15 najlepszych narzędzi do zarządzania zasobami dla Twojej organizacji

Aby zarządzać firmą lub projektem, musisz nie tylko zarządzać jakością pracy po jej zakończeniu; musisz również uwzględnić inne czynniki, które na nią wpływają, takie jak zasoby finansowe, zapasy, umiejętności ludzkie, produkcja, zasoby lub technologia informacyjna (IT) i zasoby naturalne. Sposób planowania, organizowania i zarządzania zasobami w zespole lub organizacji ma znaczący wpływ na powodzenie projektu. Dlatego zarządzanie zasobami jest ważniejsze niż kiedykolwiek, aby naprawdę zmienić miejsce pracy.

Jeśli nie znasz pojęcia zarządzania zasobami , możesz łatwo pomylić się i pomylić wiele terminów, takich jak planowanie, alokacja, planowanie zasobów oraz stosowane techniki i metody. Poza tym pytanie, jakiego narzędzia użyć do zarządzania zasobami , również przyprawia firmy o ból głowy.

Dlatego w tym artykule pokrótce omówię koncepcję zarządzania technicznego i przedstawię 15 najlepszych narzędzi do zarządzania zasobami, które pomogą Ci zarządzać zespołem .

Czym dokładnie jest zarządzanie zasobami?

Zarządzanie zasobami to czynność, w ramach której firmy efektywnie zarządzają różnymi zasobami w firmie. Zasoby te mogą być niematerialne, takie jak wydajność pracy, czas i materialne, takie jak sprzęt, maszyny, materiały i finanse.

Zarządzanie zasobami jest ściśle związane z planowaniem, tak aby odpowiednie zasoby były przydzielane do odpowiednich zadań. Zarządzanie zasobami obejmuje również planowanie i budżetowanie ludzi, projektów, sprzętu i materiałów eksploatacyjnych.

Chociaż zarządzanie zasobami jest często stosowane do zarządzania projektami, może być również stosowane w wielu innych obszarach zarządzania biznesowego. Ogólnie rzecz biorąc, małe firmy będą musiały zwrócić uwagę na zarządzanie zasobami w kilku obszarach, w tym:

• Finanse: Czy firma może jeszcze pokryć bieżące wydatki lub pozwolić sobie na inwestycję w nowy sprzęt lub szkolenie pracowników?

• Personel: Czy firma zrekrutowała właściwych ludzi? Czy firma musi zatrudniać więcej osób, jeśli pojawią się nowi klienci i jakich umiejętności będą potrzebować ci ludzie?

• Miejsca pracy i produkcja: Czy miejsca pracy i zakłady produkcyjne są odpowiednio wyposażone? Czy można łatwo zarządzać przestrzenią roboczą?

• Wyposażenie: Czy do pracy potrzebny jest zestaw narzędzi? Czy koszty konserwacji i naprawy maszyn są drogie?

• Technologia: jakiej technologii potrzebuje firma, aby zmaksymalizować swój potencjał i zaoszczędzić środki finansowe, aby przeznaczyć na sfinansowanie tego, czego brakuje?

Gdy jest używany do celów zarządzania projektami, zarządzanie zasobami jest często stosowane do wyrównywania i wygładzania.

Równoważenie zasobów to sposób na uniknięcie nadpodaży lub nadmiernych zapasów poprzez utrzymywanie zapasów zasobów na średnim poziomie. Obecnie istnieje specjalistyczne oprogramowanie, które może pomóc w określeniu średniej, do której mogą odnosić się firmy. Poziomowanie zasobów jest również używane w referencjach w czasie, gdy jest to wymagane do ukończenia projektu. Zbilansując czas, data rozpoczęcia i data zakończenia zostaną dostosowane do dostępnych zasobów. Jednak zasoby wyrównujące mogą wydłużyć czas trwania projektu.

Wygładzanie zasobów to technika planowania, która ma na celu dotrzymanie terminów. Celem wygładzania zasobów jest ciągłe korzystanie z zasobów w czasie.

Krótko mówiąc, zarządzanie zasobami to pedagogika zapewniająca, że ​​firma mądrze i efektywnie wykorzystuje swoje zasoby i materiały.

Powiązane artykuły

• 12+ najlepszych darmowych narzędzi do badania rynku
• 10+ narzędzi szpiegowskich Shopify
• Najlepsze 13 DARMOWYCH stron z filmami wideo
• 15+ najlepszych narzędzi do ankiet online dla Twojej firmy

Dlaczego zarządzanie zasobami jest ważne?

Zarządzanie zasobami jest uważane za część zarządzania projektami, która pomaga liderowi projektu zrozumieć wszystko o postępie, sprzęcie, kosztach itp. Tabu w biznesie jest marnotrawstwo. Dlatego zarządzanie zasobami skupia się przede wszystkim na wydajności. Gdy już wiesz, co musisz zrobić, aby projekt zakończył się sukcesem, możesz zorganizować ich efektywne wykorzystanie.

W przypadku niektórych firm optymalna wydajność jest tak ważna, że ​​firmy mają jedną osobę specjalizującą się w zarządzaniu zasobami, znaną jedynie jako menedżer zasobów. Podczas gdy kierownicy projektów są odpowiedzialni za tworzenie i przypisywanie zadań do ukończonych projektów, menedżerowie zasobów są odpowiedzialni za alokację niezbędnych zasobów, aby projekt zakończył się sukcesem i osiągnął najbardziej optymalny efekt.

Istnieją pewne korzyści z zarządzania zasobami:

• Unikaj nieprzewidzianych problemów: znając swoje zasoby i planując ich użycie, możesz naprawić dziury lub problemy, zanim się pojawią.
• Zapobieganie wyczerpaniu: efektywne zarządzanie zasobami pozwala uniknąć samotności lub nadmiernej zależności od zasobów dzięki lepszemu zrozumieniu obciążenia zespołu pracą.
• Zapewnij siatkę bezpieczeństwa: większość nieudanych projektów ma jedną przyczynę, jaką jest brak zasobów. Zarządzanie zasobami i planowanie pokazują, że zrobiłeś wszystko najlepiej z tym, co masz pod ręką.
• Budowanie przejrzystości: Inne grupy mogą uzyskać wgląd w Twój zespół i odpowiednio zorganizować się, jeśli Twoja grupa ma co najwyżej ogromne możliwości lub jest dostępna w przypadku niewykorzystanych przedsięwzięć.
• Skuteczny pomiar: dzięki szczegółowemu zrozumieniu tego, co jest wymagane do nadzorowania i realizacji nadchodzącego przedsięwzięcia, zorganizujesz i określisz zwrot z inwestycji

15 najlepszych zarządzania zasobami dla Twojej organizacji

1. Przełącz plan

Toggl Plan to narzędzie do planowania i zarządzania zasobami z pięknym i łatwym w użyciu interfejsem. Choć może się to wydawać proste, ma potężne funkcje, które pozwalają każdemu kierownikowi projektu odpowiednio planować i zarządzać zasobami. Niektóre specjalne funkcje Toggl Plan obejmują alokację zasobów, intuicyjne przeciąganie i upuszczanie, alokację czasu na inteligentne rezerwacje i raporty.

Poza tym Toggl Plan umożliwia również użytkownikom importowanie zadań z wielu aplikacji innych firm, takich jak Trello czy Github. W porównaniu z innymi narzędziami, Toggl Plan zawiera wiele integracji, które umożliwiają zespołom komunikację i współpracę. Nadaje się zarówno dla małych, jak i dużych firm. Plan Toggl jest dostarczany z bezpłatnym planem, który umożliwi użytkownikom dodanie pięciu członków do grupy. W przypadku zespołów, które potrzebują większej liczby członków, plan premium zaczyna się od 8 USD miesięcznie za użytkownika.

2. Mavenlink

Mavenlink to narzędzie do zarządzania projektami, które pozwala użytkownikom zarządzać zasobami. Zawiera wszystkie standardowe funkcje planowania zasobów, takie jak alokacja zasobów, szybka edycja itp. Ponadto zapewnia również funkcje przewidywania w czasie rzeczywistym. Najbardziej wyjątkową rzeczą, jeśli chodzi o Mavenlink, jest jego narzędzie do kształtowania zasobów. Ta specjalna funkcja pozwala użytkownikom zidentyfikować niezbędne zasoby w tygodniu pracy i automatycznie przydzielić zadania do dostępnych stanowisk.

Mavenlink jest również zintegrowany z udostępnianiem plików, kontrolą zadań, kartami czasu pracy i raportami. Ponadto Mavenlink ma funkcje API, które można zintegrować z innymi usługami lub niestandardowymi rozwiązaniami. Ceny za rozpoczęcie korzystania z Mavenlink to 19 USD miesięcznie dla zespołu składającego się z maksymalnie 5 członków.

3. 10 000 stóp

10 000 stóp to narzędzie, które pomaga firmom zarządzać zasobami i śledzić czas w celu zmniejszenia prawdopodobieństwa nieoczekiwanych incydentów w miejscu pracy. Możesz go użyć, aby przejąć pełną kontrolę nad swoimi zasobami, skrócić czas wyszukiwania dostępnych zasobów i prognozować przyszłe obciążenia.

Oprócz planowania projektu, projekty w stylu Gantta, 10 000 stóp są również zintegrowane z kartami czasu pracy, równoważeniem budżetu dla projektów i łatwiejszym zarządzaniem czasem. 10 000 stóp oferuje bezpłatną 30-dniową politykę próbną. Następnie cena zaczyna się od 150 USD miesięcznie za pakiet podstawowy.

4. Żniwa

Harvest to narzędzie do śledzenia czasu projektu, które umożliwia zespołom przekształcanie grafików w szczegółowe raporty. Harvest jest powszechnie używany w aplikacjach iOS i Android. Jest również używany w narzędziach do śledzenia czasu na komputerach stacjonarnych oraz w rozszerzeniach Chrome i Safari.

Korzystając z Harvest, możesz zaplanować pracę swojego zespołu i śledzić jego obciążenie pracą. Zebrane dane pomogą Ci udoskonalić formuły szacowania i harmonogramy pracy. Karty czasu pracy można następnie przekształcić w szczegółowe raporty, które umożliwiają menedżerom śledzenie wydajności pracowników, nadgodzin i postępów w projektach. Dzięki Harvest eksperci mogą tworzyć faktury oparte na czasie i wysyłać je klientom bezpośrednio z aplikacji. Harvest zawiera kilka integracji, takich jak zarządzanie projektami, księgowość, transakcje śledzenia zapytań, CRM i obliczenia wydajności.

Harvest ma również 30-dniową politykę bezpłatnego okresu próbnego; w przyszłym miesiącu użytkownicy zaczną korzystać z 12 USD/użytkownika miesięcznie.

5. Ganttic

Ganttic to oprogramowanie do planowania zasobów, które pomaga użytkownikom śledzić zadania, projekty i zasoby. Możesz zarządzać swoimi pracownikami w widoku kalendarza, aby kontrolować obciążenie pracą, grafików i harmonogramów. Możesz także śledzić projekty, przeglądając wykresy Gantta, umieszczając zadania, dodając łącza między nimi i umieszczając projekty okresowo.

Poza tym tworzenie raportów i eksportowanie ich w formacie CSV lub PDF to również ekscytująca funkcja tego narzędzia. Możesz także skonfigurować automatyczne raporty, aby otrzymywać codzienne, cotygodniowe lub miesięczne aktualizacje.

Ganttic zapewnia 14-dniowy bezpłatny okres próbny dla dziesięciu zasobów. Opłaty są następnie naliczane, zaczynając od 25 USD / miesiąc za maksymalnie 20 zasobów.

6. Elapseit

Elapseit to narzędzie zbudowane w celu zapewnienia bezpiecznego i pełnego doświadczenia użytkownika podczas przydzielania i zarządzania zasobami korporacyjnymi. Elapseit jest prosty, intuicyjny i zapewnia kreatywną funkcjonalność. Niektóre ważne używane funkcje to: planowanie zasobów, śledzenie czasu, zarządzanie urlopami, fakturowanie, dokumenty prawne itp.

Elapseit to najlepszy wybór dla wszystkich firm, od małych i średnich po duże, i doskonale pasuje do wszelkiego rodzaju projektów. Obecnie Elapseit ma bezpłatną wersję próbną, która zawiera wszystkie funkcje. Gdy użytkownicy zaczną korzystać, cena wyniesie około 5 USD za użytkownika miesięcznie.

7. Guru zasobów

Resource Guru to jedno z najstarszych programów do zarządzania zasobami na rynku. Jednak nadal jest bardzo popularny wśród agencji i firm współpracujących z wieloma klientami. Resource Guru zapewnia funkcje takie jak filtrowanie, sprawdzanie dostępności grup, alokacja zasobów, raportowanie, obsługa stref czasowych itp.

Resource Guru pozwala również użytkownikom zarządzać płatnymi urlopami i zwolnieniami chorobowymi, dzięki czemu kierownicy projektów mogą uzyskać lepszy przegląd dostępnych zasobów. Każdy użytkownik Resource Guru będzie miał swój pulpit nawigacyjny. Resource Guru zapobiega również nierównej alokacji zasobów, ustawiając dostępność każdego zasobu i poprzez listy oczekujących. Obsługuje również tak wielu kierowników projektów, którzy mogą z niego korzystać w tym samym czasie, bez konieczności czekania lub konkurowania o czyją kolej. Resource Guru oferuje również 30-dniowy bezpłatny okres próbny. Po zakończeniu okresu próbnego jego cena wynosi 2,50 USD za użytkownika miesięcznie.

8. Biegnij

Runn to nowoczesne narzędzie do planowania, zarządzania wydajnością i potrzebami. Ma również wbudowane funkcje zarządzania czasem i predykcji, które pomagają menedżerom zdalnie zarządzać grupami. Runn korzysta z interfejsu Planner, który daje użytkownikom możliwość przeglądania wszystkich projektów i zasobów ludzkich w organizacji, umożliwiając identyfikację i przewidywanie ryzyka przeciążenia oraz szybkie unikanie konfliktów dotyczących zasobów, siły roboczej i czasu.

W porównaniu z innymi narzędziami do zarządzania zasobami, Runn może również tworzyć zrozumiałe prognozy finansowe i powiązane wskaźniki KPI w celu śledzenia zysków Twojej firmy, wydajności projektu, przekroczenia kosztów i rzeczywistej wariancji w porównaniu z planem. Ta aplikacja ma wbudowane śledzenie czasu, dzięki czemu możesz lepiej zrozumieć spędzony czas, niż zamierzałeś.

Obecnie Runn umożliwia użytkownikom korzystanie z niego za darmo do 1 lipca 2021 r. Po upływie czasu wolnego Runn będzie pobierać opłatę 10 USD/osobę lub 30 USD/osobę za każdy pakiet wybrany przez klienta.

9. poniedziałek.com

Jeśli potrzebujesz narzędzia do zarządzania zadaniami, które bezproblemowo współpracuje z Twoimi zespołami biznesowymi, Monday.com będzie zauważalnym wyborem. To oprogramowanie do zarządzania zadaniami jest wyposażone w bardziej wizualne oprogramowanie zwiększające produktywność, które umożliwia kierownikom projektów delegowanie zadań i szczegółowe śledzenie każdego kroku wykonywanego przez członków zespołu.

Możesz także tworzyć listy rzeczy do zrobienia, udostępniać pliki i komunikować się ze współpracownikami. To oprogramowanie do zarządzania zadaniami zapewnia dość wnikliwe widoki projektów, umożliwiając edycję ważnych szczegółów, takich jak status właściciela, priorytet i czas trwania projektu. Co więcej, dostępna jest zintegrowana funkcja czatu, która umożliwia omawianie zadań i aktualizowanie codziennych zadań z każdym członkiem zespołu.

10. Pływak

Float to oprogramowanie do zarządzania zasobami dla agencji, studiów i firm. Zwykle zapewnia proste funkcje zarządzania personelem. Funkcja planowania personelu pozwala użytkownikom zarządzać rezerwacjami, wizualizować obciążenia zespołu i przypisywać zadania.

Dzięki doskonałym funkcjom zarządzania zespołem Float kierownicy projektów mogą szybko znaleźć dostępne zasoby ludzkie, zarządzać kontrahentami i znajdować pracowników za pomocą ich kart. Inną interesującą rzeczą jest to, że możesz uzyskać dostęp do Float za pomocą aplikacji na iPhone'a. Float pozwala wypróbować go za darmo przez 30 dni. Płatny pakiet zaczyna się od 5$/osobę/miesiąc.

11. Zbawiciel

Saviom jest wiodącym ekspertem w dziedzinie oprogramowania, które pomaga zwiększyć efektywność projektów. Niektóre zasoby w modułach zarządzania zasobami Saviom pomagają wielu firmom w zarządzaniu zasobami, takie jak moduł inteligentnego planowania zasobów, który pomaga przezwyciężyć nierównowagę pracy, moduł planowania zasobów do monitorowania i planowania zasobów przy jednoczesnym ich utrzymaniu itp. Możesz także synchronizować zasoby i harmonogramy projektów w całej firmie dzięki systemowi zarządzania zasobami firmy Saviom. Saviom integruje również magazyn umiejętności, który ułatwia profilowanie zasobów, znajdowanie i łączenie przyszłych umiejętności zawodowych.

Saviom ustali niestandardowe ceny warstwowe, takie jak narzędzia Saviom, licencje i wersje. Działa na zasadzie dostępu opartego na rolach i zapewnia pełną kontrolę nad danymi, które będą należeć do Ciebie.

12. Harmonogram e-zasobów

eResource Scheduler to narzędzie do planowania zasobów, które zapewnia łatwą w użyciu konfigurację zarówno w wersji Cloud, jak i On-Premise. Posiada funkcje, w tym pulpit nawigacyjny, który podświetla ważne informacje na jednym ekranie, oraz różnorodne pola zdefiniowane przez użytkownika, które umożliwiają przechwytywanie pełnych informacji o projektach.

Harmonogram eResource udostępnia również funkcje, takie jak wykresy, harmonogramy, widoki zasobów, projekty oraz role i użytkownicy. Harmonogram eResource zapewnia również opcję planowania zarówno na poziomie projektu, jak i zadania. Kolejną ważną cechą eResource Scheduler jest harmonogram i moduł finansowy. Ta funkcja pomaga użytkownikom realizować projekty według wskaźnika kosztów i płatności oraz raportów prognostycznych. eResource Scheduler zapewnia użytkownikom 14-dniową bezpłatną wersję próbną wirusa. Po wygaśnięciu wolnego czasu cena wyniesie 5 USD za zasób/miesiąc.

13. Płatności

Zasadniczo Paymo to oprogramowanie do zarządzania zasobami, które może pomóc znacznie skrócić czas rezerwacji. Możesz śledzić bieżące i pozostałe obciążenia zespołu, liczbę urlopów i budżety projektów na jednej osi czasu. Paymo jest konfigurowane automatycznie na podstawie wprowadzonych wcześniej szczegółów zadania. Dzięki Paymo wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do swoich harmonogramów, aby zobaczyć, co muszą zrobić.

Poza tym Paymo zostało zintegrowane z aplikacjami biurowymi i fakturowymi, takimi jak Slack, Kalendarz Google i Adobe CC, aby wspierać zarządzanie całym zespołem. Po bezpłatnym okresie próbnym użytkownicy wybiorą dwa płatne pakiety Paymo, zaczynając od 11,95 USD/użytkownika/miesiąc do wykorzystania.

14. Clarizen

Clarizen to narzędzie, które łączy w sobie wysokiej jakości zarządzanie projektami i pracę zespołową. To jedyne rozwiązanie, które zapewnia jasno określoną i łatwo rozróżnialną strukturę pracy. Clarizen zapewnia centralizację i udostępnianie zasobów, opracowywanie strategii i łączenie ludzi we wspólnym celu. Clarizen umożliwia również użytkownikom pracę z elastycznym, intuicyjnym interfejsem, dostosowanym do ich stylu pracy. Użytkownicy mogą również tworzyć zautomatyzowane i powtarzalne procesy dzięki przepływowi pracy i funkcji szybkich alertów Clarizen.

15. Planista piasty

Hub Planner to potężny system zarządzania personelem z wieloma przydatnymi funkcjami zarządzania zasobami. Hub Planner posiada wiele różnych widoków według zasobu, zespołu lub projektu. Oprócz zarządzania zasobami Hub Planner oferuje również inne funkcje, takie jak zintegrowane karty czasu pracy z zaawansowanymi procesami zatwierdzania, pulpitami nawigacyjnymi i narzędziami do dynamicznego raportowania. Na pierwszy rzut oka możesz całkowicie ustawić harmonogram, wypłacalność i zysk.

Wspaniałą rzeczą w Hub Planner jest to, że będziesz kształtować mapę drogową produktu, a nawet finansować nowe funkcje. Możesz dalej dostosowywać lub usuwać rozszerzenia produktów, aby zwiększyć funkcjonalność lub wyłączyć funkcje, których nie potrzebujesz. Hub Planner zaczyna się od 7 USD za użytkownika miesięcznie po 60-dniowym bezpłatnym okresie próbnym.

Najlepsze praktyki i techniki zarządzania zasobami

Oto kilka pomocnych technik i praktyk, które należy zastosować, aby dobrze zarządzać zasobami:

1. Zrozum, jakich zasobów brakuje i skup się na nich

Brak zasobów uniemożliwi Ci szczegółowe zaplanowanie i zakłóci realizację projektu. W tym przypadku zwykle można zatrudnić zgodnie z zasadą 80/20. Reguła 80/20 jest interpretowana jako 80% efektu (lub ograniczenia zasobów) pochodzącego z 20% zasobu. Musisz skupić się na ograniczonych zasobach i zaplanować ich dostępność.

2. Uzgodnijcie wspólne podejście do priorytetyzacji prac nad współdzielonymi zasobami

Powinieneś stworzyć standardowy proces oceniania/oceny, który stanowi podstawę obiektywnego podejmowania decyzji. Niezamierzony nadzór nad pracą może spowodować, że nie docenisz swoich umiejętności i spowodujesz opóźnienia w realizacji. Pamiętaj, że ludzie, którzy są nadmiernie przywiązani, mogą łatwo doprowadzić do problemów z jakością.

3. Poznaj różne sposoby pracy w organizacjach i zasobach

Możesz korzystać z różnych rodzajów pracy, a nawet różnych grup w organizacji, jeśli masz określoną metodę ich pogodzenia. Upewnij się, że narzędzia i metody są odpowiednio dobrane i skuteczne. Bardziej ustandaryzowane zestawienie może dostarczyć metryki potrzebne do całościowego wglądu w organizację. Umożliwi to Twojej organizacji prawidłowe planowanie, zarządzanie i dystrybucję prac

4. Zarządzanie zasobami to proces ciągły

Powinieneś zrozumieć, że konflikty, które pojawiają się z powodu nieoczekiwanych wydarzeń i zmian, zdarzają się często i nieuchronnie. Pracujmy razem, aby rozwiązać konflikty zasobów w oparciu o bezpośrednie priorytety i niższe priorytety, które nie są naprawdę potrzebne.

5. Zarządzaj zadaniami i zasobami, używając mieszanki szczegółów

Aby łatwo zarządzać, należy szczegółowo planować pracę, zarządzać zadaniami i raportować czas. Jednak nie wszystkie zadania muszą wykorzystywać ten sam poziom szczegółowości. Poznaj konkretne standardy dla każdej sytuacji. Planowanie jest zwykle najbardziej szczegółowe, a raportowanie czasu może uprościć proces z większą dokładnością. Przydzielając zasoby do pracy, zadania długoterminowe należy wykonywać na wysokim poziomie, a zadania krótkoterminowe należy rozumieć tak, aby można je było szczegółowo zaplanować.

Dalsze lektury

• 33+ Najlepsze strony internetowe i aplikacje do porównywania cen
• Ponad 19 najlepszych kreatorów stron docelowych
• Top 20+ najlepszych aplikacji do edycji zdjęć
• 10+ generatorów warunków

Ostatnie słowa

Zarządzanie zasobami może wydawać się skomplikowane, ale zrozumienie jego istoty i narzędzi do sprawnej obsługi nie jest trudne. Zarządzanie zasobami powinno być istotną częścią procesu zarządzania projektami grupowymi, aby można było korzystać z odpowiednich zasobów we właściwym czasie i przewidywać potencjalne problemy w przyszłości. Operując na narzędziu do zarządzania zasobami, możesz zaoszczędzić dużo czasu i wysiłku. Mamy nadzieję, że dzięki 15 narzędziom do zarządzania zasobami do zarządzania zespołem , które przedstawiłem powyżej, Twoje firmy znajdą zaawansowaną technologię wsparcia, która pomoże Ci w najbardziej wygodnym i prawidłowym wykonywaniu projektów.