Przewodnik po oprogramowaniu do planowania firmy usługowej dla franczyz

Dla franczyz, które są w ruchu — tych, które świadczą usługi w terenie, odwiedzają lokalizacje klientów komercyjnych lub prywatnych — oprogramowanie do planowania firmy usługowej jest ważną częścią ich działalności biznesowej.

Odpowiednie narzędzia mogą pomóc tym franczyzom działać wydajniej i bardziej zyskownie. Ale co wyróżnia środowisko franczyzowe? Jakich konkretnych rozwiązań potrzebują franczyzy usługowe i jak to wszystko działa?

Odpowiemy na te i inne pytania w tym przewodniku po oprogramowaniu do planowania firmy usługowej.

Co to jest oprogramowanie do planowania firmy usługowej?

W tym przypadku mówimy o firmach usługowych, które „robią wizyty domowe”. Innymi słowy, odwiedzają lokalizacje swoich klientów, aby wykonać swoją usługę.

Pomyśl o firmach świadczących usługi w terenie, takich jak przeprowadzki, sprzątaczki domów i firm, firmy zajmujące się wywozem śmieci, firmy instalacyjne i innych podobnych usługodawców.

W przypadku tych firm ich narzędzia programowe muszą mieć funkcje, które uwzględniają wykonywanie pracy w terenie. Praca ma określony czas w kalendarzu, miejsce, w którym będzie wykonywana praca, zlecenie ze szczegółami pracy do wykonania i inne niezbędne funkcje biznesowe. Firma usługowa do planowania kont oprogramowania dla wszystkich tych potrzeb i zapewnia tym konkretnym firmom narzędzia, których potrzebują.

Różnica w stosunku do franczyz

W przypadku franczyz jest jeszcze większa złożoność. Poszczególne lokalizacje franczyzowe potrzebują dostępu do odpowiednich narzędzi. Sama franczyza może wymagać, aby wszystkie te lokalizacje były ze sobą połączone. Mogą to zrobić, aby oferować stały poziom usług w całej franczyzie.

Oprogramowanie do planowania przez firmy usługowe dla franczyz zapewni poszczególnym lokalizacjom funkcjonalność, której potrzebują. Może również dać franczyzodawcy wgląd w cały biznes. Więcej na ten temat poniżej.

Funkcje, które mają znaczenie

W przypadku tego konkretnego rodzaju działalności mają potrzeby odpowiadające rodzajowi działalności, którą prowadzą. Oprogramowanie do planowania firmy usługowej posiada funkcje, które spełniają te specyficzne potrzeby.

Zlokalizowana lub scentralizowana rezerwacja online

Coraz częściej klienci domagają się wygody, która pozwoli im umówić się na spotkanie lub wycenę na swój czas. Mogą chcieć to zrobić bez rozmowy z administratorem lub sprzedawcą. Narzędzia do rezerwacji online oferują klientom ten poziom wygody, a także oszczędzają czas firm.

W przypadku franczyz usługowych mają opcje, jeśli chodzi o narzędzia do rezerwacji online. Każda lokalizacja może mieć własny lokalny system rezerwacji lub franczyza może oferować scentralizowaną opcję rezerwacji. Dzięki zlokalizowanemu rozwiązaniu poszczególne lokalizacje będą odpowiedzialne za ustawienie własnej dostępności w systemie rezerwacji. Mogą również być częściowo odpowiedzialni za kierowanie ruchu na stronę rezerwacji w celu konwersji ofert pracy w swoim kalendarzu.

Dzięki scentralizowanej opcji rezerwacji franczyzodawca może zaoferować poszczególnym lokalizacjom wygodę i nie martwić się o funkcje rezerwacji. Witryna franczyzowa oferuje jedno, scentralizowane narzędzie do rezerwacji i przypisuje zadanie do odpowiedniej lokalizacji franczyzobiorcy. W rzeczywistości w przypadku wielu franczyz usługowych jest to główna cecha sprzedaży. Kiedy franczyza cieszy się silną rozpoznawalnością marki i obsługuje duży obszar (na przykład ogólnokrajowy lub ogólnokrajowy), poszczególne lokalizacje zyskują na tym, że nie muszą zajmować się administracją rezerwacji miejsc pracy. Scentralizowany silnik rezerwacji umieszcza zadanie bezpośrednio w kalendarzu, oferując wygodę dla klienta i dużą wartość dla operatora lokalizacji franczyzowej.

Planowanie

Nie tylko lokalizacja, ale każdy technik lub zespół potrzebuje przejrzystości w swoim codziennym harmonogramie. Oprogramowanie do harmonogramowania firmy usługowej może zapewnić całej firmie wgląd w harmonogram dnia. Może wyróżnić lokalizacje, szczegóły prac i techników, którzy je wykonają.

Na przykład firma zajmująca się wywozem śmieci ma na drodze pięć ciężarówek z jednego obszaru serwisowego. Każde z codziennych zadań będzie zgodne z harmonogramem. Każdy kierowca będzie mógł zobaczyć swoje indywidualne zlecenia na własnych urządzeniach mobilnych. Mogą również rejestrować i kończyć zadania po ich przybyciu i po zakończeniu zadania. Dzięki temu harmonogram jest aktualny, a zarówno firma, jak i klienci są na bieżąco informowani. I nie wymaga dodatkowej komunikacji między biurem a ciężarówkami.

„System usprawnił firmę i sposób, w jaki zajmujemy się ustalaniem cen według obszaru”, mówi Adam Butler, partner zarządzający Jiffy Junk. „Wbudowane w niego mapowanie adresów zmniejszyło również błędy we wprowadzaniu adresu usługi. Wspaniale, że możemy szybko i sprawnie umieszczać zadania w harmonogramie i wysyłać bezpośrednio na iPady w ciężarówkach”.

Zlecenia pracy

Praca serwisowa to coś więcej niż zwykłe spotkanie w kalendarzu. W przypadku firm usługowych należy szczegółowo opisać specyfikę pracy, wraz z wszelkimi stosownymi uwagami, które są specyficzne dla tej pracy. Większość firm usługowych używa szablonu zlecenia pracy jako punktu wyjścia dla tych zadań.

Zlecenie pracy zawiera wszystkie szczegóły potrzebne technikowi do wykonania pracy. Na przykład zlecenie pracy firmy sprzątającej może określać, które pokoje w lokalizacji klienta wymagają sprzątania. Może również zawierać specjalne instrukcje dla każdego z nich. Zlecenie pracy firmy zajmującej się montażem okien może również obejmować narzędzia i materiały wymagane do wykonania pracy, takie jak dokładne wymiary szkła, usuwanie powłok pogodowych lub wszelkie inne szczegóły związane z pracą.

Optymalizacja trasy

W przypadku firm serwisowych, które poruszają się po drogach dużo ciężarówek, zwłaszcza wykonujących wiele prac dziennie, optymalizacja tras może zaoszczędzić sporo czasu i pieniędzy.

Optymalizacja trasy to funkcja, która pomoże wykreślić zadania dnia w oparciu o ich czas i lokalizację, aby skrócić czas jazdy. Czynniki takie jak ruch uliczny oraz czas potrzebny na wykonanie każdej pracy. Możesz na przykład mieć technika lub zespół, który jest szybszy niż reszta. Bez optymalizacji tras możesz dać tym zespołom więcej zadań dziennie, maksymalizując ich potencjał.

Dzięki optymalizacji tras firmy serwisowe mogą skrócić czas potrzebny na zaplanowanie dnia i przejście od pracy do pracy, co skutkuje znaczną oszczędnością czasu i paliwa.

Transakcyjne wiadomości tekstowe i potwierdzenia spotkań

Kiedy zadanie jest zarezerwowane, kiedy przyjeżdża załoga i kiedy zadanie jest zakończone, technicy powinni zaktualizować klienta, a także centralę. Zamiast wymagać od techników, aby byli związani z wysyłaniem wiadomości, gdy są w terenie, oprogramowanie do planowania firmy serwisowej może wysyłać automatyczne wiadomości tekstowe, gdy zmienia się status zadania.

Na przykład, gdy ciężarówka w ruchu przyjeżdża do lokalizacji klienta, aby rozpocząć załadunek ciężarówki. Mogą aktualizować swój status w zleceniu pracy i wysyłać bezpośrednio do klienta wiadomość tekstową z informacją o przybyciu ciężarówki. To samo można zrobić po zakończeniu pracy. Sprytne firmy mogą również dołączyć zaproszenie dla klientów do pozostawienia recenzji po zakończeniu usługi lub, jeśli zajdzie taka potrzeba, w celu umówienia następnego spotkania.

Fakturowanie

Oprócz powiadamiania klientów o statusie zadania, oprogramowanie do harmonogramowania firmy usługowej może generować faktury po zakończeniu zadania i wysyłać je pocztą elektroniczną do klienta. Automatyczne wysyłanie faktur w ten sposób może zaoszczędzić czas administracyjny, a także pomóc firmom szybciej otrzymywać płatności.

Cyfrowe faktury wysyłane pocztą e-mail mogą zawierać szereg opcji płatności, które zapewniają klientowi wygodę wyboru. I dają firmie możliwość bezbolesnego i profesjonalnego odbioru płatności. Oprogramowanie do planowania firmy usługowej można również zintegrować z narzędziami do fakturowania i księgowania, takimi jak Quickbooks. Mogą automatycznie synchronizować dane między obydwoma narzędziami programowymi, aby rekordy były spójne w całej firmie.

„Podoba nam się, że jest to wygodne dla naszych klientów, ale przede wszystkim skróciło czas potrzebny na opłacenie faktur” — mówi Chris Aconley, dyrektor operacyjny Men In Kilts. „Im łatwiej dla klientów, tym lepiej dla naszych franczyzobiorców i techników w terenie. Otrzymaliśmy zapłatę jeszcze przed opuszczeniem miejsca pracy”.

Płatności

Przyjmowanie płatności w terenie to najszybszy sposób na zarabianie przez firmy. Oprogramowanie do planowania firmy usługowej może oferować klientom wiele opcji płatności, w tym przyjmowanie płatności na miejscu. Często oznacza to integrację z zewnętrznym narzędziem płatniczym. Jednak dla klienta działa jako płynne, spójne środowisko jako część pakietu oprogramowania.

Statystyki i śledzenie

Dla firm każdej wielkości śledzenie ich wyników i wydajności jest kluczowym elementem monitorowania ich sukcesu i rozwoju. Oprogramowanie do planowania firmy usługowej może bardzo pomóc w tym obszarze. Jest to możliwe dzięki temu, że wszystkie operacje biznesowe znajdują się w jednym miejscu.

Narzędzia programowe mogą śledzić zadania według lokalizacji, ciężarówki lub technika oraz wiele innych kluczowych wskaźników biznesowych. Posiadanie tego dokładnego gromadzenia danych zapewnia firmom wgląd, który może informować o zmianach operacyjnych, które umożliwiają rozwój.

Możliwości wielu lokalizacji i narzędzia franczyzodawcy

Jak wspomniano powyżej, narzędzia planowania firmy usługowej dla franczyz mają kilka kluczowych różnic. Franczyzodawcy zyskują dostęp do wyżej wymienionych narzędzi, a także narzędzi raportowych, które dają im wgląd w całą firmę.

Śledzenie wydajności każdej lokalizacji to tylko część korzyści. Kolejną kluczową cechą jest możliwość łatwego uruchamiania nowych lokalizacji. Oprogramowanie do planowania franczyz firmy usługowej powinno być zaprojektowane tak, aby rozwijać się i skalować wraz z franczyzą. Powinno to ułatwić „włączanie” nowych lokalizacji, oferując ten sam poziom usług dla każdej lokalizacji.

Oprogramowanie do zarządzania franczyzą firmy Vonigo dla firm usługowych może zrobić wszystko, co jest tutaj wymienione, a nawet więcej. Niezależnie od tego, czy wybierzesz rezerwację lokalną, czy scentralizowaną, narzędzia Vonigo można skonfigurować zgodnie z unikalnymi potrzebami franczyzy usługowej. Umożliwia również łatwą ekspansję do nowych lokalizacji.

„Szacujemy, że system rezerwacji online Vonigo zaoszczędził nam prawie 90% kosztów rezerwacji pracy, w porównaniu z tym, gdybyśmy musieli obsługiwać te same rezerwacje pracy za pośrednictwem naszego zespołu obsługi klienta”, mówi współzałożyciel Velofix, Boris Martin. „Vonigo jest w stanie scentralizować parametry dotyczące tego, jak działa, wygląda i czuje się nasza organizacja. Następnie pozwala nam również dostosowywać i tworzyć unikalne instancje na poziomie sklepu/franczyzy. Co jest niesamowicie wyjątkowe i potężne. Pozwala nam to dostosować funkcje operacyjne, takie jak strefy, oferowane usługi, przydział czasu itp., Aby zmaksymalizować wydajność i zyski dla każdej franczyzy”.

Dowiedz się więcej o oprogramowaniu do planowania firmy usługowej dla franczyz

Chcesz zobaczyć, jak oprogramowanie do planowania firmy usługowej może pomóc Twojej firmie w rozwoju? Niezależnie od tego, czy prowadzisz działalność w jednej czy wielu lokalizacjach, czy nawet jesteś już dużą franczyzą, pakiet narzędzi oprogramowania Vonigo można dostosować do własnych potrzeb.

Aby dowiedzieć się więcej, zarezerwuj bezpłatne, prywatne demo Vonigo.