Sześć praktycznych wskazówek, jak poprawić komunikację w zespole

W badaniach dotyczących zespołów osiągających najlepsze wyniki istnieje jeden wskaźnik, który raz po raz pojawia się jako predyktor sukcesu: komunikacja.

Sugeruje to, że zespoły, które skutecznie ze sobą współdziałają, mają większe szanse na dobre funkcjonowanie. Ostatecznie to, jak dobrze będzie działać Twój zespół, będzie miało wpływ na sukces Twojej firmy.

W tym artykule przyjrzymy się praktycznym wskazówkom, które możesz wykorzystać, aby poprawić komunikację w zespole.

Strategie komunikacji zespołowej

Zachęcaj do interakcji twarzą w twarz

W badaniu mającym na celu sprawdzenie, co składa się na wysoką wydajność zespołu, badacze z MIT odkryli, że najcenniejszą formą komunikacji jest rozmowa twarzą w twarz. Następnie nastąpiły rozmowy wideo, a następnie wiadomości.

Na tej podstawie menedżerowie powinni dążyć do zwiększenia liczby możliwości, jakie zespoły muszą komunikować się osobiście. W artykule wskazano kilka strategii, które firmy mogą wykorzystać w tym celu. To są:

• Wydłużanie stołów, dzięki czemu obce osoby chętniej jedzą razem.
• Planowanie przerw dla zespołu, tak aby wszyscy wyszli w tym samym czasie.
• Zachęcanie menedżerów do dawania przykładu poprzez szukanie czasu na komunikację twarzą w twarz.

Oczywiście to tylko niektóre z wielu sposobów zachęcania do osobistych interakcji. Zastanów się, co sprawdzi się dobrze w Twojej organizacji.

Zachęcaj do skutecznej komunikacji w zespole

To samo badanie MIT sugeruje również, że ważny jest sposób interakcji zespołów. Zidentyfikowano dwa aspekty komunikacji, które mogą mieć wpływ na wydajność zespołu.

• Energia to liczba i rodzaj wymian pomiędzy członkami zespołu. Wymianę definiuje się jako komentarz i potwierdzenie.
• Zaangażowanie to dystrybucja tych wymian pomiędzy członkami zespołu. Badanie wykazało, że zespoły działają lepiej, gdy wymiana informacji jest równomiernie rozłożona między wszystkich członków.

Właściciele i menedżerowie firm powinni podjąć kroki, aby zapewnić najskuteczniejszą komunikację między ludźmi. Badanie MIT wskazało na dwa sposoby, w jakie menedżerowie mogą tego dokonać.

Pierwszym z nich jest edukacja członków zespołu w zakresie skutecznych technik komunikacji. Powinni na przykład zachęcać członków do częstszego słuchania i ograniczania przerw. Inną metodą było przenoszenie członków między zespołami.

Wykorzystaj technologię, gdy interakcja twarzą w twarz nie jest możliwa

Nie zawsze możliwa jest komunikacja twarzą w twarz. Z niedawnego raportu wynika, że ​​70% specjalistów na całym świecie pracuje zdalnie co najmniej raz w tygodniu, a 53% robi to co najmniej przez pół tygodnia. Raport ten jest o tyle znaczący, że przebadał 18 000 pracowników 96 globalnych firm.

Na szczęście istnieje wiele narzędzi, z których właściciele firm mogą korzystać, aby zachęcać do komunikacji. Oprogramowanie do przesyłania wiadomości, takie jak Slack, ułatwia zespołom komunikację w dowolnym miejscu, a narzędzia zwiększające produktywność, takie jak Asana i Trello, mogą pomóc wszystkim skupić się na zadaniu.

Jest wiele rzeczy, które możesz zrobić, aby zachęcić pracowników zdalnych do komunikacji. Organizowanie cotygodniowych rozmów wideo ze wszystkimi członkami zespołu może być dla menedżerów produktywnym sposobem na nawiązanie kontaktu z pracownikami. Może to również pomóc w budowaniu relacji.

Tymczasem ustawienie cotygodniowych spotkań na platformie komunikacyjnej, z której korzystasz, zapewni, że cały zespół będzie dostępny, aby wspólnie omówić problemy.

Zanim zorganizujesz spotkanie online, utwórz plan spotkania i załóż osobne wątki, za pomocą których członkowie zespołu będą mogli porozmawiać na każdy temat. Zmniejszy to ryzyko prowadzenia kilku niezwiązanych ze sobą rozmów w jednym wątku.

Upewnij się, że wszyscy w Twoim zespole mogą się swobodnie komunikować

Ludzie komunikują się na różne sposoby. Zapewnienie wszystkim członkom zespołu komfortu w interakcjach z innymi członkami — bez względu na ich poziom doświadczenia, typ osobowości czy kulturę — ​​może stanowić podstawę udanego zespołu.

Aby mieć pewność, że wszyscy w Twoim zespole będą mogli swobodnie się komunikować, musisz najpierw odkryć, jakie mogą mieć problemy.

Zachęcanie introwertyka do częstszego mówienia w pokoju pełnym ekstrawertyków będzie prawdopodobnie wymagało zastosowania innego zestawu taktyk, aby pomóc nowszym pracownikom, którzy boją się bardziej doświadczonych pracowników.

Stwórz atmosferę zaufania

Badanie przeprowadzone na zespołach osiągających najlepsze wyniki Google wykazało, że w skutecznych zespołach częściej członkowie czują się bezpieczni psychicznie. Google zdefiniował bezpieczeństwo psychiczne jako poczucie, że jednostka może śmiało zadawać pytania, zgłaszać sugestie i przyznawać się do błędów.

Menedżerowie mogą zachęcać do tego na wiele sposobów. Po pierwsze, powinni jasno dać do zrozumienia, że ​​nie zawsze oczekują, że wszyscy będą doskonali. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego może być przyznanie się do własnej omylności.

Niezbędne jest stworzenie kultury, w której wszyscy członkowie wiedzą, że ich wkład jest ceniony. Podobnie jak tworzenie zasad dotyczących reagowania zespołów na sugestie. Na przykład zespoły powinny rozważyć wszystkie pomysły i od wszystkich członków zespołu oczekuje się sprawiedliwego udziału zarówno w mówieniu, jak i słuchaniu.

Ustal standardy komunikacji

Normy komunikacyjne to wytyczne określające sposób, w jaki zespół się komunikuje, podejmuje decyzje i rozwiązuje konflikty.

Derek Newberry z Uniwersytetu Pensylwanii zaleca kilka norm, które powinny ustalić zespoły.

Po pierwsze, zespoły powinny ustalić wytyczne dotyczące narzędzi, których używają do komunikacji i sposobu, w jaki z nich korzystają.

Newberry zaleca sporządzenie listy wszystkich rodzajów komunikacji, których potrzebuje Twój zespół, na przykład aktualizacji projektu lub przeglądów budżetu. Następnie dla każdego z nich należy ustawić odpowiednie formy komunikacji.

Chociaż aktualizowanie projektu za pomocą aplikacji do przesyłania wiadomości może być dobrym rozwiązaniem, przeglądy budżetu mogą lepiej pasować do spotkań osobistych.

Powinieneś także wziąć pod uwagę częstotliwość, z jaką się komunikujesz. Na przykład zorganizowanie spotkania dla każdego rodzaju komunikacji może spowodować przytłoczenie zespołów.

Skuteczna komunikacja poprawia wydajność zespołu

Skuteczna komunikacja pomaga zespołom współpracować na rzecz osiągnięcia swoich celów. Zmniejsza to nieporozumienia i sprawia, że ​​wszyscy w zespole czują się doceniani i swobodnie dzielą się swoimi opiniami.

Dokładny sposób zachęcania zespołów do komunikacji będzie zależał od składu grupy.

Zespoły składające się z dużej liczby pracowników zdalnych będą wymagały wdrożenia strategii, które pozwolą ludziom skutecznie komunikować się pomimo braku możliwości spotkań twarzą w twarz. Z drugiej strony zgrane zespoły w biurach będą miały zupełnie inny zestaw wyzwań.

Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak poprawić wydajność w pracy, zapoznaj się z naszymi artykułami na temat utrzymywania produktywności i cech zespołów osiągających wysoką wydajność.