Jak stworzyć harmonogram pracy zdalnej (z szablonami)

W chwili, gdy piszę to zdanie, koło południa, jestem już w środku dnia pracy. Pracuję w domu i na co dzień wykonuję prawie taką samą rutynę pracy. Tak więc mój dzień pracy zaczyna się około 8 rano lub 9 rano, więc kończę około 16 lub 17. A jeśli chodzi o te głębokie zadania, takie jak pisanie tego posta na blogu, wolę zajmować się tymi zadaniami w godzinach porannych i przed przerwą obiadową.

Teraz, jeśli jesteś również pracownikiem zdalnym, upewnij się, że dodanie struktury do swoich dni roboczych bardzo pomaga. Dzięki odpowiedniemu harmonogramowi pracy zdalnej, który odpowiada Twoim potrzebom, masz większe szanse na wykonanie wszystkich zadań na czas. W tym artykule omówimy:

• jakie czynniki należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu harmonogramu,
• cenne wskazówki, jak stworzyć skuteczny zdalny harmonogram, oraz
• szablony dla pracowników o elastycznym i stałym harmonogramie.

Co wziąć pod uwagę przed ustaleniem harmonogramu

Po stworzeniu planu pracy zdalnej będziesz mieć jaśniejsze pojęcie o tym, ile czasu potrzebujesz na codzienne zadania i jak ustalić priorytety dla tych najważniejszych. W ten sposób będziesz bardziej realistycznie oceniać to, co jesteś w stanie wykonać w ciągu dnia. Co więcej, będziesz mógł wygospodarować czas dla rodziny i przyjaciół, co poprawi równowagę pomiędzy pracą a życiem prywatnym.

Oto, co powinieneś zadać sobie przed rozpoczęciem tworzenia harmonogramu pracy zdalnej:

O której najlepiej pracujesz?

Niektórzy ludzie dobrze prosperują w godzinach porannych, a inni wieczorem. W porządku, ponieważ nie wszyscy jesteśmy tacy sami. Nasz zegar biologiczny działa inaczej, dlatego niektórzy z nas doświadczają spadku produktywności po obiedzie, a niektórzy z nas rano.

Jeśli możesz dowolnie zmieniać kolejność zadań, zawsze weź ten czynnik pod uwagę. Na przykład, jeśli łatwo wstajesz rano, czujesz się wypoczęty i gotowy do pracy, wykorzystaj ten czas na najważniejsze zadania. Gdy poziom energii zacznie spadać około 14.00 lub 15.00, zajmij się mniej istotnymi zadaniami. Ta sama zasada dotyczy tych, którzy lubią spać i zacząć dzień pracy nieco później. Jeśli nie jesteś porannym skowronkiem, nie czuj się zobowiązany do wstawania bardzo wcześnie tylko dlatego, że niektórzy ludzie odnoszący sukcesy w biznesie to sugerują. Podążaj za własnym rytmem, a osiągniesz lepsze wyniki.

Gdzie pracujesz najlepiej?

Jeśli podczas pracy w domu łatwiej Ci będzie skoncentrować się na swoich zadaniach, tam również będziesz bardziej produktywny. W takim przypadku zdecyduj, gdzie odbędzie się Twoje domowe biuro. Idealnie byłoby mieć cały pokój do tego celu. Ale jeśli nie jest to możliwe, wybierz cichy zakątek pokoju. Jeśli potrzebujesz więcej informacji na temat sprzętu do domowego biura, mamy bloga o rzeczach, których będziesz potrzebować podczas pracy w domu.

Z drugiej strony, jeśli jesteś towarzyski i nie lubisz pracować w pojedynkę, zawsze możesz udać się do przestrzeni coworkingowej. To idealne miejsce na spotkanie z innymi zdalnymi pracownikami podczas wykonywania pracy. Możesz też przełączać się między biurem w domu a pobliską kawiarnią. Pamiętaj tylko, że takie hałaśliwe otoczenie może nie nadawać się na czas, kiedy masz telefony lub kiedy musisz dotrzymać terminu.

Czy masz członków rodziny lub zwierzęta, którymi musisz się zaopiekować?

Inną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę, jest to, czy musisz opiekować się dziećmi, starszymi członkami rodziny lub zwierzętami. Na przykład, jeśli musisz odwieźć dzieci do szkoły o 8 rano, zaplanuj godziny pracy od 9 rano. Albo, jeśli masz ściśle określone godziny pracy, wstawaj trochę wcześniej i zrób to przed pracą.

Gdy już zdobędziesz wszystkie te odpowiedzi, tworzenie harmonogramu pracy zdalnej będzie znacznie łatwiejsze. Jeśli więc zdecydujesz się na pracę w przestrzeni coworkingowej, pamiętaj, że będziesz potrzebować trochę czasu na dojazdy. Lub, jeśli zdecydujesz się pracować w domu, pamiętaj, aby poinformować rodzinę lub partnera o swoich godzinach pracy. Ponadto obowiązki, takie jak wyprowadzanie psa lub odwożenie dzieci do szkoły, będą miały miejsce przed lub po pracy.

Rzućmy okiem na kilka przydatnych wskazówek, jak sprawić, by ten harmonogram był dla Ciebie wygodniejszy.

Jak stworzyć efektywny harmonogram pracy zdalnej

Niektórzy pracownicy zdalni mają elastyczne godziny pracy, podczas gdy inni muszą przestrzegać ścisłego harmonogramu. Dlatego to, jak ułożysz swój dzień pracy, będzie zależeć od tego, czy Twoje godziny pracy są stałe.

Tak czy inaczej, mamy bezcenne wskazówki dotyczące tworzenia rutyny pracy zdalnej niezależnie od godzin pracy.

Ustaw bloki czasowe na czynności osobiste i poza godzinami pracy

Jeśli masz swobodę wyboru godzin pracy, możesz podzielić przydziały pracy na kilka okresów pracy z kilkoma godzinami przerwy pomiędzy nimi. Teraz, podczas tych przerw, możesz zająć się swoimi osobistymi czynnościami, takimi jak wyprowadzanie psa, odwożenie dzieci do szkoły lub ćwiczenia. Jeśli masz ustalony harmonogram, będziesz mógł załatwić te sprawy przed lub po pracy.

Aby upewnić się, że Twoi koledzy i klienci nie będą Ci przeszkadzać, gdy nie masz dostępu do komputera, dodaj te godziny do swojego harmonogramu i zapisz je jako czynności osobiste/godziny poza pracą. W ten sposób możesz cieszyć się wolnym czasem i załatwiać sprawy. Poza tym poinformujesz swoich współpracowników i klientów, kiedy nie będziesz dostępny na rozmowy i spotkania. Co więcej, te zajęcia pomogą Ci się zrelaksować i być bardziej produktywnym w pracy.

Co więcej, ta poręczna sztuczka zapewni Ci odpowiednią równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. A skoro już o tym mowa, oto jak Matthew Paxton, pracownik zdalny i założyciel Hypernia, opisał znaczenie pogodzenia pracy i życia:

fitting work in our lives, not fitting our lives with work „ Zdałem sobie sprawę, że powinniśmy dopasowywać pracę do naszego życia, a nie dopasowywać nasze życie do pracy Dlatego wyrobiłem sobie nawyk zamykania wszystkiego, co związane z pracą, w moim domowym biurze. Koniec z sprawdzaniem poczty z samego rana lub zabieraniem laptopa do stołu. Nasze hobby, pasje, relacje i czas, który spędzamy na dbaniu o siebie, są integralną częścią, aby upewnić się, że jesteśmy najbardziej produktywną wersją nas samych. ”

Najpierw pracuj nad zadaniami priorytetowymi

Rozpoczynając swój zdalny dzień pracy, logiczne jest tylko odłożenie pierwszych godzin pracy na zadania priorytetowe. Tak więc po zakończeniu czynności osobistych i sprawdzeniu poczty e-mail pod kątem sytuacji awaryjnej pamiętaj, aby zająć się wszystkimi kluczowymi zadaniami przez co najmniej dwie godziny.

Co więcej, na koniec każdego dnia zapisz swoje priorytetowe zadania na jutro. Oto jak Reuben Yonatan, założyciel GetVoIP, decyduje o tym, co jest ważne:

„ Ustalam priorytety według priorytetów list A, B i C. Zadania z listy A to „trzeba zrobić” i wyznaczę termin ich wykonania oraz czas na ich wykonanie. Lista B to elementy, które są ważne, ale w razie potrzeby można je przesunąć, więc mam nieco większą elastyczność. W pewnym momencie elementy C muszą zostać ukończone, ale zostaną umieszczone, gdy tylko będą. W ten sposób buduję swój kalendarz i sprawdzam, co pasuje. Czasami trzeba dokonać cięć, ale kluczem jest ustalanie priorytetów. ”

Dlatego rano będziesz musiał najpierw zająć się zadaniami A, a następnie zadaniami B.

Jeśli zdarzy ci się mieć codzienne spotkanie standup w godzinach porannych, możesz zacząć od swoich priorytetowych zadań, gdy tylko spotkanie się skończy.

Innym praktycznym sposobem nauczenia się lepszego ustalania priorytetów jest macierz Eisenhowera. Ta metoda nauczy Cię rozpoznawać to, co jest ważne i poprawi Twoje zarządzanie czasem.

Pracuj później nad mniej ważnymi zadaniami

Ukończyłeś swoje priorytetowe zadania i nadszedł czas, aby rozpocząć pracę nad innymi zadaniami, które regularnie masz na talerzu. W zależności od tego, co robisz, mogą to być zadania cykliczne, które wykonujesz codziennie lub raz w tygodniu.

Zostaw trochę czasu na głęboką pracę

Cal Newport, autor wielu książek o technologii i kulturze, mówi, że w pracy z wiedzą istnieją dwa rodzaje zadań. Więc mamy:

1. Zadania podstawowe : dzięki tym zadaniom pokażesz, jak dobry jesteś w tym, co robisz. Przykład: wszelkie zadania, za wykonanie których płaci klient.
2. Zadania peryferyjne : te zadania, które musisz wykonać, ale nie dają żadnego poczucia, jak skutecznie odnosisz sukcesy w pracy. Przykład: odpowiadanie na e-maile.

Chociaż zadania peryferyjne są ważne, zadania podstawowe są sercem i duszą Twojej pracy. A jaki jest najlepszy sposób na wykonanie tych podstawowych zadań? Cóż, musisz wykonać jakąś głęboką pracę, czyli czynności, które wymagają wykorzystania twoich umiejętności poznawczych. Bardzo ważne jest, aby nie rozpraszać się podczas wykonywania głębokiej pracy. Dlatego słuchawki z redukcją szumów są Twoim najlepszym przyjacielem w tym czasie.

Powinieneś zaplanować kilka godzin w ciągu dnia na głębokie zadania robocze. Idealnie byłoby, gdybyś chciał wykonywać swoją głęboką pracę w najbardziej produktywnej porze dnia. Jeśli po południu łatwiej jest Ci skupić się na pracy, to przeznacz czas na głęboką pracę od, powiedzmy, 16-18.

Zarezerwuj spotkania w ciągu jednego lub dwóch dni

Według Flexjobs wspólne planowanie wszystkich spotkań i rozmów telefonicznych w ciągu jednego lub dwóch dni w tygodniu zapewnia nieprzerwany czas pracy i poprawia produktywność pracowników. Jeśli zarezerwujesz spotkania w ten sposób, resztę tygodnia będziesz mieć na inne zadania. Co więcej, ponieważ będziesz mieć dni bez spotkań, będziesz mógł pracować bez rozpraszania się i skupiać się również na głębokiej pracy.

Zostaw luki w harmonogramie na nieplanowane działania

Nie możesz planować z wyprzedzeniem każdej sekundy tygodnia. Czasami będziesz mieć nieoczekiwane zadanie lub coś pilnego do załatwienia. A może będziesz musiał iść do dentysty lub zabrać psa do weterynarza.

Aby przygotować się na takie sytuacje, blokuj przynajmniej jedną godzinę otwarcia dziennie. Oczywiście, jeśli twój dzień mija zgodnie z planem i nie ma sytuacji awaryjnej, możesz wykorzystać ten okres na wykonanie głębokiej pracy lub zaplanowanie następnego tygodnia.

Zastanów się nad rytuałem na koniec dnia pracy

Pracownicy zdalni czasami mają trudności z odłączeniem się po pracy. Ponieważ nie wykonują swojej pracy w biurze, granice między pracą a życiem osobistym mogą być niewyraźne. Dotyczy to szczególnie tych, którzy pracują w domu.

Powinieneś mieć świadomość, że odprężenie się i niemyślenie o pracy po służbie to kluczowe kroki w zapobieganiu wypaleniu. Jak więc sprawić, by twój umysł wyłączył tryb pracy i zaczął się relaksować? Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest włączenie rytuału na koniec dnia pracy.

Jakie czynności obejmuje ten rytuał? Cóż, możesz wykorzystać ostatnią godzinę pracy, aby sprawdzić pocztę i odpowiedzieć na wszelkie pytania. Poza tym możesz powiadomić swoich zdalnych współpracowników, że wkrótce wyrejestrujesz się, na wypadek, gdyby potrzebowali od Ciebie czegoś innego. Dodatkowo napisz listę rzeczy do zrobienia na jutro.

Szablon harmonogramu pracy zdalnej umożliwiający elastyczne godziny pracy

Teraz, gdy wiesz już, co uwzględnić w swoim harmonogramie pracy zdalnej, pokażemy Ci, jak może wyglądać Twój plan pracy, gdy masz elastyczne godziny pracy.

Pobierz Elastyczny harmonogram pracy zdalnej

Na powyższym zrzucie ekranu zauważysz, że codzienne zadania są podzielone na kilka sekcji. Przed i po tych sesjach roboczych istnieją okresy zwane czynnościami osobistymi/godzinami wolnymi od pracy. Tak więc, jeśli masz możliwość ustalenia godzin pracy, jak chcesz, możesz wykorzystać te wolne ramy czasowe na swoje prywatne sprawy, takie jak wyprowadzanie psa, zakupy spożywcze, ćwiczenia, przygotowywanie obiadu i inne. Dodanie tych pól do planu zdalnego jest niezbędne, jeśli chcesz udostępnić swój harmonogram innym współpracownikom lub klientom. Dlatego będą wiedzieć, że w tych godzinach nie umawiać się z Tobą na żadne spotkania.

Mówiąc o spotkaniach, zauważysz, że w tym planie spotkania i połączenia są zaplanowane tylko na poniedziałek i wtorek. Ponieważ w pozostałe trzy dni tygodnia nie odbywają się żadne spotkania, jest więcej miejsca na pracę Deep. Poza tym każdy dzień obejmuje sesje takie jak zadania priorytetowe i e-maile oraz zwykłe zadania.

Jak wspomnieliśmy wcześniej, zawsze powinieneś zostawić trochę wolnego czasu na nieoczekiwane zadania lub osobiste sytuacje awaryjne. Tak więc jest to również uwzględnione w szablonie, jako pole Czas otwarcia.

Na koniec wprowadziliśmy blok mający tu również rytuał zamknięcia. W ten sposób otrzymasz przypomnienie, kiedy nadszedł czas wyrejestrowania.

Pamiętaj, że możesz używać tego szablonu tak, jak chcesz. Na przykład zamiast nazwy Zadania priorytetowe możesz wpisać nazwę swoich najważniejszych zadań na każdy dzień. Jeszcze lepiej, stwórz swój tygodniowy plan, personalizując ten szablon.

Szablon harmonogramu pracy zdalnej w stałych godzinach pracy

Jeśli Twoja praca zdalna składa się z ustalonych godzin, będziesz mieć dość zróżnicowany harmonogram. Zamiast zajmować się swoimi osobistymi czynnościami przez cały dzień, będziesz je wykonywać przed lub po pracy. Ale kiedy skończysz swój dzień pracy, będziesz mógł się zrelaksować i spędzić całe popołudnie na swój wolny czas.

Pobierz Stały harmonogram pracy zdalnej

W tym przypadku wykonaliśmy szablon dla pracownika, który pracuje od 9:00 do 17:00. Jak widać, godziny pracy są tu zgrupowane, a zajęcia osobiste odbywają się rano, po południu i wieczorem.

Różnica między pierwszym a tym szablonem polega na tym, że Stały harmonogram pracy zdalnej zawiera pole o nazwie Czas otwarcia plus przerwa obiadowa. To jest Twoje przypomnienie, aby zrobić sobie przerwę i zjeść lunch w nieplanowanej godzinie.

Inne bloki czasowe są takie same, więc masz zadania priorytetowe, zajmujące się wiadomościami e-mail i zwykłymi zadaniami, a następnie spotkaniami i połączeniami w poniedziałki i wtorki. Od środy do piątku powinieneś unikać spotkań i skupiać się na głębokiej pracy. Ponieważ godziny są ustalone, rytuał zamknięcia odbywa się codziennie o tej samej porze. Gwarantuje to, że zakończysz dzień pracy prawidłowo, na czas, a następnie przejdziesz w tryb wyłączenia.

Podobnie jak w przypadku elastycznego harmonogramu pracy zdalnej, możesz dowolnie dostosować ten szablon.

Wniosek

Telepraca zapewnia dużą elastyczność. Możesz wykonywać zadania z domowego biura, z parku lub przestrzeni coworkingowej. Dla niektórych pracowników praca zdalna oznacza również możliwość wyboru godzin pracy, podczas gdy dla innych godziny są stałe. W obu przypadkach posiadanie jakiejś struktury tygodniowej zdziała cuda dla Twojej produktywności. Postępując zgodnie z harmonogramem pracy zdalnej, zakończysz swoje zadania na czas i zajmiesz się codziennymi sprawami osobistymi. Co więcej, będziesz mógł spędzić trochę czasu z rodziną i przyjaciółmi, co odgrywa znaczącą rolę w utrzymaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.