Szablony raportów sprzedaży: dzienne, tygodniowe i miesięczne

Zostałeś poproszony o napisanie raportu sprzedaży i prawdopodobnie zastanawiasz się „Raportowanie sprzedaży? Od czego mam zacząć?”

Nie martw się, jesteśmy tutaj, aby pomóc. Raportowanie sprzedaży ma kluczowe znaczenie dla pokazania Tobie i Twojej organizacji, czy limity są osiągane, jak radzi sobie Twój zespół, i pomagają kierować działaniami sprzedażowymi Twojego zespołu w przyszłości.

Aż 48% organizacji o słabych wynikach ma nieistniejące lub nieformalne procesy sprzedaży (zarządzanie sprzedażą B2B). Skuteczne procesy raportowania sprzedaży pomogą Twojej organizacji zwiększyć produktywność i przyspieszyć rozwój klientów. Właśnie dlatego napisaliśmy tego bloga wraz z przydatnymi szablonami raportów — aby pomóc Twojemu zespołowi sprzedawać mocniej, lepiej, szybciej, a może nawet mocniej.

Pobierz podstawowy przewodnik po generowaniu leadów. POBIERZ za darmo już dziś!

Spis treści

Jak napisać raport sprzedaży w sześciu krokach

Krok 1: Poznaj swoich odbiorców raportów

Krok 2: Zbierz odpowiednie wskaźniki sprzedaży

Krok 3: Wybierz ramy czasowe raportowania

Krok 4: Użyj grafik i ilustracji

Krok 5: Wytnij bałagan

Krok 6: Dodaj kontekst do swoich danych

3 rodzaje szablonów raportów sprzedaży

Codzienne raportowanie sprzedaży

Tygodniowe raportowanie sprzedaży

Miesięczne raportowanie sprzedaży

Wniosek

Jak napisać raport sprzedaży w sześciu łatwych krokach

W następnych kilku sekcjach przedstawię sześć łatwych do wykonania kroków, które pomogą Ci rozbić proces raportowania sprzedaży. Te sześć kroków poprowadzi Cię przez wybór odbiorców, zbieranie danych, raportowanie ram czasowych, używanie grafiki i wreszcie dodawanie kontekstu.

Krok 1: Poznaj swoich odbiorców raportów

Po pierwsze: ważne jest, aby wiedzieć, dla kogo piszesz raport. Menedżerowie sprzedaży potrzebują innych informacji niż nowi sprzedawcy, aby podejmować właściwe decyzje. Zastanów się, kto będzie czytał ten raport sprzedaży.

Jakie informacje są dla nich najważniejsze?

Na przykład ktoś na wyższym stanowisku kierowniczym prawdopodobnie będzie chciał zobaczyć liczby odnoszące się do wartości ich inwestycji w porównaniu z wymiernymi wynikami zespołu sprzedaży. W przeciwieństwie do tego, kierownik sprzedaży podległy swojemu zespołowi sprzedaży może chcieć skoncentrować się na postępach w osiąganiu prognoz i produktywności zespołu.

Sprzedawcy mogą również czerpać korzyści z samodzielnego raportowania. Regularne raportowanie może pomóc sprzedawcom udoskonalić swoje oferty, skoncentrować wysiłki na celach osobistych i zespołowych oraz śledzić ich dochody.

Wiedza o tym, kto będzie czytał Twój raport, pomoże Ci skoncentrować się na informacjach, które przyczyniają się do ich roli. Dowiedz się, czego chce od Ciebie czytelnik i dostarcz to!

Krok 2: Zbierz odpowiednie wskaźniki sprzedaży

Teraz, gdy już zidentyfikowałeś swoich odbiorców, możesz skupić się na zbieraniu najbardziej przydatnych informacji — zarówno jakościowych, jak i ilościowych. W końcu raportowanie nie kończy się z chwilą sflashowania niektórych liczb. Przedstawianie informacji jakościowych pomaga w kontekstualizacji i wzmacnianiu trendów i wyników, niezależnie od tego, czy są dobre, czy złe.

Jeśli nigdy wcześniej nie śledziłeś sprzedaży lub dopiero zaczynasz, zacznij od zadania sobie pytania, co chcesz osiągnąć. Śledzenie wskaźników sprzedaży pomoże Ci odpowiedzieć na ważne pytania, takie jak:

• Jak blisko jesteś do zamknięcia konkretnej transakcji?
• Na jakich etapach znajdują się niektórzy klienci?
• Skąd pochodzą niekwalifikowani potencjalni klienci?
• Jak wyciągnąć klientów z rurociągu?
• Którzy sprzedawcy osiągają najlepsze wyniki? Które pozostają w tyle?

Arkusze Google i Microsoft Excel to świetne narzędzia dla początkujących w nauce organizowania danych sprzedaży. Ale jeśli nie jesteś kreatorem arkuszy kalkulacyjnych, system pulpitów nawigacyjnych jest idealnym narzędziem do rozpoczęcia raportowania sprzedaży.

Konfiguracja z pulpitem nawigacyjnym z pewnością zapewni przydatne dane raportowania, takie jak:

• Gorące leady
• Na jakim etapie procesu znajdują się Twoi potencjalni klienci?
• Perspektywy w Twoim rurociągu
• Wykonane połączenia
• Zarezerwowane spotkania
• E-maile wysłane

...i wiele więcej.

Chcesz dowiedzieć się, jak uprościć coś więcej niż tylko raportowanie? Sprawdź, jak możesz zautomatyzować cały proces sprzedaży za pomocą automatycznego pulpitu sprzedażowego.

Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się, jak zautomatyzować proces sprzedaży!

Ponadto pamiętaj, że celem raportu jest stworzenie kompleksowego obrazu tego, co dzieje się w określonym momencie i pomoże Ci zrozumieć, co musi się wydarzyć w przyszłości. Wybrane informacje powinny być ściśle powiązane z wynikami wydajności, dziennymi operacjami sprzedaży i kluczowymi wskaźnikami wydajności (KPI).

Zalecana literatura: Jak dodać technologię cyfrową do sprzedaży w tradycyjnych mediach

Krok 3: Wybierz ramy czasowe raportowania

Będziesz chciał upchnąć wszystko w… nie rób tego.

Mniej znaczy więcej.

Ustalenie ram czasowych pomoże Ci wybrać odpowiednie informacje do raportowania i pozwoli na łatwe porównanie z okresu na okres.

Twój raport powinien koncentrować się na celach, które próbujesz osiągnąć, oraz na liczbach, które bezpośrednio się do nich odnoszą. Na przykład, jeśli Twoim celem jest zwiększenie wartości obecnych klientów, możesz chcieć wydłużyć czas rozmów z obecnymi klientami podczas cotygodniowych rozmów.

Krok 4: Użyj grafik i ilustracji

Włączenie grafiki, takiej jak wykresy słupkowe i wykresy liniowe, może uprościć zwarte informacje i na pierwszy rzut oka pokazać zmiany w czasie. Nie chcesz usypiać odbiorców i prawie nikt nie chce zbyt długo wpatrywać się w arkusz kalkulacyjny — bez względu na to, jak bardzo mogą być pomocni. Informacje, które przedstawiasz, nie zawsze są powszechnie znane, dlatego ważne jest, aby były zwięzłe i zrozumiałe.

Dobrze umieszczony wykres może mieć ogromny wpływ na to, jak Twoi sprzedawcy zmienią swoje działania na przyszłość. Wykres słupkowy może pomóc zilustrować cel w porównaniu z rzeczywistym osiągnięciem, a wykres kołowy może pokazać, w jaki sposób każdy produkt przyczynił się do ogólnej sprzedaży.

Dodaj pomocne ilustracje do swojego raportu, aby nie było zamieszania podczas prezentowania swoich liczb. Poza tym każdy lubi widzieć te linie idące w górę i w prawo! ?

Krok 5: Wytnij bałagan

Przeanalizuj swój raport i ogranicz nieistotne informacje. Nie ma powodu, aby udostępniać informacje osobom, które ich nie potrzebują i nie będą ich używać. Po przeczytaniu raportu Twoi odbiorcy powinni czuć, że nadałeś im wartość, więc upewnij się, że łatwo jest przejrzeć i wyciągnąć najważniejsze informacje.

Krok 6: Dodaj kontekst do swoich danych

Przedstawienie danych w arkuszu kalkulacyjnym jest konieczne, ale dodanie kontekstu do liczb naprawdę przyciągnie czyjąś uwagę. Na przykład, jeśli współczynnik konwersji potencjalnych klientów spadł w porównaniu z poprzednim miesiącem, ważne jest, aby skorzystać z okazji do omówienia jakości napływających potencjalnych klientów lub powodów, dla których napływający potencjalni klienci nie zamykają się.

Połącz dane z występem.

Pokazanie liczb to jedno, ale wyjaśnienie, dlaczego te liczby są kluczowe dla codziennych celów, zaowocuje bardziej pouczającym raportem i bardziej zyskownymi wynikami na przyszłość. Twoje liczby są podstawą, ale od Ciebie zależy, czy nakreślisz jasny obraz ogólnej wydajności, jakie obszary cierpią i co możesz poprawić.

Zalecana literatura: Dowód wydajności: udowadnianie zwrotu z inwestycji w marketing swoim lokalnym klientom biznesowym

3 rodzaje szablonów raportów sprzedaży:

Niektóre metryki i dane nie zawsze pasują do określonych przedziałów czasowych, dlatego ważne jest, aby znać różne okresy.

Codzienne raportowanie sprzedaży

Aby sporządzić dzienny raport sprzedaży, wybierz informacje, które odnoszą się do codziennych postępów. Jako przykład, prawdopodobnie nie uwzględniałbyś zamknięć w przedsiębiorstwie w swoim dziennym raporcie, ponieważ najczęściej ta liczba byłaby zerem, co niepotrzebnie zaśmiecało raport, ale zamiast tego uwzględnij dane potencjalnych klientów, które pojawiły się w tym dniu.

„Kierownikiem nr 1 dla Twojego zespołu sprzedaży jest dopasowanie wynagrodzenia do zachowania, którego potrzebujesz, aby zespół osiągał swoje cele na co dzień” — Doug Campbell, wiceprezes ds. przychodów.

Kilka kryteriów, które powinieneś rozważyć w raportowaniu, to:

• Pogawędka
• Wykonane połączenia
• Zarezerwowane spotkania
• E-maile wysłane
• Jakość leadów

Kliknij tutaj, aby zapoznać się z różnymi szablonami do codziennego raportowania sprzedaży!

Tygodniowe raportowanie sprzedaży

Cotygodniowe raporty pomagają śledzić i mierzyć Twoją produktywność tydzień po tygodniu, dzięki czemu możesz obserwować trendy w czasie bez konieczności czekania na publikację raportów miesięcznych. Menedżerowie będą przyglądać się taktyce sprzedaży, sukcesom, zwycięstwom w tym tygodniu oraz temu, kto prowadzi w sprzedaży i dlaczego.

Oto niektóre kryteria, według których będziesz chciał zgłosić:

• Tygodniowy przychód
• Liczba nowych klientów pozyskanych w tym tygodniu
• Porównanie liczb do poprzedniego tygodnia.
• Na jakim etapie klienci siedzą w kolejce?

Kliknij tutaj, aby uzyskać dostęp do cotygodniowego szablonu raportowania sprzedaży!

Miesięczne raportowanie sprzedaży

Miesięczny raport sprzedaży ma zapewnić szerszą perspektywę wyników sprzedaży i wyobrażenie o tym, czego można się spodziewać w pozostałej części kwartału. Raporty miesięczne mogą być czasem konkurencyjnym, zwłaszcza przy ustalaniu, kto jest najwyżej notowanym w miesiącu.

Ważnymi kryteriami do zgłoszenia są:

• liczba transakcji zamkniętych
• liczba kontraktów w kasie
• liczba zamknięć na miejscu
• jak sprawić, by ludzie przechodzili przez rurociąg.

Kliknij tutaj, aby przeglądać różne szablony do miesięcznych raportów sprzedaży!

Zalecana literatura: Jak sprzedawać reklamy cyfrowe za pomocą raportu Snapshot

Wniosek

Proszę bardzo! To sześć łatwych do wykonania kroków, aby rozpocząć raport sprzedaży. Podsumowując, powinieneś znać swoich odbiorców, zbierać informacje, wybierać ramy czasowe, używać przejrzystych ilustracji, być zwięzłym i pamiętać o dodaniu kontekstu. Nie odkładaj tego dalej — usiądź już teraz i po prostu zacznij! Rzuć okiem na przykłady raportowania, w tym na tym blogu, aby uzyskać pomysły na rozpoczęcie własnego. Wzywam Cię do skonfigurowania pulpitu nawigacyjnego i rozpoczęcia raportowania sprzedaży już dziś. To tylko uprości Twoje życie na lepsze i pomoże Ci pozostać na dobrej drodze.