Praca zdalna: dlaczego jest to ważne i jak nią zarządzać

Współcześni pracownicy doświadczają ogromnego przejścia w kierunku pracy zdalnej. Postęp technologiczny oraz zmiany w kulturze pracy i oczekiwaniach umożliwiły większej liczbie osób wydajną pracę w domu lub w innych elastycznych lokalizacjach.

Pomimo powrotu do biur, praca zdalna jest nadal preferowanym wyborem zarówno dla wielu pracowników, jak i firm. 38% firm zatrudnia pracowników pracujących zdalnie.

Wzrost liczby pracowników zdalnych nie wykazuje oznak spowolnienia i nadszedł czas, aby firmy dostosowały się do tego pojawiającego się trendu w zakresie pracy i lepiej zarządzały swoimi zdalnymi zespołami.

Ale jak?

Przeprowadzimy Cię przez wszystko, czego potrzebujesz na temat pracy zdalnej i podzielimy się najlepszymi praktykami skutecznego zarządzania pracownikami zdalnymi. Zacznijmy.

Co to jest pracownik zdalny?

Zdalni pracownicy to pracownicy, którzy pracują z domu lub innej lokalizacji poza siedzibą firmy, zamiast dojeżdżać do centralnego miejsca pracy lub biura.

Terminy „praca zdalna” i „praca zdalna” odnoszą się do ustaleń dotyczących pracy, w ramach których pracownicy mogą korzystać z elastyczności w zakresie miejsca i godzin pracy.

Zamiast codziennie dojeżdżać do biura, pracownicy zdalni wykonują swoje obowiązki głównie z domu lub wybranej przez siebie przestrzeni coworkingowej, współpracując ze współpracownikami online.

Według niedawnego badania Gallupa ponad 60% pracowników w USA przynajmniej część swojej pracy wykonuje w domu, przy czym odsetek pracowników zdalnych przypada średnio dwa dni w tygodniu. Co więcej, ponad 85% ankietowanych pracowników pragnie przynajmniej pewnego stopnia elastyczności zdalnej.

Stanowi to radykalne odejście od tradycyjnych norm pracy, w których standardem były stałe harmonogramy pracy.

Postępy w zakresie oprogramowania sieciowego, komunikacyjnego i biurowego umożliwiły firmom utrzymanie produktywności poza scentralizowanymi biurami.

W miarę ulepszania tych technologii oraz komfortu kulturowego wynikającego ze współpracy na odległość, coraz więcej firm dostrzega znaczne korzyści z elastycznej organizacji pracy.

Powiązany artykuł

Potrzebujesz pomocy w pracy zdalnej? Oto 17 najlepszych praktyk

Zalety pracy zdalnej

Praca zdalna wiąże się z szeregiem korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Oto niektóre z kluczowych korzyści:

Dla pracowników

Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym : Praca zdalna eliminuje potrzebę dojazdów do pracy, oszczędzając pracownikom cenne godziny, które można przeznaczyć na sprawy osobiste, czas rodzinny, a nawet ćwiczenia i hobby. Prowadzi to do zdrowszego i bardziej zrównoważonego stylu życia, zmniejszając stres i poprawiając ogólne samopoczucie.

Większa produktywność i skupienie: Pracownicy mogą także pracować w cichszym i mniej rozpraszającym środowisku, co poprawia koncentrację i koncentrację, a także przekłada się na wyższą produktywność i lepszą jakość pracy.

Większa elastyczność i autonomia: Praca zdalna daje pracownikom większą kontrolę nad swoimi harmonogramami i stylem pracy. Mogą pracować wtedy, gdy są najbardziej produktywni – niezależnie od tego, czy są to wczesne poranki, późne wieczory, czy nawet podczas przerw w ciągu dnia. Ta elastyczność może być szczególnie korzystna dla osób mających obowiązki związane z opieką nad dziećmi, problemami zdrowotnymi lub innymi zobowiązaniami.

Obniżone koszty: Zdalni pracownicy oszczędzają pieniądze na dojazdach, stroju zawodowym i opiece nad dziećmi, co może stanowić znaczną korzyść finansową. Ponadto firmy mogą zaoszczędzić na powierzchni biurowej, mediach i innych kosztach ogólnych.

Dla pracodawców

Obniżone koszty ogólne: Firmy cieszą się znacznymi oszczędnościami w zakresie powierzchni biurowej, mediów i innych wydatków ogólnych.

Większa produktywność i satysfakcja pracowników: Zdalni pracownicy są często bardziej produktywni i zadowoleni niż ich koledzy pracujący w biurze. Oznacza to, że praca zdalna skutkuje lepszą retencją pracowników, mniejszą absencją i niższymi kosztami rotacji.

Dostęp do szerszej puli talentów : Praca zdalna umożliwia firmom wykorzystanie globalnej puli talentów, przyciągając najlepszych kandydatów niezależnie od ich lokalizacji.

Lepsze morale i zaangażowanie pracowników: Pracując zdalnie, pracownicy zyskują poczucie autonomii i zaufania, co zwiększa morale i zaangażowanie. Zespoły zdalne mają również silniejsze poczucie współpracy i komunikacji, aby pozostać w kontakcie.

Lepszy wizerunek firmy: Firma oferująca możliwość pracy zdalnej jest postrzegana jako bardziej postępowa i atrakcyjna dla potencjalnych pracowników i klientów.

Wyzwania zarządzania zdalnym zespołem

Pomimo wielu zalet zarządzanie zdalnym zespołem nie jest pozbawione wyzwań. Napotkasz wiele przeszkód w zakresie przywództwa i współpracy, którymi należy zapobiegawczo się zająć, aby osiągnąć długoterminowy sukces.

Bariery komunikacyjne

Bez korzyści wynikających z sygnałów niewerbalnych i rozmów z dystrybutorem wody nieporozumienia między pracownikami mogą łatwiej wynikać za pośrednictwem e-maili, wiadomości i rozmów wideo.

Jednocześnie przy otwartych różnych kanałach komunikacji członkowie zespołu mogą być bombardowani informacjami, co utrudnia im skupienie się i ustalanie priorytetów zadań.

Osobiste burze mózgów i improwizowane dyskusje stają się rzadkością w przypadku pracy zdalnej, co utrudnia kreatywność i pracę zespołową.

Budowanie zespołu i kultura pracy

Budowanie prawdziwych relacji i poczucia koleżeństwa może być trudniejsze bez regularnych interakcji twarzą w twarz.

Utrzymanie morale zespołu również stanowi wyzwanie. Poczucie izolacji i odłączenia od współpracowników może prowadzić do obniżenia morale i braku motywacji. Tworzenie wspólnej tożsamości i poczucia przynależności jest trudne, gdy członkowie zespołu są rozproszeni geograficznie.

Produktywność i przepływ pracy

Praca w domu wiąże się z różnymi rozrywkami. Trudno jest zachować koncentrację i utrzymać produktywność.

Bez jasnego obrazu harmonogramu pracy menedżerowie mogą również mieć trudności z ustalaniem i monitorowaniem oczekiwań, co może prowadzić do potencjalnych problemów z odpowiedzialnością.

Kolejnym czynnikiem wpływającym na produktywność jest koordynacja harmonogramów i spotkań w różnych strefach czasowych, co wpływa na pracę zespołową i przepływ pracy.

Poza tym łączenie pracy i życia osobistego może być trudne dla pracowników zdalnych, co prowadzi do wypalenia zawodowego i stresu.

Powiązany artykuł

Pokonywanie wyzwań związanych z pracą zdalną: 10 metod opartych na danych

Najlepsze praktyki zarządzania pracownikami zdalnymi

Zarządzanie zdalnymi pracownikami wiąże się z wyzwaniami, ale wiele firm kieruje swoimi zdalnymi zespołami od wielu lat. Zapoznaj się z tymi strategiami, aby przygotować swój zespół na sukces.

1. Wdrażaj jasne narzędzia i kanały komunikacji

Właściwa technologia może zrobić różnicę. Na najbardziej podstawowym poziomie będą potrzebować sprzętu, takiego jak laptopy, smartfony i inne urządzenia, aby móc pracować w dowolnym miejscu. Jednak to nie koniec historii.

Powinieneś wyposażyć swój zespół w niezbędny zestaw narzędzi technologii telepracy .

• Narzędzia komunikacyjne: Daj swoim pracownikom narzędzia, które pomogą im pozostać w kontakcie z menedżerami, współpracownikami, potencjalnymi i obecnymi klientami.
• Narzędzia do współpracy: upewnij się, że Twój zespół może współpracować nawet wtedy, gdy są rozdzieleni. Wykorzystaj technologię wideokonferencji i oprogramowanie do zarządzania projektami, aby usprawnić współpracę.
• Narzędzia bezpieczeństwa: chroń swoją komunikację i dane za pomocą narzędzi bezpieczeństwa. Chroń połączenia za pomocą technologii szyfrowania. Użyj aplikacji do zarządzania hasłami, aby zarządzać danymi uwierzytelniającymi i dostępem.

2. Wspieraj kulturę zaufania i przejrzystości

Jeśli nie wszyscy współpracujecie, granice między rolami mogą się zatrzeć. Pamiętaj, aby od razu ustalić jasne role i obowiązki.

Praktykę tę rozpoczyna się od dobrze zdefiniowanych opisów stanowisk, tak aby poszczególne osoby znały swoje obowiązki.

Informuj innych o ich podstawowych funkcjach i procesach, aby uniknąć konfliktów. Prowadź aktualny katalog biurowy. Za każdym razem, gdy zmieniają się role lub członkowie zespołu, poinformuj o tym pozostałych pracowników zdalnych.

Zdecyduj także, jakich wyników szukasz i jak będziesz je oceniać. Myśl kreatywnie o różnych rodzajach KPI dla różnych zadań oraz śledź i mierz je na czas.

3. Zapewnij równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Pracownicy zdalni prawdopodobnie będą nadal pracować poza typowym dniem pracy i często sami się przepracują. Musisz wkroczyć, aby pomóc całemu zespołowi zachować zdrowie i szczęście oraz zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Jak?

• Trzymaj się harmonogramu pracy – nie zapomnij, że obejmuje on lunch i przerwy.
• Określ, kiedy wymagana jest reakcja – przestrzegaj takich zobowiązań w całej kulturze swojej firmy.
• Zarządzaj czasem dzięki technologii — zarządzaj obecnością swojego zespołu, aby sygnalizować jego niedostępność.
• Podziel się wskazówkami dotyczącymi produktywności i dobrego samopoczucia — pomóż swojemu zespołowi zrozumieć, w jaki sposób może zachować produktywność, pracując z domu.

4. Promuj wirtualne działania związane z budowaniem zespołu

Według najnowszego badania Gallupa danych, dobre relacje w miejscu pracy, praca zyskała na znaczeniu od początku pandemii, nawet biorąc pod uwagę dramatyczny wzrost pracy zdalnej i hybrydowej.

Jak zatem zachęcać do nawiązywania przyjaźni i budować zespoły, korzystając ze zdalnych pracowników?

• Rozciąganie zespołowe – te same ćwiczenia, które wykonujesz osobiście lub na odosobnieniu, mogą być wykonywane wirtualnie. Do zbierania odpowiedzi korzystaj z wideokonferencji lub nawet udostępnionej listy zadań.
• Zjednoczcie się we wspólnej sprawie – Znajdź sposoby na tworzenie powiązań. Przekaż darowiznę na rzecz ważnej dla Twojego zespołu lub załóż wirtualny klub hobbystyczny. Zaangażuj swój zdalny zespół do wspierania wspólnej sprawy.
• Stwórz wirtualną przestrzeń do spędzania czasu – pomyśl o tym jak o wirtualnej dystrybutorze wody, w którym ludzie mogą dzielić się dyskusjami niezwiązanymi z pracą.
• Świętuj urodziny – może nie możesz robić ciast ani podpisywać kartek, ale znajdź sposób na potwierdzenie urodzin i innych kamieni milowych. Co więcej, możesz uniknąć kalorii!

5. Inwestuj w rozwój i szkolenia pracowników

Wspieranie pracowników zdalnych i aktywne inwestowanie w ich ciągły rozwój i szkolenia jest kluczem do zadowolenia pracowników zdalnych i lepszego zaangażowania pracowników. Inwestycje w rozwój i szkolenia prowadzą do silniejszych, zmotywowanych pracowników i lepszych wyników biznesowych.

Kiedy pracownikom brakuje możliwości zdobycia nowych umiejętności lub odświeżenia już istniejących, mogą zacząć odczuwać stagnację w swoich rolach lub odłączenie od misji i kultury organizacji.

Oferując inicjatywy w zakresie zdalnego uczenia się i rozwoju, takie jak kursy online, warsztaty rozwijające umiejętności, sesje coachingowe i inne, pracodawcy demonstrują swoje zaangażowanie w pielęgnowanie talentów i pomaganie członkom zespołu w osiągnięciu pełnego potencjału, nawet na odległość.

Te inwestycje rozwojowe pozwalają także pracownikom zdalnym zdobyć wiedzę, która bezpośrednio przekłada się na poprawę wydajności i produktywności.

6. Reklamuj swoje możliwości pracy zdalnej

Praca zdalna może być potężnym elementem skutecznej rekrutacji. Dla wielu osób praca w domu jest prawdziwą atrakcją.

Nie ukrywaj faktu, że oferujesz możliwość pracy zdalnej i elastycznej pracy. Umieść go na pierwszym planie w swoich ofertach pracy i opisach. Reklamuj to jako korzyść dla swoich pracowników w mediach społecznościowych, takich jak Twitter i LinkedIn.

I bądź konkretny. Wyjaśnij, dlaczego Twoja firma zdecydowała się na pracę zdalną, z kim może współpracować i jakie dodatkowe korzyści sprawią, że praca zdalna stanie się bardziej atrakcyjna.

Co więcej, Twoja pula talentów nie jest już ograniczona do osób znajdujących się na tyle blisko, aby dojeżdżać do Twojego biura. Teraz cały świat jest Twoją pulą talentów. Możesz teraz reklamować swoje stanowiska wszędzie. Możesz rekrutować pracowników z odległych obszarów geograficznych.

7. Zainwestuj oszczędności

Istotną zaletą pracy zdalnej są oszczędności w wynikach finansowych, a istnieją lepsze sposoby na inwestowanie ich w pracowników.

Dlaczego? Możesz zdać sobie sprawę, że masz więcej gotówki, aby móc zatrudnić więcej, nagradzać swój zespół i zwiększać korzyści dla firmy.

Zacznij od oszczędności na powierzchni biurowej i nieruchomościach komercyjnych. Możesz pozostać przy tej samej przestrzeni biurowej, którą posiadasz i zatrudnić więcej pracowników zdalnie. Dzięki całkowicie zdalnej sile roboczej nie potrzebujesz nawet biura.

Oferuj pracownikom korzyści zdrowotne i dobre samopoczucie, aby praca zdalna była zdrowszą formą pracy.

Przyszłość pracy

Posiadanie zdalnej siły roboczej zapewnia wiele przewag konkurencyjnych. Pracownicy zyskują większą autonomię. Pracodawcy obdarzają większym zaufaniem. Całościowe wykorzystanie pracy w domu może przynieść niesamowite korzyści.

Ale aby odnieść sukces, potrzebny jest poważny wysiłek. Potrzebujesz, aby Twój zespół zarządzający rozwinął się i objął bardziej znaczące role przywódcze. Muszą dostosować się do nowych narzędzi branżowych, aby słuchać i wspierać swój zespół.

Na szczęście zrobiono to już wcześniej. Dzięki tym praktycznym informacjom na temat budowania i skalowania siły roboczej zyskasz przewagę. Twój zdalny zespół doceni Twoje wysiłki mające na celu wsparcie i poprowadzenie ich, aby odnieśli jeszcze większy sukces.

Skorzystaj z tych przydatnych wskazówek, aby skuteczniej zarządzać pracownikami zdalnymi, pozostawać w kontakcie i wykonywać więcej pracy.

Nie zapomnij wybrać narzędzia do komunikacji , które sprawi, że praca zdalna będzie dla Twojej firmy niezwykle prosta.