Jak skupić się na pracy w świecie pełnym rozproszeń

Słyszę dzieci bawiące się na zewnątrz i rozmawiające o lodach. Czy powinienem iść na lody przed czy po obiedzie? Niepewny. Czekaj, gdzie byłem? Och, mam napisać nowy artykuł. To takie dziwne, jak twój umysł może się rozproszyć w mgnieniu oka. Teraz takie przypadkowe myśli podczas pracy mogą przekierować twoją uwagę i sprawić, że będziesz mniej produktywny. Ale zostań z nami, pokażemy Ci, jak poprawić koncentrację i unikać rozpraszania się.

W tym artykule omówimy:

• jakie są najczęstsze rozrywki w miejscu pracy,
• dlaczego trudno jest zignorować rozpraszacze i
• jak utrzymać koncentrację i unikać rozpraszania uwagi, zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych.

Jakie są najczęstsze czynniki rozpraszające w miejscu pracy?

Bez względu na to, czy wykonujesz swoją pracę w biurze, czy w domu, zazwyczaj trudno jest uniknąć rozpraszania się w miejscu pracy. Jakie są więc najczęstsze źródła rozpraszania uwagi?

Według ankiety In search of lost focus , przeprowadzonej przez The Economist Intelligence Unit i Dropbox, oto, co pracownicy zdalni i pracujący na miejscu uważają za ich kluczowe elementy rozpraszające:

• przerywanie kontaktu twarzą w twarz od współpracowników: 34%,
• czytanie i odpowiadanie na maile: 29%,
• rozpraszanie się w biurze (dzwoniące telefony, gadatliwi koledzy): 23%,
• ich umysły wędrują: 23%,
• spotkania (osobiste i wirtualne): 21%,
• trudności techniczne: 20%,
• działalność pozazawodowa i osobista: 11%.

Jak widać, niektóre z tych rozrywek pochodzą od innych współpracowników. Ponadto rozpraszanie uwagi może wynikać z wykonywania niektórych czynności związanych z pracą, które mogą być czasochłonne, takich jak sprawdzanie wiadomości e-mail i uczestniczenie w spotkaniach. Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa rodzaje rozrywek:

1. Zewnętrzne : nie pochodzą z twojego umysłu, ale z otaczającego cię świata. Na przykład, twoi koledzy zatrzymują się, telefony, e-maile, powiadomienia, media społecznościowe, spotkania, wizualne zakłócenia i problemy techniczne.
2. Wewnętrzne : są to czynniki rozpraszające Twój umysł, takie jak choroba, problemy osobiste, których doświadczasz, a nawet myślenie o tym, co wolisz robić zamiast pracy.

Dlaczego trudno jest walczyć z rozproszeniami?

Nawet gdy staramy się ich unikać, zdarzają się rozproszenia. Ale dlaczego nie możemy ich po prostu zignorować?

Jeśli chodzi o niektóre przypadki zewnętrznych zakłóceń, dzieje się tak dlatego, że nasz mózg je kocha. W tym artykule David Rock, autor Your Brain at Work wyjaśnia, dlaczego nasz mózg reaguje w ten sposób:

„ Mózg uwielbia wiedzieć, co dzieje się w środowisku społecznym, a dla naszego przetrwania niezwykle ważne jest, aby wiedzieć, co dzieje się społecznie. Niezależnie od tego, czy ktoś przechodzi obok twojego biurka, czy ktoś wysyła e-mail, nie możemy pomóc, ale sprawdź, kim jest ta osoba, czy wszystko w porządku? To odruchowa reakcja”.

Chociaż twój mózg lubi robić takie przerwy w pracy, twoja uwaga może ucierpieć, gdy zostanie ci przerwana.

Mówiąc o wewnętrznych rozproszeniach, jednym z najczęstszych rodzajów jest błądzenie umysłu. Zwykle dzieje się tak, gdy jesteśmy znudzeni lub zmęczeni i nie mamy ochoty robić tego, co powinniśmy w tej chwili zrobić.

Jak mówi neurobiolog Amishi Jha w swoim przemówieniu dla TedTalk, powodem, dla którego tak często błądzimy, jest to, że nasz umysł może z łatwością podróżować w czasie. Używa odtwarzacza muzycznego jako metafory dla naszych umysłów.

„ Możemy cofnąć umysł do przeszłości, aby zastanowić się nad wydarzeniami, które już się wydarzyły. Albo możemy iść w przyszłość, aby zaplanować następną rzecz, którą chcemy zrobić. I bardzo często lądujemy w tym mentalnym trybie podróży w czasie przeszłości lub przyszłości, często bez naszej świadomości”.

Kiedy nasz umysł wędruje bez naszej świadomości, popełniamy błędy, pomijamy informacje lub mamy trudności z podejmowaniem decyzji. Amishi podkreśla, że ​​przeciwieństwem błądzącego umysłu jest uważny umysł. To wtedy zwracamy uwagę na chwilę obecną.

Wracając do metafory odtwarzacza muzyki, musimy być na przycisku Odtwórz, aby skupić się na tym, z czym mamy teraz do czynienia. W następnej sekcji omówimy kilka cennych wskazówek, jak powstrzymać umysł przed pójściem do przodu lub wstecz i skupieniem się na pracy.

Jak utrzymać koncentrację i unikać rozpraszania się

Badanie przeprowadzone przez University of California Irvine pokazuje, że potrzebujesz 23 minut, aby odzyskać koncentrację po rozproszeniu uwagi. Aby zminimalizować czas potrzebny na ponowne skupienie się, zebraliśmy kilka przydatnych wskazówek, które mogą pomóc w radzeniu sobie z rozpraszaniem uwagi.

Podnieś odpowiedzialność, dzieląc się swoim harmonogramem

W dni, w których masz napięty harmonogram i musisz dokończyć skomplikowane zadania, ostatnią rzeczą, której chcesz, jest przerwanie pracy. Tak więc posiadanie współpracowników w twoim biurze prawdopodobnie nie byłoby dobrym pomysłem.

Aby Twoi współpracownicy wiedzieli, kiedy będziesz zajęty w ciągu tygodnia, podziel się z nimi swoim harmonogramem. Na przykład możesz utworzyć dzienny lub tygodniowy plan w arkuszach Google i wysłać im link. Jeśli pracujesz zdalnie, oto kilka pomysłów, jak stworzyć harmonogram pracy zdalnej.

Ponadto możesz użyć Clockify, aby wprowadzić wszystkie swoje cotygodniowe zadania i skorzystać z widoku kalendarza. Ta funkcja pomaga uzyskać wyraźniejszy obraz planu tygodniowego. Ponadto Twoi współpracownicy mogą po prostu wybrać Twoje imię i nazwisko z listy, aby przejrzeć Twój harmonogram, jak widać poniżej.

Jeśli Twoi współpracownicy zauważą, że masz dużo na głowie, będą bardziej wyrozumiali. Jednocześnie będziesz w stanie ukończyć wszystkie zadania na czas.

Teraz, jeśli pracujesz w domu, członkowie Twojej rodziny mogą Ci przeszkadzać, ale rozwiązanie jest takie samo. Poinformuj ich o swoich godzinach pracy oraz o tym, kiedy w ciągu tygodnia będziesz niedostępny na czacie. Możesz wydrukować swój plan i przyczepić go w widocznym miejscu wokół domu.

Zaplanuj czas na przeglądanie internetu

Jak często przeglądasz internet i kanały mediów społecznościowych podczas krótkiej przerwy? A jak często ta krótka przerwa zamienia się w znacznie dłuższą? Spójrzmy prawdzie w oczy, taka sytuacja zdarza się dość regularnie.

Zmuszenie się do skupienia się z powrotem na pracy może być trudne. Cal Newport, autor Deep Work, mówi, że to dlatego, że nasz mózg pragnie rozproszenia. Oto pomysł, który proponuje:

„Zamiast planować okazjonalne oderwanie się od rozproszenia, aby móc się skoncentrować, należy zaplanować sporadyczne oderwanie się od skupienia, aby poddać się rozproszeniu ”.

Zgodnie z ideą Newport należy zaplanować czas na rozproszenie, a więc na przeglądanie stron internetowych. Oczywiście oznacza to, że nie potrzebujesz Internetu do zadań w pracy. Jeśli jednak musisz korzystać z Internetu do pracy, powinieneś znaleźć aplikację, która blokuje określone strony internetowe, takie jak media społecznościowe, wiadomości i tym podobne. Dlatego tylko wybrane witryny zostaną zablokowane.

Następnie, podczas pracy, twoja uwaga musi być skierowana na zadania. W jednym z artykułów Forbesa Newport twierdzi, że ta rutyna „ pomaga umysłowi poczuć się bardziej komfortowo z nudą, będąc przez cały czas wolnym od nowych bodźców ”. Co więcej, będziesz w stanie efektywniej wykonywać swoje zadania.

Trzymaj telefon z dala podczas pracy

Twój telefon brzęczy, sięgasz po niego natychmiast. Wiadomości, powiadomienia i podobne dźwięki z pewnością mogą odwrócić Twoją uwagę.

Aby zachować koncentrację i uniknąć takich dźwięków, podczas pracy trzymaj telefon poza zasięgiem. Po prostu zostaw go w innym pokoju lub w szufladzie biurka.

W razie potrzeby możesz sprawdzić swój telefon raz na godzinę, na wypadek konieczności oddzwonienia lub odebrania wiadomości.

Użyj słuchawek, aby zablokować hałas w tle

Głośno rozmawiający współpracownicy, dzwoniące telefony lub szczekające psy na zewnątrz. Nawet jeśli starasz się nie zwracać uwagi na odgłosy w tle, możesz łatwo stracić tok myślenia.

Najwygodniejszym sposobem radzenia sobie z tym problemem jest użycie słuchawek. Jeśli to możliwe, zaopatrz się w parę redukującą hałas.

Następnie wybierz to, co działa najlepiej dla Ciebie, słuchając podcastów, dźwięków białego szumu lub ulubionej stacji radiowej. Jeśli chodzi o muzykę, pamiętaj, że może wpłynąć na twoją produktywność zarówno pozytywnie, jak i negatywnie. Bądź więc kreatywny, wypróbuj różne gatunki, a znajdziesz to, co najbardziej Ci odpowiada. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​muzyka pomogła mi niezliczoną ilość razy odzyskać koncentrację w pracy.

Upewnij się, że Twoje miejsce pracy jest zorganizowane

Rozmawialiśmy o dźwiękowych rozpraszaczach, ale co z wizualnymi? Na przykład pracujesz w domu i trzymasz swoją ulubioną książkę przy biurku. Są szanse, że pokusisz się o przeczytanie jednej lub dwóch stron. Lub w biurze, jeśli trzymasz jakieś ważne dokumenty na całym biurku, rozpraszają cię i możesz je zgubić.

Nawet jeśli wierzysz, że możesz znaleźć wszystko, czego potrzebujesz w swoim kreatywnym otoczeniu chaosu, być może zaczniesz się reorganizować, gdy przeczytasz następne zdanie. Według artykułu opublikowanego w Harvard Business Review, naukowcy z Princeton University Neuroscience Institute odkryli, że kiedy stale patrzymy na otaczający nas bałagan, nasza zdolność koncentracji spada. Ponadto, gdy uczestnicy badania sprzątali bałagan na swoich stanowiskach roboczych, byli bardziej skłonni do odzyskania uwagi i zwiększenia produktywności.

Gdy upewnisz się, że twoje miejsce pracy jest czyste i że nie masz wokół siebie żadnych zbędnych przedmiotów osobistych, łatwiej będzie ci się skoncentrować.

Skoncentruj się na jednej rzeczy na raz

Czy masz tendencję do wielozadaniowości? Nawyk przełączania się między zadaniami i projektami sprawia wrażenie, jakbyśmy obsługiwali dwa lub więcej zadań jednocześnie. W większości przypadków wielozadaniowość tylko wprowadzi nas w zakłopotanie i nie sprawi, że będziemy bardziej produktywni.

Zamiast zajmować się kilkoma zadaniami jednocześnie, spróbuj skupić się na jednej rzeczy na raz. Robiąc to, będziesz myślał tylko o tym zadaniu: jak to zrobić, jakich zasobów lub narzędzi potrzebujesz i kiedy upływa ostateczny termin. Dlatego poprawi się również twoja koncentracja. Nawet jeśli podczas wykonywania jednego zadania rozprasza cię świat zewnętrzny, łatwiej będzie ci przekierować to skupienie niż podczas pracy wielozadaniowej.

Odśwież swój umysł, poruszając ciałem

Kiedy jesteś zmęczony, prawdopodobnie nie będziesz w stanie się skoncentrować. W takich sytuacjach możesz również łatwo się rozproszyć.

Jak zauważa David Rock we wspomnianym artykule, „ musimy ogólnie wyciszyć mózg, aby móc dostrzec ciche spostrzeżenia ”. Tak więc, gdy masz problemy z koncentracją, idź na spacer lub zrób coś, co sprawi ci przyjemność. Rock twierdzi, że odświeżenie umysłu nie tylko poprawia koncentrację, ale także pomaga lepiej podejmować decyzje.

W artykule dla przedsiębiorcy Marissa Vicario, trenerka zdrowia i dobrego samopoczucia, mówi o kolejnej korzyści płynącej z poruszania się. Podczas spaceru aktywujesz mitochondria, część komórek odpowiedzialną za poziom energii. Poza tym spacer na świeżym powietrzu stymuluje przepływ krwi do mózgu. Dzięki temu po przerwie będziesz mógł przekierować swoją koncentrację.

Trzymaj w pobliżu notatnik do zapisywania osobistych myśli

Wykonujesz ważne zadanie i nagle przypominasz sobie, że po pracy musisz iść do bankomatu lub zadzwonić do mamy. Założę się, że brzmi to znajomo.

Teraz, aby zapobiec dalszemu błądzeniu w myślach, trzymaj w pobliżu notatnik i od razu zapisz te osobiste myśli. W ten sposób usuniesz te myśli ze swojego umysłu i będziesz mógł kontynuować swoją pracę. Więc zamiast myśleć o swojej najbliższej przyszłości, skierujesz swoją uwagę na chwilę obecną. Co więcej, będziesz mieć przypomnienie o osobistych sprawach, które musisz zabiec po pracy.

Wniosek

Czy byłeś rozproszony podczas czytania tego artykułu? Miejmy nadzieję, że nie za wiele razy. Chociaż nie będziesz w stanie uniknąć każdego rozproszenia, które pojawi się na twojej drodze, możesz nauczyć się, jak zapobiegać niektórym z nich. Na przykład, jeśli udostępnisz swój harmonogram współpracownikom, będą oni wiedzieć, kiedy będziesz zajęty, i nie będą Ci przeszkadzać. Wraz z tym omówiliśmy kilka innych wskazówek, które pomogą Ci utrzymać lub odzyskać koncentrację po rozproszeniu. Włączając te sztuczki do swojej codziennej rutyny pracy, dywersje będą bardziej znośne.