Najlepsze metody śledzenia produktywności zespołu

Wydajność zespołu mierzy, ile pracy wysokiej jakości zespół może wykonać w danym czasie, na przykład w miesiącu. To, czy zespół będzie produktywny, zależy od wielu czynników, takich jak poziom produktywności każdego pracownika, a także jego umiejętności. Ponadto komunikacja w zespole, środowisko pracy i poziom motywacji również mają ogromny wpływ na produktywność zespołu.

W tym artykule omówimy kilka praktycznych metod, których możesz użyć do śledzenia produktywności swojego zespołu. Ponadto podzielimy się z Wami kilkoma realnymi przykładami tego, jak poszczególne zespoły mierzą swoją skuteczność.

Prawdziwe znaczenie produktywności dla Twojego zespołu

Warto zauważyć, że produktywność zespołu nie obejmuje tych samych cech w różnych firmach, a nawet w różnych zespołach. Dlatego jeśli jesteś pracodawcą lub menedżerem, zastanów się nad kluczowymi parametrami produktywności dla Twojej firmy lub zespołu. Oto kilka pytań, które możesz sobie zadać:

• Jakie produkty lub usługi oferuje Twoja firma?
• Jaki rodzaj wydajności możesz oznaczyć jako produktywny?
• Czy istnieje limit sprzedaży lub produkcji, który musi spełnić zespół?
• Jakie są najważniejsze cele w każdym zespole?

Po ustaleniu kluczowych wskaźników, które pomagają zbudować produktywny zespół, łatwiej będzie śledzić skuteczność zespołu. Śledząc produktywność zespołu, menedżerowie lepiej zrozumieją, czy w zespole są mniej efektywni pracownicy. W takim przypadku liderzy powinni znaleźć odpowiednie rozwiązanie dla tych pracowników, które może obejmować:

• zapewnienie pracownikom dodatkowego szkolenia,
• przeniesienie pracowników do innego zespołu lub
• wypowiedzenie pracownika.

Osiem metod śledzenia produktywności zespołu

Jednym ze sposobów mierzenia zdolności zespołu jest wykorzystanie mierników produktywności. Oto niektóre z najczęstszych wskaźników monitorowania produktywności.

Planowane do zrobienia proporcje

Miernik planowanych do wykonania uwzględnia procent zadań, które zostały zakończone w porównaniu do tych, które zostały przydzielone . Tak więc, korzystając z tej metody, przeglądasz daną listę zadań i analizujesz, ile z tych zadań wykonał zespół. W ten sposób możesz dowiedzieć się więcej o zdolności zespołu do dokładnego wykonania zadania.

Zaplanowaną do wykonania proporcję możesz wykorzystać podczas pracy w sprintach . W takim przypadku na początku sprintu powinieneś udokumentować, ile pracy zespół planuje wykonać podczas sprintu. Następnie, pod koniec sprintu, powinieneś porównać, ile pracy wykonał zespół z obciążeniem, które było zaplanowane na początku.

Mówiąc o sprintach, warto zauważyć, że stosunek planowanych do wykonania jest dość korzystny dla zespołów i właścicieli produktów. Ten wskaźnik pokazuje, jak zaangażowani członkowie zespołu mają pracować, a także ich możliwości. Na przykład, zespół zobowiązuje się do 30 PBI (Item Backlog Item – „pojedynczy element pracy”) i dostarcza tylko 10. Oznacza to, że sprint się nie powiódł, bo tylko około 30% zadań zostało wykonanych .

Teraz przejdziemy przez inny przykład planowanych do wykonania wskaźników, aby pokazać różnicę między wysokimi a niskimi wskaźnikami. Powiedzmy, że zespół musi wykonać 20 zadań w miesiącu. Jeśli członkowie zespołu zdołają wykonać 18 zadań w określonym czasie, ich planowany stosunek do wykonania wynosi 90%, co jest świetne. Z drugiej strony, jeśli członkowie zespołu zdołają wykonać tylko 10 zadań po tym okresie, stosunek planowanych do wykonania wynosi 50%, a więc jest niski.

Co zrobić, gdy stosunek jest niższy niż powinien? Liderzy zespołów mają kilka opcji:

• Zatrudnienie większej liczby członków zespołu, aby zakończyć wszystkie prace na czas.
• Zmniejszenie ilości pracy, którą zespół musi wykonać miesięcznie.
• Rewizja procesu planowania i wprowadzanie poprawek.

Niski stosunek planowanych do wykonanych oznacza, że ​​proces planowania nie jest skuteczny lub że członkowie zespołu nie mają odpowiednich umiejętności do wykonywania zadań.

Czas cyklu

Miernik czasu cyklu śledzi średni czas potrzebny do ukończenia produktu lub dostarczenia usługi. Zasady są proste: krótszy czas cyklu oznacza wyższy poziom produktywności zespołu.

Na przykład w zespole programistycznym ta metoda obejmuje czas potrzebny zespołowi od pierwszego zatwierdzenia funkcji (punktu początkowego) do ostatniej fazy, czyli wdrożenia. Lub, w przypadku pracowników call center, czas cyklu będzie trwał od momentu odebrania połączenia do momentu zakończenia połączenia.

Istnieje prosty wzór na obliczenie czasu cyklu. Musisz podzielić czas produkcji netto przez liczbę wyprodukowanych jednostek . Czas produkcji netto (NPT) to czas, w którym zespół musi ukończyć produkt. Upewnij się, że będzie jakiś przestój (czas na spotkania, przerwy na lunch itp.). Odejmij te godziny od całkowitego czasu, jaki pracownicy spędzają w pracy.

Na przykład w restauracji typu fast-food zespół pracuje 9 godzin dziennie. Gdy odejmiemy czas przestoju, otrzymamy 8 godzin 15 minut (495 minut), czyli nasz NPT. Pracownicy muszą zrobić 45 kanapek w ciągu dnia.

Czas cyklu = Czas produkcji netto ÷ liczba wyprodukowanych sztuk

Czas cyklu = 495 ÷ 45

Czas cyklu = 11

Ta drużyna ma 11 minut na zrobienie jednej kanapki. Oczywiście, jeśli członkowie zespołu zdołają naprawić kanapkę w 9 minut (mniej niż średni czas cyklu), zwiększy to ich wydajność.

Jedną z korzyści płynących z wykorzystania czasu cyklu jest to, że liderzy zespołów mogą dowiedzieć się, czy proces planowania działa dobrze. Poza tym wskaźnik ten daje menedżerom lepszy obraz tego, jak członkowie zespołu wykonują swoją pracę i czy są tak efektywni, jak powinni.

Uniknięte defekty

Ta metoda śledzi błędy popełnione przez zespół w określonym czasie. Zespoły programistyczne zwykle używają tej metryki, gdy chcą przeanalizować, ile błędów przeoczyły podczas projektu. Jeśli więc Twój zespół programistów tworzy aplikację, wskaźnik błędów, którym udało się uniknąć, pomoże im znaleźć błędy na czas, zanim Twoja aplikacja będzie dostępna publicznie. Tymi błędami mogą być problemy z doświadczeniem użytkownika, problemy z wydajnością lub błędy aplikacji.

Jest też wskaźnik ucieczki defektów . Możesz obliczyć tę stawkę, przeglądając liczbę defektów znalezionych przez zespół w fazie przedprodukcyjnej, a następnie porównując tę ​​liczbę z fazą produkcyjną.

Co zatem oznaczają wyższe i niższe współczynniki ucieczki defektów? Wyższa stawka sygnalizuje, że wystąpił problem z procesami testowania lub z automatycznymi narzędziami testowymi, z których korzysta zespół. Niższa stawka jest oznaką wysokiej jakości oprogramowania i prawidłowego funkcjonowania procesów testowych.

Oprócz programistów inne zespoły mogą dowiedzieć się o swojej produktywności dzięki ominiętym defektom. Na przykład, jeśli pracujesz w dziale marketingu, ta metoda może ocenić błędy, takie jak skargi klientów lub nieudane kampanie płatne w mediach społecznościowych.

Przychód na pracownika

Miernik przychodów na pracownika dotyczy głównie zespołów sprzedaży i marketingu. Celem tej metody jest poznanie, jak wydajni członkowie zespołu generują przychody.

Jeśli chodzi o technikę przychodu na pracownika, istnieje wzór, którego należy przestrzegać.

Musisz podzielić całkowity dochód (wytworzony przez cały zespół) przez liczbę członków zespołu. Na przykład, jeśli w firmie jest 40 osób, a łączny przychód wynosi 5 milionów dolarów rocznie, przychód na pracownika będzie wynosił:

5.000.000$ ÷ 40 = 125.000$

Tak więc 125 000 USD na pracownika rocznie. Jeśli zdecydujesz się śledzić produktywność zespołu metodą przychodu na pracownika, upewnij się, że wyższy przychód na pracownika oznacza, że ​​Twój zespół jest bardziej efektywny.

Ta metryka przydaje się, gdy chcesz porównać dwie firmy działające w tej samej branży. W ten sposób, aby dowiedzieć się, która firma jest bardziej efektywna, możesz ocenić ich przychód na pracownika. Na przykład firma marketingowa A ma przychody w wysokości 500 000 USD i zatrudnia 20 pracowników. Przychód na pracownika wynosi:

500 000 $ ÷ 20 = 25 000 $

Firma marketingowa B ma przychód 520 000 USD i zatrudnia 25 pracowników. Przychód na pracownika wynosi tutaj:

520 000 $ ÷ 25 = 20 800 $

Podsumowując, firma A jest bardziej produktywna niż firma B. Mimo że firma B generuje nieco większe przychody i zatrudnia więcej pracowników, firma A ma wyższy przychód na pracownika.

Śledzenie czasu

Oprócz tych wskaźników produktywności możesz również wypróbować narzędzie do śledzenia czasu, aby mierzyć efektywność zespołu, niezależnie od typu zespołu.

Oto, w jaki sposób rejestracja czasu zapewnia lepszy wgląd w produktywność zespołu. Gdy członkowie zespołu codziennie rejestrują swoje godziny pracy, menedżerowie mogą sprawdzić, kto aktualnie wykonuje zadania i jak przebiega projekt. Niektóre aplikacje do śledzenia czasu, takie jak Clockify, zapewniają wizualny podział tygodnia zespołu.

Inną przydatną opcją jest pulpit nawigacyjny zespołu. Tutaj możesz zobaczyć, które projekty są najbardziej aktywne. Ponieważ każdy kolor na desce rozdzielczej reprezentuje każdy projekt, będziesz w stanie dowiedzieć się, czy Twój zespół spędza wystarczająco lub zbyt dużo czasu na poszczególnych projektach w ciągu tygodnia. Możesz także przejrzeć łączną liczbę godzin śledzonych przez zespół.

Ponadto, jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o poszczególnych członkach zespołu, możesz to zrobić, przeglądając sekcję aktywności zespołu pod wykresem. Dzięki temu będziesz dokładnie wiedzieć, ile czasu każdy pracownik spędził nad jakimi projektami i czym aktualnie się zajmuje. Możesz nawet zmienić kolejność tych dwóch sekcji na pulpicie nawigacyjnym zespołu, tak aby aktywność zespołu była wyświetlana u góry strony. Wystarczy kliknąć ikonę „Przypnij do góry”, którą widać na poniższym zrzucie ekranu.

Przykład sekcji aktywności zespołowej

W sekcji aktywności zespołu możesz także filtrować dane według łącznego czasu śledzenia, co jest przydatne, gdy chcesz zobaczyć, kto śledził najwięcej godzin. Z drugiej strony możesz filtrować według ostatniej aktywności, jeśli chcesz dowiedzieć się, kto w tej chwili pracuje.

Rozliczanie korekt w pracy

Kiedy myślimy ogólnie o produktywności, zwykle mamy na myśli perfekcyjny przepływ pracy bez żadnych błędów. Jednak, aby upewnić się, że nie ma żadnych błędów, należy zwracać uwagę na szczegóły i wprowadzać zmiany w razie potrzeby. Co więcej, bardzo ważna jest współpraca z innymi zespołami w firmie.

Suzana Veselinovic jest kierownikiem ds. zapewnienia jakości w firmie Clockify. Mówi, że jeśli chodzi o zespół QA, jego rutyna pracy często wiąże się z wieloma korektami, nad którymi członkowie zespołu pracują zgodnie z zespołem programistów. Oto, co Suzana wskazuje jako kluczowe oznaki produktywności zespołu:

Tablica śledzenia błędów i jej wygląd mówi nam wiele o produktywności. Jeśli kolumny QA są „jasne”, oznacza to, że zadania zostały wykonane skutecznie. Poza tym innym dobrym wskaźnikiem produktywności jest jakość funkcji, która jest wysyłana do produkcji. ”

Suzana dodaje, że aby zapewnić jakość funkcji, trzeba przejść wiele etapów testów, podczas których zgłaszają różne błędy.

Śledzenie satysfakcji klienta

Niektóre zespoły nie utrzymują bezpośredniego kontaktu z klientami lub klientami ze względu na charakter ich pracy. Ale dla innych, takich jak zespoły obsługi klienta, utrzymywanie dobrych relacji zawodowych z klientami jest najważniejszą częścią pracy.

Jeśli chodzi o produktywność zespołów obsługi klienta, jednym ze sposobów mierzenia efektywności zespołu jest sprawdzanie recenzji od klientów. Dzięki temu zespół może dowiedzieć się więcej o ogólnej satysfakcji klienta.

Inną praktyczną metodą śledzenia produktywności zespołu jest wykorzystanie narzędzi do raportowania. Jelena Lukic, agentka wsparcia w Clockify, mówi, że te raporty są cenne, ponieważ pokazują liczbę rozwiązanych zgłoszeń i liczbę odpowiedzi, a także szybkość odpowiedzi zespołu. Poza tym, oto co zespół obsługi klienta używa do pomiaru produktywności zespołu:

„Możemy również przejrzeć stawki naszych zespołów za ostatni miesiąc. Stawki drużynowe są obliczane na podstawie liczby biletów oraz liczby dobrych i złych recenzji.”

Analizowanie właściwych metryk

Jeśli chodzi o zespoły sprzedażowe, ich zadania w pracy zazwyczaj obejmują komunikację z klientami za pośrednictwem poczty elektronicznej i spotkań. W ten sposób handlowcy mogą odpowiednio zaprezentować klientom produkty lub usługi.

Co więc jest ważne przy śledzeniu produktywności zespołu w sprzedaży? Nikola Neskovic, dyrektor sprzedaży w Clockify, mówi, że najważniejsze wskaźniki to:

• ilość zaplanowanych spotkań zespołu,
• liczba odbytych spotkań zespołu oraz
• przychody z odbytych spotkań.

Nikola dodaje, że te przychody zależą od konwersji dokonanych przez zespół. Na przykład, gdy klient przełącza się z planu bezpłatnego na plan płatny lub z planu podstawowego na plan premium.

Wniosek

Różne zespoły wykonują różne zadania w firmie. Tak więc nie ma sensu śledzić produktywności zespołu programistycznego w taki sam sposób, w jaki mierzysz efektywność zespołu marketingowego. Dlatego ważne jest, aby wyjaśnić kluczowe cechy, które sprawiają, że dany zespół jest produktywny. Następnie możesz wypróbować niektóre metody zawarte w tym artykule. Te metryki znacznie ułatwiają proces śledzenia produktywności zespołu. Mamy również nadzieję, że zainspirują Cię nasi koledzy, którzy podzielili się swoimi unikalnymi sposobami sprawdzania efektywności zespołu.