Co to jest zlecenie sprzedaży? Dlaczego miałoby cię to obchodzić?

W biznesie, zwłaszcza w B2B (business-to-business), być może wszyscy słyszeliście kiedyś o Zamówieniu sprzedaży . Jednak czy naprawdę to rozumiesz? Cóż, niewiele osób z pewnością może powiedzieć „ TAK ”.

Wiele osób może pod pewnymi względami rozumieć zlecenie sprzedaży, ale czasami myli je z innymi podobnymi dokumentami, takimi jak Zamówienie zakupu (PO) i Faktura. Korzeniem tego jest to, że nie mają głębokiego zrozumienia Zlecenia Sprzedaży.

Czym dokładnie jest zlecenie sprzedaży? Jak odróżnić go od innych dokumentów? A czy jest to konieczne w procesie biznesowym? Wszystko zostanie wyjaśnione w tym artykule!

Co to jest zlecenie sprzedaży?

Zamówienie sprzedaży lub SO to popularne określenie w świecie biznesu. Jest szeroko stosowany przez wiele stron, takich jak hurtownicy, detaliści, producenci i dostawcy.

Zamówienie sprzedaży to dokument utworzony przez sprzedających w celu ponownego potwierdzenia transakcji zleconej przez kupujących. To zlecenie sprzedaży, które później zostanie wysłane do kupujących, zazwyczaj zawiera informacje o liczbie towarów lub usług, ich jakości i cenach.

Z drugiej strony zlecenie sprzedaży może być również rozumiane jako dokument wewnętrzny sporządzony przez samych sprzedawców (czasami nazywany sprzedawcą) i zapisany jako zapis w firmie. W zamówieniach sprzedaży otrzymasz informacje o dacie i miejscu dostarczenia produktów, sposobie zapłaty rachunku oraz wiele innych informacji związanych z regulacją i logistyką każdej transakcji. Jest więc skutecznym narzędziem, aby sklep nadążał za najnowszą liczbą realizowanego zamówienia.

Zamówienie sprzedaży, zamówienie zakupu i faktura: jakie są różnice?

W biznesie istnieją nie tylko zamówienia sprzedaży, ale także zamówienia zakupu i faktury. Trzy z nich są dość podobne pod pewnymi względami, przez co kilka osób, zwłaszcza świeżo upieczonych, myli je ze sobą.

Przyjrzyjmy się teraz tej sekcji, aby poznać różnice między nimi i łatwo je rozpoznać.

Zamówienie

Jak wspomniano powyżej, zamówienie sprzedaży to dokument stworzony, aby pomóc zarówno sprzedawcom, jak i kupującym potwierdzić wszystko w transakcji, od jakości produktu po metody wysyłki, a także umożliwić sprzedawcom śledzenie ich zamówień.

Kiedy kupujesz produkt lub usługę, otrzymasz zamówienie sprzedaży, aby potwierdzić, że obie strony sprzedające poprawnie rozumieją Twoje pragnienie. W konsekwencji wszystko dzieje się we właściwym kierunku.

Zamówienie

Zamówienie zakupu lub PO to lista towarów lub usług kupujących, a następnie wysyłana do sprzedających. Zawiera szczegółowe informacje o przedmiotach lub usługach, które chcą kupić od sprzedawców.

Ten rodzaj zamówienia jest używany na początku procesu zakupu, gdy kupujący chcą rozpocząć rozmowę ze sprzedającymi na temat tego, co chcą dostać.

Faktura

Faktura to dokument generowany przez sprzedających. Jest on wysyłany do kupujących, którzy już kupili swoje produkty lub usługi i otrzymali je w całości. Na fakturze kupujący otrzymają kwotę, którą muszą zapłacić za to, co otrzymali, i zażądają pokrycia rachunku.

Ze względu na swoje przeznaczenie sprzedawcy wysyłają faktury tylko wtedy, gdy wszystkie produkty lub usługi już dotarły do ​​klientów.

Zamówienie sprzedaży a zamówienie zakupu

Podobieństwa

• Dołącz listę produktów lub usług do transakcji
• Zmuś sprzedawcę i kupującego do przestrzegania zawartych tam informacji, gdy zostanie zaakceptowana przez odbiorcę.
• Używane powszechnie w transakcjach B2B (business-to-business)

Różnice

Zamówienie sprzedaży a faktura

Podobieństwa

• Wysłane przez sprzedających
• Zawiera szczegółowe informacje o zamówieniu
• Dostarczone, gdy kupujący otrzymają produkty

Różnice

Zamówienie zakupu a faktura

Podobieństwa

• Dołącz szczegółowe informacje o transakcji, takie jak nazwa towaru lub usługi, ilość i cena
• Wykorzystywane przez księgowych lub dział księgowości do obliczania zakupów i sprzedaży dokładnie w celu prowadzenia ewidencji
• Zawierać adresy sprzedających i kupujących

Różnice

Znaczenie zamówienia sprzedaży

Śledź inwentarz

Dla strony sprzedającej, takiej jak sprzedawcy, dostawcy lub dostawcy, zamówienie sprzedaży odgrywa ważną rolę we wspieraniu łatwego śledzenia zapasów. Ponieważ w każdym zleceniu sprzedaży liczba, rodzaj, nazwa i jakość produktów są wyświetlane w przejrzysty sposób, strona sprzedająca będzie wiedziała o szczegółach produktów na magazynie, produktach w poprzedniej transakcji oraz produktach, które trzeba kupić więcej za kilka minut.

Upewnij się, że każda ze stron przestrzega umowy

Jeśli sprzedający zaakceptują zamówienie zakupu, oznacza to, że umowa między nimi a kupującymi staje się prawnie wiążąca. W rezultacie, gdy czujesz się zdezorientowany lub niejasny co do niektórych warunków w zamówieniach zakupu, nadszedł czas, aby poprosić o konsultację swojego radcę prawnego. Pomogą ci rzucić światło przed podjęciem decyzji o podpisaniu lub nie. Przy podpisywaniu należy ewidencjonować swoje zamówienie sprzedaży, ponieważ będzie to skuteczne narzędzie, które zapewni, że możesz zrealizować transakcję zgodnie z umową.

Zmniejszenie ryzyka istotnych zniekształceń

Istotne zniekształcenie to błąd spowodowany niedokładnością sporządzenia sprawozdania finansowego, który ma większy wpływ na decyzje finansowe, ponieważ często jest uważany za źródło pierwotne. W związku z tym wszelkie istotne zniekształcenia w sprawozdaniach finansowych mogą prowadzić do negatywnych konsekwencji dla firmy.

Na przykład, gdy popełni się błąd w zestawieniu stanu końcowego, zyski zostaną błędnie obliczone z powodu tego błędu. Ta sprawa staje się jeszcze bardziej poważna, gdy Twoja firma jest poddawana audytowi. Możesz zostać oskarżony o oszustwo.

Z tego powodu zlecenie sprzedaży jest nieodzowną częścią każdej transakcji. Podczas każdej sprzedaży będzie rejestrować wszystkie niezbędne informacje, dzięki czemu możesz mieć pewność, że prawdopodobieństwo wystąpienia istotnych zniekształceń znacznie się zmniejszy.

Jak wygląda proces zamówienia sprzedaży

W rzeczywistości proces biznesowy często zaczyna się od strony kupującej, czyli klientów, kiedy tworzą zapytanie ofertowe (RFQ) i wysyłają je do sprzedającego lub dostawcy. Sprzedawca, po otrzymaniu zapytania ofertowego od klienta, prześle mu ofertę.

Poprzez wycenę kupujący rozważą cenę produktów lub usług, a jeśli jest to przystępne, zamówienie zakupu zostanie odesłane do sprzedawcy. Następnie sprzedawca uważnie przeczyta zamówienie. Jeśli zaakceptują zamówienie zakupu, zamówienie sprzedaży zostanie utworzone na podstawie informacji zawartych w zamówieniu zakupu. To zlecenie sprzedaży pomaga zarówno stronie kupującej, jak i sprzedającej potwierdzić, co będzie związane z ich transakcją.

Następnie sprzedający wyprodukują lub zgromadzą wszystkie niezbędne produkty i usługi jak w zamówieniach sprzedaży, zapakują zamówienie i wyślą na adres klienta. Gdy klient otrzyma produkty, często gdy są one pełne, do kupujących zostanie wysłana faktura z prośbą o zapłatę.

Jeśli nie ma problemu, klienci płacą rachunek zgodnie z fakturą, a transakcja kończy się pomyślnie.

Jak widać z powyższego procesu biznesowego, zlecenie sprzedaży jest centralnym elementem odpowiedzialnym za zapewnienie, że wszyscy interesariusze zaangażowani w transakcję zrozumieją jasno. To w konsekwencji zmniejsza wskaźnik ewentualnych błędów w sprzedaży spowodowanych brakiem szczegółowych informacji.

Przykład zamówienia sprzedaży

James jest kierownikiem dużej firmy. Odpowiada za dystrybucję produktów, co jest misją kluczową, ponieważ zapewnia, że ​​produkt wysyłany do klientów będzie tak doskonały, jak w magazynie. Pomaga mu to również wyostrzyć swoją przewagę: interpunkcję i koncentrację, których używa na co dzień.

W swojej pracy często ma do czynienia z wieloma dużymi zleceniami, aby zawsze mieć na uwadze, że musi wszystko wykonać starannie, ponieważ jego mały błąd może spowodować duże kłopoty dla firmy.

Niedawno jego firma właśnie osiągnęła duże zamówienie z wysoką ceną, więc musi być bardziej ostrożny niż kiedykolwiek. Po otrzymaniu Zamówienia sprzedaży od zespołów sprzedażowych, w tym pełnego wymagań klienta, Jakub podzieli się nim z partnerami swojego zespołu.

Następnie zamówienie sprzedaży zostanie dostarczone do zespołu magazynowego. Tam ludzie będą montować produkty zgodnie z dokumentem, który wysłał im James. Po wystarczającym zebraniu przedmiotów ludzie będą umieszczać te produkty na paletach i przenosić je do zespołu pakującego.

Głównym i jedynym zadaniem działu pakowania jest zagwarantowanie, że produkt będzie starannie zabezpieczony w procesie wysyłki. Aby to zrobić, produkty są zwykle umieszczane w szczelnych pudełkach, aby wytrzymać wstrząs. Poza tym jest używany jako środek wysyłki przedmiotów. Można go również wykorzystać do celów marketingowych, ponieważ jest całkowicie możliwe dodanie do opakowań niektórych materiałów marketingowych.

Oczywiście po wykonaniu wszystkich tych czynności produkty te zostaną odesłane na palety w pobliżu rampy załadunkowej. I zostaną dostarczone na adres klienta następnego dnia.

Jednak rzeczy nie układają się zgodnie z planem: kupujący chcą coś zmienić i wysłać poprawkę do zakupu. Na szczęście jego firma korzysta z dokumentów elektronicznych, więc od razu przesyła tę poprawkę swoim kolegom. Reagują również na sprawę zaraz po otrzymaniu dokumentu, a zamówienie może zostać wysłane w terminie.

Wniosek

Krótko mówiąc, można zaprzeczyć, że zlecenie sprzedaży jest kluczowym elementem procesu biznesowego. Rozumiejąc po prostu, jest to dokument z misją potwierdzenia informacji, które już ze sobą uzgodnili.

Za pomocą zamówień sprzedaży możesz efektywnie zarządzać stanem magazynowym, upewnić się, że inni nie mogą naruszyć umowy oraz zapobiegać przypadkom istotnych zniekształceń.