Jak skonfigurować listę płac w małej firmie?

W liście płac jest bardzo mało miejsca (jeśli w ogóle) na błędy ludzkie. Nieopłacani pracownicy to niezadowoleni pracownicy, a nieopłacany urząd skarbowy (IRS) może być wręcz przerażający.

Podczas gdy większe firmy mogą mieć cały dział zajmujący się usługami płacowymi lub zlecać obowiązki związane z płacami stronie trzeciej, właściciele małych firm zwykle mają mniej zasobów.

Jeśli jesteś właścicielem małej firmy i nie masz budżetu na outsourcing do dostawcy usług płacowych, nie jesteś sam. Według badania podatkowego z 2021 r. przeprowadzonego przez National Federation of Independent Business ^[1] , 54% małych firm nie korzysta z usług zewnętrznego dostawcy usług płacowych.

Chociaż zarządzanie procesem płacowym wewnętrznie jest możliwe, wiąże się to ze sporym udziałem wyzwań. W tym artykule omówimy kroki, które należy podjąć podczas konfigurowania listy płac dla małej firmy, jak łagodzić typowe wyzwania oraz jak oprogramowanie do obsługi płac dla małych firm może pomóc zredukować najbardziej uciążliwe aspekty przetwarzania listy płac.

3 kroki do rozpoczęcia i płynnego tworzenia listy płac w małej firmie

Konfiguracja płac jest ostatecznie połączeniem zarządzania personelem i nawigacji po formularzu podatkowym. Niektóre elementy konfiguracji listy płac ^[2] mogą wydawać się oczywiste, podczas gdy inne mogą nie być tak intuicyjne. Oto trzy podstawowe kroki, które należy podjąć, aby położyć podwaliny pod zarządzanie listą płac.

1. Uzyskaj odpowiednią dokumentację od swoich pracowników

Sprawny system płacowy zależy od uzyskania od pracowników odpowiedniej dokumentacji do przygotowania podatku: Dokumentacja i lista płac idą w parze. Aby uzyskać odpowiednią dokumentację od swoich pracowników, najpierw musisz wiedzieć, jakiego rodzaju są pracownikami.

Tutaj sprawy mogą się komplikować.

↛ Wyzwanie : Prawidłowa identyfikacja pracowników, aby uniknąć błędnej klasyfikacji.

Przy wdrażaniu pracowników ważne jest, aby wiedzieć, jakim będą pracownikami. Czy będą uważani za pracowników pełnoetatowych czy kontraktowych? Ma to znaczenie, ponieważ określi, jak je płacisz i rozliczasz podatki od wynagrodzeń.

Czasami błędna klasyfikacja pracowników jest dokonywana celowo, aby firma mogła uniknąć płacenia za nadgodziny lub odszkodowania pracownicze. Może to skutkować karami dla Twojej firmy.

Częściej jednak błędna klasyfikacja pracowników jest wypadkiem.

Jak tego uniknąć:

IRS sugeruje, aby zadać sobie pytanie: „Jak dużą kontrolę jako firma mam nad pracownikiem?” Zgodnie z ogólną zasadą, większa kontrola nad pracownikiem oznacza, że ​​jest on bardziej pełnoprawnym pracownikiem niż wykonawcą.

Jeśli powiesz osobie, gdzie i jak ma wykonywać swoją pracę, jeśli nadal ją zatrzymujesz po wykonaniu określonej pracy i jeśli dajesz jej świadczenia, prawdopodobnie masz do czynienia z pracownikiem, a nie z wykonawcą.

Jeśli dana osoba przychodzi i odchodzi w oparciu o pracę, może wykonać pracę w dowolny sposób i odpowiada za własne korzyści, to prawdopodobnie jest wykonawcą. Jeśli nadal nie masz pewności, skonsultuj się z radcą prawnym lub prześlij formularz SS-8 do IRS, aby uzyskać ich decyzję.

2. Udokumentuj swoje zasady płacowe

Rozważ rozmowę z prawnikiem lub skorzystanie z pomocy strony internetowej poświęconej prawnikom w celu udokumentowania umów i zasad płacowych.

Jako właściciel małej firmy każdy, kogo zatrudniasz, powinien jasno wiedzieć, ile im płaci, kiedy i w jaki sposób (np. bezpośredni depozyt, gotówka lub czek) oraz świadczenia pracownicze związane z pracą. Podobnie jak w przypadku większości dokumentów prawnych, lepiej mieć udokumentowaną politykę płacową i nie potrzebować jej, niż jej potrzebować i jej nie mieć.

Powinieneś mieć kopię tego, wraz ze szczegółami dotyczącymi warunków zatrudnienia, polityk i innych kwestii związanych z zasobami ludzkimi, podpisaną i przechowywaną w bezpiecznym miejscu.

↛ Wyzwanie: Ochrona dokumentów i zgodność z przepisami o ochronie danych

Jeśli masz mieszankę pracowników, wykonawców i pracowników z wielu stanów, będziesz mieć wiele dokumentów i formularzy do śledzenia i przechowywania.

Ponieważ dokumenty te zawierają dane wrażliwe i osobiste (takie jak numery ubezpieczenia społecznego), warto mieć pewność, że są one bezpiecznie przechowywane — dokumenty fizyczne w zamkniętej szafce na dokumenty i dokumenty cyfrowe w zabezpieczonym systemie oprogramowania.

Jest to ważne, ponieważ chcesz, aby pracownicy ufali Ci swoimi informacjami, a także jest to prawo. Nieprzestrzeganie amerykańskiej ustawy o rzetelnych i dokładnych transakcjach kredytowych (ustawa FACT) ^[3] oraz ustawy o rzetelnej sprawozdawczości kredytowej (FCRA) ^[4] lub RODO może skutkować poważnymi karami.

Jak tego uniknąć:

Aby zapewnić bezpieczeństwo plików cyfrowych, zasad i danych osobowych swoich pracowników, rozważ zainwestowanie w oprogramowanie do zarządzania dokumentami z funkcjami, które zapewniają bezpieczeństwo dokumentów i pomagają zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi prywatności danych dotyczącymi Twoich pracowników.

Funkcje te obejmują scentralizowaną lokalizację dla wszystkich działów w celu przechowywania danych, ograniczenie międzydziałowych silosów, automatyzację powtarzalnych zadań oraz uproszczenie procesów skanowania, przechowywania, wyszukiwania i archiwizacji dokumentów.

3. Zainwestuj w oprogramowanie, które pomoże Ci zarządzać procesem płacowym

Nic nie obniży morale pracowników szybciej niż spóźniona wypłata lub dwie. Oprogramowanie płacowe może pomóc usprawnić proces płacowy, zminimalizować możliwość błędu, bezpiecznie przechowywać dokumentację płacową i znacznie ułatwić płacenie podatków od wynagrodzeń.

Jeśli masz kombinację pełnoetatowych pracowników, kontrahentów i pracowników w wielu stanach, oprogramowanie do obsługi płac może pomóc odciążyć część stresu, organizując i zabezpieczając rejestry oraz automatyzując obliczenia i depozyty. Oczywiście zależy to od wyboru najlepszego oprogramowania płacowego dla potrzeb Twojej firmy.

↛ Wyzwanie: Wybór oprogramowania płacowego

Uproszczony proces płacowy może również zapewnić Twojej firmie możliwość rozwoju. W studium przypadku dotyczącym płac, startup VYRL poinformował, że inwestowanie w system płacowy pozwoliło im szybciej płacić pracownikom i kontrahentom, uporządkować dokumenty i dać im możliwość oferowania bardziej konkurencyjnych pakietów świadczeń pracowniczych. To ostatecznie pomogło im rozpocząć rozwój firmy.

Ale zakup systemu płacowego może być wyzwaniem przy tak wielu dostępnych opcjach. Porównywanie różnych systemów i funkcji może łatwo stać się przytłaczające. Możesz pomyśleć: „czy podejmuję właściwą decyzję?” i martw się, że wybrałeś niewłaściwie.

Jak tego uniknąć:

Kupując oprogramowanie do obsługi płac (a tak naprawdę dowolny rodzaj oprogramowania), pamiętaj zawsze o pierwotnym problemie, aby pomóc Ci ustalić, które funkcje są dla Ciebie ważne.

Niektóre ważne funkcje oprogramowania płacowego, o których należy pamiętać, obejmują:

• Bezpośredni depozyt
• Rozliczenie podatkowe (podatek od wynagrodzeń, podatek Medicare itp.)
• Zarządzanie zgodnością
• Samoobsługa pracownicza (ESS)
• Integracje księgowe i time-tracking

Należy pamiętać, że oprogramowanie płacowe oferuje szereg funkcji, od podstawowych funkcji płacowych po bardziej złożone. Nigdy nie zaszkodzi „przymierzyć” oprogramowanie, korzystając z ofert próbnych, aby upewnić się, że jest ono odpowiednie dla Twojej firmy i przeprowadzać testy systemu przed oficjalnym uruchomieniem.

Odciąż stres związany z płacami

Lista płac może łatwo przytłaczać wszystkimi ruchomymi częściami i wysokimi stawkami. Jednak posiadanie odpowiedniej dokumentacji od samego początku, bezpiecznego i zorganizowanego systemu przechowywania dokumentów do ewidencji płac oraz odpowiedniego oprogramowania dla Twojej firmy może ułatwić ten proces.

Jeśli nie masz pewności, od czego zacząć, rozważ wypełnienie quizu z krótkiej listy Capterra, aby zawęzić niektóre opcje.

Źródła

1. Ankieta Podatkowa 2021 Krajowej Federacji Niezależnych Przedsiębiorców, Centrum Badawcze NFIB
2. Zatrudniaj i zarządzaj pracownikami, US Small Business Administration
3. Ustawa o uczciwych i dokładnych transakcjach kredytowych, Federalna Komisja Handlu
4. Streszczenia praw zgodnie z ustawą o rzetelnej sprawozdawczości kredytowej, rejestr federalny