Jak (zmienić) priorytety swoich zadań

Łatwo się stresować w zabieganym świecie, w którym listy rzeczy do zrobienia wydają się być coraz dłuższe, a żonglowanie wszystkimi zadaniami przypomina sport ekstremalny.

Dobrze, że nie wszystkie zadania są równe – niektóre zadania są bardziej równe niż inne. Czy zastanawiałeś się, jakie są twoje priorytety? Jakie Twoje zadania są bardziej równe od innych? Dobrym sposobem na zmniejszenie przytłoczenia jest po prostu ustalenie priorytetów. Dobrym pomysłem jest również kategoryzacja priorytetów – praca, zdrowie, życie osobiste itp.

W tym artykule skupimy się na priorytetach pracy i ustalaniu priorytetów zadań; omówimy również znaki, które mogą wymagać zmiany priorytetów i jak to zrobić.

Różnica między priorytetami a celami

Zanim przejdziemy do fragmentów (re-)priorytetyzacji, musimy wyjaśnić różnicę między celem a priorytetem, ponieważ często są one używane zamiennie. Idą w parze, ale to dwie różne rzeczy.

Cele to konkretne rzeczy, które chcesz osiągnąć, podczas gdy priorytety to to, co jest dla Ciebie ważne i na co poświęcasz większość swojego czasu.

Na przykład, jeśli Twoim celem jest zdanie trudnego egzaminu, prawdopodobnie Twoim priorytetem jest nauka. Jeśli Twoim celem jest awans w pracy, Twoim priorytetem będzie ciężka praca, aby spełnić wszystkie wymagania. Jeśli celem jest zwiększenie sprzedaży, priorytetem może być wprowadzenie na rynek nowego produktu lub opracowanie nowej strategii z zespołem sprzedaży.

Jak ustalić priorytety 101

Nadanie priorytetu jednemu zadaniu przed innym nie zawsze jest łatwe, zwłaszcza jeśli oba zadania są ważne. A gdy zaangażowanych jest wiele zadań, może to być dość przytłaczające.
Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci ustalić swoje priorytety bez stresu.

Zrób główną listę rzeczy do zrobienia

Chwyć kartkę papieru / otwórz pusty dokument i zrób listę wszystkich swoich zadań, dużych i małych. Zbierz wszystkie swoje małe rzeczy do zrobienia nabazgrane na losowych kawałkach papieru, napisane w aplikacji Notatki na telefonie, zrzuty ekranu lub zapisane w planerze. Łatwiej jest, gdy masz przed sobą wszystkie zadania, na jednej głównej liście rzeczy do zrobienia.

Po tym, jak wszystko zapiszesz, spójrz na swoją dużą listę rzeczy do zrobienia i powoli i rozważnie zacznij nad nią pracować. Podziel go na cele miesięczne, tygodniowe i dzienne. Wybierz kilka najważniejszych zadań na dany miesiąc i podziel je na mniejsze części na cotygodniowe i codzienne zadania. Istnieje również wiele rodzajów szablonów list rzeczy do zrobienia, jeśli chcesz przyspieszyć i ułatwić ten proces.

Zachowaj swoją listę w widocznym miejscu

Po utworzeniu list(y) umieść je w widocznym miejscu – najlepiej gdzieś przed sobą, abyś często je przeglądał. Możesz przykleić je do laptopa lub ściany przed biurkiem, jak nudniejszy kuzyn tablicy wizyjnej.

Posiadanie listy rzeczy do zrobienia w polu widzenia pozwoli Ci się skoncentrować i zmotywować do jak najszybszego skreślenia.

Rób tylko jedną rzecz na raz

Wiem, że to może być kuszące, ale nie rób wielu zadań jednocześnie. Nie zrobisz więcej w krótszym czasie – po prostu skończysz z kilkoma częściowo wykonanymi zadaniami. O wiele bardziej wydajna jest praca nad jednym zadaniem na raz, ukończenie go całkowicie, a następnie przejście do następnego.

Pomyśl o tym, co jest dla Ciebie naprawdę ważne

Nie zawsze jest oczywiste, jakie zadania należy traktować priorytetowo. Aby opanować sztukę ustalania priorytetów, musisz dokonać autorefleksji. Aby spojrzeć na to z innej perspektywy, często warto zadać sobie pytanie: Jaka jest najważniejsza rzecz, którą mogę dziś zrobić, aby jutro było lepsze?

Co najszybciej doprowadzi mnie do moich celów?

Jaki jest prawdopodobny wynik (nie)przyznania tego priorytetu?

Jakie zadania są czasochłonne?

Co ja i tylko ja mogę zrobić dobrze, co zrobi różnicę?

Jakie są moje najbardziej wartościowe działania?

Poznaj swój naturalny rytm

Bądź świadomy swojego naturalnego rytmu i kiedy twoja koncentracja jest u szczytu. Kiedy czujesz się najlepiej? Czy zauważyłeś, że jesteś szczególnie produktywny o określonej porze dnia? Czy najefektywniej pracujesz rano, po południu, czy w nocy?

Niezależnie od twojej odpowiedzi, właśnie wtedy powinieneś wykonać najważniejsze zadanie dnia.

Strategicznie skreślaj zadania

Znasz te czasy, kiedy pomimo ciężkiej pracy wydaje się, że nic nie robisz? Jeśli twoja lista staje się zbyt długa, wykonaj kilka szybkich i łatwych zadań, aby dać ci poczucie spełnienia i trochę wiatru z tyłu, aby kontynuować.

Bądź otwarty na zmiany

Bądź elastyczny i otwarty na zmianę priorytetów, jeśli pojawią się nowe informacje. To również w porządku, że twoje priorytety zmieniają się w czasie. Istnieją pewne oznaki, które informują, że być może będziesz musiał przestać i przemyśleć swój plan – czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jakie one są.

Znaki, które musisz zmienić priorytet

„Kiedy coś pójdzie nie tak, nie idź z nimi”. - Elvis Presley

Czasami mądrość polega na tym, by wiedzieć, kiedy się poddać i zmienić kierunek. Nie jest łatwo porzucić coś, na co poświęciłeś czas, wysiłek i pieniądze; jednak spędzanie jeszcze więcej czasu, wysiłku i pieniędzy na niewłaściwej rzeczy jest gorsze. Oto niektóre ze znaków, które należy zmienić priorytety:

• Dużo pracujesz, ale czujesz, że nic nie robisz;
• Czujesz się zdezorganizowany i nieskoncentrowany;
• Twoje codzienne zadania stresują Cię i/lub prowokują wyłącznie negatywne emocje;
• Pracowałeś nad czymś przez długi czas, ale nie ma śladów rezultatów;
• Trudno jest przestać pracować, a zabawne rzeczy wydają się być obowiązkiem.

Techniki (re-)priorytetyzacji

Niezależnie od tego, czy zajmujesz się ustalaniem priorytetów po raz pierwszy, czy też zdecydowałeś się zmienić priorytety swoich zadań, istnieją pewne techniki, które mogą Ci pomóc. Oto niektóre z najłatwiejszych i najpopularniejszych.

Metoda ABCDE

Pobierz swoją główną listę rzeczy do zrobienia z początku tego wpisu na blogu. Przy każdym zadaniu napisz jedną z następujących liter:

A – zadania o najwyższym priorytecie. Są najważniejsze i albo będą miały największe konsekwencje, jeśli ich nie osiągniesz, albo największą nagrodę, jeśli je osiągniesz.
Możesz mieć maksymalnie trzy zadania A i musisz także nadać im priorytety – oznacz je jako A1, A2 i A3.

B – zadania ważne, ale nie tak bardzo jak te z A; nagrody i negatywne konsekwencje są mniejsze. Zadania B należy wykonać, gdy wszystkie zadania A zostaną zakończone.

C – zadania miłe do wykonania. Jeśli ich nie zrobisz, nie będzie żadnych konsekwencji. Nie zmienisz świata wykonując zadania C, ale możesz je wykonać, jeśli po zadaniach A i B zostanie Ci jeszcze czas i energia.

D – D oznacza Delegata. Są to zadania, które może wykonać ktoś inny, więc możesz skupić się na zadaniach A.

E – E jak Eliminacja. Zadania E to te, które nie są ważne i nie powinny zajmować miejsca na liście rzeczy do zrobienia.

Metoda Ivy Lee

W 1918 roku Charles M. Schwab, prezes Bethlehem Steel Corporation, był niezwykle odnoszącym sukcesy biznesmenem – był jednym z najbogatszych ludzi na świecie.

Postanowił zwiększyć wydajność swojego zespołu i robić rzeczy lepiej i szybciej, więc zatrudnił Ivy Lee, znanego konsultanta ds. produktywności. Lee poprosił o 15 minut z każdym z dyrektorów firmy, kiedy wyjaśnił im następującą metodę.

1. Na koniec każdego dnia pracy zapisz 6 zadań, które musisz jutro wykonać. Może być mniej niż 6 zadań, ale nie więcej.
2. Uporządkuj je w kolejności ich prawdziwego znaczenia. Możesz użyć dodatkowych wskaźników, takich jak wartość finansowa, aby określić ich kolejność.
3. Po przybyciu do pracy skup się na pierwszym zadaniu. Pracuj, aż zadanie zostanie zakończone, a następnie przejdź do drugiego.
4. W ten sam sposób przejrzyj resztę listy. Jeśli nie uda Ci się ukończyć wszystkich, przenieś niedokończone zadania na listę jutrzejszych.
5. Powtarzać.

Wyniki były tak satysfakcjonujące, że Lee dostał sześciocyfrową zapłatę (w dzisiejszych pieniądzach).

Główną zaletą tej metody jest ułatwienie startu (co często jest najtrudniejszą częścią). Zmniejsza zmęczenie podejmowaniem decyzji – powstrzymuje Cię od posiadania zbyt wielu rzeczy na talerzu i przepracowania się. Zmusza również do celowego poświęcania czasu i energii, co prawdopodobnie jest powodem, dla którego jest to tak proste, ale skuteczne.

MIT (Najważniejsze zadania)

Nie wszyscy zgadzają się z Ivy Lee – niektórzy uważają, że 6 zadań każdego dnia to za dużo i nie powinno się wybierać więcej niż 3 codziennych priorytetów.

Strategia MIT opiera się na założeniu, że każdy z nas ma ograniczony czas i energię na każdy dzień, więc musimy wybrać maksymalnie trzy MIT (najważniejsze zadania), którym poświęcimy swój dzień. MIT to krytyczne zadania, które przyniosą największą różnicę i zaprowadzą Cię najdalej w dążeniu do osiągnięcia swoich celów. Jeśli masz wątpliwości, zastanów się, jakie zadanie sprawia, że ​​czujesz się najbardziej niekomfortowy i niespokojny – to, którego najbardziej się boisz, to prawdopodobnie to, które powinieneś zrobić jako pierwszy.

Powinieneś wykonać 2-3 testy MIT na początku dnia pracy, kiedy twój umysł jest jeszcze świeży i skupiony. Jeśli podejrzewasz, że skończysz je wcześniej, możesz dodać kilka miłych rzeczy do zrobienia – coś, co byłoby miłe dokończyć, ale nie jest tak ważne.

Priorytetyzacja pojedynczego zadania

Jeśli zrobi się ciężko, być może będziesz musiał jeszcze bardziej bezwzględnie skrócić listę rzeczy do zrobienia. Dla niektórych może to być rozwiązanie krótkoterminowe, a dla innych dobra opcja na co dzień, w zależności od rodzaju wykonywanej pracy.

Zasadniczo wybierasz jedno większe zadanie lub temat, który odnosi się do kilku zadań i skupiasz się na nim przez cały dzień. Na przykład moim priorytetem w ciągu dnia pracy jest pisanie posta na blogu. To jedyna rzecz, na której się skupiam, ale zawiera kilka powiązanych zadań, takich jak badanie, faktyczne pisanie (co jak na ironię zajmuje najmniej czasu) i edycja.

Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera nosi imię Dwighta D. Eisenhowera. Był pięciogwiazdkowym generałem podczas II wojny światowej, 34. prezydentem USA i założycielem DARPA i NASA (między innymi), więc myślę, że można śmiało powiedzieć, że był całkiem produktywnym facetem.

Macierz Eisenhowera pozwala podzielić zadania na podstawie ich ważności i pilności.

• Ważne i pilne – zadania, które należy wykonać w pierwszej kolejności.
• Ważne, ale nie pilne – zadania, które należy zaplanować na później. Rzeczy takie jak ćwiczenia lub tworzenie długoterminowej strategii biznesowej mogą należeć do tej kategorii.
• Pilne, ale nieważne – zadania, które powinieneś delegować, aby móc skupić się na najważniejszych zadaniach. W tym kontekście „nieważne” oznacza, że ​​niekoniecznie musi to być zrobione przez Ciebie, może to zrobić również ktoś inny. Przykładami takich zadań może być odpowiadanie na niektóre e-maile, przesyłanie postów na blog lub planowanie spotkań.
• Nieważne i niepilne – zadania, które powinieneś usunąć z listy rzeczy do zrobienia.

Czasami może być trudno odróżnić pilność od ważności. Pilne zadania są czasochłonne, a ważne przyczyniają się do realizacji naszych długofalowych celów i misji.

Zasada Pareto

Pewnego dnia, spacerując po swoim ogrodzie, włoski ekonomista Vilfredo Pareto zauważył, że 20% jego roślin grochu produkuje 80% groszku. To doprowadziło do kolejnych wniosków – w wielu branżach i firmach 20% najbardziej produktywnej części odpowiada za 80% produkcji. 20% ludności posiada 80% majątku. 20% klientów generuje 80% przychodów.

Później stało się to znane jako zasada Pareto. Jak mówi, 20% naszych działań przynosi 80% naszych rezultatów. Oznacza to, że ustalenie, jakie 20% Twoich zadań przynosi 80% wyników i skupienie się na nich, jest świetną techniką ustalania priorytetów. Jeśli nie masz pewności, które z nich stanowią Twoje 20%, spróbuj dowiedzieć się, jakie zadania mają największe znaczenie i najbardziej ułatwiają osiągnięcie celów.

Metoda MoSCoW

Zanim zapytasz – nie, to nie jest związane ze stolicą Rosji. Jest to akronim MSCW (musi, powinien, mógłby, byłby) z dwoma dodanymi „o” dla łatwiejszej wymowy.

Jest to popularna technika zarządzania wymaganiami. Dzieli je na 4 kategorie:

• M (must have) – niezbywalne wymagania, bez których projekt się nie powiedzie.
• S (powinno mieć) – ważne rzeczy, które nie są obowiązkowe, ale dodają dużo wartości.
• C (mógł) – wymagania pożądane, ale niekonieczne; gdyby pominąć, miałyby niewielki lub żaden wpływ.
• W (nie będzie miał) – nie priorytet; fajnie byłoby je uwzględnić w przyszłości.

Wniosek

Opanowanie sztuki (re-)priorytetyzacji jest ważne w dzisiejszym świecie, w którym granice między życiem zawodowym a osobistym często się zacierają, a choroby spowodowane stresem nasilają się z każdym dniem. Jeśli absolutnie musisz się stresować, ważne jest, aby mieć świadomość, że nie wszystkie zadania są warte stresu – i do tego służy ustalanie priorytetów. Chwyć swoją główną listę rzeczy do zrobienia i zacznij myśleć o tym, co jest dla Ciebie naprawdę ważne.