Target Internet's Guide to Project Management dla marketerów

Zarządzanie projektami to bardzo skuteczne narzędzie do wykonywania prac marketingowych, od kampanii reklamowych i SEO po treści w mediach społecznościowych i promocje.

Ten przewodnik poprowadzi Cię przez proces zarządzania projektami w kontekście marketingowym, jako sposób realizacji dużych projektów lub jako narzędzie do planowania rutynowych prac, takich jak posty w mediach społecznościowych i artykuły na blogu.

Naszym celem jest, abyś odszedł z lepszym zrozumieniem, czym jest zarządzanie projektami i jak marketerzy tacy jak my mogą z niego korzystać.

Czym jest zarządzanie projektami?

Na najbardziej podstawowym poziomie zarządzanie projektami to zarządzane podejście do wykonywania pracy. Nie tylko wykonujesz zadania; pracujesz nad nimi w ramach zaplanowanego procesu, który można monitorować.

Chociaż istnieje wiele różnych sposobów podejścia do zarządzania projektami, większość przypadków obejmuje kilka wspólnych komponentów:

• Rezultaty: są to namacalne rezultaty, które przyniesie projekt. W projekcie tworzenia stron internetowych głównym elementem dostarczanym może być nowy projekt strony internetowej. W projekcie marketingu w mediach społecznościowych rezultatami mogą być posty na Instagramie. Niektóre projekty mają również dodatkowe rezultaty, takie jak dane kampanii.
• Zadania: Każdy projekt składa się z wielu zadań, z których każde jest przypisane do odpowiedzialnego członka zespołu lub podzespołu.
• Interesariusze: Każdy zaangażowany w projekt jest interesariuszem. Obejmuje to wszystkie osoby w zespole projektowym, a także inne osoby, takie jak klienci, osoby z poziomu C i klienci, do których ostatecznie będą kierowane zasoby marketingowe dostarczane w ramach projektu.
• Metodologia: zbiór zasad dotyczących zarządzania projektem.

Krótko mówiąc, projekt musi przynieść określone wyniki, które można podzielić na zadania. Zadania przydzielane są osobom z zespołu projektowego, które muszą wykonać pracę w ramach zarządzanego procesu.

Zarządzanie projektami marketingowymi w praktyce

Zarządzanie projektami służy do realizacji wszelkiego rodzaju projektów marketingowych, w tym:

• Tworzenie stron internetowych
• Marketing treści
• Marketing mediów społecznościowych
• SEO
• PPC
• Reklama wideo
• Rozwój aplikacji
• Marketing e-mailowy
• Kampanie PR

Niezależnie od rodzaju dostarczanej pracy, zarządzanie projektami zwykle koncentruje się wokół oprogramowania do zarządzania projektami. Jest to platforma cyfrowa, na której interesariusze mogą zarządzać swoimi zadaniami do końca, a starsi interesariusze mogą monitorować ogólny postęp projektu.

Każdy członek zespołu powinien mieć dostęp do oprogramowania przy użyciu własnych danych logowania. Po zalogowaniu mogą zobaczyć zadania, które zostały im przypisane. Mogą być w stanie przesyłać pliki i komentarze do zadań oraz zmieniać status zadań, aby odzwierciedlić, czy zostały zainicjowane, ukończone lub wstrzymane przez pewnego rodzaju „bloker”.

Starsi interesariusze mogą również przydzielać zadania członkom zespołu i ustalać terminy ich wykonania. (W niektórych zespołach wszyscy interesariusze mają na to pozwolenie.)

W każdym projekcie pomaga mieć członka zespołu pełniącego funkcję kierownika projektu. Ta osoba jest odpowiedzialna za pomoc całemu zespołowi w skutecznym korzystaniu z procesu zarządzania projektami i oprogramowania. Niektóre metodologie zarządzania projektami wymagają również, aby kierownik projektu wykonywał dodatkowe obowiązki, takie jak prowadzenie regularnych spotkań zespołu (czasami nazywanych „scrums”) i pomaganie innym interesariuszom w znajdowaniu rozwiązań blokujących.

Fazy ​​projektu

Projekt marketingowy zazwyczaj przechodzi przez intuicyjną serię etapów:

1. Rozpoczęcie
2. Planowanie
3. Dostawa
4. Podpisanie
5. Analiza

Rozpoczęcie

Faza, którą nazywamy kickoffem , to początek projektu. W tym momencie zespół marketingowy spotyka się z interesariuszem zlecającym pracę, aby omówić szczegóły projektu. Strony dojdą do porozumienia w sprawie podstawowych szczegółów projektu, w tym:

• Jakie są rezultaty projektu?
• Jaki jest bazowy budżet czasu i kosztów projektu?
• Jaka jest maksymalna kwota, o jaką projekt może przekroczyć swój bazowy budżet czasowy i kosztowy?

Gdy wszyscy kluczowi interesariusze projektu są zadowoleni z warunków, można zawrzeć umowę lub nieformalne porozumienie, aby rozpocząć projekt.

Planowanie

Podczas planowania projektu wszyscy członkowie zespołu pełniący strategiczną rolę spotykają się, aby zdecydować, w jaki sposób zostaną osiągnięte wyniki projektu. Chociaż proces planowania różni się w zależności od projektu, zwykle zaangażowane są następujące elementy:

• Wyznaczanie kamieni milowych. Kamienie milowe to kluczowe punkty na drodze do zakończenia projektu. Na przykład w projekcie kampanii reklam wideo „zakończono tworzenie scenorysów” i „zakończono filmowanie” mogą być kamieniami milowymi. Każdy kamień milowy ma określony termin, aby pomóc w realizacji projektu.
• Identyfikacja ryzyk projektowych. W zarządzaniu projektami „ryzyko” jest możliwym zdarzeniem zewnętrznym, które może wpłynąć na wyniki projektu, zarówno pozytywnie, jak i negatywnie. Identyfikacja głównych ryzyk projektowych podczas planowania projektu zapewnia, że ​​zespół jest gotowy do wykorzystania szans lub reagowania na zagrożenia w trakcie projektu.
• Podział projektu na zadania. Są to poszczególne elementy pracy potrzebne do osiągnięcia rezultatów projektu. Na tym etapie ważne jest również zidentyfikowanie zależności, w których ukończenie jednego zadania zależy od wcześniejszego wykonania innego zadania.
• Przypisywanie zadań i własności. Każde zadanie należy przypisać do członka zespołu (lub podzespołu), który będzie odpowiedzialny za jego wykonanie. W niektórych przypadkach interesariusze wyższego szczebla mogą również otrzymać własność rezultatów projektu.

Dostawa

Po zaplanowaniu projektu zespół może przystąpić do pracy nad dostarczeniem projektu. Każdy członek zespołu powinien korzystać z platformy zarządzania projektami do zarządzania swoimi zadaniami w tej fazie.

Zarządzanie projektami wspiera zespół na kilka sposobów w fazie realizacji, w tym:

• Zarządzanie zadaniami. W całym projekcie każdy członek zespołu jest odpowiedzialny za aktualizację własnych zadań w ramach platformy do zarządzania projektami. Zazwyczaj obejmuje to przesyłanie plików, zmianę statusów zadań i informowanie kierownika projektu o wszelkich blokadach, które uniemożliwiają wykonanie zadań. Jeśli w fazie dostawy zostaną zidentyfikowane nowe wymagania, tworzone są nowe zadania i przydzielane członkom zespołu.
• Śledzenie postępów. Większość platform do zarządzania projektami zawiera wizualne narzędzia do śledzenia postępu projektu, takie jak wykresy Gantta i wykresy spalania. Zasoby te pomagają interesariuszom ocenić postęp zespołu w realizacji jego zadań w odniesieniu do budżetu czasowego projektu. Starsi interesariusze, w szczególności, będą uważnie monitorować postęp projektu w fazie realizacji, aby ustalić, czy zaplanowany czas i budżet kosztów projektu pozostają osiągalne.
• Nośnik danych. W zależności od charakteru pracy zespołu, platforma do zarządzania projektami może służyć do przechowywania prac projektowych, np. dokumentów zawierających kopię do wykorzystania w content marketingu. Łatwy dostęp do platformy do zarządzania projektami dla całego zespołu projektowego może pomóc zapobiec utracie ważnej pracy.

Zarządzanie projektami w fazie dostawy odniesie sukces tylko wtedy, gdy każdy członek zespołu zaangażuje się w proces i wypełni obowiązki, takie jak aktualizacja statusu swoich zadań. Ważne jest, aby wyjaśnić to członkom zespołu. Zespół powinien również mieć pod ręką kompetentną osobę, która pomoże każdemu, kto zmaga się z procesem zarządzania projektami lub oprogramowaniem.

Podpisanie

Po zakończeniu wszystkich prac projektowych, starsi interesariusze – w tym klient lub klient wewnętrzny – mogą spotkać się, aby dokonać przeglądu wyników projektu. Jeżeli wszystkie strony są usatysfakcjonowane, że produkty projektu zostały zrealizowane zgodnie z planem, projekt można uznać za zakończony, a interesariusze mogą wyrazić zgodę .

Przed tą fazą niektóre zespoły projektowe będą używać narzędzi wbudowanych w oprogramowanie do zarządzania projektami do tworzenia raportów i dokumentacji. Może to być skuteczny sposób wyjaśnienia klientowi wykonanej pracy.

Analiza

Niektóre projekty marketingowe kończą się podpisaniem.

Inni kończą fazą analizy . Może to być wszystko, od analizy danych witryny po przeprojektowaniu witryny po analizę nastrojów klientów po kampanii reklamowej w telewizji.

Analizę można rozumieć jako pomost między obecnym projektem a przyszłymi projektami. Ustalenia z tego etapu mogą zostać wykorzystane w planowaniu kompatybilnych projektów w przyszłości, pomagając zespołowi w bardziej efektywnym planowaniu i optymalizacji procesów.

Niektóre zespoły projektowe przeanalizują również swoje doświadczenia z procesu zarządzania projektami w trakcie realizacji projektu. Pomaga to zidentyfikować problemy, które ludzie napotkali w podejściu do zarządzania projektami, które można zmienić przed kolejnym projektem.

Jak wykorzystać zarządzanie projektami do rutynowej pracy marketingowej

Etapowe podejście do zarządzania projektami, które właśnie omówiliśmy, najlepiej nadaje się do realizacji projektów marketingowych o ograniczonym czasie trwania o średnim lub wysokim poziomie złożoności.

Jeśli Twoja praca ma bardziej rutynowy charakter – na przykład, jeśli musisz co tydzień dostarczać określoną liczbę postów w mediach społecznościowych – można to również osiągnąć poprzez zarządzanie projektami. Musisz tylko zastosować nieco inne podejście.

Do rutynowych prac marketingowych zalecamy korzystanie z rozwiązania do zarządzania projektami z systemem w stylu kanban do zarządzania treścią, np. Trello. W systemie Kanban każde zadanie jest reprezentowane przez kartę, którą można przenosić z jednej kolumny do drugiej, aby reprezentować jego stan. W przepływie pracy treści społecznościowych możesz mieć kolumny zatytułowane „Pomysły”, „Tekst”, „Tekst i zdjęcie”, „Podpisany tekst i zdjęcie” oraz „Zaplanowane/opublikowane”. Gdy do wersji roboczej wpisu dodawane są nowe komponenty, jego kartę można przesuwać, dopóki wpis nie zostanie opublikowany. Takie podejście umożliwia jednocześnie zespołowi planowanie treści społecznościowych, pracę nad treścią i zarządzanie postępem każdego posta jako miniprojektu.

Oto samouczek wideo pokazujący, jak narzędzia do zarządzania projektami mogą być wykorzystywane do rutynowych prac marketingowych:

Jakiego narzędzia do zarządzania projektami powinienem użyć?

Prawie całe zarządzanie projektami odbywa się cyfrowo, przy użyciu oprogramowania do zarządzania projektami. Oprogramowanie to zapewnia infrastrukturę dla wybranego przez zespół podejścia.

Radzimy zapoznać się z kilkoma popularnymi platformami do zarządzania projektami, zanim zdecydujesz się na jedną. Zespół Target Internet ma dobre doświadczenia z następującymi opcjami:

Asany

Asana to fantastyczne narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami, z pięknie dostępnym interfejsem użytkownika, który ułatwia pracę nad zadaniami i przypisywanie ich członkom zespołu. Zdarza się również, że jest to narzędzie do zarządzania projektami, którego używamy do zarządzania naszym content marketingiem – w tym pracą nad tym artykułem!

Asana to szczególnie przystępne cenowo rozwiązanie do zarządzania projektami, oferujące zarówno niedrogi pakiet premium, jak i dość wszechstronną wersję bezpłatną.

Trello

To pomysłowe narzędzie umożliwia zarządzanie pracą za pomocą systemu kart, tablic i list.

Trello szczególnie dobrze nadaje się do zarządzania elementami treści, takimi jak artykuły na blogu lub posty społecznościowe, za pomocą przepływu pracy.

Praca zespołowa

Praca zespołowa to niezwykle bogate w funkcje rozwiązanie do zarządzania projektami, z pakietem opcjonalnych dodatków, w tym funkcjami czatu, CRM i biurowymi. Interfejs pracy zespołowej jest prawdopodobnie mniej przystępny niż Asana czy Trello, ale z nawiązką rekompensuje to swoimi niesamowitymi możliwościami.

JIRA

Uwielbiana przez programistów na całym świecie JIRA jest idealnym narzędziem do zarządzania projektami dla zespołów korzystających z metodyki pracy zwinnej.

Inne popularne oprogramowanie do zarządzania projektami to Basecamp, Nifty i Monday.com.

Jakie są korzyści z wykorzystania zarządzania projektami do pracy marketingowej?

Korzystanie z zarządzania projektami może przynieść wiele korzyści zespołom marketingowym i profesjonalistom. Kluczowe korzyści to:

• Współpraca. Większość projektów marketingowych wymaga wkładu wielu interesariuszy, niezależnie od tego, czy są to specjaliści, tacy jak SEO, oferenci PPC i dyrektorzy mediów społecznościowych, czy klienci, którzy muszą monitorować postęp projektu i zapewniać zgodę. Oprogramowanie do zarządzania projektami może stać się współużytkowaną przestrzenią roboczą, w której odbywa się i jest rejestrowana współpraca.
• Śledzenie złożonych projektów. Kiedy pracujesz nad projektem marketingowym z wieloma różnymi komponentami, śledzenie każdego ważnego szczegółu może być trudne. Zarządzanie projektami może zapewnić kompleksowy przegląd zadań projektowych, w tym informacje o tym, czy zostały one ukończone na czas.
• Wydajność. Niektórzy członkowie zespołu działają bardziej niezawodnie i wydajnie podczas pracy w procesie zarządzanym projektem. Istnieje kilka potencjalnych powodów, dla których zarządzanie projektami może poprawić produktywność, w tym wydajny dostęp do informacji o zadaniach i terminach oraz efekt widoczności wszystkich otwartych i ukończonych zadań w widoku zespołu.
• Powtarzalność. Rozpoczęcie pracy z zarządzaniem projektami zajmuje trochę czasu, ale po skonfigurowaniu okaże się, że wiele projektów obejmuje podobny proces zarządzania projektami. Na dłuższą metę większość projektów będzie mogła korzystać z tych samych ustawień oprogramowania i procesu, co w poprzednim projekcie, oszczędzając czas i wysiłek.

Niewątpliwie zarządzanie projektami ma też pewne wady. Przyjęcie tego procesu może być frustrujące, a nawet alienujące niektórych członków zespołu. Istnieje również ryzyko, że zbytnie skupienie się na drobnych szczegółach zarządzania projektem może odwrócić uwagę od produktywnej pracy nad projektem.

Kluczem do sukcesu jest znalezienie odpowiedniej równowagi między maksymalnym wykorzystaniem niezaprzeczalnych zalet zarządzania projektami a pozostawieniem zespołowi wystarczającej przestrzeni do pracy. Jeśli uda ci się zachować równowagę, twoje projekty przyniosą korzyści.