Jak kupić oprogramowanie biznesowe w 6 krokach

Poruszanie się po procesie zakupu oprogramowania jest trudne, ale jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc.

Wybór oprogramowania może być przytłaczający, ale nie bój się. W tym artykule podzielimy sześć kroków, które należy wykonać, aby znaleźć odpowiednie oprogramowanie i mieć pewność, że podejmiesz decyzję.

6 kluczowych kroków do znalezienia odpowiedniego oprogramowania

Krok 1: Zidentyfikuj swój problem

Pierwszym krokiem procesu zakupu oprogramowania jest określenie Twoich potrzeb i upewnienie się, że są one zgodne z Twoimi celami biznesowymi.

Zadaj sobie pytanie: jaki problem muszę rozwiązać?

Identyfikacja problemu pomaga zawęzić rodzaj oprogramowania, którego potrzebujesz. Zacznij od konkretnego problemu związanego z celem biznesowym, takiego jak:

• Potrzebujemy naszych pracowników do szybszej współpracy przy projektach.
• Musimy dokładniej śledzić nasze zapasy w wielu lokalizacjach sklepów.
• Musimy poprawić naszą komunikację z klientami.

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, oto kilka sposobów na zidentyfikowanie problemów i ich powiązania z celami biznesowymi:

• Porozmawiaj ze swoim zespołem, aby wskazać bieżące problemy. Zanurz się głęboko w rozmowie, aby znaleźć przyczynę problemu, a nie tylko objawy.
• Oceń swoje obecne oprogramowanie i omów ze swoim zespołem problemy z jego użyciem.
• Zapytaj innych w Twojej sieci i/lub branży, czy mają podobne problemy.

Krok 2: Zdefiniuj wymagania dotyczące oprogramowania

Prawdopodobnie istnieją dziesiątki, jeśli nie setki programów, zaprojektowanych w celu rozwiązania problemu, który masz. Ale to nie wystarczy. Potrzebujesz oprogramowania, które będzie odpowiadać konkretnym potrzebom Twojej firmy.

Zadaj sobie pytanie: Jak chcemy korzystać z tego oprogramowania?

Wiedza o tym, co chcesz uzyskać z używanego oprogramowania, pomoże Ci zbliżyć się do właściwego wyboru dla Twojej firmy. Oto kilka wymagań do rozważenia:

• Funkcje (wszystkie rzeczy, których potrzebujesz)
• Liczba użytkowników (jeśli potrzebujesz oddzielnych kont dla każdego użytkownika)
• Łatwość użytkowania (jak łatwo będzie z niego korzystać Twój zespół)
• Integracje (jak współdziała z innym używanym oprogramowaniem)
• Potencjał wzrostu (jak dobrze oprogramowanie spełni przyszłe potrzeby)
• Ceny (ile chcesz wydać na oprogramowanie)

Nie poprzestawaj jednak na odpowiedzi na to pytanie. Wprowadź dodatkowe informacje, aby sprecyzować swoje wymagania, odwiedzając katalogi oprogramowania Capterra, aby przeglądać szczegółowe recenzje użytkowników od innych osób, takich jak Ty. Zobaczysz, jakie funkcje podobne firmy uważają za niezbędne.

Aby zbudować zaufanie do swoich wymagań, porozmawiaj ze swoim zespołem, aby zobaczyć, czego faktycznie będą potrzebować użytkownicy. Możesz także przyjrzeć się jednej lub dwóm wiodącym producentom oprogramowania i zobaczyć, jakie dodatkowe funkcje oferują. Porównaj je z innymi programami, które rozważasz, aby zobaczyć, bez których funkcji nie możesz się obejść, a które są miłymi bonusami.

Krok 3: Zidentyfikuj opcje i stwórz swoją krótką listę

Następnym krokiem w wyszukiwaniu oprogramowania jest stworzenie wyczerpującej listy wszystkich rozwiązań, które spełniają Twoje potrzeby. Wyszukiwanie w Capterra kategorii oprogramowania to świetne miejsce na rozpoczęcie.

Po utworzeniu obszernej listy oprogramowania nadszedł czas, aby zawęzić ją do łatwej w zarządzaniu krótkiej listy realistycznych opcji. Najlepiej byłoby, gdyby ta lista zawierała od trzech do siedmiu produktów – a nawet więcej, a proces selekcji może stać się zbyt długi i skomplikowany.

Zadaj sobie pytanie: czy to oprogramowanie musi znajdować się na mojej krótkiej liście?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, zacznij porównywać oprogramowanie na swojej liście z wymaganiami określonymi w kroku drugim, zwracając uwagę na następujące elementy:

• Czy produkt rozwiązuje Twój kluczowy problem i wspiera Twoje cele biznesowe?
• Czy produkt spełnia Twoje wymagania dotyczące funkcji?
• Jak przyjazne jest rozwiązanie?
• Czy produkt działa (integruje się) z oprogramowaniem, którego obecnie używasz?
• Czy produkt ma dobre recenzje użytkowników?
• Czy produkt mieści się w Twoim budżecie?

Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania powinieneś zauważyć, że większość rozwiązań z początkowej długiej listy można usunąć. Aby jeszcze bardziej zawęzić listę, użyj narzędzia do filtrowania Capterra i recenzji użytkowników.

Narzędzie do filtrowania (znajdujące się na określonych stronach kategorii oprogramowania) umożliwia zmniejszenie wyników o popularne funkcje, opcje cenowe i nie tylko. Recenzje użytkowników (znajdujące się na stronach określonych produktów oprogramowania) dają ogólne oceny, a także oceny łatwości użytkowania, obsługi klienta, ogólnej wartości i funkcji.

Możesz również zobaczyć branżę i wielkość biznesową recenzentów. Produkt może być dobry na papierze, ale chcesz mieć pewność, że ludzie tacy jak Ty naprawdę lubią z niego korzystać.

/ Uzyskaj sugestie

Weź udział w naszym quizie i zdobądź własną krótką listę oprogramowania

WYKONAJ QUIZ

Krok 4: Wybierz swój najlepszy wybór

Do tej pory przeprowadziłeś wiele badań i jesteś gotowy, aby dokonać ostatecznego wyboru ze swojej krótkiej listy. Aby mieć pewność co do swojej decyzji, oto kilka ostatnich sprawdzeń, aby upewnić się, że wybierasz odpowiednie oprogramowanie dla swojej firmy.

Zadaj sobie pytanie: czy ufam tej firmie w mojej firmie?

Twoja relacja z dostawcą oprogramowania będzie partnerska. Oto kilka sposobów na zbudowanie tego zaufania:

• Przeczytaj recenzje użytkowników dotyczące Capterra od obecnych klientów, którzy mają podobne potrzeby. Utwórz listę pytań do dostawców na podstawie wszelkich wątpliwości, które masz po przeczytaniu recenzji.
• Kontaktuj się z dostawcami, planuj prezentacje i zadawaj pytania. Przyjrzenie się możliwościom oprogramowania z bliska pozwala na dokonywanie bardziej znaczących porównań.
• Skontaktuj się z dostawcami z listy, aby ustalić ostateczne ceny i poziomy usług, a także wszelkie materiały szkoleniowe i wprowadzające. Różne firmy produkujące oprogramowanie zapewniają różne poziomy usług po zakupie, więc jeśli chcesz czegoś praktycznego, porozmawiaj ze sprzedawcą z wyprzedzeniem.

Po zakończeniu tych sprawdzeń powinieneś czuć się jeszcze pewniej w swoim wyborze. Następnym krokiem jest upewnienie się, że Twój zespół podziela to zaufanie.

Krok 5: Zdobądź wpisowe do drużyny

Zanim kupisz nowe oprogramowanie, musisz wpisać się w skład zespołu. Nie każdy spędzi tyle czasu na badaniu oprogramowania, co Ty, więc podziel się swoimi odkryciami i daj im znać, w jaki sposób dokonałeś ostatecznego wyboru.

Zadaj sobie pytanie: na kogo ta decyzja wpłynie?

Uwzględnij w prezentacjach i dyskusjach każdego, na kogo wpłynie zmiana oprogramowania. Może to obejmować:

• Członkowie zespołu, którzy będą korzystać z nowego oprogramowania
• Osoby odpowiedzialne za budżet oprogramowania
• Kadra kierownicza, która podpisze się na zakup oprogramowania
• Personel IT, który wdroży nowe oprogramowanie
• Zarząd, który będzie odpowiedzialny za wprowadzanie zmian

Podziel się swoimi badaniami i powodami wyboru i zostaw dużo czasu na opinie. Gdy osoby dotknięte zmianą (i osoby odpowiedzialne za budżet oprogramowania) znajdą się na pokładzie, będziesz gotowy do zakupu.

Krok 6: Kup nowe oprogramowanie

Ten ostatni krok jest najłatwiejszy, ale przed podpisaniem w linii przerywanej i wysłaniem pierwszej oficjalnej płatności należy pamiętać o kilku rzeczach:

• Upewnij się, że skontaktowałeś się z dostawcą z wyprzedzeniem w sprawie warunków umowy.
• Zapytaj o rabaty, do których Twoja firma może się kwalifikować (np. jeśli pracujesz dla organizacji non-profit).
• Omów plany płatności i zapytaj o rabaty przy płatnościach rocznych zamiast miesięcznych.
• Omów, jaki dostawca oprogramowania będzie odpowiedzialny za obsługę po zakupie (może to obejmować wdrożenie i szkolenie personelu, dostępność obsługi klienta oraz dostęp do przyszłych aktualizacji oprogramowania).
• Jeśli płacisz według miesięcznego lub innego powtarzalnego harmonogramu, pracuj wewnętrznie z finansami, aby upewnić się, że budżet będzie dostępny w razie potrzeby.

Po oficjalnym zakupie pakietu oprogramowania poklep się po plecach za ciężką pracę i bądź pewien, że dokonałeś właściwego wyboru oprogramowania dla swojej firmy, ponieważ poświęciłeś czas na prawidłowy proces zakupu. Czas świętować większą wydajność i inne korzyści płynące z nowego oprogramowania.

Informacje na temat badania Capterra „Trendy w zakupach oprogramowania dla małych firm”

Capterra przeprowadziła tę ankietę w lipcu i sierpniu 2018 r. wśród 420 małych i średnich firm (SMB) z siedzibą w USA, Niemczech i Francji. Respondenci byli sprawdzani pod kątem wielkości firmy i przychodów, aby kwalifikować się jako MŚP. Wykwalifikowani respondenci byli decydentami lub mieli istotny wpływ na decyzje związane z zakupem technologii dla swojej organizacji.

W ciągu ostatnich 12 miesięcy musieli zakupić co najmniej jeden program o wartości 5000 USD lub więcej. Respondenci musieli być przynajmniej kierownikami biur, wpływającymi na decyzje dotyczące zakupu oprogramowania w swoich organizacjach.