6 kroków do udanej negocjacji umowy dotyczącej oprogramowania

Zbierz ważne informacje o dostawcy i zbuduj zespół, który będzie odpowiadał na Twoje potrzeby w zakresie oprogramowania.

Twoja firma wybrała nowe oprogramowanie, teraz czas na negocjowanie umowy. Ta pozornie prosta dyskusja może spowodować lub zerwać całą transakcję i określić, jak przydatne będzie oprogramowanie dla Twojej firmy.

Dostawcy oprogramowania chcą, aby ich narzędzie pracowało dla Ciebie, ale mają też wykwalifikowane zespoły przeszkolone w celu maksymalizacji transakcji na ich korzyść. Podejdź do stołu gotowy do negocjacji jak profesjonalista: Gartner zaleca te wskazówki przygotowawcze, aby uzyskać optymalne negocjacje umowy na oprogramowanie, aby uzyskać najlepszą możliwą umowę na oprogramowanie. Podsumowaliśmy również kluczowe działania, które należy podjąć na każdym etapie ( pełny raport dostępny dla klientów firmy Gartner ) .

1. Zbierz zespół negocjacyjny

Sprzedawca wprowadza swój najsilniejszy zespół do stołu negocjacyjnego, więc musisz zebrać własny, aby skupić się na konkretnych aspektach transakcji. Członkowie tego zespołu będą zależeć od wielkości firmy i zasobów — poniższa tabela przedstawia różne obszary zainteresowania i kwestie, które należy wziąć pod uwagę w przypadku każdego obszaru zainteresowania:

Użyj tej tabeli jako listy kontrolnej dla członków zespołu. Oczywiście nie każda firma ma osoby zajmujące się każdym z tych obszarów tematycznych — jeśli tak jest, wybierz najbardziej odpowiednich członków zespołu, którzy przejmą wiele obowiązków.

2. Uchwyć opłaty i ukryte koszty

Prawdopodobnie zapłacisz więcej niż cena podana na stronie internetowej twojego ulubionego oprogramowania i jeśli nie poprosisz, dostawcy nie zaoferują szczegółowego spojrzenia na rzeczywiste ceny. Aby rozpocząć negocjacje z rzeczywistą oceną kosztów, zadaj z wyprzedzeniem pytania dotyczące tych aspektów cenowych:

Aby uzyskać najdokładniejsze koszty, musisz dokładniej zagłębić się w metryki cen oprogramowania. W zależności od konkretnej konfiguracji biznesowej, niektóre metody wyceny dostawców mogą być korzystne dla obu stron. Na przykład firma, która szybko zatrudnia nowych pracowników, może uzyskać większą wartość za swoje pieniądze dzięki modelowi subskrypcji oprogramowania, który umożliwia nieograniczoną liczbę użytkowników za ustaloną cenę.

Pamiętaj, aby przejrzeć kompromisy dla każdej metody wyceny oprogramowania, aby uniknąć przepłacania ( pełny raport dostępny dla klientów firmy Gartner ) :

3. Zrozum swoje OWH

Warunki umowy dotyczącej oprogramowania opisują ryzyko i korzyści wynikające z umowy. Każdy dostawca oprogramowania zawiera inne terminy, więc łatwiej jest stworzyć własną listę kontrolną elementów, które są niezbędne dla Twojej firmy.

Warunki te będą się zmieniać w zależności od metody wdrażania — niezależnie od tego, czy instalujesz oprogramowanie w swojej lokalizacji, czy używasz go za pośrednictwem przeglądarki internetowej.

Oto przykłady warunków typowych dla obu typów wdrażania oprogramowania:

4. Odkryj motywacje dostawców, aby uzyskać przewagę

Dostawca prawdopodobnie zbierze informacje na temat limitów budżetowych, sposobu zapłaty za oprogramowanie, który dyrektor zatwierdzi transakcję i kto podejmie ostateczną decyzję.

Daje to dostawcy więcej szczegółów, aby wykorzystać umowę na swoją korzyść, ale możesz zadawać pytania, aby ujawnić motywacje dostawców, aby upewnić się, że masz taką samą przewagę.

Rozważ pytania takie jak:

• Jak otrzymujesz zapłatę — prostą prowizję czy wynagrodzenie i prowizję?
• Czy otrzymujesz bonusy przez cały rok? Kiedy otrzymasz największą premię?
• Czy za niektóre produkty i usługi otrzymujesz wyższe wynagrodzenie niż za inne — które i jak działa program motywacyjny?

Po zebraniu tych informacji sprawdź, czy te czynniki mogą dać Ci większą przewagę:

Rozważ koniec roku podatkowego. Czy masz jakichś dostawców nakłaniających Cię do szybkiego zawarcia transakcji? Zespoły sprzedaży są zwykle agresywne, ale zwiększają presję pod koniec roku podatkowego swojej firmy, więc ty też powinieneś.

Zawsze najlepiej jest rozciągnąć dyskusje na temat oprogramowania do końca kwartału lub roku podatkowego, aby wykorzystać pilną potrzebę dostawcy w celu uzyskania lepszej oferty — specjalne ceny i rabaty są łatwiejsze do uzyskania, gdy zespół sprzedaży naprawdę musi sfinalizować ostatnią transakcję kwartału lub rok.

Czy Twój dostawca to startup? Dynamiczny rozwój oprogramowania opartego na chmurze doprowadził do powstania setek małych dostawców oprogramowania startowego, którzy mogą oferować bardziej elastyczne warunki i umowy niż ich więksi konkurenci korporacyjni. Bardziej zwinny dostawca startowy może być idealnym dopasowaniem do Twoich potrzeb w zakresie funkcjonalności i budżetu.

Ten startup może również przygotowywać się do pozyskania finansowania — w tym przypadku sprzedawca będzie chciał zwiększyć liczbę klientów i przychody przed rundą finansowania serii, co daje Twojej firmie przewagę w negocjowaniu bardziej wartościowej transakcji.

W zależności od wielkości i rodzaju firmy zajmującej się oprogramowaniem, w Crunchbase można znaleźć informacje o finansowaniu, przejęciu i inwestorach, aby wykorzystać je podczas negocjacji.

5. Użyj szablonu punktacji, aby określić najlepsze opcje

Skorzystaj z kryteriów wymienionych w poniższej tabeli, aby porównać kilka najlepszych opcji oprogramowania ze sobą — w ten sposób będziesz dokładnie wiedzieć, jak zainwestować w transakcję lub czy możesz odejść.

Oceń kryteria od 1 do 5 i nadaj ważnym czynnikom większą wagę podczas obliczania zwycięzców. Użyj tylu lub mniejszej liczby z nich, ile potrzeba dla opcji dostawcy:

• cennik
  • Opłaty licencyjne
  • Koszty dostosowania i wdrożenia
  • Opłaty za utrzymanie
  • Koszty szkolenia
• Wymagane (i ładne) funkcje i funkcjonalność
• Wymagania operacyjne (kompatybilność i mobilność)
• Integracje
• Wsparcie i możliwości szkoleniowe
• Zagrożenia związane z regulaminem (T&C)

ŚCIĄGNIJ

6. Przygotuj się na odejście

Po ocenie każdego dostawcy, zapoznaniu się z warunkami i zrozumieniem stawki zarówno dla dostawcy, jak i Twojej firmy, wiesz, czy możesz sobie pozwolić na odejście w kierunku innych opłacalnych opcji.

Twoja lista wymagań i ważnych alternatyw daje Ci możliwość porzucenia negocjacji z dostawcami o niższych wynikach, gdy nie postępują oni w korzystnym kierunku. Jeśli odejdziesz od negocjacji, poświęć trochę czasu na zresetowanie ze swoim zespołem:

• Zmień swoje oczekiwania
• Wzmocnij swoją taktykę negocjacyjną
• Sprawdź, czy naprawdę warto szukać kolejnej najlepszej opcji oprogramowania

Z każdej dyskusji dowiesz się, jak lepiej wykorzystać swoje badania i jak najlepiej odpowiadać na trudne pytania i taktyki dostawców.

Zbierz najlepsze zasoby do negocjacji dotyczących oprogramowania

Upewnij się, że Twoja firma jest przygotowana na najważniejszą rozmowę w życiu Twojego oprogramowania. Podsumowując, zbierz swój zespół negocjatorów, zrozum ukryte koszty i akceptowalne warunki umowy, a następnie opracuj skuteczny plan gry, który ponownie wywiera presję na dostawcę.

Jeśli masz przewagę nad procesem, powinieneś przeanalizować prawdziwe recenzje użytkowników i zaplanować kilka demonstracji oprogramowania, a następnie wykonać te kroki od początku, aby dostosować swój plan negocjacyjny do każdego dostawcy.