Klucz do udanej pracy zdalnej: strategiczna i uważna komunikacja

Ponieważ pandemia koronawirusa zmusiła firmy i pracowników do przyjęcia pracy zdalnej, zarówno menedżerowie, jak i ich zespoły zaczynają zdawać sobie sprawę, jak drastyczna jest zmiana w telepracy w pełnym wymiarze godzin.

Wiele firm od lat pozwala pracownikom na pracę zdalną, a wielu pracowników jest przyzwyczajonych do pracy z domu nawet raz lub dwa razy w tygodniu. Niestety, te praktyki nie zbliżają się do naśladowania pełnoetatowej pracy w całej firmie z mandatu domowego.

Większość osób, które nie są zaznajomione z pracą zdalną w pełnym wymiarze godzin, postrzega organizację i komunikację jako główne wyzwania. W Internecie można znaleźć wiele treści, które zawierają porady dotyczące organizacji i motywacji podczas pracy w domu, a liczba artykułów omawiających efektywne wykorzystanie Zoom, Slack i innych narzędzi komunikacji w miejscu pracy gwałtownie wzrosła.

Problemy te są poważne i należy się z nimi liczyć, ale ludzie często przeoczają mniej widoczne, a często bardziej fundamentalne zmiany, których będą musieli dokonać, aby efektywnie pracować w domu.

Poza kwestiami rutyny i migracji spotkań do wideokonferencji wiele osób zakłada, że ​​funkcjonalnie niewiele zmieni się w ich roli podczas pracy zdalnej. Jeśli zespoły wykonują większość swojej pracy na komputerze i mają te same cotygodniowe spotkania w swoich kalendarzach, dlaczego mieliby oczekiwać, że ich dotychczasowa strategia przestanie być skuteczna?

Chociaż różni się to w zależności od roli, to założenie jest zwykle błędne – skuteczna i wydajna praca zdalna wymaga czegoś więcej niż tylko zmotywowanego zespołu i migracji zwykłych spotkań do wideokonferencji.

W dziedzinach takich jak marketing i projektowanie, praca zdalna często wymaga bardziej fundamentalnego przemyślenia sposobu, w jaki członkowie zespołu komunikują się i porządkują ich codzienność, ponieważ wyniki są bardziej abstrakcyjne i subiektywne.

Przewodnik Zen dla zespołów ds. zdalnych mediów społecznościowych

Ucz się więcej

Głębsze problemy związane z pracą zdalną

Potrzebne było wiele zmian, gdy ludzie przechodzą na pracę zdalną. Ale oto niektóre z uporczywych problemów, które powodują długoterminowe problemy z przepływem pracy, jeśli nie zostaną rozwiązane:

Wąskie gardła w produktywności  

Korzyści płynące z komunikacji otwartej i ad hoc są zwykle brane za pewnik, dopóki nie będziesz pracować zdalnie.

W pierwszym tygodniu poza biurem wiele osób zacznie zauważać małe wąskie gardła, które pojawiają się w ich pracy – problemy, które normalnie zostałyby rozwiązane za pomocą szybkiej rozmowy, ale teraz wymagają wymiany wiadomości na Slack lub nawet umówienia się na krótką rozmowę.

Z biegiem czasu te wąskie gardła mogą skutkować fragmentarycznymi i mniej produktywnymi dniami pracy. Jednak większym problemem jest to, że nieuchronnie prowadzą do wzrostu przyjętych założeń.

Ponieważ pracownicy mają mniejszą szansę na uzyskanie wyjaśnień i wypracowanie konsensusu grupowego, należy przyjąć więcej założeń, jeśli chodzi o niejednoznaczne zadania, które nie są wystarczająco istotne, aby zapewnić komunikację. W ten sposób spójność wyników, w które zaangażowanych jest wiele osób, może zacząć nieco ucierpieć, co prowadzi nas do następnego problemu:

Jeśli chodzi o inicjatywy lub projekty, które obejmują dłuższe ramy czasowe, dostosowanie oczekiwań między członkami zespołu staje się znacznie trudniejsze, gdy nie mają oni możliwości komunikowania się i wyrównywania poza zaplanowanymi spotkaniami.

Trudność w dopasowywaniu oczekiwań  

Wyrównywanie oczekiwań w różnych zespołach zawsze było jedną z najtrudniejszych rzeczy do zrobienia podczas zarządzania projektem wielofunkcyjnym. Kiedy pracujesz zdalnie, ta trudność związana z projektami wielofunkcyjnymi może rozciągać się na Twój własny zespół!

Na przykład UX-writer i UX designer zwykle pracują w doskonałej harmonii, ale praca zdalna może skutkować tym, że mikrokopia UX-writera może nie pasować tak dobrze, jak to zwykle robi z projektem produktu.

Jedno nierozwiązane pytanie lub pojedyncze założenie może wykoleić wyniki i doprowadzić do zamieszania lub frustracji w zespole, gdy wszystkie elementy układanki nie pasują do siebie tak dobrze, jak są do tego przyzwyczajeni.

Nawet jeśli motywacja i poziom wysiłku pozostaną takie same lub wzrosną, problemy te nie znikną — wymagają większej zmiany w sposobie komunikowania się poszczególnych osób i zespołów oraz struktury ich codziennej pracy.

Oczywiście problemy te istnieją w spektrum opartym na naturze roli i branży. Jednak istnieje wiele zespołów i niektóre organizacje jako całość (takie jak Zapier), które mogą dobrze prosperować podczas ogólnofirmowego mandatu pracy zdalnej, nawet jeśli działają w miejscach, w których inne firmy mają problemy.

Czego możemy się nauczyć od tych organizacji i ich kultury? Jak te firmy radzą sobie z wyzwaniami pracy zdalnej?

Skoncentruj swoją pracę wokół uważnej i strategicznej komunikacji

Kiedy przyjrzymy się firmie takiej jak Zapier, która od lat z powodzeniem stosuje pracę zdalną w całej firmie, widzimy, że komunikacja jest wbudowana w rdzeń kultury firmy. Opublikowali nawet całego ebooka o tym, jak zarządzają komunikacją jako prawie w 100% zdalna siła robocza, warto go przeczytać.

Firmy i zespoły, które skutecznie przechodzą do pracy zdalnej, zazwyczaj mają komunikację jako centralny element ich kultury. Co za tym idzie, są strategiczni i uważni podczas komunikowania się i koncentrują swoje procesy i przepływy pracy wokół komunikacji. Jak możesz zrobić to samo?

Organizowanie i ustalanie priorytetów zadań

Praca zdalna oznacza, że ​​będziesz musiał zwracać większą uwagę na sposób organizacji dnia pracy. Zadania, które mają więcej niejednoznaczności i ruchomych części, powinny być opracowywane przed spotkaniami z odpowiednimi członkami zespołu, aby móc zadawać ważne pytania i prowadzić produktywne rozmowy.

Oznacza to również, że więcej uwagi dla innych należy wziąć pod uwagę przy organizacji i ustalaniu priorytetów swojej pracy, ponieważ ważne jest, aby każdy zorganizował swoją codzienną komunikację wokół kluczowej komunikacji, aby uniknąć wąskich gardeł.

Organizowanie i ustalanie priorytetów spotkań

Bardzo ważne jest, aby być uważnym i strategicznym podczas spotkań, przewidując problemy i punkty niejasności z wyprzedzeniem, aby uzyskać wyjaśnienia, których potrzebujesz, aby zminimalizować poczynione założenia. Każdy zna uczucie opuszczania spotkania z większą liczbą pytań, niż miałeś wchodzący – te spotkania mogą wykoleić projekty, zwłaszcza gdy wszyscy pracują zdalnie.

W przypadku zadań cyklicznych i cotygodniowych synchronizacji na początku spodziewaj się nieporozumień i problemów. Niektóre procesy, w których uczestniczy wiele osób, mogą doskonale przejść do pracy zdalnej, ale inne mogą nie.

Kiedy sprawy nie idą tak, jak oczekiwano, zidentyfikuj obszary, które doprowadziły do ​​problemów lub niejasności i wprowadź zmiany, aby Ty i Twój zespół w końcu znaleźli idealną kadencję, długość i strukturę komunikacji, która pozwoli każdemu na wykonanie.

Na wynos

W końcu prawie nieuniknione jest, że osoby pracujące w domu będą musiały szukać wyjaśnień w sposób nieustrukturyzowany. Ilość wiadomości wysyłanych na Slacku i innych narzędziach zwiększających produktywność w miejscu pracy gwałtownie wzrośnie, ale stopniowo będzie spadać, gdy ludzie przyzwyczają się do pracy zdalnej.

Chociaż może się to wydawać nieefektywne i uciążliwe, wysłanie komuś wiadomości błyskawicznej nigdy nie jest złe, jeśli potrzebujesz wyjaśnienia. Jeśli zastanawiasz się, czy warto o to zapytać, prawdopodobnie tak jest!

Ocena tego, gdzie można przyjąć założenia, a gdzie nie, to coś, co zespoły rozwiną znacznie szybciej, pracując zdalnie. Jeśli przed powrotem do biura po pandemii istnieje pozytywna podszewka w wymuszonym eksperymencie pracy zdalnej w całej firmie, to jest nią to, że wszyscy będziemy zmuszeni nauczyć się, jak stać się lepszymi i bardziej uważnymi komunikatorami.