4 wskazówki dotyczące odnawiania oprogramowania, aby zoptymalizować technologię
Opublikowany: 2022-05-07
Wykorzystaj okres odnowienia, aby zbadać rynek oprogramowania i odkryć nowe funkcje dla swojej firmy.
Okres subskrypcji oprogramowania dobiega końca. Czy odnawiasz tę subskrypcję bez szukania lepszych opcji na rynku? Nawet jeśli jesteś zadowolony z systemu, odnowienie jest okazją do potwierdzenia, że masz najlepsze dostępne oprogramowanie.
Badanie firmy Gartner przeprowadzone w 2020 r. wśród kupujących oprogramowanie na całym świecie pokazuje, jak wiele firm podchodzi do procesu odnawiania subskrypcji. Przeanalizowaliśmy te wyniki, aby sformułować cztery jasne działania, które należy podjąć, gdy dojdziesz do końca umowy na oprogramowanie. (Pełny raport dostępny dla klientów Gartnera)
Każde odnowienie traktuj jako nowe wyszukiwanie oprogramowania
Ponad 80% respondentów ankiety bada alternatywy dogłębnie lub pobieżnie, niezależnie od tego, czy są zadowoleni ze swojego obecnego oprogramowania, czy nie.
Nie odnawiaj od niechcenia obecnego oprogramowania bez zbadania nowych opcji. Po prostu odnowienie może być rozsądne, ale możesz tracić nowe, cenne funkcje, które pojawiły się niedawno.
Zwróć uwagę na znaki wskazujące, że musisz znaleźć nowe oprogramowanie — jeśli chociaż jeden z nich ma zastosowanie, musisz przejrzeć swoje opcje na rynku oprogramowania.
Zdecydowana większość firm wykorzystuje każdy okres odnowienia jako okazję do obejrzenia innych systemów, aby dowiedzieć się, czy konkurencja oferuje coś nowego, co może zwiększyć wartość ich działalności. Prawie połowa ankietowanych firm (45%) przeprowadza dogłębną ocenę oprogramowania przed odnowieniem.
Więc czego powinieneś szukać? Jeśli masz jakiekolwiek poważne skargi dotyczące obecnego systemu, zacznij od tego — zarówno kwestie techniczne, jak i kwestie bezpieczeństwa są często największymi powodami do rozważenia innych opcji.
Poza tym zastanów się, czy Twoja firma pasuje do którejś z tych typowych sytuacji:
- Zwrot z inwestycji (ROI) oprogramowania nie odpowiada Twoim oczekiwaniom.
- Doświadczyłeś wyzwań biznesowych, takich jak używanie jednego loginu dla wielu użytkowników lub skomplikowane przepływy pracy, które spowalniają projekty.
Wreszcie, być może Twój obecny dostawca skontaktował się z Tobą, aby udostępnić nowe możliwości lub słyszałeś o nich od partnerów. Każdy z tych powodów jest uzasadnionym powodem do oceny nowych opcji, więc daj sobie od dwóch do trzech miesięcy na przeprowadzenie badań.
Priorytetyzuj funkcje, aby „poprawić rozmiar” i zaoszczędzić pieniądze
W normalnych warunkach ekonomicznych 64% respondentów wskazuje, że obniżyło lub rozwiązało co najmniej jedną umowę abonamentową.
Jeśli większość firm ocenia nowe oprogramowanie w każdym okresie odnowienia, co dokładnie robią? Większość ma tendencję do dodawania funkcji lub rozszerzania usług. Ale dla wielu celem jest uzyskanie tej samej funkcjonalności za mniejsze pieniądze.
Tak więc podczas przeglądania nowych funkcji, skorzystaj z tej szansy, aby zastanowić się, które funkcje oprogramowania naprawdę realizują Twoje cele w tym nowym środowisku biznesowym i określić, których funkcji możesz teraz nie potrzebować.
Dostawcy oprogramowania ostatecznie chcą utrzymać Twoją firmę tak długo, jak to możliwe, więc mają motywację do wykazania wartości Twojej relacji i dostarczenia określonego zestawu funkcji, których potrzebujesz, nawet jeśli płacisz mniej.
Podziel funkcje na segmenty wymagane , wartościowe i opcjonalne . Poproś dostawcę o wskazanie, jak mogą zmienić się ceny, jeśli niektóre opcjonalne funkcje zostaną usunięte.
Odnowienie to także świetny czas na sprawdzenie, czy potrzebujesz pomocy technicznej — po mniej więcej roku korzystania z nowego oprogramowania powinieneś być w stanie zmniejszyć wydatki na usługi pomocy technicznej, gdy Twój zespół nabierze biegłości. Zapytaj, czy dostawca ma plan wsparcia, który będzie dla Ciebie najlepszy.
Skorzystaj z naszego artykułu na temat najlepszych praktyk dotyczących kupowania oprogramowania, aby pobrać szablon, który umożliwia wypisanie i ocenę tych funkcji, a następnie dowiedz się, jak oszacować rzeczywiste koszty oprogramowania w miarę zbliżania się do daty odnowienia.
Unikanie długich zobowiązań jest w porządku
Pięćdziesiąt pięć procent kupujących zobowiązuje się do zawierania umów na okres jednego roku lub krócej.
Kiedyś oprogramowanie było instalowane tylko na komputerach lokalnych, zgoda na wieloletnią umowę miała sens. Przejście na inny system może zająć miesiące, zanim zacznie działać, ale dzisiejsze oprogramowanie w chmurze daje kupującym większą moc.
Produkty Software-as-a-Service (SaaS) oferują atrakcyjniejszą opcję dla małych i średnich firm — są tańsze w zakupie dzięki cenom subskrypcji, a elastyczność oznacza, że możesz uzyskać dostęp do systemu z dowolnego urządzenia z przeglądarką internetową. To sprawia, że przełączanie między kilkoma różnymi systemami jest znacznie prostsze.
Każdy dostawca ma własne zasady dotyczące długości umowy i często oferuje tańszy pakiet w przypadku zobowiązań na co najmniej rok, więc upewnij się, że rozumiesz swoje opcje.
Przed odnowieniem zapoznaj się z aktualną umową na oprogramowanie, aby zrozumieć zobowiązania firmy związane z jej wypowiedzeniem. Powinieneś zobaczyć kilka typowych klauzul:
- Wypowiedzenie z powodu wygody lub przyczyny : „Dla wygody” oznacza, że możesz rozwiązać umowę z dowolnego powodu, a „z przyczyny” oznacza, że możesz rozwiązać umowę tylko wtedy, gdy sprzedawca naruszy umowę.
- Opłaty za wcześniejsze rozwiązanie : dostawcy często uwzględniają opłaty i inne kary za wcześniejsze rozwiązanie umowy, które rekompensują koszty sprzedawcy związane z utratą klienta.
- Wymagania po rozwiązaniu : W przypadku rozwiązania umowy dotyczącej oprogramowania, niezależnie od tego, czy jest to wcześniejsze, czy nie, możesz mieć pewne zobowiązania. Na przykład umowa powinna obejmować sposób gromadzenia i usuwania wszystkich danych z systemu.
Zapoznaj się z klauzulami wypowiedzenia zawartymi w Twojej umowie. Jeśli jesteś zadowolony z produktu po jednej umowie, możesz zdecydować się na podpisanie umowy długoterminowej. Krótsze umowy mogą kosztować więcej, ale zapewniają elastyczność szybkiej zmiany oprogramowania.
Nie zadowalaj się mniej niż idealnym systemem
Siedemset dwadzieścia sześć respondentów (52%) wskazało, że przedłużyło przynajmniej jedną umowę abonamentową, mimo że nie byli z niej zadowoleni.
Ponad połowa firm biorących udział w ankiecie odnowiła subskrypcję oprogramowania, którego nawet nie lubi. Różnorodność sytuacji może sprawić, że Twój obecny, ale nie idealny system będzie najwłaściwszym wyborem.
Ale nie musisz zadowalać się „mniej niż ideałem”. Rozpoczęcie eksploracji ponad 750 kategorii oprogramowania Capterra to świetny pierwszy krok. Każdy profil produktu zawiera ogólne oceny z punktacją za łatwość użytkowania, obsługę klienta, funkcje i stosunek jakości do ceny, a także szczegółowe recenzje użytkowników, aby znacznie przyspieszyć czas potrzebny do zidentyfikowania opcji.
Rozpocznij badania wcześnie. W ostatnim roku umowy subskrypcyjnej zorganizuj cykliczne spotkania dla zespołu oceniającego oprogramowanie, składającego się z kluczowych interesariuszy w firmie, aby ustalić:
- Punkty bólu z obecnym systemem
- Alternatywne systemy o podobnej funkcjonalności
Pomogą Ci one zrozumieć opcje przed czasem odnowienia. Zapoznaj się z pierwszym krokiem naszych wskazówek dotyczących prowadzenia negocjacji dotyczących oprogramowania — te same osoby, których potrzebujesz do zespołu negocjacyjnego, powinny wziąć udział w tych spotkaniach.
Jak wprowadzić tę radę w życie
Czas odnowienia to świetna okazja do przeglądu różnych systemów. Ale jeśli jesteś zadowolony z obecnego oprogramowania, najprostszym krokiem jest odnowienie. Skorzystaj z tych wskazówek jako wskazówek w obu sytuacjach:
- Jeśli zdecydujesz się pozostać przy obecnym systemie : Zastanów się, które funkcje lub usługi możesz sobie pozwolić na usunięcie w celu uzyskania „prawidłowego rozmiaru” rightsize Rightsizing, w odniesieniu do oprogramowania, to proces usuwania lub dodawania funkcji w celu optymalizacji systemu pod kątem potrzeb biznesowych i budżetu. system i zaoszczędzić pieniądze. Zapoznaj się z naszymi 6 krokami, aby pomyślnie wynegocjować umowę dotyczącą oprogramowania.
- Jeśli zdecydujesz się znaleźć inny system : Rok przed końcem umowy, zbierz współpracowników i pracowników, aby zrozumieć, jakie problemy mają użytkownicy z obecnym systemem. Następnie przeprowadź badania, aby zidentyfikować alternatywy, które mogą wyeliminować te problemy. Zapoznaj się z naszymi 3 skutecznymi sposobami na uzyskanie wpisowego za nowe oprogramowanie.