Zdalne zarządzanie: szczegółowy przewodnik dotyczący kierowania zespołem zdalnym

Niezależnie od tego, czy prowadzisz zdalny zespół od jakiegoś czasu, czy dopiero rozważasz przeniesienie swojego zespołu do pracy zdalnej, prawdopodobnie już zauważyłeś, jak szeroko rozpowszechniła się praca zdalna.

W rzeczywistości badania wykazały, że ponad 40 milionów Amerykanów z dużym prawdopodobieństwem przełączy się na całkowicie odległe środowisko w ciągu najbliższych pięciu lat.

Dlatego wydaje się, że menedżerowie, którzy opanowali niuanse kierowania zdalnymi zespołami, będą dobrze prosperować.

Ale prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę, że praca z domu wiąże się ze sporą częścią wyzwań, zwłaszcza dla początkujących, którzy muszą:

• Zorganizować,
• Zarządzać,
• Dozorować,
• Wykonać,
• Komunikować się i
• Raportuj postępy.

A wszystko to z daleka…

Mimo to istnieją sposoby, aby nie pozwolić, by wyzwania związane z pracą zdalną najlepiej wykorzystały Twój styl zarządzania — i właśnie dlatego znajduje się ten wpis na blogu.

Od przyjrzenia się niektórym z najczęstszych wyzwań, przed jakimi stają menedżerowie zdalni, po wymienienie wszystkich strategii, które pomogą Ci uniknąć spustoszenia pracy zespołu przez pracę zdalną — ten przewodnik dotyczący zdalnego zarządzania pomoże Ci wydobyć z Twojego zespołu to, co najlepsze, niezależnie od jego Lokalizacja.

Co to jest zarządzanie zdalne?

Zdalne zarządzanie jest bardzo podobne do zwykłego zarządzania, z jedną zasadniczą różnicą — cały zespół, w tym menedżerowie i pracownicy, pracuje poza biurem.

Kierując zdalnym zespołem, menedżerowie zwykle polegają na różnych narzędziach, aby:

• Przydziel zadania,
• Bądź na bieżąco z postępami swojego zespołu,
• Upewnij się, że komunikacja w zespole i przepływ pracy przebiegają płynnie.

5 wyzwań związanych z zarządzaniem zdalnym zespołem

Wszyscy już wiemy, że praca zdalna wiąże się z kilkoma wyzwaniami.

Jednak kończenie zadań podczas zarządzania zdalnym zespołem stwarza cały zestaw wyzwań, którym musisz sprostać każdego dnia — od próby ułatwienia postępu zespołu po niemożność dotarcia do niego, gdy pilne zadanie wyjdzie znikąd .

Statystyki też nie brzmią obiecująco. Mianowicie, próba badawcza licząca 4000 ankieterów pokazuje, że chociaż aż 86% pracowników zdalnych czuje się związanych ze swoimi bezpośrednimi współpracownikami, to tylko 14% czuje się związanych ze swoją centralą.

Jednak to nie tylko zguba i mrok.

Dokładne określenie wyzwań, z jakimi boryka się większość menedżerów, dyrektorów generalnych, dyrektorów ds. marketingu, założycieli, współzałożycieli i innych zdalnych specjalistów z całego świata, może pomóc w opracowaniu realnego rozwiązania dla każdego z nich.

Wyzwanie 1: Brak nadzoru

Jednym z największych problemów pracy zdalnej, zarówno dla pracowników jak i menedżerów, jest kwestia zdalnego nadzoru.

Menedżerowie zwykle martwią się, czy pracownicy są wystarczająco wydajni — a nawet mogą mieć trudności ze śledzeniem postępów zespołu.

Czasami mogą czuć się nieswojo na samą myśl o tym, że nie mogą osobiście wyskoczyć na biurko członka zespołu, aby pomóc w zadaniach i omówić problemy.

Pracownicy czują się sfrustrowani brakiem możliwości bezpośredniej konsultacji z menedżerami.

Czasami mogą również odczuwać presję, aby udowodnić swoją produktywność, więc mają tendencję do jeszcze cięższej pracy, ryzykując przepracowanie w poważnych warunkach, takich jak wypalenie.

Wyzwanie #2: Opóźnienia w czasie reakcji w komunikacji

Praca zdalna w naturalny sposób oznacza, że ​​cała Twoja komunikacja będzie obsługiwana zdalnie.

Jednak odległość fizyczna czasami wiąże się z wolniejszym czasem reakcji — ponieważ nawet proste problemy muszą być rozwiązywane za pomocą oprogramowania do zdalnego czatu.

Co więcej, problemy z zaufaniem mogą ponownie wyjść na jaw, a menedżerowie odczuwają frustrację, że nie są w stanie uzyskać szybkiej odpowiedzi.

Ponadto istnieje ogromny potencjał do zmarnowania czasu podczas oczekiwania na każdą odpowiedź, jak podkreśla Lauren Mendoza, wiceprezes ds. marketingu w Swipecast.com:

„Chociaż wiemy, że istnieje wiele platform, które możemy wykorzystać do usprawnienia komunikacji, czasami czas jest czynnikiem, który może zagrać przeciwko nam. A ponieważ chcemy szybkich odpowiedzi, czasami czekanie na wiadomość lub telefon może zająć nas bardzo dużo czasu”.

Poza zniecierpliwieniem, największym problemem dotyczącym opóźnień w komunikacji zdalnej, według Nelsona Sherwina, menedżera HR POO porównują — są sami menedżerowie:

„Podczas gdy zdalni menedżerowie mogą rozmawiać ze swoimi pracownikami o dobrej grze komunikacyjnej, wielu nie praktykuje tego, co głoszą. Skuteczne „zdalne” wymaga zrozumienia, że ​​masz do czynienia z zupełnie innym rodzajem bestii. Wszystkie drobne interakcje przyjmowane za pewnik w scentralizowanym biurze znikają. Jedynym rodzajem komunikacji jest to, co konfigurujesz i używasz”.

Oprócz poświęcenia czasu na wybór oprogramowania komunikacyjnego, na którym mogą polegać, menedżerowie komunikujący się zdalnie muszą również znaleźć obejście luk w komunikacji i utrzymać zdrowy przepływ pracy.

Wyzwanie 3: Brak codziennych spotkań twarzą w twarz

W biurze prawdopodobnie miałeś regularne cotygodniowe spotkania lub codzienne stand-upy. Ale teraz nie będziesz mógł po prostu wysłać krótkiej wiadomości i wezwać wszystkich członków zespołu do sali konferencyjnej w ciągu kilku minut.

Oczywiście pierwszym rozwiązaniem będzie regularne organizowanie spotkań wideo online.

Jednak według Michaela Alexisa, dyrektora generalnego Team Building, całkowicie zdalnej firmy zatrudniającej 80 pracowników, nawet spotkania online mogą być problematyczne dla większych zespołów:

„Jeśli podczas połączeń konferencyjnych jest zbyt wiele osób, istnieje ryzyko, że nie wszystkie głosy zostaną usłyszane. Może to wynikać z opóźnień w technologii lub postrzeganego braku miejsca przez niektórych uczestników na dzielenie się swoimi pomysłami”.

Ponadto zaplanowanie szybkiego połączenia zwykle stanowi poważne wyzwanie dla zespołów pracujących w różnych strefach czasowych, co może jeszcze bardziej poszerzyć lukę komunikacyjną między zdalnymi członkami zespołu.

Wyzwanie 4: Trudności w pracy nad strukturą

Zachowanie przepływu pracy podczas przełączania do ustawień zdalnych może wydawać się łatwym zadaniem. Gdy odejdziesz od dźwięku kserokopiarki i pomachasz na pożegnanie swoim gadatliwym kolegom, może się wydawać, że za chwilę zmienisz się w najbardziej produktywne ja.

Jednak zaraz po skonfigurowaniu domowego biura może być konieczne zastanowienie się, jak radzić sobie z różnymi domowymi rozproszeniami — od zwierząt domowych szukających uwagi po partnerów, rodziców, rodzeństwo lub współlokatorów przychodzących do miejsca pracy, aby porozmawiać.

Zgodnie z oczekiwaniami, wielu członków Twojego zespołu może ulec pokusie innych domowych rozrywek, teraz, gdy nie są rozliczani z fizycznej obecności swoich kolegów i menedżerów. A ten zwiększony potencjał prokrastynacji może utrudniać menedżerowi właściwe zarządzanie pracownikami, co może prowadzić do dużej ilości nieustrukturyzowanej pracy i marnowania czasu.

Wyzwanie #5: Izolacja wpływająca na zdrowie psychiczne

Chociaż 61% z 2118 ankietowanych pracowników ocenia swoje doświadczenie w pracy zdalnej jako pozytywne, 21% wskazuje izolację i brak kontaktów społecznych jako największe wady ich zmienionych warunków pracy.

W czasach, gdy cały zespół był w biurze prawie codziennie, każdy mógł zebrać owoce tej rozmownej atmosfery.

Ale teraz, gdy wielu może być zmuszonych do pracy z dala od społecznego centrum swojego życia zawodowego, izolacja i samotność przejmują kontrolę.

Ten problem z pewnością dotknie w pierwszej kolejności ekstrawertyków, którzy ze swej natury najlepiej ładują swoje baterie, gdy są w pobliżu innych ludzi. Ale w końcu izolacja i samotność zaczynają wpływać również na ambiwertyków i introwertyków, pomimo ich bardziej „wewnętrznych” sposobów ładowania baterii.

Oczywiście, jeśli ten problem nie zostanie odpowiednio rozwiązany, może to nawet prowadzić do zwiększonej rotacji i zauważalnego spadku wydajności Twojego zespołu.

19 wskazówek dotyczących skutecznego zdalnego zarządzania

Prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę, że przełączenie z pracy równoległej na ustawienie zdalne wymaga zupełnie nowego podejścia do zarządzania. Czasami jednak liderzy mają tendencję do pomijania najprostszych, ale najskuteczniejszych rozwiązań codziennych wyzwań członków zespołu, zwłaszcza gdy mają do czynienia z własnymi zadaniami.

Tak więc, aby pomóc Ci zapewnić, że Twój zespół utrzyma zarówno poziom połączenia, jak i produktywności, mimo że nie są razem osobiście, skontaktowaliśmy się z ekspertami, aby odkryć najlepsze strategie zdalnego zarządzania.

Wskazówka 1: Zapomnij o mikrozarządzaniu

Chociaż wpadnięcie w pułapkę monitorowania każdego zadania, nad którym pracuje Twój zespół, może być kuszące, możesz ponownie rozważyć ten pomysł.

Mianowicie badania pokazują, że 69% ankieterów rozważało zmianę pracy z powodu mikrozarządzania, podczas gdy 36% faktycznie zmieniło pracę z tego powodu.

Oprócz tego, że pracownicy są bardziej skłonni do pożegnania się z atmosferą nieufności, przeglądanie każdego najmniejszego wyboru, jakiego dokonają Twoi pracownicy, może nawet doprowadzić do ich cichego odejścia – co oznacza, że ​​będą wykonywać absolutne minimum dzień w dzień.

Morgan Taylor, dyrektor ds. marketingu LetMeBank, zgadza się, sugerując, że mikrozarządzanie nigdy nie jest dobrym rozwiązaniem:

„Największym wyzwaniem jest upewnienie się, że wszyscy robią to, co powinni, i uszczęśliwianie ich, gdy to robią. Odkryłem, że najlepszym sposobem, aby ludzie robili to, co powinni, jest wycofanie się i pozwolenie im na robienie rzeczy w sposób, który najlepiej im odpowiada. Ponieważ wszyscy są we własnych domach, w swoich wyjątkowych okolicznościach, zazwyczaj wiedzą, jak najlepiej dostosować się do sytuacji, w której się znajdują, a zbyt sztywne procedury w rzeczywistości powodują więcej problemów niż naprawiają”.

Tak więc, zamiast marnować energię na ostatnie wezwanie we wszystkich sprawach, wykonaj następujące czynności:

• Zainwestuj trochę czasu w omówienie różnych strategii budowania zaufania w miejscu pracy,
• Skoncentruj się na doskonaleniu umiejętności delegowania,
• Postaraj się jasno określić oczekiwania przed przydzieleniem zadania.

Wskazówka 2: Skoncentruj się na ustalaniu odpowiedzialności

W przeciwieństwie do mikrozarządzania — nawyku, który powinniśmy porzucić, gdy tylko zamknęliśmy drzwi do biura — odpowiedzialność jest cnotą, która nigdy nie wychodzi z mody.

Założyciel i dyrektor generalny The Word Counter, Kevin Miller, zgadza się z tym, podkreślając wagę ustanowienia odpowiedzialności w czasach, gdy nie możemy osobiście nadzorować naszych zespołów:

„Tworzenie czasów odprawy i przypisywanie jasnych rezultatów było bardzo pomocne dla odpowiedzialności. Każde zadanie mamy przypisane w narzędziu do zarządzania projektami, aby wszystko było śledzone i zorganizowane. Prowadzimy również codzienne spotkania standup o godzinie 10:00 czasu PST. Podczas tych spotkań omawiamy to, co zrobiliśmy wczoraj, nad czym pracujemy dzisiaj i omawiamy wszelkie problemy, których doświadczamy. Wszystkie nasze spotkania odbywają się za pośrednictwem Zoomu, co pomaga również w utrzymaniu odpowiedzialności wszystkich”.

Badania potwierdzają tezę, że ustalenie odpowiedzialności jest kluczem do poprawy wydajności pracy. Mianowicie, badanie przeprowadzone przez Amerykańskie Towarzystwo Szkoleń i Rozwoju (ASTD) wykazało, że zobowiązanie się komuś, że osiągniesz cel, w rzeczywistości zwiększa twoje szanse na zrobienie tego do 65%.

Wskazówka 3: Użyj kluczowych wskaźników wydajności (KPI) do śledzenia celów

Jeśli nie poświęcisz wystarczająco dużo czasu na wyznaczenie jasnych i możliwych do zidentyfikowania celów tuż przed przydzieleniem zadań, prawdopodobnie osiągniesz wyniki, które nie spełnią twoich oczekiwań.

Jeśli jednak zdajesz sobie sprawę, jak ważne jest określenie precyzyjnych celów, ale nie ustaliłeś jasnego systemu oceny celów — możesz nawet mieć do czynienia ze słabymi wynikami i brakiem motywacji.

Właściciel Atlanta House Buyers, Shawn Breyer, proponuje wdrożenie wymiernych wskaźników, aby określić, jak dobrze ludzie robią postępy w swojej pracy:

„Konieczność dostosowania się do naszego zespołu pracującego zdalnie była łatwiejsza dzięki pociągnięciu ich do odpowiedzialności poprzez śledzenie ich kluczowych wskaźników wydajności (KPI) . Co tydzień organizujemy pełne spotkanie zespołu, aby przejrzeć KPI każdego członka. Przeglądając listę, pytamy każdego członka, czy osiągnęli swoje cele. Odpowiedzi powinny brzmieć „Tak” lub „Nie” bez wyjaśnienia. Jeśli istnieje tendencja, że ​​wszyscy członkowie zespołu nie osiągają określonego celu, omawiamy, jakie zasoby należy udostępnić, aby mogli osiągnąć swoje cele, gdy pracują w domu ”.

Naturalnie, gdy upewnisz się, że pracownicy są zaznajomieni z systemem oceny i śledzenia ich postępów, znacznie łatwiej będzie utrzymać ich motywację i skierować ich na sukces.

Porada 4: Używaj aplikacji do śledzenia postępów zespołu

Brak interakcji twarzą w twarz zwykle powoduje, że menedżerowie zastanawiają się, czy członkowie ich zespołu pracują nad przydzielonymi zadaniami w godzinach pracy.

Czasami mogą nawet nie mieć możliwości śledzenia postępów zespołu, co może rodzić dalsze pytania i zwiększać szanse przejścia na mikrozarządzanie.

Mimo to istnieją sposoby na śledzenie przepływu pracy zespołu niezależnie od odległości geograficznej.

Jeśli niepokoi Cię myśl, że niektórzy członkowie Twojego zespołu pracują bez przerwy, dobrym punktem wyjścia może być skorzystanie z aplikacji do śledzenia czasu, która pozwala analizować produktywność zespołu.

Zachęcając swój zespół do śledzenia godzin pracy, będziesz mógł generować raporty na podstawie śledzonego czasu i natychmiast zobaczyć, nad czym obecnie pracują członkowie Twojego zespołu, zaglądając do sekcji „Pulpit nawigacyjny” aplikacji.

Aby zarządzać swoimi zespołami i projektami z daleka, możesz użyć narzędzia do zarządzania projektami, które pozwala śledzić status zadań i projektów i zawsze być na bieżąco z postępami zespołu.

Porada 5: Bądź wyrozumiały i cierpliwy

Jeśli członkowie zespołu zdalnego nie odpowiadają od razu na wiadomości czatu zespołu, częściej niż nie, nie ma powodu do niepokoju.

Staraj się być cierpliwy i skoncentruj się na innym zadaniu priorytetowym w swoim harmonogramie, czekając na odpowiedź.

Jeśli opóźnienie jest dłuższe i oczekujesz raportu z postępów lub innego rodzaju ważnej odpowiedzi, istnieje prawdopodobieństwo, że Twój zdalny pracownik zaoferuje odpowiednie wyjaśnienie opóźnienia, nawet bez pytania.

W końcu badania pokazują, że organizacje o wysokim zaufaniu znacznie skuteczniej wdrażają swoje strategie niż organizacje o niskim zaufaniu. Co więcej, pracownicy, którzy czują, że im ufasz, prawdopodobnie będą starać się uzasadnić to zaufanie i podjąć wysiłek, aby odpowiedzieć tak szybko, jak to możliwe.

Wskazówka #6: Bądź łatwo dostępny

Aby komunikacja zdalna mogła się rozwijać, Nelson Sherwin uważa, że ​​menedżerowie muszą przyspieszyć grę jeszcze bardziej niż w tradycyjnym biurze:

„Kierownik musi upewnić się, NAPRAWDĘ upewnić się, że członkowie zespołu instalują i są aktywni we wszystkich różnych trybach komunikacji. Ale to najłatwiejsza część. To, co jest trudniejsze dla tego samego kierownika, to udostępnienie go na wszelkie pytania, które pojawiają się w ciągu dnia pracy. Oznacza to, że powiadomienia pojawiające się na ekranie przez cały dzień i chęć i możliwość przeskoczenia online i odpowiedzi na pytania w rozsądnym czasie. W przeciwnym razie pracownicy przestaną pytać, zaczną się wycofywać, a wtedy masz problem z morale”.

Poza tym, że jesteś łatwo dostępny, Nicole Wood, dyrektor generalny i współzałożyciel Ama La Vida, podkreśla, jak ważne jest, aby twój zespół wiedział , że jesteś łatwo dostępny:

„Wyraźnie zakomunikuj członkom zespołu, że nie muszą czekać na formalne spotkanie indywidualne z pytaniami. Bądź jeszcze bardziej intencjonalny niż kiedykolwiek, dzięki indywidualnej rozmowie obejmującej takie kwestie, jak morale, osobiste zobowiązania, postępy w pracy i jak lepiej współpracować w tym środowisku”.

Aby upewnić się, że członkowie Twojego zespołu otrzymali wiadomość, że zawsze jesteś przy swoich obawach, zacznij od poświęcenia jednego dnia w miesiącu na zwykłe spotkania jeden na jednego.

Przydzielając część swojego czasu swojemu zespołowi, będziesz:

• Znacząco podnieś morale swojego zespołu,
• Zapewnij utrzymanie pracowników oraz
• Wzmocnij więzi z członkami swojego zespołu.

Wskazówka 7: Szkol swoich menedżerów w komunikacji zdalnej

Gdy tylko przeniesiesz całą komunikację swojego zespołu na platformę internetową, zwiększasz szanse, że wszyscy padną ofiarą

• nieporozumienia,
• Niezrozumienie,
• Awarie komunikacji.

Aby jednak nie dopuścić do tego, by z dystansu czerpać najlepsze informacje od swojego zespołu, daj przykład.

Mianowicie Jennifer Walden, dyrektor ds. operacyjnych w WikiLawn, podkreśla znaczenie szkolenia menedżerów w zakresie zdalnej komunikacji i nawiązania przez nich dobrych relacji z podległymi im osobami:

„Nie wystarczy im od czasu do czasu strzelać do swoich raportów i e-maili. Muszą utrzymywać kontakt za pośrednictwem czatu tekstowego, a najlepiej poprzez konferencję głosową lub wideo. Jak najszybciej rozpocznij szkolenie menedżerów i pozwól im szkolić swoich podwładnych w zakresie korzystania z tego sprzętu.”

Gdy kierownictwo podejmuje wysiłek włączenia wirtualnych narzędzi komunikacyjnych do swojego przepływu pracy, przejście z biura tradycyjnego na wirtualne staje się mniej trudne. Twój zespół może czuć się bardziej gotowy na dostosowanie się do nowych warunków pracy.

Wskazówka 8: Kiedy się spieszysz, idź na spotkanie wideo

Jeśli nadal nie przyzwyczaiłeś się do czekania na odpowiedź w aplikacji do czatu zespołu, zawsze możesz wybrać szybką rozmowę wideo, aby przyspieszyć działanie.

Lauren Mendoza sugeruje, że spotkania wideo mogą być świetnym rozwiązaniem czasu, który zwykle marnujemy, czekając na odpowiedź tekstową:

„Każde spotkanie, na którym zgromadzony jest cały zespół, zadawaj jak najwięcej pytań i rozwiej wszystkie wątpliwości, aby jasno i jasno określić, jakie są kolejne kroki w Twojej pracy. W ten sposób skrócisz czas potrzebny na korzystanie z poczty e-mail”.

Uważaj jednak, aby nie nadużywać opcji połączenia wideo. Zmęczenie zoomem nadal istnieje i może mieć duży wpływ na poziom energii członków zespołu i ich zdolność do koncentracji przez cały dzień.

Wskazówka 9: Wykorzystaj w pełni swoje narzędzia do obsługi konferencji online

Mówiąc o tym, jak najlepiej rozwiązać problem zbyt dużej liczby osób na optymalne spotkania wideo, Michael Alexis sugeruje wykorzystanie wspaniałej funkcji dostępnej w popularnym systemie konferencji online:

„Aby stworzyć przestrzeń podczas dużych spotkań dla wszystkich uczestników, skorzystaj z „pokojów podgrup” firmy Zoom. W wirtualnym pokoju spotkań moderator spotkania może podzielić ludzi na małe grupy, aby omówić konkretny temat, a następnie wezwać ich z powrotem do podzielenia się swoimi pomysłami z większą grupą”.

Wiele narzędzi konferencyjnych jest również wyposażonych w opcję połączeń głosowych, która może zmniejszyć przeciążenie poznawcze i zmęczenie oczu większości zdalnych pracowników, których codziennie doświadczają z powodu konieczności uczestniczenia w wirtualnym spotkaniu po wirtualnym spotkaniu.

Wskazówka nr 10: Zdefiniuj jasne zasady spotkań online

Ustalenie podstawowych zasad prowadzenia wideokonferencji ma kluczowe znaczenie dla utrzymania silnego morale pracowników.

Bez etykiety spotkania online niektórzy członkowie zespołu mogą swobodnie włamywać się w dowolnym momencie rozmowy online. Kiedy tak się stanie, jest szansa, że ​​reszta zespołu nie będzie miała szansy się odezwać, a nawet może opuścić rozmowę, czując, że ich opinia może być niewystarczająco doceniona.

Były dyrektor operacyjny The Slumber Yard, Matthew Ross, wierzy w wprowadzenie jasnych zasad dotyczących wideokonferencji:

„Wymagamy, aby nasi pracownicy korzystali z funkcji czatu, aby najpierw oświadczyć, że mają pytanie lub oświadczenie, zamiast po prostu je wyrzucać. Gdy wielu pracowników prowadzi rozmowę wideo, może to być koszmar, jeśli wszyscy po prostu rozmawiają ze sobą. Postępując zgodnie z naszymi wytycznymi, zapewniamy, że rozmowa przebiegnie w uporządkowany i zorganizowany sposób. Ponadto pracownicy czekają dwie pełne sekundy po tym, jak ktoś skończy mówić, zanim wskoczą do środka. Daje to czas programowi do wideokonferencji na nadrobienie zaległości. Zauważyłem, że opóźnienie w systemie może wywołać gorączkową i bezproduktywną rozmowę, jeśli wszyscy natychmiast zaczną mówić”.

Chociaż prawdopodobnie nie będziesz musiał tworzyć zbioru przepisów dotyczących etykiety spotkań wideo, ustalenie wyraźnych granic położy podwaliny pod zdrowe środowisko pracy zdalnej.

Tip #11: Dostosuj swoje przepływy pracy do pracy online

Ponieważ pożegnaliśmy się z pukaniem do drzwi biur naszych kolegów w celu szybkiego pytania, naturalne jest, że powinniśmy jak najlepiej wykorzystać nasze narzędzia, aby zapewnić płynną pracę.

Jennifer Walden sugeruje stworzenie usprawnionego systemu online, który pomoże zespołowi we współpracy, a także odbieraniu i wysyłaniu dokumentów:

„Jeśli potrzebujesz kontroli wersji, zdecydowanie poświęć ten czas, aby uzyskać działający SVN. W przeciwnym razie użyj chmury. G-Suite działa dobrze w wielu firmach i z tego właśnie korzystamy. Następnie możesz komunikować się z tymi plikami otwartymi przez Google Hangouts (zintegrowane z G-Suite), Zoom lub inne oprogramowanie, które umożliwia udostępnianie ekranu i dodawanie adnotacji”.

Większość narzędzi do współpracy umożliwia otrzymywanie powiadomień w czasie rzeczywistym, czatowanie z zespołem i przydzielanie zadań. Może to ułatwić zarządzanie przepływem pracy, ponieważ opcje, z którymi są dostarczane, są specjalnie zaprojektowane dla rozproszonych zespołów.

Wskazówka #12: Wdróż system codziennej odprawy

Wdrożenie systemu codziennej odprawy jest niezbędne nie tylko do stworzenia przejrzystego środowiska pracy — jest również korzystne dla uzyskania informacji zwrotnych od pracowników i odpowiedniej restrukturyzacji przepływu pracy.

Matthew Ross sugeruje, że e-maile mogą być przydatne we wdrażaniu systemu codziennego sprawdzania:

„Bardzo polecam menedżerom zdalnym wdrożenie systemu codziennego meldowania się z poszczególnymi osobami. Niech ta osoba wyśle ​​Ci wiadomość e-mail z wyszczególnieniem tego, nad czym pracuje w danym dniu i jak zamierza przydzielić swój czas. W ten sposób możesz łatwo wkroczyć i przedstawić sugestie lub powiedzieć im, aby przeszli do nowego zadania, aby upewnić się, że nie kręcą się kołami i nie marnują czasu . Podsumowując, menedżerowie muszą być proaktywni, a nie reaktywni, gdy mają do czynienia ze zdalnymi pracownikami, aby upewnić się, że kontynuują pracę w efektywny sposób”.

Starając się pozostać w kontakcie ze swoim zespołem, będziesz również w stanie natychmiast rozwiązać potencjalne problemy, gdy się pojawią, i powiadomić zespół, że jesteś obecny pomimo odległości, aby mógł zwrócić się do Ciebie o pomoc.

Tip #13: Usprawnij pracę zdalną z góry

Główny konsultant biznesowy w Clairly Creative International, Clair Kim, który pomógł ponad 250 organizacjom usprawnić ich działalność, sugeruje, aby od samego początku zastanowić się nad usprawnieniem różnych procesów pracy zdalnej:

„Od „wytycznych komunikacyjnych dotyczących komunikatora zespołu”, procesu zarządzania projektami, częstych okresów przeglądu dokumentów zarządzania wiedzą, zautomatyzowanych standardów odprawy i realizacji, upewniamy się, że sposób, w jaki się komunikujemy i jak zarządzamy każdym zadaniem, jest całkowicie usprawniony. To usuwa większość problemów!”

Ponadto usprawnienie przepływu pracy zespołu zdalnego jest szczególnie przydatne podczas witania nowych członków zespołu. Opracowując jasno określone plany i procesy, przyspieszasz proces onboardingu i pomagasz nowo zatrudnionym integrować się z zespołem znacznie szybciej.

Tip #14: Trzymaj się swojego harmonogramu pracy

Po przejściu na zdalne ustawienie pracownicy przyzwyczajeni do praktycznego stylu swoich menedżerów mogą zmagać się z brakiem umiejętności prawidłowego ustrukturyzowania swojej pracy.

Aby pomóc im uporać się z tym problemem, Jennifer Walden proponuje zachowanie przynajmniej części starej, inspirowanej biurem rutyny pracy:

„Spróbuj przenieść stare rutyny — te same terminy spotkań, tę samą strukturę terminów itp. — aby zmniejszyć skutki tego problemu”.

Procedury biurowe członków zespołu zwykle wymagają ponownego dostosowania ze względu na sam charakter pracy zdalnej. Ale próba nadążania za starymi nawykami w nowym kontekście pomoże Twojemu zespołowi zrobić to samo.

Ponieważ nauka wykazała, że ​​nasze nawyki są w dużym stopniu zależne od kontekstu, gdy zapewnisz swojemu zespołowi warunki pracy podobne do tych, do których przyzwyczaili się w biurze, będzie on bardziej skłonny do utrzymania poziomu produktywności pomimo zmiany .

Tip #15: Pomóż swojemu zespołowi uniknąć rozproszeń w domu

Aby zwiększyć szanse, że Twoi pracownicy odpowiednio zorganizują swoją pracę, powinni starać się robić to w dobrze zorganizowanym środowisku pracy.

Aby pomóc im to osiągnąć, możesz polecić kilka wskazówek:

• Skonfiguruj dedykowane stacje robocze . Niektórzy ludzie po prostu nie mają osobnego, wolnego pokoju (choć byłoby to idealne) do wykonywania wszystkich zadań związanych z pracą z domu. Jednak każdy może zaimprowizować „kącik biurowy” z małym, solidnym biurkiem i krzesłem.
• Pocieszam się od hałasu w tle . Pracownicy mogą po prostu założyć słuchawki (idealna byłaby para redukująca hałas, ale zwykła para wystarczy), włączyć generator hałasu online, wybrać muzykę przyjazną dla produktywności i skupić się na pracy.
• Użyj narzędzia do blokowania witryn . Platformy społecznościowe mogą być potężnym wrogiem strukturyzacji pracy z domu (a są tylko wierzchołkiem góry lodowej). Możesz więc polecić swoim pracownikom blokowanie witryn internetowych, aby nie przeszkadzali im w godzinach pracy, a zamiast tego koncentrowali się na pracy.

Wskazówka #16: Nawiązuj kontakty towarzyskie online jako zespół

Nie jest tajemnicą, że pozytywne kultury pracy, w których pracownicy mogą nawiązywać więzi i tworzyć znaczące relacje, pozytywnie wpływają zarówno na ich zaufanie, jak i wyniki pracy. Mimo to utrzymanie połączenia w zdalnym ustawieniu wymaga starannego planowania.

Dyrektor generalny aplikacji Talk Travel, Saurabh Jindal, proponuje co jakiś czas spotykać się online:

„Spróbuj regularnie dzwonić ze współpracownikami i omawiać sprawy poza pracą, aby zwiększyć więź w zespole. Regularnie robimy lunche zespołowe i sesje, podczas których dzielimy się ekranami i witamy innych na naszych stanowiskach pracy i w codziennym życiu. Są to na ogół radosne chwile, które pomagają przełamać lody i zbudować dobrą kulturę zespołową”.

Globalny dyrektor ds. marketingu w Prezi, Spencer Waldron, proponuje wnieść kreatywność na takie internetowe spotkania:

„Niezależnie od tego, czy łączysz się ze znajomymi, czy kontaktujesz się ze współpracownikami, użyj narzędzi wideo, aby uczynić swoje treści interaktywnymi i znaleźć nowe, kreatywne sposoby łączenia się z ludźmi. Na przykład możesz to zrobić, organizując tematyczny wieczór ciekawostek lub quiz w pubie, wirtualny klub książki lub gry, takie jak „dwie prawdy i kłamstwo”. Kontaktowanie się z kolegami na niższym poziomie pomaga wzmocnić więź Twojego zespołu i może poprawić ich ogólną wydajność”.

Proces pielęgnowania relacji w pracy, zwłaszcza jeśli zakłada wspólną zabawę, jest kluczem do poczucia celu pracowników. Dlatego nigdy nie jest złym pomysłem rozwijanie rytuałów zespołowych, które obejmują wirtualne gry integracyjne lub spotykanie się na pogawędkę.

Tip #17: Zachęcaj do socjalizacji 1 na 1

Może wyrażenie „rozmowa o chłodnej wodzie” brzmi jak banalny frazes, ale bez możliwości prowadzenia małej rozmowy po przejściu na pracę zdalną członkowie zespołu mogą mieć wrażenie, że tracą ważne informacje — zwłaszcza, że ​​nie jest to rzadkie żeby mała rozmowa zamieniła się w poważną dyskusję o pracy.

Spencer Waldron podkreśla również znaczenie ułatwiania tego rodzaju socjalizacji podczas pracy w domu:

„Ważne jest, aby podjąć wysiłek nawiązania kontaktu ze współpracownikami poza zaplanowanymi spotkaniami zespołu, tak jak zwykle w środowisku biurowym. W Prezi różne zespoły mają otwartą salę wideokonferencyjną, która działa jako wirtualne lobby, w którym każdy może się tam spotkać lub po prostu odwiedzić, aby połączyć się ze współpracownikami podczas lunchu lub innych przerw. Planowanie wirtualnych pogawędek przy kawie lub przerw na wodę, aby porozmawiać ze współpracownikami lub porozmawiać na tematy niezwiązane z pracą, to świetne sposoby na wzmocnienie więzi w zespole”.

Menedżerowie zazwyczaj inwestują więcej energii w pomoc nowym pracownikom w nawiązywaniu kontaktów towarzyskich. Ale opracowanie systemu współpracowników, który mógłby działać dla całego zespołu, to świetny sposób na rozpoczęcie zachęcania zespołu do większej łączności.

Tip #18: Pokaż swojemu zespołowi, że Ci zależy

Okazywanie zainteresowania tym, jak ludzie robią podczas pracy w domu, zamiast skupiania się tylko na tym, co robią, jest kluczem do złagodzenia poczucia izolacji.

Współzałożyciel SaveMyCent, który niedawno musiał przenieść cały swój zespół do pracy zdalnej, Milos Djordjevic, dzieli się swoją opinią na temat tego, jak ważne jest, aby Twój zespół wiedział, że Ci zależy:

„Jedną z wprowadzonych przeze mnie rzeczy jest regularne poranne zameldowanie. Wszyscy spotykamy się na Zoomie przez pół godziny i to spotkanie nie ma nic wspólnego z pracą. Staram się zachować swobodną atmosferę, naprawdę rozmawiać z ludźmi i sprawdzać, jak sobie radzą. Do tej pory dzięki porannej kawie udało mi się zidentyfikować kilka problemów”.

Spencer Waldron dodaje, że podczas każdego spotkania wideo powinieneś również obserwować sytuację wśród członków swojego zespołu:

„Powinno to dotyczyć zarówno spotkań wirtualnych, jak i osobistych, ale teraz jest to szczególnie ważne. Rozpocznij rozmowę, kontaktując się z ludźmi, mierząc salę i notując mimikę i mowę ciała wszystkich. Kto nie ma włączonej kamery? Może ktoś miał zły dzień, pokłócił się lub zmaga się z życiem w domu – wszystko to wpłynie na spotkanie, więc bądź wrażliwy na niewidzialne.”

Ponieważ stworzenie zdrowego środowiska pracy z domu wymaga więcej wysiłku niż ustanowienie zdalnego przepływu pracy, ważne jest, aby zawsze próbować myśleć o zmaganiach ludzi, a następnie działać zgodnie z nimi.

Tip #19: Automatyzacja operacji

One of the best ways to improve remote management is to streamline and automate your team's work-from-home workflows as much as possible.

This way, you and your team will all save time and structure your work in such a way that decreases the need you may have for constant face-to-face management and consultations.

To help you avoid going back and forth between different tools and find your perfect app right away, we've listed some of the best apps you can use to manage and automate the marketing, sales, IT, HR, and customer support processes in your remote company.

Świetne aplikacje do automatyzacji działań marketingowych

• Oprogramowanie marketingowe HubSpot to narzędzie do automatyzacji marketingu, które może pomóc zautomatyzować marketing e-mailowy i w mediach społecznościowych, śledzić zwrot z inwestycji, tworzyć strony docelowe i nie tylko.
• Buffer to narzędzie społecznościowe, które ma pomóc w zarządzaniu kontami w mediach społecznościowych. Zaplanuj i automatycznie publikuj w mediach społecznościowych, a następnie śledź i analizuj wyniki.
• Cobiro to narzędzie AI do zarządzania reklamami Google. Twórz i śledź spersonalizowane plany marketingowe, projektuj i wdrażaj kampanie marketingowe (w Google lub Facebooku), a następnie śledź i analizuj sukces swoich kampanii i reklam w sekcji „Dashboard” platformy.
• Marketo to pełne narzędzie do automatyzacji marketingu, które pomaga zarządzać kampaniami e-mail marketingowymi, tworzyć strony docelowe i formularze, wysyłać spersonalizowane wiadomości w różnych kanałach oraz przeprowadzać analizy marketingowe.
• Mailchimp to platforma do automatyzacji marketingu, która pomaga prowadzić kampanie e-mailowe, uzyskiwać analizy dla poszczególnych subskrybentów e-maili, a nawet budować stronę docelową.
• Zalster to narzędzie do automatyzacji marketingu dla rozwoju eCommerce, które pomaga zautomatyzować i zoptymalizować decyzje dotyczące reklam na Facebooku, Pintereście, Google i Instagramie. Zaplanuj swoje posty, wzmocnij je i zoptymalizuj dystrybucję budżetu kampanii.

Świetne aplikacje do automatyzacji procesów sprzedaży

• HubSpot Sales to system eCommerce, który ma pomóc śledzić i usprawniać procesy sprzedaży, śledzić status transakcji, organizować działania sprzedażowe i automatyzować spersonalizowany zasięg.
• Salesforce to oparta na chmurze usługa zarządzania relacjami z klientami, która pomaga łączyć się z obecnymi klientami, potencjalnymi klientami i partnerami. Zarządzaj kontaktami, znajduj nowe możliwości sprzedaży i automatycznie wysyłaj do klientów pliki PDF z zatwierdzonymi szablonami pocztą elektroniczną.
• Pipedrive to oparty na chmurze system CRM i zarządzania rurociągami, który ma pomóc w organizacji leadów. Zautomatyzuj powtarzające się zadania sprzedażowe, automatycznie śledź połączenia od potencjalnych klientów i zautomatyzuj śledzenie transakcji.
• Reply.io to oprogramowanie do automatyzacji sprzedaży, które ma pomóc zautomatyzować szereg ręcznych zadań sprzedażowych. Zautomatyzuj osobiste e-maile, follow-upy i społeczne punkty kontaktu, a następnie wykonuj sugerowane działania w oparciu o aktywność potencjalnych klientów.
• Sięgać dalej niż ktoś coś to narzędzie do automatyzacji sprzedaży, które pozwala organizować wszystkie działania sprzedażowe, uzyskiwać szczegółowe dane i metryki, szybko śledzić nowe leady i nie tylko.

Świetne aplikacje do automatyzacji procesów IT

• Selenium to przenośny framework do automatyzacji aplikacji internetowych w celu ich testowania. Uruchom wybrane testy lub wybierz uruchamianie wszystkich testów w różnych przeglądarkach internetowych, przy użyciu różnych języków programowania i dla różnych systemów operacyjnych.
• Docker to system do tworzenia aplikacji, który ma na celu usprawnienie procesów programistycznych poprzez uruchamianie testów w odizolowanym środowisku i integrację z aplikacjami innych firm. Skonfiguruj automatyczne kompilacje, dostosuj je, a następnie użyj różnych automatycznych testów repozytorium z dokumentacji platformy Docker, aby przetestować kompilacje.
• Ansible to oprogramowanie do automatyzacji IT typu open source, które automatyzuje udostępnianie w chmurze, wdrażanie aplikacji i inne procesy IT. Buduj i udostępniaj swoją infrastrukturę, twórz unikalne przepływy pracy dla różnych przypadków użycia, rozwiązuj problemy raz i udostępniaj je zespołowi do wykorzystania w przyszłości.
• RunDeck to kolekcja zautomatyzowanych elementów runbook typu open source, która ma pomóc osobom w dostarczaniu ich zespołom gotowych odpowiedzi na żądania i incydenty ad hoc. Definiuj przepływy pracy, wysyłaj polecenia, importuj informacje i ustalaj przejrzyste harmonogramy pracy.
• Resolve.io to kolejne świetne narzędzie do automatyzacji i orkiestracji IT, które ma pomóc zautomatyzować zarówno proste zadania, jak i bardziej złożone procesy IT. Wybieraj spośród ponad 1000 gotowych automatyzacji i buduj nowe.

Świetne aplikacje do automatyzacji procesów HR

• Bamboo HR to oprogramowanie do automatyzacji HRIS, które ma pomóc w tworzeniu i wdrażaniu niestandardowych przepływów pracy HR. Zarządzaj świadczeniami i administracją płac, śledź status kandydatów do pracy, usprawnij zarządzanie wydajnością i korzystaj ze scentralizowanej bazy danych pracowników.
• Gusto to oprogramowanie do automatyzacji HR, które pomaga usprawnić administrację świadczeń, płace, podatki, onboarding i wiele więcej.
• Zenefits to oprogramowanie HR oparte na chmurze, które ma pomóc w obsłudze HR, świadczeń, procesów płacowych i innych zadań administracyjnych bez nadmiernej papierkowej roboty. Przechowuj profile pracowników i inną odpowiednią dokumentację w jednej bazie danych i uzyskuj do nich dostęp, śledź statusy kandydatów, usprawnij procesy rekrutacyjne i nie tylko.
• Documate to aplikacja do tworzenia dokumentów bez kodu, opracowana przez prawników i inżynierów, aby pomóc w tworzeniu niestandardowych formularzy internetowych i kwestionariuszy. Generuj niestandardowe szablony w wielu formatach wyjściowych, dodawaj podpisy cyfrowe i usprawniaj administrację z daleka.

Świetne aplikacje do automatyzacji obsługi klienta

• HelpDesk to minimalistyczne podejście do obsługi zgłoszeń klientów. Konwertuj wiadomości e-mail klientów bezpośrednio na bilety, twórz gotowe odpowiedzi na powtarzające się pytania, skonfiguruj automatyczne przypisywanie biletów i otrzymuj automatyczne powiadomienia za każdym razem, gdy nadejdzie nowy bilet.
• TeamSupport to pakiet obsługi klienta, który ma pomóc we wdrażaniu zaawansowanych przepływów pracy wsparcia w branży oprogramowania B2B. Stwórz portale samoobsługowe dla klientów, które działają 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, zautomatyzuj zarządzanie zgłoszeniami, współpracuj z innymi działami w celu poprawy obsługi klienta i rozmawiaj z innymi agentami pomocy technicznej bezpośrednio z aplikacji.
• Freshdesk to oprogramowanie do obsługi klienta służące do kategoryzowania, ustalania priorytetów i przypisywania zgłoszeń pomocy technicznej. Śledź i zarządzaj wszystkimi zgłoszeniami do pomocy technicznej swojego zespołu z jednej skrzynki odbiorczej, twórz i wysyłaj wstępnie sformatowane odpowiedzi na powtarzające się pytania oraz automatyzuj proces zarządzania zgłoszeniami za pomocą kilku kliknięć dzięki automatyzacji scenariuszy.
• HubSpot Service Hub to system obsługi klienta skoncentrowany na poprawie obsługi klienta poprzez czerpanie informacji z opinii klientów. Zautomatyzuj zgłoszenia i ankiety związane z procesami sprzedaży i marketingu Twojej firmy, zbieraj automatyczne ankiety na temat obsługi klienta, a następnie automatycznie śledź niezadowolonych klientów.

Podsumowanie: w razie wątpliwości zwróć się do ekspertów ds. zdalnego zarządzania

Aby prowadzić zdalną firmę i zarządzać nią, musisz najpierw zidentyfikować wyzwania związane z koncepcją zdalnego zarządzania firmą — i zastanów się, które z nich mogą mieć największy wpływ na Twój zespół i firmę.

Nawet jeśli wydaje się, że nie ma praktycznego rozwiązania problemów, które napotykasz podczas kierowania zespołem zdalnym, upewnij się, że wielu profesjonalistów ma do czynienia z podobnymi problemami związanymi z pracą zdalną. Bliższe przyjrzenie się ich doświadczeniom może pomóc w spojrzeniu na własne problemy związane ze zdalnym zarządzaniem z odpowiedniej perspektywy.

Oprócz porad ekspertów wypróbuj także aplikacje i narzędzia zaprojektowane specjalnie po to, aby usprawnić i zautomatyzować operacje biznesowe.

W ten sposób będziesz przygotowany na wszelkie wyzwania, jakie stawia przed Tobą praca zdalna.

️ Czy Twój zespół niedawno przestawił się na pracę zdalną? Może już od jakiegoś czasu zarządzasz zdalnym zespołem. Jakie wyzwania napotkałeś od czasu zmiany środowiska pracy? Daj nam znać pod adresem [email protected], a możemy uwzględnić Twoje doświadczenie w jednym z naszych przyszłych artykułów. A jeśli spodobał Ci się ten post na blogu, udostępnij go komuś, kto może uznać go za pomocny.