Kompletny przewodnik po budowaniu procesu operacji sprzedaży

Zrób więcej za mniej — nowa mantra w gospodarce sprzed recesji.

Firmy o ograniczonych zasobach nie mogą po prostu nadal rozszerzać zasięgu kont, zatrudniać przedstawicieli handlowych na pierwszej linii lub nakładać na siebie zdolności sprzedażowe.

We współczesnym świecie liderzy sprzedaży są zmuszeni do przemyślenia sposobu sprzedaży.

W tym momencie w grę wchodzą operacje sprzedażowe.

Operacje sprzedaży wzrosły o 38% od 2018 do 2020 roku, prawie 5-krotnie szybszy wzrost niż ogólna funkcja sprzedaży.

Posiadanie efektywnego procesu sprzedaży może odblokować zrównoważony wzrost poprzez poprawę sprzedaży.

Ten przewodnik obejmuje proces operacji sprzedaży i cztery kluczowe kroki do jego opracowania.

Czym jest proces operacji sprzedaży?

Jedynym celem zespołu ds. sprzedaży jest budowanie systemów i wdrażanie technologii, aby zapewnić, że zespoły sprzedażowe osiągną swoje cele. W skrócie, Sales Operations tworzy, wdraża i optymalizuje procesy, dane i aplikacje, które wspierają zespół sprzedaży.

Zespół ds. sprzedaży opiera swoją pracę na danych, określając takie czynniki, jak:

• Jakie technologie stosuje się do wdrożenia, które najlepiej odpowiadają celom zespołu?
• Ilu przedstawicieli do zatrudnienia
• Jak zachęcać przedstawicieli?

Każda operacja sprzedaży wymaga procesu, w jaki sposób planuje poprawić produktywność i wydajność.

Chociaż każda firma jest wyjątkowa, oto podstawowy przegląd tego, jak może wyglądać Twój proces sprzedaży:

1. Twój zespół zbiera dane, aby przeanalizować, jak przebiega bieżący proces sprzedaży.
2. Następnie stworzą i wdrożą strategię działań sprzedażowych, aby zoptymalizować efektywność.
3. Na koniec mierzą wyniki i ponownie uruchamiają proces.

Ten podstawowy proces można zastosować do różnych funkcji zespołu sprzedaży.

Jeśli chodzi o technologię, operatorzy sprzedaży mogą zautomatyzować zadania, usprawnić przepływ pracy, a nawet wdrożyć narzędzia wspomagające sprzedaż.

Innym przykładem jest komunikacja.

Zespół ds. sprzedaży ułatwi lepszą komunikację, zapewniając wymianę danych między zespołami.

Połączenie narzędzia do automatyzacji marketingu, takiego jak Encharge, z systemem CRM, zapewnia dostęp do wielu informacji, dzięki czemu przedstawiciele handlowi mogą mieć lepszy plan ataku, aby zamknąć więcej transakcji.

Oczywiście obejmuje to inne funkcje, takie jak onboarding, szkolenia i zarządzanie przedstawicielami handlowymi. Oznacza to projektowanie planów wynagrodzeń, aby zatrzymać i przyciągnąć jak najwięcej talentów.

Obejmuje również raportowanie sprzedaży, prognozowanie i odpowiednią alokację potencjalnych klientów.

W skrócie, proces sprzedaży obejmuje zebranie przedstawionych danych, opracowanie planu i wdrożenie strategii we wszystkich funkcjach sprzedażowych, takich jak rekrutacja, komunikacja, realizacja sprzedaży itp.

Istnieje wiele najlepszych praktyk, które poprawiają wydajność i przyspieszają potok.

Kluczowe funkcje procesu obsługi sprzedaży

Operacje sprzedaży służą wygładzaniu pęknięć w procesie sprzedaży, aby sprzedawcy mogli wykonywać swoją rolę bez martwienia się o zadania zakulisowe. Jest kilka obszarów, którymi muszą się poruszać pracownicy działu sprzedaży, w tym strategia, technologia, operacje i wydajność.

76% specjalistów ds. sprzedaży uważa, że ​​zarządzanie technologią sprzedaży jest ich najcenniejszym zadaniem. Inne istotne obowiązki obejmują proponowanie strategii rozwoju i prognozowanie wyników.

Strategia

Operatorzy sprzedaży muszą opracować strategię, w jaki sposób mogą usprawnić proces sprzedaży. Wykorzystują analizy do określenia konkretnych ruchów taktycznych, które mogą poprawić produktywność sprzedaży.

Oto strategiczne metody, które mogą wdrożyć Twoi handlowcy:

• Przypisanie terytorium sprzedaży i lepsze metody dystrybucji leadów
• Oprogramowanie i materiały wspomagające sprzedaż
• Przyjęcie określonych metodologii sprzedaży

Technologia

Działy sprzedaży mają na celu zarządzanie i wdrażanie oprogramowania, z którego korzysta sprzedaż. Muszą również uzyskać dostęp do danych i interpretować je, aby wprowadzić ulepszenia.

Jednym z pierwszych celów mogłoby być wdrożenie narzędzia do automatyzacji sprzedaży. 61% organizacji korzystających z automatyzacji sprzedaży przekroczyło swoje cele w zakresie przychodów.

Twój zespół ds. sprzedaży może zarządzać platformami, w tym CRM, analizą danych, wzbogacaniem leadów, komunikacją, zarządzaniem wydajnością i oprogramowaniem do generowania leadów.

Budując swój stos technologii sprzedaży, zadaj sobie następujące pytania:

• Jakie narzędzia pomogą Ci rozwiązać bieżące problemy Twojego zespołu sprzedaży?
• Czy Twoje obecne narzędzia działają dobrze dla Ciebie?
• Czy Twoje narzędzia się integrują?
• Czy oprogramowanie oferuje szkolenia?
• Jakie narzędzia mogą pomóc Twojej firmie wejść na wyższy poziom?

Przeczytaj więcej: 10 sposobów na zautomatyzowanie procesów sprzedaży

Operacje

Operacje sprzedaży pomagają upewnić się, że nowozatrudnieni są dobrze zorientowani w metodologii sprzedaży, znajomości produktu i procesu sprzedaży.

Niezbędne jest oferowanie szkoleń między działami, aby zapewnić nowym sprzedawcom pełny wgląd w to, jak działa cała podróż klienta.

W komponentach operacyjnych operatorzy sprzedaży zajmują się wszystkimi komponentami administracyjnymi, aby lepiej przygotować ich do pracy w dziale sprzedaży.

Przykłady obowiązków działu sprzedaży obejmują:

• Wdrożenie programu kompensacyjnego i motywacyjnego
• Przedstawiciele wprowadzający i szkoleniowi
• Utrzymywanie kanałów komunikacji z różnymi działami

Wydajność

Opiekunowie sprzedaży nieustannie analizują i raportują wskaźniki wydajności do całego działu sprzedaży. Chociaż metryki są łatwo dostępne za pośrednictwem CRM, to do członków działu sprzedaży należy zapewnienie wglądu i kroków działania na podstawie danych.

Istnieje znaczna rozbieżność między prognozowaniem sprzedaży a całkowitymi przychodami.

Może to być spowodowane niedokładnymi danymi wprowadzonymi przez przedstawicieli. W takim przypadku operatorzy mogą zasugerować, jak dokładnie raportować dane.

Członkowie działu sprzedaży mogą również przeglądać metryki i taktyki całego działu sprzedaży, aby rozszyfrować strategie, które są skuteczne i nieefektywne.

Na przykład mogą analizować najlepszych wykonawców i sposób spędzania czasu w porównaniu z najniższym poziomem. Następnie mogą stworzyć trening, aby poprawić wydajność wszystkich.

Celem jest zebranie danych, raportowanie spostrzeżeń, a następnie podjęcie praktycznych kroków w celu poprawy wyników sprzedaży.

4 kroki do zbudowania procesu sprzedaży

Operacje sprzedażowe to szerokie pojęcie, ale proces można podzielić na cztery odrębne segmenty. Oto cztery kroki do stworzenia solidnych podstaw pod strategię sprzedaży.

1. Gromadzenie danych

Wraz z rozwojem sprzedaży zmienia się podróż klienta. Jest więcej danych niż kiedykolwiek.

Zespoły sprzedaży nie mają wystarczającej przepustowości, aby zbierać i analizować dane w celu uzyskania szczegółowych informacji.

Operacje sprzedaży muszą sprawić, że dane będą wykonalne, aby umożliwić sprzedaży szybsze podejmowanie kluczowych decyzji.

Na etapie zbierania danych zespół ds. sprzedaży zbierze dane o wydajności zespołu sprzedażowego. Przeanalizują trendy i przedstawią prognozy na nadchodzący kwartał lub rok. Ten etap stanowi podstawę przyszłego planowania i opracowywania strategii.

Po pierwsze, ważne jest zdefiniowanie kluczowych wskaźników wydajności i metryk, które mają znaczenie. Przyjrzyj się procesowi sprzedaży i zastanów się, jakie wskaźniki przesuwają potencjalnego klienta w dół.

Operatorzy sprzedaży muszą ocenić istniejące dane. Oto, co powinieneś ocenić na swojej platformie sprzedażowej:

Aby obliczyć zapotrzebowanie, przyjrzyj się następującym:

• Dane konta potencjalnego klienta: Oceń dane potencjalnego klienta i konta. Upewnij się, że wszystkie dane są dokładne.
• Idealny profil klienta: Podziel potencjalnych klientów na podstawie podobnych kategorii, aby dostosować przekaz do ich obaw. Przedstawiciele powinni być przypisani do jednej kategorii potencjalnych klientów, aby skutecznie sprzedawać jednemu typowi klientów.
• Lead scoring: Używając lead scoringu za pomocą Encharge lub innego narzędzia do automatyzacji marketingu, możesz dotrzeć do odpowiednich potencjalnych klientów, którzy pasują do Twojego idealnego profilu klienta i są potencjalnie zainteresowani tym, co masz do zaoferowania.

Aby śledzić wydajność swojego zespołu sprzedaży, musisz śledzić cele i dane wejściowe.

Dane wejściowe obejmują metryki, takie jak wysłane wiadomości e-mail, ukończone dema, czas spędzony na działaniach sprzedażowych, wykonane rozmowy telefoniczne, wysłane oferty, utworzone możliwości itp.

Cele będą składać się z dziennych sum sprzedaży, całkowitych przychodów, wzrostu sprzedaży, wskaźnika wygranych itp.

Korzystając z CRM, możesz wyświetlić większość tych wskaźników.

2. Planowanie popytu

Zasadniczo planowanie popytu polega na wyprzedzaniu przewidywanego wolumenu poprzez przygotowanie się do przyszłej sprzedaży. Prognozowanie sprzedaży przewiduje przychody, a planowanie popytu zapewnia odpowiednie zasoby do realizacji nowej sprzedaży.

Planowanie popytu wymaga analizowania trendów konsumenckich, danych sezonowych i trendów historycznych w celu optymalizacji zdolności organizacji do skutecznego zaspokajania potrzeb klientów.

Wymaga to współpracy międzyorganizacyjnego zespołu operacyjnego w celu określenia, jak duże będzie zapotrzebowanie na produkty oraz kiedy i gdzie wystąpi.

Popyt może wspierać sprzedaż usług, takich jak robocizna, gdzie potrzebny jest odpowiedni personel dla swojego zespołu, lub produktów fizycznych, takich jak wypełnianie zamówień zakupu.

Oto przypadki użycia do planowania popytu:

Agencje lub firmy usługowe

Możesz zarezerwować jak najwięcej rozmów sprzedażowych i klientów, ale Twój zespół musi być w stanie wypełnić te zobowiązania umowne.

Operatorzy sprzedaży będą współpracować z zespołem marketingowym, aby określić oczekiwaną liczbę potencjalnych klientów kwalifikujących się do sprzedaży uzyskanych w określonym czasie.

Twoi pracownicy działu sprzedaży zapewnią, że zatrudniona zostanie wystarczająca liczba wykonawców, wsparcia lub zewnętrznych wykonawców, aby usatysfakcjonować klientów.

Firmy programistyczne:

Planowanie popytu może nie być tak ważne w przypadku subskrypcji na poziomie podstawowym. Klienci korporacyjni będą jednak wymagać większego wsparcia i konsultacji. Dlatego potrzebna jest odpowiednia liczba personelu pomocniczego, aby pomóc klientom z wyższej półki.

Encharge może pomóc w planowaniu popytu, korzystając z funkcji lead scoringu.

Gdy będziesz pielęgnować swoich leadów, pojawią się kluczowe wskaźniki, które sygnalizują popyt.

Oceniając potencjalnych klientów, będziesz mieć dobre pojęcie o krótkoterminowym zapotrzebowaniu na Twój produkt.

Wszystkie leady z „wysokimi wynikami leadów” mogą pomóc w prognozowaniu przyszłej sprzedaży, umożliwiając tworzenie systemów wspierających Twój zespół sprzedaży.

Połączenie Encharge z narzędziami takimi jak Slack i CRM pozwala połączyć potencjalnych klientów z wysokimi wynikami potencjalnych klientów z Twoimi przedstawicielami.

3. Planowanie dostaw

Planowanie dostaw obejmuje dopasowanie popytu klienta do podaży produktu przy użyciu strategii cenowej, prognozowania i technik zarządzania zapasami.

Zespół ds. sprzedaży i dział finansowy ocenią wydajność. Ustalą, czy istnieją dostawcy, ludzie lub ograniczenia maszynowe.

Planowanie popytu koncentruje się na zapotrzebowaniu klientów, podczas gdy planowanie dostaw obejmuje kontrolę zapasów i procesy wewnętrzne.

Planowanie dostaw opiera się na dokładnym planowaniu popytu.

Dzięki planowaniu dostaw możesz opracować lepszą strategię cenową, nową premierę lub możliwości promocyjne.

Znając zapotrzebowanie, musisz zaplanować, ile produkcji, materiałów, technologii lub innych materiałów jest potrzebnych do zaspokojenia popytu.

Chociaż planowanie łańcucha dostaw może wydawać się nieistotne dla firm cyfrowych, istnieje wiele aspektów łańcucha dostaw innych niż towary fizyczne.

Na przykład mała firma z zaledwie kilkoma przedstawicielami handlowymi może zdecydować się na porzucenie arkuszy kalkulacyjnych na rzecz bardziej ujednoliconego i opartego na chmurze systemu.

Organizacja średniej wielkości lub przedsiębiorstwa może zdecydować, że efektywność sprzedaży można poprawić dzięki rozwiniętemu zespołowi lub oprogramowaniu umożliwiającemu sprzedaż.

Stworzenie oddzielnego zespołu ds. sprzedaży umożliwia zespołowi sprzedaży osiągnięcie celów i zaspokojenie popytu na produkt lub usługę.

4. Planowanie uzgodnienia i wdrożenia

Po uzyskaniu dostępu do popytu i podaży zespół ds. sprzedaży może opracować plan korekt.

Każda organizacja będzie miała unikalną strategię w zależności od planowania popytu i podaży.

Oto kilka ogólnych wdrożeń, które może wykonać zespół operacji sprzedaży. Większe organizacje przydzielą personel do każdej z tych egzekucji.

Ponadto firmy korporacyjne mogą potrzebować kierowników wyższego szczebla, aby zaakceptowali te dostosowania, zanim będą mogły zostać wdrożone.

Zazwyczaj będzie to wymagało dostosowania tych różnych składników:

• Technologia: w zależności od tego, gdzie obecnie znajduje się Twoja organizacja i jakie są Twoje cele, jaki stos technologiczny jest zgodny z Twoim zespołem sprzedaży? Operatorzy sprzedaży dodadzą lub wyeliminują technologię, aby lepiej ułatwić automatyzację lub lepszy wgląd w wyniki sprzedaży.
• Proces sprzedaży: Operatorzy sprzedaży będą dążyć do usprawnienia procesu sprzedaży. Być może przypisanie odpowiedniej dystrybucji leadów do niektórych powtórzeń pozwoli na wyższy współczynnik konwersji. Lub włączenie większej liczby spotkań sprzedażowych i marketingowych pozwala zespołowi skupić się na lepszym zamykaniu określonych kont.
• Zatrudnianie, wdrażanie i szkolenie: Opiekunowie sprzedaży opracują protokoły zatrudniania, wdrażania i szkolenia, aby zapewnić swoim przedstawicielom odpowiednie przygotowanie do osiągnięcia swoich celów. Mogą wdrożyć nowy plan wynagrodzeń, który lepiej motywuje przedstawicieli handlowych.
• Komunikacja: Zespół sprzedaży powinien czuć się komfortowo współpracując z innymi działami, aby pomóc im osiągnąć swoje cele. Współpraca z zespołami marketingowymi w zakresie zabezpieczeń sprzedaży lub szkoleń produktowych lepiej przygotowuje sprzedawców.

Proces możemy podsumować w czterech krokach:

1. Zbierać dane.
2. Prognozuj popyt.
3. Prognoza podaży potrzebna do zaspokojenia popytu.
4. Opracuj strategię i wdrażaj w oparciu o swoje ustalenia.

Książka „Sales & Operations Planning” Thomasa F. Wallace'a i Roberta A. Stahla zwraca uwagę na podobny proces operacji sprzedaży.

Idealna struktura zespołu ds. sprzedaży

Budowanie zespołu ds. sprzedaży zależy od etapu, na którym prowadzisz działalność.

Organizacja o rocznych przychodach cyklicznych (ARR) poniżej 1 miliona USD powinna zatrudnić przedstawiciela ds. technicznych. Ten profesjonalista jest odpowiedzialny za zarządzanie CRM w zakresie raportowania i analityki, naliczania prowizji oraz realizacji strategii rozwoju.

Gdy firma osiągnie ARR od 1 do 10 mln USD, może zatrudnić menedżera ds. efektywności sprzedaży odpowiedzialnego za wdrażanie i szkolenie zespołu sprzedaży.

Firmy, które osiągają 10 mln USD, powinny zatrudnić dyrektora ds. sprzedaży, aby kształtował strategiczne decyzje. Pomogą w planowaniu rozwoju, projektowaniu terytorium, siłach sprzedaży, miejscu wynagrodzeń itp.

Każda organizacja ma wyjątkowe potrzeby. Jednak ta macierz daje wyobrażenie o tym, jak chcesz, aby Twój zespół operacyjny sprzedaży.

Użyj Encharge, aby wzmocnić swój zespół ds. sprzedaży.

Dane to podstawa efektywnego zespołu działań sprzedażowych. Bez danych sprzedaż nie będzie miała konkretnych informacji, które umożliwiłyby podejmowanie decyzji dotyczących rozwoju.

Twój dział sprzedaży jest na pierwszej linii frontu, rozmawiając z klientami i koncentrując się na ich obowiązkach.

Zespół operacyjny to mózg operacji.

W obliczu mnożenia się danych potrzebny jest zespół ds. sprzedaży, który zsyntetyzuje te informacje, aby umożliwić zespołom sprzedaży.

Umożliwiają to narzędzia takie jak Encharge.

Integrujemy się ze wszystkimi platformami oprogramowania, od narzędzi CRM po analitykę marketingową.

Zebrane dane dają zespołowi sprzedaży lepszy wgląd, dzięki czemu mogą skoncentrować się na działaniach, które przynoszą lepsze wyniki. Wzmocnij swój zespół ds. sprzedaży dzięki Encharge. Zarejestruj się na bezpłatny 14-dniowy okres próbny już dziś!