Jak napisać delikatny e-mail z przypomnieniem? (kroki i przykłady)

Niezależnie od dziedziny, w której pracujesz, wszystko zmierza w kierunku cyfryzacji w dzisiejszym szybko zmieniającym się zglobalizowanym świecie.

Możesz pracować w dowolnej firmie, jeśli wiąże się to z marketingiem e-mailowym w takiej czy innej formie, po prostu wiedz, że przypomnienia to coś, co musisz wziąć pod uwagę i nad czym musisz popracować.

E-mail z przypomnieniem skutecznie skieruje temat z powrotem tam, gdzie chcesz, pomoże ci skierować rozmowy w określonym kierunku, zwiększy zaangażowanie i interakcje z konsumentami oraz pomoże w budowaniu trwałych relacji biznesowych.

Chociaż koncepcja delikatnego e-maila z przypomnieniem wydaje się dość prosta, musi być dobrze zaplanowana. Rozumiemy przez to, że musi być dobrze przemyślany pod względem sposobu, w jaki jest napisany, tonu, doboru słów itp. Drobne szczegóły są bardzo ważne, ponieważ na koniec dnia e-mail z przypomnieniem ma na celu przekonać czytelników.

Czytaj dalej tego bloga, aby dowiedzieć się wszystkiego, co musisz wiedzieć o tworzeniu delikatnych wiadomości e-mail z przypomnieniem. Zebraliśmy najlepsze wskazówki, które pomogą Ci udoskonalić wiadomości e-mail z przypomnieniem.

Co to jest wiadomość e-mail z przypomnieniem i kiedy należy ją napisać?

E-mail z przypomnieniem to przyjazny e-mail wysyłany do kogoś z prośbą o podjęcie działań. Są to e-maile zawierające wiadomości, które mają określony punkt widzenia, ale nie wywołują urazy. Z natury są profesjonalni i skuteczni, ale jednocześnie przyjaźni i delikatni.

Oto jeden prosty przykład, aby było to jeszcze jaśniejsze dla Ciebie – jeśli Twój klient nie dotrzymał terminu dokonania płatności, e-mail, który wysyłasz z delikatnym przypomnieniem, a być może nawet z pytaniem, kiedy możesz spodziewać się płatności, nazywa się przypomnieniem e-mail.

Wysłanie e-maila z przypomnieniem ma dwa główne cele – po pierwsze jest to sposób na zachęcenie klientów do szybszej i uprzejmej odpowiedzi, a po drugie pomaga w przywróceniu komunikacji , która umożliwi tobie i ludziom którzy otrzymują wiadomość e-mail, aby pozostać na tej samej stronie.

Istnieje wiele sytuacji, w których delikatny e-mail z przypomnieniem jest konieczny, na przykład gdy ma nastąpić jakieś ważne wydarzenie lub kiedy coś powinno się było wydarzyć, a nie nastąpiło. Wymieniliśmy kilka kluczowych scenariuszy, w których należy wysłać wiadomość e-mail z przypomnieniem.

1. Nadchodzące ważne wydarzenia

Są tylko wydarzenia, o których nie można ryzykować, że ludzie zapomną . Dlatego wysłanie e-maila z przypomnieniem jest konieczne.

2. Opóźnienia w płatnościach

To nie do pomyślenia. Kiedy terminy płatności nie są dotrzymywane, wysłanie delikatnego przypomnienia jest koniecznością.

3. Przekroczone terminy pracy

Każda firma działa z ograniczeniami czasowymi. Potrzebne jest uprzejme przypominanie pracownikom o przekroczonych terminach pracy.

4. Oczekujące zobowiązania

Niezależnie od tego, czy chodzi o oczekujące rozmowy kwalifikacyjne , czy podania o pracę, w takich sytuacjach musisz wysłać e-mail z delikatnym przypomnieniem.

5. Utrata komunikacji

Przy napiętych harmonogramach wszystkich osób łatwo jest obiecać, że coś zrobimy, i zapomnieć o zrobieniu tego. Myślę, że wszyscy byliśmy temu winni. Tak więc wysłanie delikatnego e-maila z przypomnieniem w celu ponownego nawiązania kontaktu jest dobrym posunięciem z Twojej strony.

Teraz, gdy wiesz już trochę o e-mailach z przypomnieniami, zastanówmy się, kiedy najlepiej je wysłać!

Jaki jest właściwy czas na wysłanie e-maila z delikatnym przypomnieniem?

Określenie odpowiedniego czasu na wysłanie e-maila z przypomnieniem może być trudne. Nie chcesz wysyłać go zbyt wcześnie, ponieważ nie chcesz ryzykować, że zostaniesz apodyktyczny. Dużo też zależy od tego, o czym piszesz. Czy to osobisty przyjaciel? Chodzi o ważne wydarzenie? A może spóźniony termin pracy? Czy może to być oddzwonienie na rozmowę o pracę? Charakter tematu określi ramy czasowe.

Na przykład, jeśli nie dotrzymasz terminu pracy, możesz wysłać wiadomość e-mail z przypomnieniem w ciągu jednego dnia roboczego. Podobny scenariusz miałby miejsce, gdyby termin płatności został przekroczony, wysłanie wiadomości e-mail z przypomnieniem jeden dzień roboczy po terminie płatności jest właściwe. Jeśli ciągle to odkładasz, to osoba/osoby mogą w końcu o tym zapomnieć. A potem trudniej będzie przywrócić komunikację po dłuższym czasie.

Jeśli jednak zamierzasz śledzić coś, co nie ma określonego terminu, grzecznie jest poczekać trochę dłużej – może nawet tydzień. Zwłaszcza w przypadkach, gdy była to przysługa, zbyt wczesne wysłanie e-maila z przypomnieniem robi złe wrażenie.

W przypadku e-maili uzupełniających na rozmowy kwalifikacyjne należy pamiętać, że procesu rekrutacji w żadnej firmie nie da się przeprowadzić szybko. Zamiast spieszyć się z wysłaniem delikatnego e-maila z przypomnieniem, jeśli możesz poczekać co najmniej tydzień lub dwa (najlepiej 10-14 dni), pokazuje to twoją cierpliwość, a także szacunek dla czasu i autorytetu potencjalnego pracodawcy .

Jeśli chodzi o wydarzenie (pracowe lub osobiste), delikatne przypomnienie z 2-dniowym wyprzedzeniem daje odbiorcy wystarczająco dużo czasu na fizyczne i psychiczne przygotowanie się do wydarzenia.

Na wynos ze wszystkich przykładów, które wyjaśniliśmy, jest przedstawienie odpowiedniego przedziału czasowego, w zależności od charakteru wiadomości e-mail.

Ponieważ znasz już odpowiedni czas na wysłanie e-maila z przypomnieniem, spójrzmy, jak je napisać! Nie ma „doskonałego” delikatnego e-maila z przypomnieniem, ale oto kilka wskazówek, o których warto pamiętać, przygotowując swój e-mail.

Jak napisać e-mail z delikatnym przypomnieniem?

1. Odpowiedni temat

Będzie to pierwsza rzecz, którą odbiorca zobaczy przed otwarciem e-maila z przypomnieniem. Tak więc wybór odpowiedniego tematu ma znaczenie. Dodanie wiersza tematu zapewnia każdemu, kto otrzyma wiadomość e-mail, że nie jesteś spamerem. Zwłaszcza jeśli jest to osoba prowadząca rozmowę o pracę, a nawet sprzedawca, który nie zna Cię dobrze i niekoniecznie musi mieć Twoje dane kontaktowe.

Jeśli wiadomość e-mail z przypomnieniem dotyczy czegoś pilnego, takiego jak niedotrzymany termin pracy lub płatność, wiersze tematu, takie jak „ Wymagane działanie ” lub „ Wymagana odpowiedź ”, przykuwają uwagę i przekonują ludzi do otwarcia wiadomości e-mail z przypomnieniem. Jeśli chodzi o przypomnienie komuś o przysłudze, którą obiecał wyświadczyć, wyrażenie „kontynuacja” jest uprzejme.

2. Powitaj odbiorcę

Delikatny e-mail z przypomnieniem powinien zawsze zaczynać się od powitania odbiorcy. Przeskakiwanie od razu do przypomnienia jest niegrzeczne i może zniechęcić czytelnika. Powitanie odbiorcy natychmiast nadaje e-mailowi ​​z przypomnieniem przyjazną atmosferę i nadaje ton pozostałej części e-maila.

Chociaż podjęcie decyzji, jak powitać odbiorcę, może być trudne, nie musisz się tym stresować. Jeśli temat jest związany z pracą, to standardowe „Mr.” lub „Pani”. jest profesjonalny; jeśli jest to temat bardziej osobisty, można użyć zwrotów grzecznościowych, takich jak „Drogi”. Aby ustawić swobodny ton, możesz także użyć powitań, takich jak „Cześć” lub „Cześć”.

3. Zacznij od przyjaznej wiadomości

Po wstępnych powitaniach zawsze należy rozpocząć delikatny e-mail z przypomnieniem od przyjaznej wiadomości. Nie odchodź od tematu; najlepiej być konkretnym i odnieść się do czegoś związanego z odbiorcą. Na przykład – „Mam nadzieję, że wszystko idzie gładko w pracy” lub „Gratuluję niedawnego sukcesu…”.

Jeśli odbiorca zrobił dla Ciebie coś miłego lub obiecał wyświadczyć przysługę, możesz rozpocząć wysyłanie e-maila z przypomnieniem od podziękowania. Przykładem może być – „Dziękuję bardzo za Twój wkład…” lub „Dziękuję za Twoją propozycję…”. Jeśli nie wiesz, do kogo wysyłasz wiadomość e-mail z przypomnieniem, zagraj bezpiecznie i przywitaj się słowami „Mam nadzieję, że masz dobry dzień/tydzień” również jest w porządku.

4. Unikaj używania obwiniającego języka

Uważaj, jak piszesz i staraj się nie używać oskarżycielskich słów ani niczego, co sugeruje, że wina leży po stronie drugiej osoby. Najlepiej unikać dosłownych stwierdzeń, takich jak „Spóźniłeś się z płatnością…” lub „Przekroczyłeś termin…”, zamiast tego wybieraj stwierdzenia „Chcielibyśmy uprzejmie przypomnieć…”. Dzięki temu możesz przekazać wiadomość i nie zrzucać całej winy na odbiorcę.

5. Zrób to konkretnie

Po podaniu odpowiedniego tematu i zakończeniu pozdrowień najlepiej nie owijać w bawełnę. Bez względu na charakter treści nikt nie ma czasu ani cierpliwości na czytanie długich, rozbudowanych e-maili. Powinieneś więc przejść do sedna, nie będąc tępym.

Ostatecznym celem wiadomości e-mail z przypomnieniem jest zachęcenie do podjęcia dalszych działań. Dlatego musisz jasno powiedzieć, że wymagają one działań następczych.

Możesz to zrobić i zachować przyjazny ton, używając stwierdzeń typu – „Byłbym wdzięczny, gdybyś…” lub „Proszę dać mi znać, kiedy mogę się spodziewać…”.

6. Zachęcaj do dalszej komunikacji

E-mail z przypomnieniem powinien zachęcać do dalszej komunikacji. Po przekazaniu niezbędnej wiadomości należy dołączyć jedną lub dwie linijki, które otwierają linię komunikacyjną.

Przykładem może być użycie stwierdzeń typu „Proszę o kontakt, jeśli masz jakieś pytania…” lub „Czekam na wiadomość od Ciebie…”. Takie wypowiedzi tworzą podstawę do nawiązania serdecznych relacji i otwierają kanały dalszej komunikacji.

7. Podsumuj

Ostatnia wskazówka to nigdy nie zapomnieć o zakończeniu e-maila z przypomnieniem poprzez prawidłowe wylogowanie się. Niektóre odpowiednie słowa podpisu to – Z pozdrowieniami, Z poważaniem, Z poważaniem itp.

Następnie zakończ go swoim pełnym imieniem i nazwiskiem lub, jeśli odbiorca jest osobistym przyjacielem, możesz zakończyć go tylko swoim imieniem. Należy również pamiętać, że przed zakończeniem należy dodać dobre zdanie końcowe w stylu „Dziękuję za nadanie priorytetu tej wiadomości e-mail…” lub „Czekam na kontakt od Ciebie…” przed podpisaniem umowy.

Wiesz już, jak napisać e-maila z delikatnym przypomnieniem, ale nadal chcielibyśmy pokazać Ci kilka przykładów, które pomogą Ci zrozumieć, jak to działa! Spójrz!

Przykłady wiadomości e-mail z przypomnieniem

Oto trzy przykładowe e-maile z przypomnieniem, które przygotowaliśmy dla Ciebie:

1. Delikatny e-mail z przypomnieniem o płatności

Wiersz tematu: Nadawca: faktura (76543) Zaległa płatność

Pani Leno,

Mam nadzieję, że masz piękny tydzień.

To jest delikatne przypomnienie, że nie otrzymaliśmy jeszcze od Ciebie płatności w wysokości 200 USD za naszą fakturę (76543) z terminem płatności 15 listopada 2022 r.

Ta faktura jest teraz zaległa i staje się dla nas dość problematyczna. Jeśli możesz poinformować nas, kiedy płatność może zostać dokonana z Twojej strony, będziemy bardzo wdzięczni, ponieważ jest to dość pilna sprawa.

Z wyrazami szacunku,

Ashleya Milesa

2. E-mail z przypomnieniem o wydarzeniu

Droga Zuzanno,

To jest e-mail z delikatnym przypomnieniem o zbliżającej się premierze produktów naszej firmy, która odbędzie się 3 grudnia 2022 r. o godzinie 10:00. Nie mogę się doczekać, żeby cię tam zobaczyć. Zapraszam do kontaktu i zadawania pytań dotyczących wydarzenia.

Gorące pozdrowienia,

Annę Tucker

3. Przypomnienie o rozmowie kwalifikacyjnej

Cześć,

Uprzejmie przypominamy o rozmowie kwalifikacyjnej zaplanowanej na 5 grudnia 2022 r. w Avery Building (3 piętro, sala 3B).

Z niecierpliwością czekamy na dyskusję i sprawdzenie Twojej wiedzy oraz ocenę, czy będziesz dobrze pasować do naszej firmy.

Daj nam znać, jeśli masz jakieś pytania. Z góry dziękuję za poświęcony czas. Czekamy na rozmowę z Tobą wkrótce!

Z poważaniem,

Jaden Locke

Rekordy Avery'ego

Zanim odejdziesz, chcielibyśmy przedstawić Ci narzędzie, które pozwoli Ci stworzyć piękne, profesjonalne, interaktywne e-maile w ciągu kilku minut! Czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej!

Elink: idealne narzędzie do tworzenia wiadomości e-mail z przypomnieniami!

Elink.io to najszybszy i najłatwiejszy sposób tworzenia i wysyłania pięknie wyglądających i responsywnych e-maili w ciągu kilku minut! Jest niedrogi, łatwy w użyciu i zawiera wszystkie funkcje potrzebne do tworzenia i udostępniania wspaniałych wiadomości e-mail z przypomnieniem, które ludzie chcą klikać.

Platforma posiada ogromną kolekcję w pełni responsywnych szablonów! Możesz wybrać szablon, dodać linki do treści, które chcesz udostępnić, a elink natychmiast stworzy wspaniały, w pełni responsywny, interaktywny e-mail biznesowy!

Najlepszą częścią tych szablonów jest to, że możesz je dostosować w dowolny sposób. Oznacza to, że możesz dodawać obrazy, tekst, listy wypunktowane, listy numerowane, przyciski, ikony społecznościowe i przekładki do nagłówka i stopki wiadomości e-mail z przypomnieniem.

Delikatnie przypomnij swoim odbiorcom za pomocą pięknie spreparowanych e-maili od elink!

Zakończyć

Świetny e-mail z przypomnieniem jest zarówno skuteczny, jak i skuteczny. Spełnia zamierzony cel i robi to w życzliwy sposób.

E-maile przypominające pomagają w zapamiętywaniu przydatnych informacji i uświadamiają odbiorców o zbliżających się terminach i wydarzeniach, przy jednoczesnym zachowaniu przyjaznych relacji.

Teraz, gdy znasz już tajniki tworzenia delikatnego e-maila z przypomnieniem, pozostaje tylko zacząć szkicować. Z elink, u twojego boku, twoja praca też stała się o wiele łatwiejsza! Miłego wysyłania e-maili!

Dalsze lektury:

10 najlepszych praktyk w preheaderach e-maili, aby zwiększyć współczynniki otwarć!

Czym są edytowalne szablony biuletynów i gdzie je znaleźć?

9 najlepszych programów do wysyłania biuletynów e-mail, o których powinieneś wiedzieć w 2023 r

7 rodzajów e-maili, które musisz wysłać do swoich klientów!