Opracuj plan wyników zespołu w czterech prostych krokach (w zestawie szablony)

Nierzadko zdarza się, że firmy borykają się z problemami z wydajnością, które wpływają na ogólną produkcję. Najczęściej problemy te mogą wynikać ze słabych wyników zespołu lub braku odpowiednich wskazówek. Plany poprawy wydajności zespołu są niezawodnym sposobem rozwiązywania i naprawiania wszelkich problemów, z którymi borykają się zespoły.

Poniżej znajduje się kilka wskazówek, jak stworzyć solidny plan wyników, który może zastosować każdy zespół, niezależnie od branży, w której pracujesz. Udostępnimy również przydatne zasoby oraz dodatkowe szablony i materiały do ​​czytania.

Krok 1: Poznaj plany wyników

Plany wydajności (lub plany poprawy wydajności) to dokumenty tworzone w celu usprawnienia pracy osoby, zespołu lub firmy. Są one konstruowane i układane przez liderów/nadzorców/kierowników zespołów i często przekazywane działowi HR do oceny.

Jako sposób na poprawę przepływu pracy, plany wydajności są narzędziem pomagającym zarówno poszczególnym osobom, jak i zespołom w przezwyciężaniu powtarzających się problemów. Określają cele, które należy osiągnąć, aby osoba (lub zespół) rozwiązał pewne problemy lub aby przeciętny pracownik był zdolny do podwyżki.

Czym jest plan wyników zespołu?

Jeśli chodzi o plany wydajności dla osób fizycznych, ich cel jest dość prosty – pracownik ma miejsce na poprawę i poszerzanie swoich umiejętności. Razem z nimi, ich przełożony może opracować plan obszarów, nad którymi będą mogli pracować, w jakim kierunku należy podążać i jakie są niezbędne poziomy wydajności.

Ale jeśli chodzi o zespoły, plany wydajności opierają się na wspólnych celach i poziomach wydajności, które powinny wspólnie osiągnąć. Jest to bardziej przydatne, gdy interesuje Cię pomiar poziomu wyjściowego działu jako całości, a mniej wpływu poszczególnych pracowników.

Dlaczego plan wyników zespołu jest konieczny?

Plan wydajności zespołu może zdziałać cuda na poziomie indywidualnym i na poziomie firmy.

Pomaga zidentyfikować konkretne obszary problemowe w grupie, pożądany poziom poprawy i określa wytyczne, które ułatwiają zespołowi osiąganie celów. Jest to program krok po kroku, który pozwala jednostkom osiągnąć pełny potencjał podczas pracy nad celami zespołu. W rezultacie zwiększona produktywność zespołu generuje lepsze wyniki dla projektów firmowych.

Kiedy stosować plan wyników zespołu?

Istnieje kilka powodów, dla których potrzebujesz lub chcesz napisać plan wyników zespołu. Poniższe powody można uznać za realną podstawę planu poprawy wydajności, jeśli wpływają na wyniki całego zespołu i grożą zagrożeniem dla projektu więcej niż jeden raz.

• Zespół ma trudności z dotrzymaniem terminów;
• Członkowie zespołu mają problemy z przekazywaniem sobie nawzajem informacji, blokując przepływ pracy;
• Brakuje organizacji wewnętrznej;
• Członkowie zespołu wydają się być dysfunkcyjni i brakuje im profesjonalnej komunikacji.
• Zespół wydaje się zagubiony i niepewny, jak ich wyniki wpływają na ogólne cele firmy.

Oczywiście mogą istnieć inne sposoby, w jakie zespoły wykazują gorszą wydajność. Ważne jest, aby rozpoznać je i ich wpływ na wielki schemat rzeczy. A dzięki odpowiedniemu systemowi zarządzania personelem możesz znacznie szybciej dotrzeć do źródła problemu.

Krok 2: Wykorzystaj trzy kluczowe czynniki, aby zbudować udany plan

Czynnik nr 1: Ustalenie właściwych warunków

Zanim zaczniesz, ważne jest, aby sprawdzić warunki, w jakich pracują pracownicy. Ma to na celu uniknięcie założenia, że ​​zespół wykazuje słabsze wyniki z powodu swoich błędów, podczas gdy w rzeczywistości wpływają na niego czynniki zewnętrzne. WIĘC przede wszystkim upewnij się, że wszystko po Twojej stronie jest w porządku.

Na przykład:

• Czy Twój zespół ma problemy z dotrzymaniem terminów więcej niż jeden raz? Spróbuj dowiedzieć się, czy nie starałeś się sprostać nierealistycznym wymaganiom klienta. W rezultacie pracownicy po prostu mają trudności z nadążaniem za nimi. Nie jest to problem w zespole, ale czynnik zewnętrzny, do którego muszą się dostosować.
• Czy zespół wydaje się słabiutki lub pozbawiony motywacji? Upewnij się, że cele firmy są jasno określone, a firma zdaje sobie sprawę z tego, czego się od niej oczekuje, zanim rozważysz ocenę ich wyników.

Jak mówią: zacznij od własnego podwórka. Upewnij się, że zrobiłeś wszystko, co w Twojej mocy, aby zapewnić zespołowi wszystkie zasoby i warunki, jakich potrzebuje, zanim przejdziesz dalej. Oto kilka sposobów, w jakie możesz pomóc zespołowi po swojej stronie:

• 8 sposobów na zwiększenie produktywności pracowników
• Jak śledzić produktywność zespołu
• Jak zdobyć i pozostać zmotywowanym

Czynnik nr 2: Elementy składające się na plan wyników

Planując wyniki, musisz upewnić się, że obejmuje on kilka aspektów. Bez nich nie tylko trudniej będzie to napisać, ale także nie uzyskasz dokładnych danych, gdy pojawią się wyniki.

Plany wyników zespołu mogą obejmować (ale nie ograniczają się do) niektóre z następujących aspektów:

Wizja zespołu

To jest sekcja, w której przedstawiasz wizję, cele i misję zespołu w oparciu o wizję firmy. Określ, co zespół musi ulepszyć i jak to odbije się na firmie jako całości.

Zdefiniowane cele i zadania

Po sprecyzowaniu wizji chcesz przejść do celów i zadań.

Cele są rezultatem, nad którym pracujesz.

Cele to konkretne działania, które zamierzasz podjąć, aby osiągnąć te cele.

Pomyśl o tym jak o piramidzie: wizja znajduje się na górze, a cele poniżej, reprezentowane w mniejszych, ale wciąż uogólnionych stwierdzeniach. Podczas gdy cele są na dole, jako konkretne, małe kroki, które są namacalne i mierzalne.

Na przykład: Twoim celem jest poprawa przejrzystości w zespole.

• Celem byłoby wysyłanie raportów na koniec każdego dnia.
• Cele byłyby następujące:
  • Śledź czas każdego zadania;
  • Sformułuj raport do godziny 16:00;
  • Wyślij raport do godziny 17.00.

Kiedy pracujesz nad wyznaczaniem celów i zadań, ściśle współpracuj z całym zespołem. Znają tajniki swojej pracy i to właśnie oni mogą najlepiej oszacować: jak długo zadanie musi zostać ukończone, jakie sformułowanie zadania najbardziej im odpowiada, jak komunikują się na co dzień itp. .

Z ich pomocą możesz stworzyć szczegółowy, dokładny plan wydajności, który przyniesie najlepsze rezultaty.

Zdefiniowane kluczowe wskaźniki wydajności (KPI)

Po spisaniu celów możesz zacząć definiować KPI. KPI to mierzalna wartość, która informuje, jak skutecznie osiągnięto cel. A dzięki niemu możesz monitorować i w razie potrzeby modyfikować cele zespołu.

Na przykład:

Aby sprawdzić, czy możesz poprawić przejrzystość zespołu, postanawiasz zlecić mu składanie raportów z pracy do godziny 17:00. Jednak zaczynasz zauważać, że nie wszystkie raporty docierają na czas. Niektórzy pracownicy pracują w nadgodzinach i nie kończą swoich zadań do godziny 17:00, podczas gdy inni zapominają śledzić swoje zadania przez cały dzień. W świetle tego nowego rozwoju Twój cel KPI zmienia się z:

KPI 1: Wysyłaj raporty z pracy do godziny 17:00.

W celu:

KPI 1: Wysyłaj raporty z wykonanych zadań do godziny 17:00 i dodaj notatkę o zadaniach w toku.

Aby śledzić wszystkie swoje KPI i cele, najlepiej prezentować je na swego rodzaju dashboardzie. Istnieją różne narzędzia do ich tworzenia, ale jeśli nie jest to wydatek, na który w tej chwili możesz sobie pozwolić, możesz zdecydować się na wykres lub wykres. Pamiętaj tylko, że deska rozdzielcza powinna pokazywać dane wyraźnie i z minimalną grafiką, aby była doskonale czytelna.

Ramy czasowe osiągnięcia celów

Każdy plan wyników wymaga określonych ram czasowych. Może to być miesiąc, trzy do sześciu miesięcy, a nawet rok.

Nawet na tym etapie możesz poprosić swój zespół o pomoc w ustaleniu ram czasowych dla niektórych aspektów planu. Oni przecież najlepiej wiedzą, jak długo trwają poszczególne zadania i procesy. Na przykład, ile biletów może wykonać kontrola jakości w ciągu godziny lub ile badań i działań promocyjnych wykonuje zespół marketingowy, aby znaleźć wiarygodne witryny internetowe.

Wraz z ich wkładem łatwiej jest tworzyć dokładniejsze, bardziej wiarygodne harmonogramy w odniesieniu do codziennych celów.

Oczekiwania i obserwacje menedżera

Kolejny ważny aspekt, który powinien znaleźć się w planie wydajności – Twoje własne oczekiwania. Możesz zapisać prognozy na podstawie dotychczasowych informacji. W ten sposób możesz po pewnym czasie porównać oczekiwania i wyniki końcowe, aby zobaczyć, czy zespół robi postępy, czy nadal jest miejsce na poprawę.

Dodatkowo zawsze dobrze jest uzupełniać plan wyników o obserwacje w miarę postępów. Dostrzeżenie wszelkich szczegółów, które poprawiają lub utrudniają wydajność zespołu, będzie nieocenionym źródłem analizy końcowej. Być może zdecydowali się na pracę w godzinach nadliczbowych, aby dotrzymać terminu lub odbyli zaimprowizowane spotkanie, na którym na przykład wymyślili rozwiązanie, które przyspieszy ich pracę.

I nie można wystarczająco podkreślić, jak motywujące jest dla całego zespołu poinformowanie ich, że uważnie śledzisz ich postępy. Więcej na ten temat omówimy w sekcji dotyczącej zarządzania planem wyników.

Czynnik 3: Konsultacje z zasobami ludzkimi

Warto wspomnieć, że dział HR powinien mieć świadomość, że pracujesz nad planem wydajności od samego początku. Mogą dać więcej wglądu w to, czy jest to najlepszy sposób działania, czy też inna metoda bardziej odpowiadałaby zespołowi.

A po stworzeniu szkicu planu wydajności zespołu i zadowoleniu z niego nie zapomnij ponownie skonsultować się z działem kadr. Powinni opisać dokument, aby upewnić się, że wszystko jest w porządku – czy nie ma nierealistycznych celów lub nadmiaru celów itp.

W końcu poprawa wydajności nie powinna odbywać się kosztem dobrego samopoczucia pracownika.

Krok 3: Napisz plan wyników w 6 prostych punktach

Teraz, gdy przeanalizowaliśmy wszystkie aspekty, które możesz uwzględnić w swoim planie wydajności, produkt końcowy powinien wyglądać mniej więcej tak:

1. Poinformuj HR i wyższe kierownictwo, że chcesz sporządzić plan wyników zespołu i przedyskutuj jego konieczność i powody
2. Porozmawiaj z zespołem o problemach, z jakimi się borykają, oraz o wizji ulepszeń
3. Wyznaczaj cele i zadania w oparciu o wizję poprawy
4. Zdefiniuj i uzgodnij KPI
5. Uzgodnij sposoby monitorowania, przeglądania i przekazywania opinii
6. Niech dział HR oceni plan wyników przed jego sfinalizowaniem

Jako dokument, plan wyników można napisać na wiele różnych sposobów. Nie ma jednego sposobu, który byłby „poprawny”, a proste wyszukiwanie w Google to zweryfikuje. Biorąc to pod uwagę, poniższy formularz jest przykładem jednego planu wyników.

Pobierz szablon planu wyników w formacie .PDF

Pobierz szablon planu wyników w .DOCX

Krok 4: Zarządzaj i monitoruj wydajność zespołu

Podczas wdrażania planu wydajności monitorowanie zespołu sprowadza się do śledzenia postępów w realizacji planu, wprowadzania na czas zmian i utrzymywania z nimi kontaktu. Jednak, aby właściwie nimi zarządzać, będziesz musiał pokryć większą powierzchnię.

1. Bądź przejrzysty

Plany poprawy wydajności są dość znane, ponieważ sprawiają, że brak wydajności jednostki (lub w naszym przypadku zespołu) jest oficjalny. Wielu pracowników będzie postrzegać to jako „ostatnią szansę” przed zwolnieniem, co daje im dużo stresu. W rezultacie nie widzą planu wyników takiego, jakim naprawdę jest: sposobem na zwiększenie wydajności i zatrzymanie dobrych pracowników w firmie.

To od menedżerów zależy, czy ta wiadomość jest jasna: nikt nie stoi na przeszkodzie, a plan wyników jest po to, by pomóc wam wspólnie pracować nad osiągnięciem określonych celów.

2. Bądź na czas z opiniami i recenzjami

Jasno określ czasy i metody, kiedy będziesz przekazywać zespołowi opinie i aktualizacje. Upewnij się, że trzymasz się harmonogramu określonego w planie wyników. Chociaż cotygodniowe i comiesięczne odprawy wydają się być regularne, nie ma nic złego w wykonywaniu ich co dwa tygodnie, a w niektórych przypadkach nawet codziennie.

W miarę upływu czasu poczujesz przepływ pracy i tempo zespołu. Pomoże Ci to ocenić, jak często potrzebują, abyś je sprawdzał. Jako bonus, gdy zespół zobaczy, że poważnie traktujesz plan wyników, poprze pomysł, że obie strony współpracują ze sobą na rzecz wspólnego celu.

3. Zapewnij zasoby

Jak już wspomniano w szablonie planu wyników, możesz wspomóc postęp zespołu, zapewniając mu mnóstwo zasobów. Zwłaszcza jeśli niektórzy pracownicy potrzebują dodatkowego coachingu, aby dogonić innych.

Istnieje kilka sposobów na zapewnienie zasobów i możliwości uczenia się:

• Kursy online
• Seminaria w firmie (od ich rówieśników)
• Archiwum odpowiedniej literatury (możesz użyć narzędzi takich jak G-Drive lub Dropbox), która jest dostępna online i udostępniana wszystkim
• Współpraca z innymi, doświadczonymi członkami zespołu

4. Komunikuj się wyraźnie

Przed rozpoczęciem wdrażania planu wyników

Upewnij się, że zespół wie, że plan poprawy wydajności jest dostępny w celu udzielenia wskazówek. Największą obawą pracowników jest to, że ich miejsca pracy są zagrożone, chyba że przewyższają się nawzajem.

Może to zagrozić ogólnej pracy zespołowej lub zwiększyć napięcie.

Podczas realizacji planu wyników

Gdy śledzisz postępy w realizacji planu wyników, najważniejszą komunikacją będzie informacja zwrotna, którą przekażesz. Aby mieć pewność, że Twoje uwagi dotyczące pracy zespołu zostaną dobrze zrozumiane, pamiętaj o następujących kwestiach:

1. Przekaż opinię na czas

Zespół potrzebuje tego rodzaju stabilności podczas przechodzenia przez plan wyników. Terminowe spotkania, czy to za pośrednictwem czatu wideo, rozmowy telefonicznej, czy osobiście, znacznie zwiększają zaufanie zespołu. Staraj się nie publikować komentarzy, które wykraczają poza Twój zwykły czas na feedback – poczekaj do następnego spotkania. W takich przypadkach przewidywalność jest dobra.

2. Spraw, aby informacje zwrotne były regularne

Wielokrotnie udowodniono, że regularne informacje zwrotne zwiększają produktywność pracowników. Zaplanowanie ich zbyt mało i daleko od siebie daje ludziom mniej możliwości naprawienia pewnych błędów na czas.

Zapisz w swoim harmonogramie konkretne godziny, w których będziesz zgłaszać się do zespołu, i postaraj się trzymać go jak najlepiej. Dodatkowo nie zawsze musi to być spotkanie. Możesz wysyłać pisemne raporty, prowadzić rozmowy na czacie jeden na jednego lub krótkie rozmowy wideo. Porozmawiaj z zespołem i dowiedz się, jaki format najbardziej im odpowiada. Niektórzy radzą sobie lepiej, gdy opinie nie są przekazywane osobiście, podczas gdy inni prawdopodobnie będą się rozwijać podczas dyskusji.

3. Bądź twardy, ale sprawiedliwy

Kiedy masz złe wieści do przekazania lub zauważyłeś, że zespół popełnił większy błąd, powstrzymaj się od otwarcia z oceną lub natychmiastowego omówienia błędu. Zapytaj zespół o ich perspektywę sytuacji, ponieważ może to pomóc w zdobyciu nowych informacji.

A po omówieniu danego problemu zaproponuj jasne, praktyczne kroki, jak go rozwiązać. Albo jeszcze lepiej – burza mózgów z pracownikami i wspólnie wymyślcie rozwiązanie. Krótko mówiąc, zespół musi znać powagę swoich błędów i niepowodzeń, ale musi również mieć świadomość, że nie jesteś tam, aby zakopać ich głębiej. Jesteś tam, aby pomóc im uczyć się na błędach.

4. Bądź konkretny

Staraj się nie zjeżdżać na stycznych. Długie spotkania lub strony raportów to kłopot, przez który trzeba przejść. Ćwicz zwięzłość i odnoszenie się do bardzo konkretnych rzeczy. W jednym ze swoich artykułów na temat informacji zwrotnych, Harvard Business Review przytoczył badania, które wykazały, że stosunek 5 do 1 jest kluczem do udanych i produktywnych informacji zwrotnych.

Oznacza to, że na każdy negatywny komentarz przypada pięć pozytywnych.

Ta metoda sprawia, że ​​pracownicy mniej skupiają się na karaniu siebie i innych za błędy, a bardziej na rozwiązywaniu problemu.

5. Bądź dostępny, aby uzyskać pomoc

Ostatnia, ale nie mniej ważna lista kontrolna planu poprawy wydajności – dostępność menedżera. Twoja praca nie kończy się, gdy plan poprawy wydajności zostanie napisany, zatwierdzony i podpisany przez wszystkich.

Praca obejmuje ciągłe monitorowanie postępów zespołu, śledzenie ich wyników oraz regularne przekazywanie komentarzy i informacji zwrotnych. Ale nawet przy tym wszystkim nie powinieneś się martwić planem wydajności 24/7. Ustal konkretne godziny, w których członkowie zespołu mogą kontaktować się z Tobą w celu rozmowy. W ten sposób mogą powiadomić Cię na czas, jeśli pojawią się jakiekolwiek problemy, i nie będziesz otrzymywać żadnych e-maili i telefonów poza godzinami pracy.

Przygotuj się na mediację, interweniuj z działem HR w razie potrzeby i dostarczaj wszystkie niezbędne dane, gdy o to poprosisz.

Na zakończenie

Plany poprawy wydajności zespołu zawierają zupełnie nowy zestaw zasad i rozważań dotyczących poszczególnych osób. Mogą mieć różną formę, ponieważ muszą podkreślać problemy konkretnego zespołu i zakresy usprawnień, w zależności od branży oraz własnej wizji i misji firmy. Plany te mają na celu odniesienie się do wyników zespołu jako całości, nigdy nie lekceważąc każdego pojedynczego członka. W tym artykule podkreśliliśmy najważniejsze aspekty, na które należy zwrócić uwagę, i udostępniliśmy przykładowy plan wydajności dla ogólnego pomysłu. W rozmowach z CEO i działem HR oraz podążanie za naszym stworzeniem dla siebie powinno być dziecinnie proste.