5 oznak, że Twoja firma jest gotowa na aktualizację swojego rozwiązania księgowego

Czy przestarzałe oprogramowanie księgowe kosztuje czas i pieniądze? Zwróć uwagę na te pięć czerwonych flag.

Zanim to czytasz, przetrwałeś coroczny koszmar sezonu podatkowego (mam nadzieję). Gratulacje! Teraz możesz zafundować sobie niezłą lemoniadę za dobrze wykonaną pracę i zacząć spać wolny od strachu IRS prześladującego cię przez twoje sny.

Niezależnie od tego, czy był to twój pierwszy koszmar podatkowy, czy coroczny napad niepokoju związanego z sezonem podatkowym, jestem gotów założyć, że niewystarczające lub przestarzałe oprogramowanie księgowe było dużą częścią twoich nieszczęść.

Irene Wachsler, CPA i doradca biznesowy z Massachusetts, mówi, że jednym z największych błędów, jakie popełniają właściciele małych firm, jest „nieprzyjmowanie wszystkich kwalifikujących się odliczeń, ponieważ nie inwestują w odpowiedni system księgowy”.

Pominięte odliczenia to tylko jedna z oznak, że Twój niewystarczający system księgowy kosztuje Cię czas i pieniądze.

Wachsler dodał, że wiele problemów małych firm „można łatwo rozwiązać za pomocą systemu księgowego w chmurze, który ma zautomatyzowane kanały bankowe i reguły bankowe”.

Czy to nie brzmi o wiele ładniej niż wyrywanie włosów?

5 sygnałów ostrzegawczych, że Twoje oprogramowanie księgowe wymaga aktualizacji

W tym artykule przyjrzymy się pięciu sygnałom ostrzegawczym, że Twoja firma musi uaktualnić swój system księgowy, wraz z pomocnymi wskazówkami, jak nowoczesna technologia księgowa może pomóc.

1. Spędzasz więcej czasu z oprogramowaniem księgowym niż prowadzisz firmę

Znaki ostrzegawcze, na które należy zwrócić uwagę:

• Pracujesz w nocy iw weekendy, aby nadrobić podstawowe zadania księgowe.
• Większość czasu spędzanego na obowiązkach księgowych jest trudna do wprowadzania danych.
• Podstawowe zadania księgowe, takie jak płace i fakturowanie, odciągają Cię od rozwoju firmy.

Dlaczego jest to problem: Oprogramowanie księgowe (a tak naprawdę prawie każde oprogramowanie biznesowe) powinno być zaprojektowane tak, aby Jeśli więc Twoje narzędzie księgowe nie daje Ci czasu, który możesz wykorzystać do rozwoju firmy, nie spełnia swojego zadania.

Szczerze mówiąc, jeśli Twoja księgowość jest nawet trochę skomplikowana z wieloma transakcjami i klientami, Twoje problemy mogą dotyczyć zarówno personelu, jak i niewystarczającego oprogramowania. W takim przypadku musisz zadać sobie pytanie, czy wolisz spędzać dziesięć godzin tygodniowo na zajmowaniu się własną księgowością, czy płacić profesjonalistom kilkaset dolarów miesięcznie za obsługę, aby móc odzyskać ten czas.

Jak nowe oprogramowanie księgowe może pomóc: Obecna generacja oprogramowania księgowego może zaoszczędzić czas na wiele sposobów, od skanowania paragonów w celu zarządzania wydatkami po automatyzację rutynowych procesów, takich jak fakturowanie i księgowość. Jeśli prowadziłeś ręcznie listy płac, prawdopodobnie spędzasz godziny każdego tygodnia, aby to zrobić. Korzystanie z oprogramowania księgowego ze zintegrowaną listą płac może zmienić życie.

Mówiąc o integracjach, są one kluczem do spersonalizowanej oszczędności czasu. Uznane produkty księgowe zbudowały relacje z setkami programistów aplikacji, umożliwiając połączenie wszystkiego, od CRM, przez system punktu sprzedaży, po system księgowy. Oszczędza to czas, zmniejszając liczbę kliknięć między aplikacjami i pobierając dane za Ciebie.

Na przykład badania Intuit (udostępnione w QuickBooks Connect w listopadzie 2018 r.) pokazują, że każdy użytkownik QuickBooks Online oszczędza około W ludzkiej naturze leży ustalenie rutyny, a następnie trzymanie się tego, co wiemy, więc najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się, czego Ci brakowało, jest zademonstrowanie popularnego narzędzia księgowego i spytanie przedstawiciela dostawcy, w jaki sposób może to zaoszczędzić czas.

2. Twoje narzędzie księgowe nie jest już aktualizowane

Znaki ostrzegawcze, na które należy zwrócić uwagę:

• Twoje oprogramowanie księgowe regularnie się zawiesza.
• Twoje oprogramowanie księgowe zostało naruszone przez hakerów.
• Twoje oprogramowanie księgowe straciło funkcjonalność po aktualizacji systemu operacyjnego.

Dlaczego jest to problem: Niezależnie od tego, czy oprogramowanie księgowe jest oprogramowaniem typu open source i nie jest już obsługiwane, czy też było dystrybuowane przez firmę, która nie prowadzi już działalności, korzystanie z nieaktualizowanego oprogramowania nie oznacza tylko utraty możliwości najnowsze funkcje, chodzi o ochronę Twoich danych i danych Twoich klientów.

Można powiedzieć: „Nie potrzebuję najnowszego oprogramowania księgowego, ponieważ nie potrzebuję sztucznej inteligencji, wirtualnych CPA i autonomicznych dronów dostarczających moje dokumenty podatkowe do IRS”.

Po pierwsze: nigdy nie powinieneś próbować dostarczać niczego do budynku federalnego za pomocą drona. Po drugie: największym ryzykiem nieobsługiwanego oprogramowania jest jego podatność na włamania, jak na przykład szeroko otwarte tylne drzwi kołyszące się na wietrze. Czy chcesz wyjaśnić swoim klientom, że ich informacje bankowe wyciekły, ponieważ nie chciałeś zrobić miejsca w swoich kosztach operacyjnych na zaktualizowane oprogramowanie księgowe?

Jak nowe oprogramowanie księgowe może pomóc: Kiedy masz nowoczesny, zaktualizowany system księgowy za swoją firmą, możesz spać spokojnie w nocy, wiedząc, że Twoje dane i dane klienta są w dobrych rękach. Oprócz bezpieczeństwa danych konieczne jest również, aby narzędzie księgowe było aktualizowane co roku ( przynajmniej ), aby odzwierciedlać zmieniające się przepisy podatkowe.

Jeśli Twój system nie został zaktualizowany od, powiedzmy, uchwalenia ustawy o cięciach podatkowych i zatrudnieniu pod koniec 2017 r., możesz stracić wiele odliczeń i ulg podatkowych, ponieważ Twoje oprogramowanie nie wie, jak ich szukać. A może nawet gorzej, możesz pobierać wnioski, które Twoje przestarzałe oprogramowanie nadal uważa za aktywne (np. wydatki na rozrywkę) i zgłaszać się do audytu IRS.

3. Twoje oprogramowanie księgowe nie działa na urządzeniach mobilnych

Znaki ostrzegawcze, na które należy zwrócić uwagę:

• Twoje oprogramowanie księgowe nie ma natywnych aplikacji na iOS lub Androida.
• Twoje oprogramowanie księgowe ma ograniczoną funkcjonalność na urządzeniach mobilnych.
• Twoje oprogramowanie księgowe działa na Twoim urządzeniu mobilnym, ale brakuje mu istotnych funkcji.

Dlaczego jest to problem: około dziesięć lat temu możliwość dostępu do oprogramowania księgowego na tablecie i smartfonie była rzadkim i ekstrawaganckim luksusem, podobnie jak możliwość grania w gry zręcznościowe w pubie sportowym podczas lotu przełajowego. Od tego czasu wiele się zmieniło.

W 2019 roku, wraz z rozprzestrzenianiem się urządzeń mobilnych i rozproszonych zespołów, dostęp mobilny jest koniecznością dla liderów biznesu.

Jeśli musisz jechać do biura o północy w piątek, aby rozwiązać problem z rachunkiem klienta, czy Twoje oprogramowanie księgowe naprawdę Ci służy, czy też pracujesz dla niego? Chcesz również upewnić się, że Twoje narzędzie księgowe działa równie dobrze na urządzeniach z systemem iOS, jak na Androidzie, aby każdy, kto musi z niego korzystać, i że jest przyszłościowe.

Jak nowe oprogramowanie księgowe może pomóc: Funkcjonalność systemów Android i iOS jest teraz standardem w popularnych narzędziach księgowych, takich jak QuickBooks i Wave Accounting (dwa pierwsze na naszej liście najpopularniejszych w chwili pisania tego tekstu), umożliwiając równie łatwe wykonywanie zadań księgowych z pociągiem lub autobusem, jak z komputera stacjonarnego w pracy.

Jako lider biznesu wiesz, jak rzadko zdarza się mieć pięć godzin z rzędu, kiedy możesz po prostu usiąść przy biurku i przeglądać raporty finansowe lub bilansować księgi. Ale jeśli jesteś w stanie to zrobić w podróży, na lotnisku lub z kanapy w sobotnie popołudnie, lepiej dopasujesz się do kondycji finansowej swojej firmy.

4. Twoje oprogramowanie księgowe nie integruje się z żadnymi nowymi aplikacjami

Znaki ostrzegawcze, na które należy zwrócić uwagę:

• Masz osobne aplikacje do zadań takich jak fakturowanie lub zarządzanie wydatkami, ale nie integrują się one z Twoim podstawowym narzędziem księgowym, więc utkniesz z godzinami żmudnego wprowadzania danych.
• Twoje oprogramowanie księgowe integrowało się z niektórymi aplikacjami, ale nie zostało zaktualizowane od czasu aktualizacji aplikacji, więc nie współpracują ze sobą.
• Twoje oprogramowanie księgowe integruje się z bardzo małą listą aplikacji, zmuszając Cię do korzystania z aplikacji, z którymi nie czujesz się komfortowo.

Dlaczego jest to problem: Każdy lubi pracować inaczej i każdy ma swoje ulubione narzędzia do wykonywania różnych zadań. Powinieneś zdecydować, jakich narzędzi i aplikacji księgowych używasz, i nie pozostawiać tej decyzji swojemu oprogramowaniu księgowemu.

Jeśli Twoje oprogramowanie nie integruje się z nowymi aplikacjami, oznacza to, że jego programiści zaniedbują aktualizację systemu lub nie współpracują z innymi programistami. Żaden z tych powodów nie wróży dobrze użyteczności systemu.

Jak nowe oprogramowanie księgowe może pomóc: QuickBooks i Xero (dwóch z pięciu największych dostawców na naszej liście „20 najpopularniejszych programów księgowych”) integruje się z ponad 500 aplikacjami. Oznacza to, że niezależnie od tego, czy lubisz śledzić wydatki, wysyłać faktury, akceptować płatności lub robić prawie wszystko, co związane z księgowością i finansami Twojej firmy, te systemy są przygotowane do współpracy z Tobą, a nie zmuszają Cię do robienia rzeczy po swojemu.

Powiedzmy, że odziedziczyłeś narzędzie do fakturowania po poprzednim partnerze biznesowym, ale nigdy go nie lubiłeś? Dzięki nowemu, dostosowywalnemu oprogramowaniu do księgowości możesz przejść do sklepu z aplikacjami i przeglądać szeroki wybór aplikacji do fakturowania, czytać recenzje, wypróbowywać je i znaleźć taką, która działa z Twoim systemem i ułatwia Ci życie.

5. Twoje oprogramowanie księgowe ma niewiele funkcji automatyzacji lub nie ma ich wcale

Znaki ostrzegawcze, na które należy zwrócić uwagę:

• Ręczne wysyłasz miesięczne faktury do tych samych klientów, mimo że jest kilka zmian.
• Zarządzasz wydatkami, podliczając wyblakłe, papierowe paragony.
• Na koniec każdego miesiąca spędzasz kilka godzin na uzgadnianiu wyciągu bankowego z oprogramowaniem księgowym.

Dlaczego jest to problem: Automatyzacja, niegdyś wytwór science fiction i fantasy, jest teraz po prostu normalną częścią prowadzenia biznesu we współczesnym świecie. A jeśli nie korzystasz z oprogramowania księgowego z funkcjami automatyzacji, marnujesz mnóstwo czasu, który można lepiej spożytkować na rozwój firmy.

Innym problemem związanym z ręcznymi zadaniami księgowymi jest to, że jesteś bardziej podatny na błędy niż oprogramowanie. Automatyzacja zapewnia, że ​​dopóki masz czyste dane, system nigdy nie popełni błędu. Z drugiej strony, kiedy piszesz swoją 50. fakturę o 2 w nocy, bardzo prawdopodobne jest, że popełnisz błąd.

Jak nowe oprogramowanie księgowe może pomóc: Aktualne oprogramowanie księgowe może wyeliminować wprowadzanie danych z takich zadań, jak fakturowanie, płace, zarządzanie wydatkami i rozliczenia bankowe.

Obejrzyj ten film instruktażowy dotyczący funkcji automatyzacji QuickBooks Online:

„Najlepsze praktyki księgowe i automatyzacja w QuickBooks Online” (źródło)

Zamiast polować i przedzierać się przez stosy faktur i paragonów, konfigurujesz zautomatyzowane procesy i dwukrotnie sprawdzasz liczby pod koniec każdego miesiąca, aby upewnić się, że wszystko się sprawdziło. W ten sposób możesz spędzać czas na prowadzeniu firmy, zamiast zostać specjalistą od wprowadzania danych.

Co powstrzymuje Cię przed aktualizacją rozwiązania księgowego? Czy istnieje problem, który powstrzymuje Cię przed aktualizacją systemu księgowego, o którym nie wspomniałem w tym artykule? Koszt? Paraliż przez analizę? Zgryźliwy księgowy, który odmawia pracy z czymkolwiek innym niż systemem open source, który ich szwagier zaprogramował na początku lat 90. jako projekt społecznościowy? Cokolwiek powstrzymuje Cię przed przejściem na coś, co ułatwiłoby życie Tobie i Twojemu zespołowi, chcę o tym usłyszeć; skontaktuj się ze mną na Twitterze @AndrewJosConrad. W międzyczasie zaglądaj na naszego bloga o rachunkowości i finansach, gdzie znajdziesz wskazówki na temat wszystkiego, od przyszłości technologii księgowej po najlepsze podcasty z dziedziny fintech, z których możesz się uczyć.