Jak stworzyć skuteczny plan zarządzania ryzykiem dla swoich projektów
Opublikowany: 2022-05-07Dobrze przemyślany plan zarządzania ryzykiem pomaga Twojemu projektowi odnieść sukces.
Adele, kierownik projektu, zawsze szukała sposobów, aby udowodnić swoją wartość, pokazując swoją zdolność do obsługi trudnych projektów. Pewnego dnia podjęła się projektu, którego większość menedżerów by uniknęła. Projekt był złożony i obejmował kilka czynników ryzyka; wiele rzeczy mogło pójść nie tak, ale potencjalna nagroda była wysoka. Adele była wystarczająco pewna siebie, by opracować strategiczny plan zarządzania ryzykiem, i dzięki temu jej się udało.
Każdego dnia ludzie w biznesie podejmują ryzyko. Czasami to ryzyko się opłaca, czasami nie. Ale tym, co odróżnia tych, którzy odnoszą sukcesy w podejmowaniu ryzyka, takich jak Adele, od tych, którzy przegrywają, jest ich gotowość do planowania zarządzania ryzykiem.
Podobnie jak Adele, jeśli jesteś kierownikiem projektu, który zajmuje się złożonymi projektami i chce złagodzić wszystkie potencjalne zagrożenia, stworzenie planu zarządzania ryzykiem projektowym jest drogą do zrobienia.
Brak strategii zarządzania ryzykiem to pewna recepta na katastrofę, ale jednocześnie jej tworzenie może wydawać się zniechęcające. Dlatego opracowaliśmy pięć prostych kroków, które pomogą Ci stworzyć plan zarządzania ryzykiem. Wyjaśniamy, w jaki sposób te kroki zapobiegają potencjalnym problemom. Ale najpierw nauczmy się podstaw planowania zarządzania ryzykiem.
Czym jest plan zarządzania ryzykiem?
Plan zarządzania ryzykiem określa kroki w celu identyfikacji, analizy, oceny i reagowania na ryzyko. Zawiera również strategie monitorowania zagrożeń i minimalizowania ich wpływu na projekty w celu maksymalizacji pozytywnych wyników projektów.
| Kluczowe elementy planu zarządzania ryzykiem projektu | |
|---|---|
| Tło ryzyka projektu | Obejmuje to opis projektu, jego celów oraz listę wszystkich zaangażowanych interesariuszy. |
| Metodologia | Obejmuje to opis procesu zarządzania ryzykiem, który należy zastosować, oraz narzędzi i technik, które należy zastosować podczas tego procesu. |
| Struktura podziału ryzyka | Obejmuje to podział wszystkich ryzyk projektowych według typu, np. technicznego, finansowego lub organizacyjnego. |
| Kategorie ryzyka | Obejmuje to dokładny opis wszystkich istniejących kategorii ryzyka, takich jak wysokie, średnie lub niskie. |
| Macierz oceny ryzyka | Obejmuje to tabelę zawierającą wszystkie potencjalne czynniki ryzyka, ich wpływ i prawdopodobieństwo wystąpienia. |
| Plan reakcji na ryzyko | Obejmuje to opis działań, które należy podjąć, gdy wystąpi zdarzenie ryzyka, takie jak unikanie, łagodzenie lub przeniesienie. |
| Role i obowiązki | Zawiera listę osób odpowiedzialnych za wykonywanie różnych zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem. |
Dlaczego powinieneś mieć plan zarządzania ryzykiem?
Żaden projekt nie jest pozbawiony ryzyka. Przemyślając i planując z wyprzedzeniem ryzyka, potwierdzasz, że są one obecne i należy się nimi zająć. Dzięki dobrze przemyślanemu planowi zarządzania ryzykiem możesz uniknąć lub złagodzić potencjalne problemy, zanim staną się przytłaczającymi przeszkodami.
Wdrażanie odpowiednich planów zarządzania ryzykiem i podejmowanie kroków wymaganych w celu zmniejszenia ryzyka zapewni, że Twoje projekty pozostaną na dobrej drodze i osiągną pożądane cele. Dlatego wielu rekruterów, zatrudniając kierowników projektów, kładzie nacisk na umiejętność zarządzania ryzykiem projektowym i traktuje to jako jedną z najważniejszych umiejętności kandydata.
Dobrze sformułowany plan zarządzania ryzykiem projektowym pomaga:
- Utrzymuj projekty zgodnie z harmonogramem
- Unikaj kosztownych niespodzianek
- Ogranicz ryzyko, zanim stanie się dużym problemem
- Ułatwienie komunikacji między członkami zespołu
- Chroń reputację swojej firmy
Do tej pory jasne jest, że plan zarządzania ryzykiem jest kluczową częścią każdego projektu. Nie możesz kontrolować rynku, pogody ani konkurentów, ale zawsze możesz podjąć niezbędne środki ostrożności, aby zarządzać ryzykiem. Poniżej przedstawiamy pięć prostych kroków, aby stworzyć skuteczny plan reakcji na ryzyko dla Twoich projektów.
1. Zidentyfikuj ryzyka i stwórz rejestr ryzyk
Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie wszystkich zagrożeń, które mogą potencjalnie wpłynąć na cele twojego projektu. W przypadku przeprowadzania na wczesnym etapie cyklu życia projektu identyfikacja ryzyka pomaga podjąć właściwe kroki w celu złagodzenia potencjalnych problemów.
Opanuj ten krok, przeprowadzając burzę mózgów ze swoim zespołem; analiza poprzednich projektów; oraz przeprowadzenie dokładnej analizy swoich mocnych i słabych stron, szans i zagrożeń — znanej jako analiza SWOT.
Typowe zagrożenia do zidentyfikowania w Twoim projekcie:
- Opóźnienia lub niedotrzymane terminy: Może się to zdarzyć z różnych powodów, takich jak niedoszacowanie wymaganej pracy, problemy z dostawcami lub inne czynniki zewnętrzne.
- Pełzanie zakresu: dzieje się tak, gdy zakres projektu się rozszerza i dodajesz coraz więcej funkcji lub zadań. Kontynuowanie pracy może być kuszące, ale rozszerzenie zakresu może szybko doprowadzić do przekroczenia kosztów i czasu.
- Przekroczenie kosztów: może to być spowodowane nieprzewidzianymi kosztami (np. wyższymi niż oczekiwano cenami materiałów) lub rozszerzeniem zakresu (gdy zakres projektu wykracza poza pierwotnie uzgodnione).
- Nieoczekiwane problemy z technologią lub sprzętem: może to być wszystko, od awarii sprzętu po problemy ze zgodnością oprogramowania.
Gdy masz już „zidentyfikowane zagrożenia”, dodaj je do rejestru zagrożeń. Rejestr zagrożeń to dokument, który zawiera listę wszystkich zagrożeń, ich potencjalnego wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia. Jest to ważne narzędzie, które pomaga śledzić wszystkie zagrożenia i ich status.
2. Analizuj zagrożenia i oceń ich wpływ
Ocena ryzyka jest krytycznym krokiem w procesie zarządzania ryzykiem. Po zidentyfikowaniu i dodaniu wszystkich zagrożeń do rejestru zagrożeń nadszedł czas na rozpoczęcie analizy ryzyka. Dla każdego ryzyka musisz przeanalizować wpływ i prawdopodobieństwo.
Wpływ to potencjalna strata finansowa lub operacyjna, która może wystąpić, jeśli ryzyko się zmaterializuje, a prawdopodobieństwo to prawdopodobieństwo, że ryzyko faktycznie wystąpi. Oceń zarówno wpływ, jak i prawdopodobieństwo w skali, takiej jak niska, średnia lub wysoka. Pomoże Ci to zidentyfikować zagrożenia, którym należy nadać priorytet.
Kilka sposobów oceny wpływu i prawdopodobieństwa ryzyka:
- Użyj macierzy ryzyka: To narzędzie pomaga w wizualizacji zagrożeń i ich potencjalnego wpływu na projekt.
- Użyj oceny prawdopodobieństwa i wpływu: Obejmuje to ocenę prawdopodobieństwa wystąpienia każdego ryzyka i jego potencjalnego wpływu, jeśli wystąpi.
- Użyj metody Delphi: Ta technika polega na uzyskaniu informacji o zagrożeniach i ich potencjalnym wpływie od grupy ekspertów.
- Użyj narzędzia do rankingu ryzyka: To narzędzie klasyfikuje ryzyka na podstawie ich wpływu i prawdopodobieństwa przy użyciu skali, takiej jak niska, średnia i wysoka.
3. Określ, jak radzić sobie z ryzykiem
Teraz, gdy znasz potencjalny wpływ i prawdopodobieństwo każdego ryzyka, ustal, jak sobie z nimi radzić. W zależności od ryzyka i jego wagi można opracować strategię ograniczania ryzyka, przenieść ryzyko na inną stronę lub zaakceptować ryzyko. Najważniejszą rzeczą jest zrozumienie, jakie są zagrożenia i co możesz zrobić, aby je złagodzić.
Oto kilka typowych sposobów radzenia sobie z ryzykiem:
- Przenieś ryzyko: Dzieje się tak, gdy przenosisz ryzyko na inną stronę, taką jak firma ubezpieczeniowa. Można to zrobić w przypadku ryzyka finansowego (np. przekroczenia kosztów), ryzyka operacyjnego lub problemów z technologią.
- Zaakceptuj ryzyko: To wtedy decydujesz, że potencjalny wpływ ryzyka jest akceptowalny i nie podejmujesz żadnych działań, aby je złagodzić. Powinno to być zrobione tylko po dokładnym rozważeniu i nie powinno być używane lekko.
- Unikaj ryzyka: To wtedy podejmujesz kroki, aby całkowicie uniknąć ryzyka. Na przykład, jeśli istnieje ryzyko kradzieży danych, instalujesz oprogramowanie zabezpieczające, aby chronić swoją sieć.
Upewnij się, że wybierasz metodę, która uzupełnia ryzyko projektu i pomaga osiągnąć pożądany rezultat. W ten sposób możesz kontrolować ryzyko projektu i zminimalizować ryzyko niepożądanych niespodzianek.
4. Opracuj wykonalny plan radzenia sobie z ryzykiem
Po ustaleniu właściwego sposobu radzenia sobie z zagrożeniami należy opracować plan radzenia sobie z nimi. Plan ten powinien być realistyczny, osiągalny i dostosowany do konkretnego projektu.
Powinien zawierać oś czasu, dzięki czemu można śledzić postęp kroków łagodzących. Należy pamiętać, że niektórych zagrożeń nigdy nie da się całkowicie wyeliminować; można nimi zarządzać tylko w celu zminimalizowania wpływu do pewnego poziomu.
Mathias Ahlgren, założyciel/dyrektor generalny w Website Rating, rozmawiał z Capterra o znaczeniu posiadania wykonalnego planu zarządzania ryzykiem i podzielił się swoim punktem widzenia.
Kwestie do rozważenia przy tworzeniu planu zarządzania ryzykiem:
- Ustal jasny cel: plan powinien mieć jasny cel, aby wszyscy zaangażowani rozumieli, do czego jest przeznaczony.
- Określ, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie: Upewnij się, że określisz, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie w planie. Pomoże to zapewnić terminowe wykonanie zadań.
- Przydziel terminy: przypisz terminy do każdego zadania w planie, aby wszyscy byli na bieżąco i skoncentrowani.
- Stwórz plan komunikacji: Upewnij się, że masz plan informowania członków zespołu i interesariuszy o zagrożeniach i sposobach ich rozwiązywania.
5. Regularnie monitoruj i przeglądaj ryzyko
Ponieważ zarządzanie ryzykiem jest procesem ciągłym, kluczowe znaczenie ma ciągłe monitorowanie i przeglądanie zagrożeń. Pomoże to zapewnić, że ryzyko jest odpowiednio rozwiązywane, a plan jest nadal skuteczny.
Ważne jest również, aby aktualizować plan zarządzania ryzykiem, gdy pojawią się nowe zagrożenia lub zostaną zakończone kroki łagodzące. Uważnie obserwując ryzyko, możesz mieć pewność, że Twoje projekty będą realizowane zgodnie z planem.
Kilka sprawdzonych sposobów na regularne monitorowanie i przeglądanie ryzyka:
- Zaplanuj regularne spotkania: Zaplanuj regularne spotkania z zespołem projektowym, aby omówić zagrożenia i sposoby ich rozwiązywania.
- Regularnie komunikuj się z interesariuszami: Pomoże to upewnić się, że wszyscy są świadomi zagrożeń i sposobów ich rozwiązywania.
- Przejrzyj ryzyko na każdym etapie projektu: Pomoże to w zapewnieniu skutecznego przeciwdziałania zagrożeniom i zapewnieniu, że plany są nadal realizowane.
- Korzystaj z oprogramowania do zarządzania ryzykiem : używaj go do identyfikacji i oceny ryzyka na wczesnym etapie cyklu projektu, tworzenia szczegółowych planów łagodzenia oraz ciągłego monitorowania i przeglądu ryzyka.
Zapewnij sukces dzięki planowaniu ryzyka projektowego opartemu na wynikach
Sporządzenie planu zarządzania ryzykiem jest niezbędnym krokiem w każdym projekcie. Od cyberataków po niespodziewane finanse, ryzyko może być trudnym wyzwaniem do pokonania.
Jednak dzięki podejściu zorientowanemu na wyniki można uzyskać wszechstronne zrozumienie zagrożeń związanych z projektem i opracować skuteczny plan ich rozwiązania.
Jeśli zmagasz się z zarządzaniem ryzykiem swojego projektu lub stajesz w obliczu nowych, które wydają się niemożliwe do pokonania, wspomniane wyżej „łatwe do wdrożenia” kroki mogą pomóc Ci osiągnąć sukces.
Chcesz być na bieżąco z najnowszymi informacjami w przestrzeni zarządzania projektami? Sprawdź te zasoby Capterra:
- Jak zarządzać ryzykiem: Przewodnik dla kierowników projektów
- 4 strategie zarządzania ryzykiem dla pomyślnej realizacji projektu
- Przyszłość zarządzania projektami jest hybrydowa
- Jak zbudować odpowiedni stos zarządzania projektami dla Twojej firmy
Metodologia badania
Firma Capterra przeprowadziła badanie inteligencji emocjonalnej w miejscu pracy w grudniu 2021 r. wśród 528 profesjonalistów z USA, którzy zarządzają projektami w małych i średnich firmach. Respondenci byli sprawdzani pod kątem statusu zatrudnienia (pełny etat), wielkości firmy (2 – 500 pracowników) oraz zaangażowania w zarządzanie projektami (bardzo zaangażowani).