycięcia najpierw tłuszczu w tych obszarach. Jeśli zarówno Ty, jak i pracownik zauważycie, że pewne nieistotne zadania zajmują więcej czasu niż to konieczne, po prostu je wyłącz.

Weźmy na przykład spotkania.

Często będziesz uczestniczyć w spotkaniach, których temat nie dotyczy co najmniej jednej trzeciej obecnych osób. Ich czas i energia są marnowane na słuchanie danych i rozmów, które ich nie dotyczą. To samo dotyczy łańcuchów e-mailowych lub dyskusji na czacie.

Wreszcie, chociaż współpraca jest zaletą zespołów o wysokiej wydajności, zwracaj uwagę na członków zespołu, którzy zaczynają wykonywać więcej pracy innych osób. Jeśli spędzają cały dzień na gaszeniu małych pożarów, a potem wykonują swoją pracę w godzinach nadliczbowych, występuje duża nierównowaga w obciążeniu pracą i należy się tym zająć jak najszybciej.

3. Porozmawiaj ze swoim zespołem

Kontynuując poprzedni punkt, im więcej rozmawiasz z zespołem, tym łatwiej będzie określić, na jakie aspekty zarządzania czasem musisz się przyjrzeć. Oto kilka rzeczy, na których należy się skupić:

• Sprawdź, jakie są ich zwykłe zadania i jakie części ich pracy mogą być żmudne i obciążające;
• Zapytaj ich, kiedy czują się najbardziej/najmniej produktywni;
• Porozmawiaj o rozpraszaniu uwagi i określ najczęstsze dla zespołu;
• Wymyśl strategie, które pasują do ich przepływu pracy i podejścia;
• Spotykaj się z nimi od czasu do czasu, aby zapytać, jak zmieniło się ich zarządzanie czasem, lub przeprowadzaj comiesięczne ankiety;
• Pozwól członkom zespołu podejść do zarządzania czasem w sposób analityczny, bez mikrozarządzania – dopóki kontrolują swoje postępy w nauce, wyniki będą znacznie lepsze.

Ponieważ zespoły różnią się w zależności od działu, ich obawy i irytacja biurowych zwierząt będą się różnić. Ważne jest, aby znaleźć wspólną płaszczyznę i dać im do zrozumienia, że ​​będą odgrywać aktywną rolę w nauce lepszego zarządzania czasem. Nie tylko otrzymasz pouczające materiały informacyjne od HR, które nieuchronnie włożą do szuflady biurka i o tym zapomną.

4. Nie skupiaj się tylko na zarządzaniu czasem pracy

Innym przydatnym sposobem na wyszkolenie lepszego zarządzania czasem w zespole jest włączenie zarządzania czasem osobistym. Niech zespół wie, że doskonalenie nawyków w pracy to dobra praktyka, która może być przydatna w życiu osobistym.

Trener produktywności Matt East przedstawił najłatwiejszy sposób na przekonanie ludzi o korzyściach płynących z zarządzania czasem i skierowanie ich na ścieżkę doskonalenia. Uważa, że ​​udzielenie odpowiedzi na zaledwie dziesięć pytań może skłonić ludzi do zastanowienia się nad tym, w jaki sposób ustalają priorytety swojego czasu i zadań . Jeśli masz taką możliwość, zrób ulotkę z tymi pytaniami i niech zespół przemyśli je przez dzień lub dwa. Następnie przedyskutuj ich odpowiedzi, aby lepiej zrozumieć nawzajem priorytety i jak możecie spotkać się w połowie, jeśli chodzi o zarządzanie czasem jako zespół.

1. Gdybym mógł dziś osiągnąć jedną rzecz, co by to było?
2. Jaka byłaby druga najważniejsza rzecz?
3. Jaka byłaby trzecia najważniejsza rzecz?
4. Co pozostaje do zrobienia po tych trzech rzeczach?
5. Jakie zadania mogę delegować innym?
6. Jakie są inne zadania, nad którymi pracują inni i które wymagają mojej uwagi?
7. Jakie działanie dzisiaj zbliży mnie do moich celów?
8. Jaka jest jedna rzecz, którą mógłbym ukończyć, a która sprawi, że poczuję się produktywna i szczęśliwa pod koniec dnia?
9. Jak zmniejszę dzisiaj poziom stresu?
10. Które relacje w moim życiu potrzebują dziś najwięcej mojej energii? (związek w pracy, rodzina, przyjaciele, romantyczny partner itp.)

Podczas gdy niektóre pytania są dość proste, inne nie. Dają raczej dobry wgląd w to, jak ludzie zużywają energię, co z kolei wpływa na ich relacje z czasem i ustalanie priorytetów. Kiedy ktoś spędza cały poranek kłócąc się ze swoją drugą połówką, prawdopodobnie będzie zbyt wyczerpany, aby skupić się na współpracy ze współpracownikami.

Umiejętność wykorzystania energii emocjonalnej pomaga również w zarządzaniu czasem.

5. Powstrzymaj się od żmudnych zadań

Jeśli to w ogóle możliwe, postaraj się wyeliminować żmudne zadania.

W dawnej firmie, w której pracowałem, istniał zwyczaj przydzielania dwóm młodszym członkom zespołu do robienia notatek podczas spotkania. Potem mieliśmy porównać te notatki i napisać jeden raport do rozdania wszystkim, którzy byli na spotkaniu. Jak nam wyjaśniono, miało to zapewnić, że wszystkie informacje zostały uwzględnione.

Udało się jednak podwoić pracę – porównywaliśmy notatki, potem współpracownik wysyłał mi swoje wypunktowania, ja dodawałem to, czego brakowało (lub odwrotnie), a potem formatowałem i wysyłałem wszystkim.

Dopiero po godzinie mogliśmy kontynuować naszą normalną pracę.

Oboje bylibyśmy zajęci zadaniem, które mogłaby wykonać jedna osoba, z dodatkowymi niepotrzebnymi czynnościami.

Tak więc, jeśli chodzi o zadania takie jak pisanie raportów, robienie notatek, segregowanie, badanie, ankietowanie i inne – jeśli nie możesz tego wyeliminować, uprość. Tyle, ile możesz, tak często, jak możesz. Ponieważ im dłużej pracownicy są zajęci służalczymi, nieważnymi zadaniami, tym dłużej są z dala od tego, co naprawdę powinni robić.

6. Innowacje

W artykule z Harvard Business Review , na temat zarządzania zbiorowym czasem, autor Leslie Perlow przedstawił wnikliwy pomysł na innowacje za pomocą technik zarządzania czasem. Opowiedziała o sprawdzonych praktykach wielu firm, które oferowały czas wolny, aby zobaczyć, jak wpłynie to na postęp projektu i ogólny przepływ pracy.

W firmach, w których panowała „zawsze włączona” kultura zgiełku, pracownicy cenili sobie wolną noc, aby się naładować i poświęcić trochę czasu na życie osobiste. Pomógł ludziom odstresować się.

Firmy z zespołami, które mają tendencję do terminowego dostarczania zadań z niewielkim problemem, odbierały ten czas jako nagrodę za ciężką pracę. W ich przypadku postrzegali to jako uznanie dla ich wysiłków.

A w przypadku firm, których zespoły były przytłoczone spotkaniami, rozproszeniami między zespołami (i zewnętrznymi), pracownicy mogli spędzić sam czas poza tętniącym życiem biurem. Łatwiej im było zakończyć zadania lub nadrobić zaległości.

Nowość polegająca na wprowadzeniu wolnego popołudnia lub poranka w ciągu dnia tygodnia może być korzystna zarówno dla pracowników, jak i menedżerów. Zespoły mogą nauczyć się, jak lepiej współpracować, a także zarządzać czasem w tych przerwach. Możesz zrobić to samo, na przykład oferując wcześniejsze zakończenie dnia pracy w piątek, aby zwiększyć produktywność, która zwykle spada przed weekendem. Lub w środę, która przypada w środku tygodnia i zwykle wydaje się, że jest to najdłuższy dzień.

7. Podnoś świadomość terminów

Nikt nie lubi terminów. To jest fakt.

Kiedy jednak o tym myślimy, wszyscy jesteśmy w porządku z terminami w momencie ich wyznaczenia. Istnieje poczucie, że nadal mamy wszystko pod kontrolą i możemy to zrobić. Moment, w którym zaczynamy nienawidzić terminów, jest wtedy, gdy nieuchronnie się zbliżają, a my nie zrobiliśmy większości tego, co zaplanowaliśmy.

Można więc śmiało powiedzieć, że nasz stosunek do terminów zależy od tego, jak bardzo jesteśmy ich świadomi.

To, co możesz zrobić, aby pomóc swojemu zespołowi lepiej zarządzać swoimi priorytetami, to ciągłe, widoczne przypomnienie o postępach w projekcie i terminach. Oczywiście nic z tego nie powinno być imponujące i przerażające. Raczej informacyjny wykres na ekranie naściennym lub prosty tracker kamieni milowych napisany na tablicy.

W ten sposób uświadom ludziom swoje ramy czasowe i ograniczenia. Cyfrowe tablice i moduły śledzące Kanban są łatwe do zignorowania, jeśli ludzie muszą mieć do nich dostęp na własnych komputerach. Ale jeśli są stale obecne na pobliskiej ścianie, mniej prawdopodobne jest, że terminy „zakradną się” do kogokolwiek.

8. Zaoferuj pomoc

Eksperci z McKinsey przedstawili interesujący punkt widzenia: obecnie zarządzanie czasem jest kwestią mniej indywidualną, a bardziej instytucjonalną. Wskazują również, że ludzie, którzy postrzegali siebie jako świetnych menedżerów czasu, powiedzieli, że mają ogromne wsparcie w planowaniu i przydzielaniu czasu.

Wymienili przykład asystenta administracyjnego, który pomagał prezesowi w planowaniu harmonogramów, zadając właściwe pytania: czy spotkali się z pewnymi klientami, czy powinni częściej kontaktować się z inną firmą, czy określone priorytety są odpowiednio ustawione zgodnie z aktualne cele firmy i tak dalej.

Na mniejszą skalę menedżer może zrobić to samo dla swojego zespołu. Mogą spotkać się z zespołem i zobaczyć, na czym można ponownie skoncentrować swoje wysiłki i czas. Z biegiem czasu priorytety się zmienią. Być może rozwój strony internetowej nowego narzędzia da się przesunąć dalej, ponieważ nowi potencjalni interesariusze chcieliby zobaczyć pełniejszą wersję narzędzia. Lub testy beta wykazały, że rzeczywista baza użytkowników to nie średniej wielkości firmy, ale freelancerzy, więc będzie potrzeba ponownej oceny strategii marketingowej.

Zmień sposób myślenia z indywidualnego śledzenia czasu na taki, który odzwierciedla projekt, produkt i wysiłki zespołu. Menedżerowie mają luksus patrzenia na szerszy obraz i właśnie dlatego muszą przeprowadzać zespół przez zmiany i pomagać mu lepiej zarządzać swoim czasem.

9. Ustal kilka wspólnych zasad

Jak w każdym zespole ludzie będą współpracować, ale też ścierać się. Będą się nawzajem irytować, wynajdują błędy i krzywdy w praktykach pracy innych. A takie frustracje mogą prowadzić do sytuacji, które mogą zaszkodzić temu, jak zarządzają czasem i ustalają priorytety. Rzeczy takie jak osobiste rozpraszanie uwagi, słabo komunikowane zadania i informacje zwrotne, brak przejrzystości… To wszystko może spowodować, że zespół zacznie łamać się w szwach, jedna po drugiej frustracja.

I chociaż możesz pozwolić im z czasem wypracować swoje nawyki, aby współpracownicy naprawdę zaczęli zarządzać swoim czasem jako zespół, potrzebują zestawu uzgodnionych zasad, które zapewnią im spokój ducha.

Solidna etykieta komunikacyjna

Wprowadź skodyfikowany sposób omawiania problemów, zadań i postępów w projekcie. Na przykład:

• Jeśli coś wymaga rozwiązania w ciągu najbliższych 24 godzin, wyślij e-mail.
• Jeśli coś wymaga Twojej uwagi w ciągu godziny lub dwóch, wyślij wiadomość na czacie.
• Jeśli sprawa jest pilna i nie można czekać, wyślij SMS-a lub zadzwoń.

Zbyt wiele czasu marnuje się, gdy nieistotne sprawy są omawiane przez e-mail lub gdy pomija się pilne zadania, ponieważ czat danej osoby nieustannie wysyła sygnały ping z różnych stron. W ten sposób każde powiadomienie ma ustalone ramy czasowe, dzięki którym odbiorca wie, czy powinien zaadresować je teraz, czy może poczekać.

Eliminuje to przerwy i zakłócenia.

Kody do nieprzerwanego czasu pracy

Przez większość czasu pracownicy potrzebują skupienia, nieprzerwanego czasu. Jeśli nie godzinami, to w określonych sytuacjach.

Na przykład agent obsługi klienta może wskoczyć do szefa marketingu, aby zapytać o funkcję, o którą pyta użytkownik. Jeśli jednak szef marketingu pisze ważnego e-maila, ryzykuje, że zabrzmi niegrzecznie, gdy odrzuci przedstawiciela obsługi klienta. Albo jeden programista potrzebuje informacji zwrotnej na temat błędu w kodzie, podczas gdy drugi próbuje naprawić znalezione przez siebie problemy.

W takich przypadkach dobrze jest mieć uniwersalny kod „nie przeszkadzać”. Może to być wszystko – od czerwonych karteczek samoprzylepnych na ekranie komputera po rzeczywiste znaki „nie przeszkadzać” na ich biurkach. Zespół musi po prostu uzgodnić kodeks i szanować granice, które on niesie.

10. Zredukuj spontaniczne spotkania

Nie każda decyzja lub kwestia wymaga sali konferencyjnej i godzin dyskusji. Zbyt duża liczba spotkań w tygodniu może wytrącić zarządzanie czasem zespołów. Zwłaszcza, gdy menedżer wzywa na spotkanie z powodu nieoczekiwanej rzeczy, która właśnie się pojawiła.

Więc kiedy i jak powinieneś zorganizować spotkanie?

Po osiągnięciu określonego kamienia milowego/terminu

Ma to na celu upewnienie się, że nadal jesteś na właściwym kursie lub jeśli konieczne jest wprowadzenie jakichkolwiek zmian. Jeśli jednak chcesz przekazać opinię na temat dotychczasowych postępów zespołu, zachowaj ją bardzo krótko lub zachowaj ją na e-maile lub spotkania 1:1 z członkami.

Ułóż harmonogram i trzymaj się go

Każde spotkanie powinno mieć plan z głównymi punktami do omówienia oraz wszelkimi pytaniami uzupełniającymi lub dyskusjami.

Poświęć trochę czasu przed każdym spotkaniem, aby utworzyć wypunktowaną listę tematów i wysłać je e-mailem do całego zespołu. W ten sposób każdy zostaje poinformowany o temacie spotkania i może się odpowiednio przygotować.

Usprawnij rozmowę

Nie pozwól, aby ludzie wypaczali temat kłótniami, nieporozumieniami lub beztroską paplaniną. Burza mózgów jest w porządku, o ile spotkanie ma być jednym. Skup się na temacie spotkania, a to będzie

Ogłaszaj spotkania w odpowiednim czasie

Nieplanowane spotkania mogą spowodować przerwę w koncentracji z każdym pracownikiem. W jednej chwili są przy biurku, pracując, a już w następnej muszą zwrócić uwagę na zupełnie nową rzecz. A czas potrzebny im na powrót do pierwotnego zadania może spowodować to, co jest znane w rozwoju zwinnym jako „koszt zmiany”. To znacznie wpływa na produktywność, aw rezultacie wysiłki związane z zarządzaniem czasem zawodzą.

11. Korzystaj ze sprawdzonych metod i technik

W dzisiejszych czasach wszyscy szukamy najlepszych strategii, które pomogą nam nauczyć się lepszego zarządzania czasem. I chociaż większość zajmuje się jednostką, dwie z najbardziej znanych technik można również zastosować w większych grupach. Oto, w jaki sposób macierz Eisenhowera i blokowanie czasu można zastosować do rozwoju zespołu.

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera to okrzyknięta metoda zarządzania czasem, która pomaga produktywności i wydajności poprzez nauczanie właściwego ustalania priorytetów. Nie wszystkie zadania są równie ważne i pilne. A ta metoda udowadnia, że ​​odpowiednio priorytetyzowane zadania mogą zaoszczędzić sporo czasu i energii.

Chociaż matryca jest często wymieniana jako sposób indywidualnego zarządzania czasem, doskonale nadaje się do zastosowania w zespołach.

Rozpoznaje cztery kategorie:

1. Zadania ważne i pilne – jutrzejszy termin
2. Zadania ważne, ale nie pilne – sporządzenie raportu z postępów na przyszły tydzień
3. Zadania, które są nieważne i pilne – zorganizowanie spotkania na przyszły tydzień, o które kierownik poprosi w ciągu najbliższych pięciu minut, oraz
4. Zadania, które są nieważne i niepilne – czyszczenie skrzynki zespołu ze starych plików

Aby uzyskać jaśniejszy przegląd, macierz jest często przedstawiana w czterech ćwiartkach, tak jak poniżej:

Na przykład zespół obsługi klienta może utworzyć macierz Eisenhowera, która wygląda tak:

Postępując zgodnie z poniższymi schematami, możesz stosunkowo łatwo sformułować macierz własnego zespołu. A jeśli to możliwe, najlepszym rozwiązaniem byłoby przeprowadzenie burzy mózgów, podczas której wszyscy członkowie zespołu mogliby uczestniczyć w tworzeniu matrycy. Pamiętaj, że kiedy pracownicy mają większą swobodę w zbiorowym zarządzaniu czasem, jest bardziej prawdopodobne, że szybciej wykonają zadanie i uczą się.

Blokowanie czasu

Blokowanie czasu to druga wysoce skuteczna technika zarządzania czasem.

Pomaga to w utrzymaniu płynności pracy przez cały dzień, dzięki wcześniejszemu zaplanowaniu dnia (lub tygodnia). Kiedy ustawiasz zadania na dany dzień na papierze, zapisujesz, ile czasu zajmie każde zadanie. Następnie wpisujesz te zadania w harmonogram iw ten sposób tworzysz bloki czasowe.

Kiedy zaczniesz pracować w blokach czasowych, chodzi o to, aby trzymać się wyznaczonego czasu i unikać przenikania zadań do innych przedziałów czasowych. W ten sposób upewnisz się, że skupisz się na jednej rzeczy na raz i unikniesz całkowitego zapomnienia niektórych zadań. W rzeczywistości jest to skuteczne narzędzie do zapobiegania nadgodzinom.

A ustawienie dnia z blokadą czasową nie może być prostsze, szczególnie dla zespołów. Na przykład możesz połączyć rozszerzenie Clockify z kalendarzem Google, a gdy tylko pojawi się przedział czasowy, po prostu uruchom minutnik i zacznij. Nie musisz opuszczać karty przeglądarki ani otwierać zupełnie nowej aplikacji.

Spróbuj dostosować tę technikę do kolektywnego zarządzania czasem, ustawiając bloki czasowe na ważne zadania, które należy wykonać tego dnia. Członkowie zespołu mogą odhaczać te zadania po ich zakończeniu, a pod koniec dnia będziesz mieć jasny przegląd.

Jest to również dobry sposób na zidentyfikowanie problemów związanych z zarządzaniem czasem indywidualnie, zanim zacznie ono wpływać na zespół na większą skalę.

12. Wprowadź narzędzia do zarządzania czasem zespołu

Teraz nie możemy zapomnieć, że zarządzanie czasem wymaga również pomocy z zewnątrz. Aplikacje, platformy, usługi i oprogramowanie są po to, aby pomóc zmagającym się jednostkom i zespołom. Służą również do analizy, doskonalenia, a nawet jako skróty eliminujące poboczne zadania.

Oto kilka naszych ulubionych:

Zegarować

Możemy być tutaj stronniczy, ale Clockify to naprawdę wieloaspektowe narzędzie. Chociaż jest to głównie narzędzie do śledzenia czasu, może również pomóc w tworzeniu szacunków pracy, tworzeniu raportów z postępu projektu, śledzeniu tego, kto co robi i identyfikowaniu zmarnowanego czasu.

Szybko staje się prawą ręką każdego menedżera i zespołu, który chce usprawnić zarządzanie czasem.

Pojęcie

Notion to platforma z solidną listą funkcji, która działa jak kilka narzędzi w jednym. Jest to archiwum dokumentów, tablica do zarządzania projektami, platforma do przeglądu zadań, zawiera zintegrowany czat, Wiki i wiele więcej. Jest to bardzo wszechstronna przestrzeń robocza, która może zastąpić wiele narzędzi pełniących jedną funkcję.

Gdy wszystkie informacje i postępy są przechowywane w jednym miejscu, nie musisz tracić czasu na przeglądanie różnych aplikacji.

Gryzmolić

Jako organizator spotkań, Doodle może ułatwić wszystkim życie. Nie ma potrzeby długich wątków e-maili ani czekania, aż ludzie odpowiedzą na wiadomości na czacie. Aplikacja pozwala ustawić spotkanie i możliwe terminy, a gdy prześlesz link, każdy w zespole może wybrać, który czas najbardziej im odpowiada.

Mądre mapowanie

Omówiliśmy, w jaki sposób spotkania mogą w końcu wymagać raportów dotyczących omawianych kwestii, co często prowadzi do tego, że ktoś z zespołu spędza czas na wpisywaniu ich zamiast wykonywania swoich zadań. Cóż, narzędzia takie jak Wise Mapping eliminują taką potrzebę. Jest to bezpłatne narzędzie typu open source, które umożliwia burzę mózgów i prowadzenie spotkań z poziomu przeglądarki internetowej, a każdy, kto ma link z zaproszeniem, może się przyłączyć. Mapa myśli może zostać przekazana wszystkim uczestnikom spotkania.

Wyeliminowanie dodatkowej żmudnej pracy to duży plus dla zarządzania czasem, a narzędzia takie jak te zapewniają, że wszyscy uczestnicy spotkania są uwzględnieni w dyskusjach.

Wydra.ai

Ponieważ spotkania były również dużą częścią naszych dyskusji na temat zarządzania czasem, narzędzia takie jak rejestratory dźwięku mogą dodatkowo zaoszczędzić czas. Otter.ai pozwala nagrać dowolny dźwięk (całe spotkanie, informację zwrotną lub instrukcje) i przepisać go na dokument w ciągu kilku minut. Możesz więc nie tylko udostępniać sam dźwięk, ale także dyktować, co musisz przekazać, i otrzymać automatycznie napisany formularz na drugim końcu. Narzędzie jest również zintegrowane z Zoomem , dzięki czemu możesz nawet nagrywać rozmowy wideo.

Wniosek

Zarządzanie czasem w zespole skupia się głównie na znalezieniu sposobów priorytetyzacji większych celów, jasnej komunikacji i unikaniu luk w przepływie pracy spowodowanych przez nadmiernie złożone systemy. Sposobem na zachęcenie zespołów do wspólnego zaangażowania się w poprawę zarządzania czasem jest pomoc im w nauce tych ważnych umiejętności. Zaangażowanie ich w proces na każdym etapie pomoże im również stać się bardziej otwartymi na nowe techniki i narzędzia, które planujesz wprowadzić.