Jak przejąć kontrolę nad finansami swojego Kościoła

Obejrzyj poniższy film, aby poznać podstawy finansowania kościoła.

Jako przywódca kościoła często robisz coś, do czego niekoniecznie jesteś przeszkolony, a to ma niewiele wspólnego z głoszeniem i przywództwem.

Kierowca vana? Pewny. Profesjonalista audiowizualny? Dlaczego nie. Poskramiacz zwierząt? Czekaj, w ogóle jaki kościół prowadzisz?

Jednym z zadań, z którymi możesz się utknąć — chyba że twój kościół jest pobłogosławiony zatrudnieniem księgowego w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin — jest zarządzanie finansami.

Może dopiero zaczynasz zarządzać finansami i nie masz pojęcia, od czego zacząć. Być może odziedziczyłeś tę rolę i nawet nie wiesz, gdzie trzymane są pieniądze. Ile przychodzi każdego miesiąca, a ile wychodzi? Czy twój kościół jest finansowo zdrowy?

To dużo do rozgryzienia i może wywołać panikę.

Nie martw się; Jesteśmy tutaj, aby pomóc. W tym przewodniku przejdziemy krok po kroku przez proces oceny kondycji finansowej twojego kościoła, zestawienia budżetu oraz oceny i poprawy datków twojego zboru. Po drodze damy Ci przydatne narzędzia i zasoby.

Czy twój kościół jest finansowo zdrowy?

Cała ta gotówka prawdopodobnie powinna być w banku

Przy ustalaniu, czy twój kościół jest finansowo zdrowy, należy wziąć pod uwagę dwa główne czynniki: budżet i praktyki dawania.

Przyjrzyj się bliżej, zadając i odpowiadając na następujące pytania:

Budżet

• Czy twój kościół opłaca swoje wydatki na czas?
• Czy twój kościół ma odpowiednie fundusze awaryjne?
• Czy twój kościół utrzymuje wystarczające niewyznaczone rezerwy?

Dający

• Czy kampania darowizn w kościele jest skuteczna i trwa?
• Czy członkostwo w twoim kościele wspiera misje poza kościołem lokalnym?
• Czy twój kościół buduje się w kierunku ekspansji, czy tylko kroczy po wodzie?

Jeśli odpowiedziałeś „nie” lub „nie wiem” na którekolwiek z tych pytań, masz trochę pracy do wykonania!

Zajmijmy się kolejno każdym z tych czynników.

Część I: Budżet

Twój budżet jest wskazówką, jakie wydatki są ważne dla twojego kościoła, a co nie. Jest to odzwierciedlenie ogólnej strategii i koncentracji twojego kościoła w danym roku kalendarzowym.

Twoja służba powinna przynajmniej ustalić roczny plan wydatków na podstawie tego, co wydano w poprzednich latach, jednocześnie uwzględniając przyszłe cele i zadania. Jeśli w zeszłym roku twój kościół wydał 15 000 dolarów na transport, ale w tym roku planujesz kupić nową furgonetkę, spodziewaj się, że koszty transportu podwoją się i odpowiednio zaplanuj.

Aby zobaczyć, ile wydano w poprzednich latach, wykop stare sprawozdania finansowe, zapisy i rachunki. Mamy nadzieję, że te informacje są rejestrowane w programie księgowym, takim jak QuickBooks lub FreshBooks, a nie w szufladzie pełnej poszarpanych paragonów i faktur. To nie są lata 1800 i nie jesteś Ebenezer Scrooge, więc proszę, użyj komputera.

Niektóre programy do zarządzania kościołem mają wbudowane funkcje księgowe (tu znajduje się przefiltrowana lista), podczas gdy inne integrują się z popularnymi narzędziami księgowymi. Istnieje nawet oprogramowanie księgowe stworzone specjalnie dla kościołów. Ważną rzeczą jest to, że używasz jakiegoś oprogramowania księgowego, a nie tylko zgrubnego arkusza kalkulacyjnego.

Kościoły mają określone przepisy podatkowe, które sprawiają, że oprogramowanie księgowe jest bardziej koniecznością niż luksusem. Jeśli przejmiesz finanse swojego kościoła i odkryjesz, że nie ma systemu księgowego, ustanowienie go powinno być twoim priorytetem. Jeśli budżet jest problemem, zapoznaj się z bezpłatnymi opcjami.

I chociaż istnieje kilka bezpłatnych opcji dla kościołów o ograniczonym budżecie, polecam rozpocząć wyszukiwanie od naszej listy 20 najbardziej przystępnych cenowo programów księgowych lub naszego katalogu księgowego dotyczącego konkretnego kościoła. Podczas gdy darmowe oprogramowanie ma w sobie wszystko za darmo, płatne oprogramowanie jest prawie powszechnie bardziej funkcjonalne i intuicyjne, a obsługa klienta jest o wiele bardziej pomocna niż w przypadku bezpłatnej opcji.

4 kroki, aby uporządkować budżet

Po zlokalizowaniu dokumentacji finansowej i ustaleniu kościelnego systemu księgowego potrzebujesz planu gry, aby uporządkować swój budżet.

1. Ustal cele na rok

Jasno zdefiniuj i zakomunikuj misję i cele swojego kościoła na dany rok, i zrób to przed opracowaniem pierwszych wniosków budżetowych, abyś mógł dopasować swoje roczne plany do większych celów kościoła.

Oto kilka przykładów bramek:

• Zaproś 100 osób do przyłączenia się do kościoła w tym roku
• Wdrażaj określone nowe ministerstwa
• Konstruuj dodatki lub nowe budynki
• Zdobądź średnio 200 uczestników niedzielnych nabożeństw

Dobrym sposobem na określenie celów kościoła jest zapytanie członków, czego chcą . Nie mówię o takich rzeczach jak kawiarnia czy nowy system nagłaśniający, chociaż te dodatki są w porządku, gdy masz inne priorytety – takie jak służenie większej społeczności – w porządku. Mówię o tym, w jaki sposób chcą rozwijać misję twojego kościoła, na przykład rozszerzając się na nową społeczność, zwiększając frekwencję w twojej głównej lokalizacji lub rozpoczynając nowe misje informacyjne.

Jeśli Twoje cele są związane z frekwencją, upewnij się, że korzystasz z funkcji śledzenia frekwencji w oprogramowaniu do zarządzania kościołem, aby wyznaczać realistyczne cele i śledzić swoje postępy.

2. Ustabilizuj swoje wydatki

Sprawdź swoje bieżące wydatki, takie jak płace, ministerstwa, utrzymanie i media. Upewnij się, że pokrywasz swoje koszty i masz stały dopływ pieniędzy, aby je pokryć. Chcesz rozbić swój budżet i odpowiednio przydzielić pieniądze.

Według Ewangelicko-Chrześcijańskiej Unii Kredytowej typowy podział wydatków w budżetach operacyjnych kościoła to:

• 38% na pensje i zarobki
• 12% w stosunku do budynków/obiektów
• 8% wobec mediów
• 7% na ministerstwa i wsparcie

Unia kredytowa zapewnia również bardziej szczegółowe spojrzenie na wydatki budżetowe według wielkości kościoła:

Wygląda trochę jak etykieta wartości odżywczej na szczególnie niezdrowej przekąsce

Oto kilka narzędzi, które pomogą Ci zarządzać budżetem kościoła:

• Plan rozbudowy kościoła zawiera arkusz kalkulacyjny planowania budżetu podzielony na trzy kluczowe wydatki: administracyjne, zakładowe i ministerstwa
• Calculito ma kalkulator budżetu na wydatki kościelne, który możesz samodzielnie edytować
• Belay oferuje bezpłatny e-book „Rozpoczęcie budżetu dla organizacji non-profit”, który zawiera szablon dla początkujących

Pamiętaj, aby regularnie aktualizować oprogramowanie i przeglądać raporty, aby zobaczyć, gdzie pieniądze przychodzą i odchodzą, i wprowadzać niezbędne poprawki. Raport finansowy przedstawia sytuację finansową i wyniki operacyjne twojej służby i powinien być udostępniony przywódcom kościoła.

Przykładowy raport finansowy kościoła (za pośrednictwem Metropolitan Community Churches)

Chociaż można je połączyć ręcznie, oprogramowanie może przekształcić tworzenie i dystrybucję tych raportów z wielogodzinnej trudy w proces prawie bez wysiłku. Niektóre z najpopularniejszych systemów oprogramowania kościelnego w katalogu Capterra, które zawierają wbudowane funkcje księgowe — takie jak zobowiązania, księga główna i lista płac — to Aplos, ChurchTrac Online i Ministry Tracker. Nieprzekonany? Sprawdź te alternatywy dla Aplos dla rozwiązań programowych o podobnych funkcjach.

3. Zbuduj wystarczające rezerwy finansowe

Kiedy już masz uporządkowany budżet bazowy, powinieneś skupić się na powiększaniu niewyznaczonych rezerw, aby móc inwestować w przyszłość kościoła i wzmacniać swój fundusz na deszczowe dni.

Rezerwy są zazwyczaj gromadzone z biegiem czasu, generując nieograniczoną nadwyżkę i celowo odkładając część dodatkowych pieniędzy jako fundusz rezerwowy. Wspólne cele rezerwowe to wydatki od trzech do sześciu miesięcy. Ogólnie rzecz biorąc, rezerwy nie powinny przekraczać dwuletniego budżetu, az drugiej strony powinny obejmować przynajmniej jeden okres rozliczeniowy dla wszystkich pracowników, w tym podatki.

Zapytaj swój bank, czy specjalizuje się w finansach kościelnych. Na przykład Cass Commercial Bank obsługuje organizacje religijne wszystkich wyznań z doświadczeniem w budownictwie sakralnym i restrukturyzacji zadłużenia. Griffin Capital Funding specjalizuje się w pożyczkach kościelnych, a Christian Community Credit Union obsługuje sieć kościołów w całym kraju.

Bez względu na to, z jakim bankiem współpracujesz, nigdy nie zaszkodzi zapytać, czy mają programy specjalnie dla kościołów.

4. Rozważ drastyczne opcje (jeśli to konieczne)

Jeśli zmagasz się finansowo, twój kościół może potrzebować rozważenia redukcji lub przeprowadzki. Jeśli twój kościół ma niski stosunek kosztów stałych do liczby oddanych jednostek lub jeśli brakuje mu odpowiednich rezerw awaryjnych, możesz mieć trudności.

Jeśli musisz zmniejszyć, bądź przygotowany na podjęcie drastycznych środków, które mogą oznaczać wszystko, od ograniczenia wydatków po natychmiastowe skontaktowanie się z darczyńcami w celu uzyskania pomocy.

W pierwszej kolejności należy obciąć premie, podwyżki płac, budżety ministerstw i elastyczne wydatki. Następnie zmniejsz wydatki kapitałowe. Personel powinien być ostatnim cięciem — postaw swoich ludzi przed wszystkimi innymi zasobami. Ważne jest, aby sporządzić listę priorytetów i redukować koszty, gdziekolwiek możesz, bez względu na to, jak małe.

Część II: Dawanie/Darowizny

Obecnie większość darowizn dokonywana jest elektronicznie

Darowizny i dziesięciny są finansową siłą napędową twojego kościoła. Generowanie pieniędzy nigdy nie powinno być Twoją siłą napędową, ale do działania potrzebujesz funduszy. Pierwszym krokiem do określenia zakresu twoich możliwości zbierania funduszy jest ocena kondycji finansowej twojego zboru.

Oto kilka pytań, które pomogą Ci to zrozumieć:

1. Ile pieniędzy wspólnie twój kościół przeznacza na specjalne potrzeby i ofiary, które są rozprowadzane poza kościołem? Ten pomiar pokaże, jak zdrowy jest twój kościół w obszarach służby i misji. Według Ewangelicko-Chrześcijańskiej Unii Kredytowej, w przypadku średniej wielkości kościołów, 20% całkowitego darowizny (średnio) wspiera posługę i misje. Jeśli prawie wszystkie twoje pieniądze są przeznaczone tylko na utrzymanie odosobnionego ciała kościelnego, to albo potrzebujesz więcej pieniędzy, albo inaczej ustalasz priorytety swoich wydatków.
2. Jak ogólne dawanie ma się do ogólnej frekwencji? Na podstawie analizy przeprowadzonej przez konsultantów ds. budowy kościoła i kampanii kapitałowej, można spodziewać się średnio około 20 USD na głowę osoby dorosłej w danym tygodniu. Jeśli Twoja średnia frekwencja wynosi 200, powinieneś otrzymywać około 4000 USD tygodniowo. Oczywiście różni się to w zależności od demografii obszaru, ale jeśli obserwujesz wzrost frekwencji, ale nie dajesz, nowi członkowie/uczestnicy mogą nie rozumieć znaczenia dawania. Być może nadszedł czas na zorganizowanie zbiórki pieniędzy.
3. Jak zaspokajane są potrzeby członków kościoła? Czy na radarze twojego kościoła znajduje się wewnętrzna życzliwość? Czy członkowie kościoła mają głos w zarządzaniu twoim kościołem? Ważne jest, abyś zaspokajał potrzeby członków swojego kościoła, a także wysłuchał ich pytań i obaw dotyczących kościoła. Im bardziej słuchasz ich potrzeb, tym bardziej hojny i chętny do dawania będzie twój zbór. 8-punktowa drabina hojności GenerousChurch jest doskonałym narzędziem, które pomoże ci przeanalizować motywacje dawania.

Po zadaniu tych pytań i udzieleniu na nie odpowiedzi, przejdź do następujących kroków:

1. Edukuj swoich członków

Porozmawiaj z członkami swojego kościoła o dawaniu i wyjaśnij, że kościół może działać tylko przy ich wsparciu. Nauczaj dawania jako aktu uwielbienia, wdrażaj kampanie szafarskie, daj możliwości, wygłaszaj kazania o szafarstwie przez cały rok i organizuj spotkania, na których członkowie mogą się spotykać i dyskutować o wyzwaniach finansowych. Lewis Centre for Church Leadership zawiera przydatną listę kontrolną 50 sposobów zachęcania do dawania.

Komunikuj sukcesy i cele, rozmawiając o przeszłych osiągnięciach (poprzez spotkania, kazania, e-maile lub biuletyny), wytyczając cele na cały rok i szczegółowo opisując swój plan, aby się tam dostać, aby członkowie kościoła zrozumieli, jak ważne jest dawanie.

Oto kilka dodatkowych zasobów, które pomogą zwiększyć darowizny:

• ChurchTechToday oferuje bezpłatny e-book, który szczegółowo opisuje, jak rejestrować i zwiększać darowizny kościelne, budować relacje oparte na zaufaniu z darczyńcami, jakie opcje udostępniają kościoły swoim darczyńcom i nie tylko.
• echurch ma 20 praktycznych wskazówek, jak zwiększyć darowizny kościelne, takich jak oferowanie zajęć finansowych i przyjmowanie darowizn mobilnych.

2. Ułatw członkom dawanie

Darowizny online, darowizny mobilne i powtarzające się darowizny to sposoby na to, aby dawanie było bezbolesne dla twojego zboru.

Oto kilka narzędzi, które pomogą Ci zacząć:

• The City — sieć społecznościowa dla kościołów — posiada moduł darowizn, który umożliwia pełny cykl darowizn, od datków opartych na użytkownikach po darowizny online, a także zarządzanie darowiznami, funduszami i partiami oraz raportowanie.
• BytheBook to oprogramowanie do datków kościelnych, które pokazuje, jak łatwo wprowadzać dziesięciny i ofiary, raportować darowizny przez fundusze lub darczyńców oraz identyfikować trendy w dawaniu.
• Software4Nonprofits ma wersję darowizny z bezpłatną opcją dla maksymalnie 100 darczyńców rocznie (co roku pobierają opłatę 20 USD za wsparcie).

3. Dawaj przykład

Daj dobry przykład swoim wyznawcom, organizując imprezy i zbiórki pieniędzy, a także pokaż swojemu zborowi, jakie efekty przynosi hojność. Pokaż członkom kościoła, jakie główne czynniki zewnętrzne sprawiają, że kościół daje pieniądze, i wyszczególnij wymierne skutki tej hojności.

Oto kilka narzędzi do zarządzania wydarzeniami pozyskiwania funduszy:

• DoJiggy to niedrogie oprogramowanie do pozyskiwania funduszy z centrum zasobów, które pomaga organizacjom non-profit planować i przeprowadzać imprezy związane ze zbieraniem funduszy.
• Blackbaud oferuje szeroką gamę źródeł pozyskiwania funduszy.
• Oto lista zabawnych pomysłów na letnią zbiórkę pieniędzy i pięć nowoczesnych technik pozyskiwania funduszy.

Czas przejąć kontrolę

Jeśli masz własne sugestie lub narzędzia do skutecznego zarządzania finansami kościoła, pomóż innym przywódcom kościoła, dzieląc się nimi w komentarzach.

Kondycja finansowa nigdy nie jest szybkim, jednorazowym rozwiązaniem. Wymaga stałej uwagi i konserwacji. Śledź więc nasz blog dotyczący zarządzania kościołem i przeczytaj te inne artykuły o rachunkowości kościelnej, aby być na bieżąco z finansami kościoła:

• 3 sposoby na maksymalizację programów dopasowywania prezentów w Twoim kościele
• 8 alternatyw dla PayPal dla kościołów
• 5 kroków, aby skutecznie reklamować swój Kościół
• 6 najczęściej recenzowanych rozwiązań oprogramowania do rachunkowości kościelnej
• Jak sprawić, by budynek kościoła sam się opłacił
• Marketing megakościelny przy budżecie mikrokościelnym
• Przekazywanie koszyka: 5 zaktualizowanych kościelnych technik pozyskiwania funduszy