5 zadań maksymalizujących wykorzystanie stażystów związanych z planowaniem wydarzeń

Większość stażystów obawia się stereotypowego przynoszenia kawy i robienia kopii.

Te zadania są nie tylko nieprzydatne w rozwoju zawodowym, ale także powodują, że stażyści są niezaangażowani i zniechęceni.

Twój program stażowy związany z planowaniem wydarzeń powinien wywrzeć trwałe wrażenie na uczestnikach, wykorzystać mocne strony zaangażowanych osób i zmaksymalizować produktywność w miejscu pracy.

Ten kawałek pomoże Twojej firmie zajmującej się planowaniem wydarzeń lub zespołowi ds. wydarzeń zidentyfikować i wykorzystać mocne strony Twoich stażystów. Gdy to zrobisz, będziesz mógł przydzielić niezbędne zadania odpowiedniemu stażyście, aby zapewnić maksymalną wydajność i przynieść korzyści Twojej firmie.

Znajdź mocne strony swoich stażystów

Twoi stażyści przybyli, ale czy są gotowi do pracy? Zbyt często wiele firm powierza swoim stażystom ogólne zadania, nie biorąc pod uwagę ich zainteresowań i mocnych stron. Takie podejście może prowadzić do obniżenia produktywności Twojej firmy i obniżenia morale Twojej klasy stażystów.

Zamiast tego dowiedz się, jakie są mocne i słabe strony swoich stażystów i odpowiednio przydziel im zadania. Niektórzy stażyści mają mocne strony do wprowadzania danych/arkuszy kalkulacyjnych, niektórzy są skłonni do kontaktów towarzyskich, a inni są skłonni do kreatywności.

Po przyjeździe skorzystaj z testu Strengthsfinder, aby określić zainteresowania, mocne i słabe strony swoich stażystów. Dlaczego tu są? Dlaczego odbyli ten konkretny staż z zespołem planowania wydarzeń lub firmą?

Kiedy już to zrozumiesz, możesz zacząć od razu przypisywać każde zadanie, które zmaksymalizuje ich wydajność.

Zmaksymalizuj wykorzystanie swoich stażystów dzięki tym pięciu zadaniom

Poniższe zadania dadzą Twoim stażystom przydatne umiejętności do noszenia przy sobie po zakończeniu stażu, jednocześnie maksymalizując produktywność klasy stażystów w firmie lub zespole zajmującym się planowaniem wydarzeń.

1. Publikowanie w mediach społecznościowych

Zasięg mediów społecznościowych podczas planowania wydarzeń jest nieoceniony.

Spójna strategia publikowania i realizacja są niezbędne do utrzymania i/lub zwiększenia liczby uczestników. Podczas gdy większość młodych dorosłych przynosi szerokie doświadczenie w mediach społecznościowych, często nie są gotowi zarządzać całą strategią społeczną.

Nie oznacza to jednak, że nie mogą pomóc w realizacji istniejącej strategii. Stażyści mogą publikować linki i inne materiały dotyczące Twoich wydarzeń na Twoje konta (linki rejestracyjne, reklamy wideo, posty na blogu itp.), tweetować na żywo podczas wydarzeń i planować przyszłe posty.

Upewnij się, że masz jasne wytyczne dotyczące marki, których powinni przestrzegać Twoi stażyści. Zapoznaj się z wytycznymi polityki Shift Communications dotyczącymi mediów społecznościowych podczas opracowywania własnych.

2. Obsługa wydarzenia

Czy jest lepszy sposób, aby twoi stażyści nauczyli się, co jest potrzebne do prowadzenia wydarzenia, niż praca nad samym wydarzeniem? Poproś swoich stażystów, aby asystowali przy różnych stołach wydarzeń (rejestracja, strefy VIP itp.), chodź po podłodze wydarzenia, aby udzielić wskazówek i przekazać informacje o wydarzeniu oraz pomóc w przygotowaniu wydarzenia.

Różne zadania związane z wydarzeniami wymagają różnych zestawów umiejętności, a to doskonała okazja, aby wykorzystać zidentyfikowane mocne strony stażystów. Oto kilka pomysłów na staż, jeśli Twój zespół biznesowy/eventowy ma wielu stażystów:

• Stażyści zorientowani na szczegóły/dane: doskonale nadają się do stosowania przy tablicach rejestracyjnych.
• Stażyści społecznie nastawieni: doskonale nadają się do chodzenia po imprezie i udzielania wskazówek.
• Stażyści o skłonnościach artystycznych: doskonale nadają się do organizacji i dekoracji wydarzeń.

Ważne jest, aby przeszkolić swoich stażystów w zakresie tajników wydarzenia, dowolnego oprogramowania, z którego będą korzystać (w tym oprogramowania do rejestracji, narzędzi do odprawy i aplikacji do obsługi wydarzeń), i przeprowadzić ich przez najbardziej prawdopodobne pytania, jakie otrzymają od uczestników . I nie zapomnij o stresie dla swoich stażystów, jak ważne jest proszenie o pomoc doświadczonych pracowników.

Podczas wydarzenia regularny personel wydarzenia powinien przeprowadzać rutynowe kontrole stażystów, aby upewnić się, że wszystko działa sprawnie. Bez względu na to, jakie są umiejętności, większości stażystów brakuje doświadczenia doświadczonych pracowników i trzeba ich przeprowadzić przez cały proces.

3. Pisanie wpisów na blogu o wydarzeniach i innych podstawowych treści

Nie wszyscy młodzi ludzie nadają się do tego zadania. Pisanie najlepiej nadaje się dla kreatywnych stażystów, którzy mogą dostarczyć mnóstwo łatwo przyswajalnych treści, które pomogą Twojemu blogowi przyciągnąć obserwujących, a wydarzenie przyciągnie więcej uczestników.

Oto kilka przykładowych tematów bloga dla Twoich stażystów:

• Najważniejsze powody XX, aby wziąć udział w XX wydarzeniu
• XX lekcji, których możesz się nauczyć z naszego wydarzenia
• Najlepsi prelegenci XX na poprzednich XX wydarzeniach

Daj swoim stażystom pewną swobodę twórczą w pisaniu postów na blogu, ale nie pozwól im szaleć. Jasno określ cele bloga i określ cele dotyczące jego treści. Najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest dostarczenie przewodnika po stylu, który zawiera listę Twoich oczekiwań dotyczących każdego postu na blogu.

4. Kompilacja danych z ankiet po wydarzeniu

To zadanie jest odpowiednie dla stażystów obeznanych z danymi, którzy uwielbiają arkusze kalkulacyjne i częściej myślą lewą półkulą mózgu. Kompilacja danych nie wymaga wiele wskazówek poza wyjaśnieniem systemu i pozwoleniem na to, by pracował z nim Twój stażysta.

Poproś swojego stażystę, aby wprowadził dane i przekonwertował je na wykresy w programie Excel lub sporządź raporty na podstawie swoich danych. Jak w przypadku każdego zadania dla stażysty, jeden z członków Twojego zespołu powinien regularnie sprawdzać pracę Twojego stażysty. Pamiętaj, że staż to nauka i nie każda chwila zwiększy produktywność.

Jeśli Twój stażysta jest zainteresowany pracą z dużymi ilościami danych w arkuszach kalkulacyjnych, ale nie posiada wiedzy, zaplanuj wstępną sesję szkoleniową i daj mu kilka wskazówek, do których może wrócić.

5. Składanie zestawów „swag” dla uczestników wydarzenia

Składanie swag kits to idealne zadanie dla stażystów. Mogą zebrać koszulki, notatniki i markowe ładowarki do telefonów, podczas gdy Ty upewniasz się, że wszystkie ruchome elementy wydarzenia łączą się w całość.

Przed wykonaniem tego zadania sporządź listę kontrolną wszystkich przedmiotów, które trafiają do każdej torby dla twojego stażysty. To dość proste zadanie, które możesz przydzielić praktycznie każdemu stażyście, i będziesz zadowolony, że je ominęło, gdy wydarzenie zbliża się coraz bliżej!

Inne zasoby zarządzania wydarzeniami

Capterra może nie tylko pomóc w organizacji stażystów w zakresie planowania wydarzeń, ale także specjalizujemy się w technologii wydarzeń, oprogramowaniu i najlepszych praktykach na blogu Capterra dotyczącym zarządzania wydarzeniami.

Jeśli podobał Ci się ten artykuł i chcesz dowiedzieć się o wszystkim, co nowego w zarządzaniu wydarzeniami i innych artykułach na naszym blogu:

• 3 strategie marketingu wydarzeń dla dotarcia do pokolenia milenialsów
• 5 wskaźników, które określą zwrot z inwestycji w wydarzenie
• 3 wskazówki dotyczące produktywności dla zapracowanych planistów wydarzeń