4 Strategie Zarządzania Ryzykiem dla Pomyślnej Realizacji Projektu

Wyobraź sobie nadchodzącą nową możliwość projektu. Zbierasz swój zespół i przygotowujesz przemyślany plan realizacji projektu w wyznaczonym terminie. Robisz wszystko, aby zrealizować wizję projektu swojego klienta — od przydzielania zasobów po przypisywanie konkretnych celów członkom zespołu projektowego.

Ale po kilku tygodniach jeden z najbardziej niezawodnych zasobów przechodzi na przedłużony urlop z powodu nieuniknionych okoliczności, co powoduje zatrzymanie projektu na chwilę. To jest coś, czego nikt nie mógł przewidzieć. Czy to ryzyko wydaje ci się zniechęcające? Cóż, nie jesteś sam!

Wielu kierowników projektów, takich jak Ty, stara się unikać nieoczekiwanych zagrożeń, ale wciąż na nie natrafia. Faktem jest, że każdy projekt wiąże się z pewnym ryzykiem niepowodzenia – bez względu na to, jak bardzo starasz się go uniknąć. Nieprzewidziane ryzyko może nastąpić w każdej chwili, więc nie obwiniaj się. Zamiast tego zaplanuj je z wyprzedzeniem, aby plany projektu nie zawiodły.

W tym artykule omówimy cztery strategie zarządzania ryzykiem, które pomogą zwiększyć szanse powodzenia Twojego projektu. Ale najpierw zrozummy podstawy strategii zarządzania ryzykiem i dlaczego ważne jest, aby je mieć.

Czym jest strategia zarządzania ryzykiem?

Strategia zarządzania ryzykiem to proces proaktywnego identyfikowania, oceny i reagowania na ryzyka projektowe, zanim spowodują one poważne problemy lub wpłyną na termin realizacji projektu. Proces ten obejmuje również regularne aktualizowanie i ponowne przeglądanie oceny ryzyka w oparciu o nowe informacje lub podjęte działania.

Jako kierownik projektu potrzebujesz planu zarządzania ryzykiem korporacyjnym, aby identyfikować, oceniać i kontrolować ryzyko. Ściśle monitorując ryzyko, możesz opracować plany łagodzenia, aby zmniejszyć potencjalny wpływ zagrożeń.

Kiedy należy uwzględnić strategie zarządzania ryzykiem?

Proces zarządzania projektem obejmuje planowanie, realizację, monitorowanie i kontrolę projektu oraz zamknięcie. Jeśli chodzi o metody zarządzania ryzykiem, eksperci zalecają uwzględnienie ich na początkowych etapach (tj. planowania), ponieważ wciąż jest czas na wprowadzenie poprawek i dopracowanie rzeczy. Pozwala to na bardziej proaktywną i skuteczną reakcję na wszelkie zagrożenia, które mogą się pojawić.

Musisz jednak również zrozumieć, że nie zawsze jest możliwe włączenie wszystkich strategii zarządzania ryzykiem na wczesnych etapach, ponieważ w grę wchodzi wiele ruchomych elementów.

W przypadku każdej omówionej poniżej strategii zarządzania ryzykiem uwzględniliśmy kilka czynników, które pomogą Ci wybrać właściwy moment na zastosowanie strategii.

Jest to plan mający na celu przede wszystkim zapobieganie ewentualnym zagrożeniom. Plan unikania ryzyka zazwyczaj obejmuje zmianę harmonogramu lub zakresu projektu lub zatrudnienie większej liczby pracowników do zarządzania problemami. Ta strategia zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia jakiegokolwiek znaczącego ryzyka w trakcie trwania projektu.

Po co uwzględniać unikanie ryzyka?

Zawsze lepiej jest zapobiegać niż leczyć. Dzięki unikaniu ryzyka możesz zmniejszyć prawdopodobieństwo potencjalnych zagrożeń projektowych, planując je z wyprzedzeniem i opracowując plany awaryjne, aby je złagodzić.

Tańsze i mniej czasochłonne jest rozwiązywanie problemów, zanim staną się one poważnymi problemami, które już spowodowały szkody. Przewidując zagrożenia i opracowując plany radzenia sobie z nimi, minimalizujesz szanse, że te zagrożenia zakłócą harmonogram projektu.

Kiedy uwzględnić unikanie ryzyka?

Zależy to od konkretnego projektu i jego unikalnych zagrożeń. Ogólnie jednak postaraj się jak najszybciej włączyć strategię unikania ryzyka. Pomoże to zminimalizować możliwość ryzyka już od początku projektu.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, czy uwzględnić w projekcie strategię unikania ryzyka:

• Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka.
• Potencjalna dotkliwość konsekwencji w przypadku wystąpienia ryzyka.
• Koszt i wykonalność wdrożenia strategii unikania ryzyka.
• Wpływ strategii unikania ryzyka na harmonogram i budżet projektu.

To strategia wykorzystywana do minimalizowania negatywnych skutków ryzyka w projekcie. Plan redukcji ryzyka obejmuje ustanowienie jasnych procedur i protokołów, opracowanie planu tworzenia kopii zapasowych dla nieprzewidzianych zagrożeń oraz identyfikację i łagodzenie potencjalnych zagrożeń na wczesnym etapie planowania projektu.

Po co uwzględniać redukcję ryzyka?

Strategia ograniczania ryzyka zapewnia, że ​​potencjalne zagrożenia są identyfikowane i rozwiązywane, zanim spowodują poważne problemy. Włączenie tej strategii do planu projektu oznacza zminimalizowanie szans, że coś pójdzie nie tak i zaszkodzi powodzeniu projektu.

Zmniejszając dotkliwość ryzyka, minimalizujesz negatywny wpływ, utrzymując w ten sposób swój projekt zgodnie z harmonogramem. Wyprzedzasz problemy i utrzymujesz projekt pod kontrolą, planując różne rodzaje ryzyka i odpowiednie na nie reakcje.

Kiedy uwzględnić redukcję ryzyka?

Nie ma jednej uniwersalnej odpowiedzi na to pytanie; zależy to od konkretnego projektu i związanego z nim ryzyka. Eksperci sugerują jednak, że kierownicy projektów powinni uwzględnić tę strategię szczególnie podczas procesu analizy ryzyka w celu uzyskania optymalnych wyników.

Pytania, które należy zadać przy podejmowaniu decyzji, czy uwzględnić w projekcie strategię ograniczania ryzyka:

• Jakie są potencjalne zagrożenia i jakie jest prawdopodobieństwo ich wystąpienia?
• Jakie są konsekwencje wystąpienia zdarzenia ryzyka?
• Ile pieniędzy i czasu można zainwestować w zmniejszenie ryzyka?
• Czy istnieją jakieś istniejące strategie ograniczania ryzyka, które można zastosować?

Jak sama nazwa wskazuje, jest to proces przenoszenia ryzyka z jednego podmiotu na drugi. Odbywa się to zwykle w drodze negocjacji umowy, polis ubezpieczeniowych lub w inny sposób. Przenosząc ryzyko, organizacje mają nadzieję uchronić się przed potencjalnymi stratami z tym związanymi.

Po co uwzględniać przenoszenie ryzyka?

Dobre zarządzanie ryzykiem to jeden z najważniejszych aspektów udanego projektu. Przenosząc ryzyko na inną stronę, możesz złagodzić wpływ na projekt, jeśli coś pójdzie nie tak, chroniąc projekt przed potencjalnymi stratami lub niepowodzeniami.

Przenoszenie ryzyka pomaga również zmniejszyć narażenie na ryzyko i odpowiedzialność finansową dla Twojej firmy. Przyspiesza cały projekt, pozbywając się niepewności lub niejasności.

Kiedy uwzględnić przeniesienie ryzyka?

Ponownie, nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie; różni się w zależności od projektu i związanego z nim ryzyka. Zaleca się jednak uwzględnienie strategii przenoszenia ryzyka jak najwcześniej — najlepiej na etapie planowania. Pomoże to w podjęciu wszelkich niezbędnych kroków w celu zmniejszenia lub wyeliminowania potencjalnego ryzyka.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, czy uwzględnić w projekcie strategię przenoszenia ryzyka:

• Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka.
• Wszelkie obowiązujące wymagania prawne lub ograniczenia.
• Dostępne opcje przenoszenia ryzyka.
• Ryzyka i korzyści wynikające z nieprzenoszenia ryzyka.

Strategia ta odnosi się do decyzji podjętej przez kierownika projektu o zaakceptowaniu lub odrzuceniu ryzyka. Wybór jest dokonywany z różnych powodów, w tym (ale nie tylko) ryzyko nie jest warte podejmowania działań, jest małe prawdopodobieństwo i duży wpływ i nie ma znanego sposobu na jego zmniejszenie.

Po co uwzględniać akceptację ryzyka?

Akceptując ryzyko, potwierdzasz, że istnieje i może potencjalnie wpłynąć na projekt. Pozwala to na wprowadzenie środków łagodzących i planów awaryjnych, aby poradzić sobie z nimi, jeśli wystąpią. Akceptacja ryzyka pozwala również bardziej skupić się na pozytywnych aspektach projektu, jednocześnie będąc przygotowanym na potencjalne problemy.

Kiedy uwzględnić akceptację ryzyka?

Typowym momentem na wykorzystanie akceptacji ryzyka w zarządzaniu projektami jest faza planowania. To wtedy decydujesz, jakie ryzyko podjąć i jak sobie z nim poradzić. Innym razem jest w fazie monitorowania i kontroli. Wtedy upewnisz się, że wszystkie akceptowane ryzyka są właściwie zarządzane.

Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji, czy uwzględnić w projekcie strategię akceptacji ryzyka:

• Potencjalny wpływ ryzyka, jeśli wystąpi.
• Dostępność jakiejkolwiek innej strategii ograniczania ryzyka.
• Pieniądze i czas przewidziany na zarządzanie ryzykiem w projekcie.

Ten film przedstawia zalety i wady korzystania z oprogramowania do zarządzania ryzykiem, aby pomóc Ci zdecydować, czy narzędzie jest odpowiednie dla potrzeb Twojego projektu.

Metodologia badania

Ankieta Capterra dla użytkowników zarządzania projektami została przeprowadzona w marcu 2021 r. wśród 422 kierowników projektów w Stanach Zjednoczonych, z których 367 jest użytkownikami oprogramowania do zarządzania projektami, aby dowiedzieć się, kto korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami, jakich funkcji używają lub których nie chcą. wykorzystali i jakie wyniki uzyskali dzięki swojej inwestycji. Wykwalifikowani respondenci są decydentami lub mają znaczący udział w codziennym zarządzaniu projektami w swojej organizacji. Sformułowaliśmy pytania tak, aby każdy respondent w pełni zrozumiał znaczenie i omawiany temat.