4 kroki do zbudowania skutecznego procesu zarządzania ryzykiem projektu

Bez względu na to, jak bardzo masz doświadczenie jako kierownik projektu lub jak dobrze planujesz zadania projektowe, wszystko może się nie udać. Istnieje kilka zagrożeń, których nie można całkowicie uniknąć lub którymi nie można zarządzać. Jest to dodatek do Twojej podstawowej pracy polegającej na utrzymywaniu projektów na dobrej drodze do osiągnięcia celów.

Jak więc radzić sobie z nieoczekiwanymi zagrożeniami projektowymi? Rozwiązaniem jest planowanie ryzyka.

Planowanie ryzyka jest kluczem do sukcesu projektu. Nie możesz zatrzymać każdego problemu, ale możesz przygotować się na nie z wyprzedzeniem, aby nie zakłócać harmonogramu projektu.

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć zarządzanie ryzykiem projektu, jesteś we właściwym miejscu. Na tym blogu przedstawiamy cztery kroki, które pomogą stworzyć skuteczny proces zarządzania ryzykiem, który pomoże zapewnić, że Twoje projekty zostaną ukończone na czas i z najwyższą wydajnością. Ale najpierw nauczmy się podstaw!

Na czym polega proces zarządzania ryzykiem i dlaczego jest konieczny?

Proces zarządzania ryzykiem jest krytycznym krokiem w zarządzaniu projektami. Pomaga zidentyfikować potencjalne zagrożenia i opracować plan ich rozwiązania, zanim spowodują one poważne problemy i ewentualną niepowodzenie projektu.

Proces ten zazwyczaj obejmuje identyfikację, ocenę, reagowanie, monitorowanie i raportowanie ryzyka. W przypadku większości projektów proces zarządzania ryzykiem pomaga radzić sobie z trzema rodzajami ryzyka: technicznym, organizacyjnym i zewnętrznym.

• Zagrożenia techniczne: Są to zagrożenia związane z technologią zaangażowaną w Twój projekt. Mogą one obejmować awarię projektu lub konstrukcji, problemy z oprogramowaniem lub sprzętem lub problemy z bezpieczeństwem danych.
• Zagrożenia organizacyjne : te zagrożenia pochodzą z Twojej firmy; na przykład, gdy członek zespołu projektowego odchodzi lub gdy Twoja firma nie ma odpowiednich funduszy.
• Zagrożenia zewnętrzne: te zagrożenia pochodzą spoza Twojej organizacji. Niektóre przykłady to klęski żywiołowe, wahania rynku, niestabilność gospodarcza i pandemie.

Aby zapewnić prawidłowe działanie projektów i osiągnięcie ich celów, ważne jest, aby mieć wdrożoną strategię zarządzania ryzykiem. Pomoże Ci to uniknąć lub zmniejszyć negatywny wpływ, jaki może mieć ryzyko.

Każdy projekt wiąże się z pewnym ryzykiem. Ważne jest, aby zrozumieć i zidentyfikować zagrożenia, które mogą wpłynąć na Twój projekt, oraz podjąć kroki w celu zarządzania nimi i ich ograniczenia, zanim staną się zbyt duże, aby je obsłużyć. Istnieje wiele różnych sposobów identyfikacji ryzyka, ale najlepiej jest użyć techniki, która pasuje do Twojego projektu.

Oto kilka technik identyfikacji ryzyka w celu określenia i oceny potencjalnych ryzyk projektowych:

• Organizuj sesje burzy mózgów. Spotkaj się z zespołem projektowym i powiązanymi interesariuszami, aby przeprowadzić burzę mózgów na temat scenariuszy ryzyka. W ten sposób wszyscy są na tej samej stronie i rozumieją, co może pójść nie tak z projektem. Jeśli potencjalne ryzyko się zmaterializuje, w większości przypadków już wymyśliłeś plan jego naprawienia.
• Użyj macierzy ryzyka. Jest to narzędzie, które ocenia prawdopodobieństwo (niskie, średnie, wysokie) i wpływ (niski, średni, wysoki) każdego ryzyka, aby pomóc Ci skoncentrować się na najbardziej prawdopodobnych problemach i zaplanować kroki w celu ograniczenia ryzyka.
• Prowadź rejestr ryzyka. Rejestrując informacje o każdym ryzyku (takie jak jego opis, potencjalny wpływ i prawdopodobieństwo), rejestr ryzyka pomaga śledzić, które zagrożenia zostały zidentyfikowane i jakie działania zostały podjęte w celu ich złagodzenia.
• Wykonaj analizę SWOT . Oceniając mocne i słabe strony, szanse i zagrożenia swojego projektu, możesz wziąć pod uwagę wszystkie możliwe zagrożenia, które mogą wystąpić i zaplanować kroki, aby im zapobiec lub je ograniczyć.
• Wykorzystaj diagram przyczynowo-skutkowy. Oceniając przyczyny i skutki każdego prawdopodobnego ryzyka, możesz zidentyfikować potencjalne problemy projektowe, których w innym przypadku mogłeś nie wziąć pod uwagę.

Po zidentyfikowaniu wszystkich możliwych zagrożeń nadszedł czas, aby ocenić, jak mogą one wpłynąć na Twój projekt. Ten krok nazywa się analizą ryzyka i pomaga ustalić, którym zagrożeniom projektowym należy nadać priorytet i jakie działania należy podjąć. Obejmuje zrozumienie konsekwencji każdego potencjalnego zdarzenia ryzyka.

Jakościowa analiza ryzyka a ilościowa analiza ryzyka

---

Jakościowa analiza ryzyka to subiektywny proces, który pomaga ocenić kryzysy projektowe w skali prawdopodobieństwa i wpływu. Jest używany do ustalania priorytetów ryzyk projektowych i jest często stosowany, gdy dostępnych jest niewiele danych o ryzyku lub zagrożenia są trudne do oszacowania.

Ilościowa analiza ryzyka opiera się w dużej mierze na danych i jest często stosowana, gdy łatwo jest określić ilościowo ryzyko. Zwykle przeprowadzają je eksperci, aby podejmować decyzje dotyczące reagowania na ryzyko projektowe. To podejście do analizy ryzyka przypisuje wartości liczbowe do prawdopodobieństwa i wpływu, a następnie wykorzystuje modele matematyczne do obliczenia całkowitego ryzyka projektu.

Oto cztery sposoby dokładnej oceny ryzyka:

1. Macierz prawdopodobieństwa ryzyka i wpływu: Ta macierz pomaga w ustaleniu priorytetów ryzyka poprzez ocenę prawdopodobieństwa ich wystąpienia i ilości szkód, jakie mogą wyrządzić Twojemu projektowi.
2. Ranking ryzyka: ta metoda klasyfikuje ryzyka według ich powagi, dzięki czemu możesz najpierw skoncentrować się na najbardziej krytycznych kwestiach związanych z projektem.
3. Mapa cieplna ryzyka: Ta mapa wizualizuje zagrożenia, które najprawdopodobniej negatywnie wpłyną na Twój projekt.
4. Struktura podziału ryzyka: pomaga w rozbiciu ryzyka na kategorie i podkategorie, dzięki czemu można je lepiej zrozumieć i ocenić.

Po zidentyfikowaniu i ocenie ryzyka kolejnym krokiem jest stworzenie planu reakcji w celu ich złagodzenia. Jasny, szczegółowy plan reakcji zidentyfikuje potencjalne zagrożenia i określi sposób postępowania z każdym z nich. Zidentyfikuje również, kto jest odpowiedzialny za każdy etap procesu odpowiedzi. W ten sposób wszyscy zaangażowani znają swoją rolę i mogą szybko podjąć działania.

Poniższy obraz przedstawia wskazówki dotyczące korzystania z planu reagowania w celu efektywnego zarządzania zdarzeniami ryzyka:

Proces zarządzania ryzykiem nie jest zadaniem typu „ustaw i zapomnij”, więc musisz go regularnie śledzić. Ostatnim krokiem tego procesu jest upewnienie się, że jesteś świadomy i kontrolujesz wszystkie zidentyfikowane luki w zabezpieczeniach projektu. Obejmuje to wdrażanie środków ograniczających ryzyko, śledzenie i raportowanie stanu ryzyka oraz zapobieganie dalszym zagrożeniom.

Regularne monitorowanie i kontrola ryzyka pomaga w realizacji planu reagowania zgodnie z planem. Zapewnia również uwzględnienie wszelkich nowych zagrożeń i kontrolę istniejących.

Omówmy kilka środków monitorowania i kontroli ryzyka:

• Przeprowadź analizę trendów. Znajdź wzorce lub trendy w danych dotyczących ryzyka i zidentyfikuj wszelkie potencjalne zagrożenia, które mogły zostać przeoczone.
• Przeprowadzaj audyty ryzyka. Oceń ogólną skuteczność procesu zarządzania ryzykiem i zidentyfikuj obszary poprawy.
• Użyj symulacji ryzyka. Przetestuj różne scenariusze ryzyka projektu (np. co by się stało, gdyby dostawca nie dostarczył kluczowego komponentu) i sprawdź, jak wpływają one na wynik twojego projektu.
• Wdrożenie planu zarządzania ryzykiem. Złagodzić wszelkie wątpliwości związane z projektem, które mogą się pojawić.
• Dostosuj kontrolę ryzyka. W miarę postępów projektu dostosuj środki kontroli ryzyka, takie jak zwiększenie lub zmniejszenie częstotliwości monitorowania w oparciu o zmiany w krajobrazie ryzyka projektu.

Połącz wszystko, aby Twoje projekty były wolne od ryzyka

Najlepszym sposobem zapobiegania przekształceniu się ryzyka projektowego w rzeczywiste problemy jest posiadanie dobrze prowadzonego procesu zarządzania ryzykiem. Omówione przez nas kroki mogą pomóc zmniejszyć ryzyko nieprzyjemnych niespodzianek na mapie drogowej projektu. Mogą również zapewnić, że Twój projekt pozostanie na dobrej drodze i przyniesie zamierzone rezultaty. Więc śmiało, wprowadź swój proces zarządzania ryzykiem w czyn i świętuj sukces projektu!