Jak nagrywać rozmowy sprzedażowe: co liderzy zespołów muszą wiedzieć

Każda rozmowa sprzedażowa to szansa — szansa na naukę lub zwiększenie przychodów.

Rozmowy sprzedażowe są pełne informacji zwrotnych, kluczowych momentów ekscytacji i spostrzeżeń dla Twojego zespołu sprzedaży. Te spostrzeżenia trafiają do umysłu sprzedawcy i szybko zostają zapomniane lub znikają na karteczkach samoprzylepnych.

Jeśli Twoje narzędzia sprzedażowe nie pomogą Ci również w nagrywaniu rozmów handlowych, ryzykujesz utratą przydatnych spostrzeżeń i niewykorzystaniem limitu na ten kwartał.

Jako lider sprzedaży musisz zapisywać nagrania rozmów, aby aktualizować i ulepszać swoje działania związane z wejściem na rynek.

Czytaj dalej, aby odkryć proste metody rejestrowania interakcji sprzedażowych, najlepsze praktyki i przydatne funkcje call center umożliwiające zwiększanie przychodów.

5 sposobów nagrywania rozmów sprzedażowych

Systemy telefoniczne w chmurze oferują funkcje nagrywania rozmów, które pozwalają wybrać odpowiednie sposoby dla różnych zastosowań. Zanurz się głęboko, aby dowiedzieć się więcej o tym, kiedy z nich korzystać.

1. Automatyczne nagrywanie rozmów

Funkcja automatycznego nagrywania rozmów umożliwia członkom zespołu sprzedaży nagrywanie wszystkich rozmów bez konieczności ręcznej interwencji. Mogą to być zimne rozmowy telefoniczne, działania uzupełniające, prezentacje lub krytyczne rozmowy biznesowe.

Dzięki automatycznemu nagrywaniu każdej rozmowy przedstawiciele handlowi mogą:

• Odtwórz ponownie i usłysz ważne szczegóły udostępniane podczas połączenia.
• Uchwyć kontekst z rozmów, w których akcent potencjalnego klienta jest niejasny.
• Unikaj proszenia potencjalnych klientów o powtarzanie tych samych informacji w kolejnych rozmowach.

Nagrania te stają się później pomocne w szkoleniach, wdrażaniu nowych menedżerów ds. obsługi klienta i zapewnianiu jakości. Pomagają w zapewnieniu zgodności z prawem dla firm z branży usług finansowych, opieki zdrowotnej i telekomunikacji.

Co sprawia, że ​​te nagrania są automatyczne? Możesz włączyć tę opcję w swoim systemie telefonicznym w chmurze . Żadnych sygnałów dźwiękowych, przewodów ani kaset magnetofonowych. Po prostu zaloguj się i możesz słuchać rozmów w dowolnym momencie.

2. Nagrywanie rozmów na żądanie

Sprzedawcy mogą rozpoczynać i zatrzymywać nagrywanie określonych części rozmowy.

Możesz szanować prywatność swoich klientów i przestrzegać wymogów prawnych związanych z kluczowymi dyskusjami. Po włączeniu obie strony usłyszą komunikat „Trwa nagrywanie”.

Systemy telefoniczne umożliwiają dostosowanie tych wiadomości według własnego wyboru. Łatwą opcją jest wzmianka w przepływie połączeń, że rozmowy mogą być nagrywane w celach związanych z jakością i szkoleniami.

Sprzedawcy są lepiej przygotowani do nagrywania wartościowych rozmów niż wszystkiego. Kiedy wracasz na powtórki, jest mniej bałaganu. Możesz od razu przejść do sedna, zamiast przeglądać rozmowy w celu znalezienia tego, czego potrzebujesz.

3. Nagrywanie inicjowane przez przełożonego

Liderzy sprzedaży korzystają z nagrywania inicjowanego przez przełożonego, aby zdalnie monitorować rozmowy sprzedażowe i przekazywać informacje zwrotne.

Często nagrania te nie informują, czy rozmowa jest nagrywana, co pozwala uniknąć spekulacji klientów. Z tego powodu profesjonaliści czasami nazywają to selektywnym cichym nagrywaniem.

Oto kilka sytuacji, w których pomocne są nagrania inicjowane przez przełożonego:

• Monitorowanie wyników zespołu i pomaganie w jego doskonaleniu.
• Dostrzeganie i docenianie sprzedawców, którzy przestrzegają najlepszych praktyk podczas rozmów telefonicznych.
• Powracanie do trudnych dyskusji w celu rozwiązania ich poprzez wsparcie międzyfunkcyjne.

4. Nagrywanie rozmów konferencyjnych

Nagrywa głosy wielu osób podczas połączenia konferencyjnego.

Duże organizacje korzystają z nagrywania rozmów konferencyjnych w celu prowadzenia rejestrów priorytetów i aktualizacji różnych branż. To jak spotkanie stand-up na dużą skalę, podczas którego szefowie działów składają sprawozdania.

Firmy używają go z różnych innych powodów, w tym z następujących:

• Uchwycenie szczegółów podczas dyskusji grupowych lub sesji burzy mózgów.
• Prowadzenie dokumentacji spotkań międzywydziałowych.
• Zapewnienie dostępu do nagrania wszystkim uczestnikom po rozmowie, aby byli na tej samej stronie.

5. Nagrywanie spotkań wideo

Sprzedawcy korzystają z nagrywania spotkań wideo w branżach, w których prezentacje wizualne lub pokazy są kluczem do udanej sprzedaży. Firmy zajmujące się oprogramowaniem jako usługą polegają na nim, aby sprawdzić opinie potencjalnych klientów po rozmowie telefonicznej.

Firmy dostrzegają korzyści w kilku obszarach:

• Optymalizacja ruchu sprzedażowego dla konkretnych przypadków użycia.
• Przeglądanie rzeczywistych problemów potencjalnych klientów i angażowanie ich w odpowiednie materiały marketingowe.
• Zbieranie opinii potencjalnych klientów na temat tego, czego oczekują od Twojego produktu lub usługi.

Najlepsze praktyki dotyczące nagrywania rozmów sprzedażowych

Teraz, gdy wiesz, jak wybrać metodę nagrywania rozmów, potrzebujesz kilku najlepszych praktyk, aby skonfigurować ją pomyślnie. Poniżej znajduje się kilka praktyk, których możesz przestrzegać podczas nagrywania rozmów sprzedażowych.

Zachowaj zgodność

Zapoznaj się z przepisami lokalnymi, stanowymi i federalnymi dotyczącymi nagranych rozmów. Wiele przepisów wymaga uzyskania zgody obu stron przed rozpoczęciem nagrywania.

Przepisy te różnią się w zależności od stanu. Niektóre wymagają zgody jednej ze stron, inne zaś wymagają jej od wszystkich stron. Sprawdź, co dotyczy Twojej firmy.

️ Automatyzuj powiadomienia o nagraniach

Twoi sprzedawcy mogą ustnie zapytać potencjalnych klientów i klientów, czy mogą nagrać rozmowę. Nie jest to jednak część zasadniczej rozmowy. Potencjalni nabywcy powierzają Ci swój czas. Powinieneś szybko móc podzielić się tym, jak możesz pomóc, nie odchodząc na bok.

Systemy VoIP mogą automatycznie powiadamiać klientów na początku rozmowy, dzięki czemu można od razu skierować ich do głównego tematu dyskusji.

️ Podaj cel

Ważne jest, aby określić i szanować cel nagrania. Powiedz stronom, dlaczego nagrywasz rozmowę, i dotrzymaj obietnicy.

Niezależnie od tego, czy chodzi o szkolenie, dokumentację prawną, czy zapewnienie jakości, dodaj to do powiadomienia o nagraniu lub zaznacz to ustnie, jeśli nie możesz go dołączyć.

Dbaj o bezpieczeństwo nagrań

Chroń dane klientów jak swoje własne. Chroń nagrywanie rozmów i transkrypcje przed zagrożeniami bezpieczeństwa wpływającymi na poufność. Możesz zastosować kontrolę dostępu opartą na rolach, aby mieć pewność, że tylko upoważnione osoby lub systemy będą miały dostęp do konwersacji sprzedażowych.

Oprogramowanie do zarządzania tożsamością i dostępem pozwoli Ci skonfigurować te środki bezpieczeństwa, chroniąc nagrania przed zagrożeniami wewnętrznymi i zewnętrznymi.

Przejrzyj nagrane rozmowy

Nagrania rozmów zapewniają Twojemu zespołowi analizę rozmów, która może podnieść wskaźniki sprzedaży na wyższy poziom. Możesz zobaczyć, dlaczego dane konto zamieniło się w transakcję lub zostało odrzucone. Dzięki tym informacjom możesz szkolić ludzi i oferować wskazówki sprzedażowe, dzięki którym mogą się udoskonalać.

Regularne przeglądanie tych nagrań zapewnia spójny przepływ możliwości dla zespołów sprzedaży, marketingu i produktów oraz innych funkcji biznesowych. Marketing otrzymuje wskazówkę, jakie zasoby mogą stworzyć, a zespoły produktowe uzyskują rzeczywiste opinie klientów, aby zaplanować przyszłe sprinty.

Szanuj preferencje klientów

Jeśli klient nie chce być nagrywany, nie nagrywaj. Należy jednak mieć proces rozpatrywania zastrzeżeń, tak aby normalne przepływy pracy nie tworzyły przeszkody uniemożliwiającej klientom uzyskanie możliwie najlepszego doświadczenia.

Coaching sprzedażowy pomaga Twojemu zespołowi odnaleźć się w takich sytuacjach, zwiększając jego ogólną wydajność.

Alternatywy dla nagrywania rozmów

Istnieje kilka alternatyw dla nagrywania rozmów telefonicznych. Na podstawie przypadku użycia możesz zdecydować, co będzie pasować do danej sytuacji.

1) Monitorowanie połączeń na żywo

Przełożeni mogą podsłuchiwać połączenia przychodzące i wychodzące, korzystając z funkcji monitorowania połączeń. Sprzedawcy i klienci mogą być tego świadomi lub nie. Liderzy sprzedaży korzystają z tej funkcji w celu zapewnienia jakości w czasie rzeczywistym. Motywuje handlowców do stosowania najlepszych praktyk sprzedażowych.

Jeśli połączenia zostaną przerwane, możesz zapewnić wskazówki w czasie rzeczywistym, aby utrzymać jakość połączeń zgodną ze standardami firmy.

Oto kilka znaczących korzyści z monitorowania połączeń na żywo:

• Poprawia komunikację z klientami: menedżerowie słuchają rozmów i natychmiast przekazują informacje zwrotne, zachęcając swoje zespoły do ​​dopasowywania ustalonych standardów jakości i motywując agentów do osiągania najlepszych wyników.
• Zmniejsza koszty okresowych szkoleń: w miarę jak pracownicy uczą się w miejscu pracy, koszty szkoleń zmniejszają się.
• Ujawnia problemy w czasie rzeczywistym: Monitorowanie połączeń odkrywa problemy uniemożliwiające sprzedawcom skuteczne angażowanie potencjalnych klientów. Menedżer sprzedaży może w odpowiednim czasie zapewnić wskazówki lub interwencje, korzystając z usługi Barge-in.

2) Wtargnięcie

Funkcja wtrącenia umożliwia menedżerom sprzedaży dołączenie do rozmowy. Mogą rozmawiać ze wszystkimi stronami zaangażowanymi w dyskusję, aby pomóc w skomplikowanej sprzedaży. Jeśli połączenie nie przebiega zgodnie z planem, możesz to naprawić poprzez interwencję.

Poniżej znajdują się niektóre z jego znaczących zalet:

• Zapewnia bezpośrednią informację zwrotną: Uzyskaj informację zwrotną na temat jakości obsługi i ogólnego zadowolenia z pomocy sprzedawcy.
• Zwiększa pewność siebie dzięki współpracy: sprzedawcy mają pewność, że otrzymają pomoc, gdy będą w potrzebie. Wtrącanie się pozwala współpracować z nimi jako lider, pokazując, że zależy Ci na liczbach, ale jesteś gotowy do włączenia się i radzenia sobie z nimi w trudnych sytuacjach.
• Przyspiesza proces sprzedaży: jeśli sprzedawcy potrzebują wsparcia inżynierów w sprawie konkretnego dostosowania, mogą dodać ich do tej samej rozmowy, aby przedstawić sugestie. Zmniejsza to liczbę operacji tam i z powrotem oraz przyspiesza proces.

3) Ankiety po rozmowie telefonicznej

W ankiecie po rozmowie telefonicznej klienci otrzymują telefon od firmy zaraz po rozmowie z przedstawicielem handlowym.

Odbierają i słyszą: „Dziękujemy za rozmowę z XYZ. Jak bardzo jesteś zadowolony z połączenia w skali od jednego do pięciu? Pięć osób jest bardzo zadowolonych.” Wciskają numer na telefonie i przekazują informację zwrotną.

Niektóre firmy przeprowadzają te ankiety na telefon, inne wysyłają wiadomość tekstową z linkiem umożliwiającym przesłanie opinii.

Ankieta po rozmowie telefonicznej niesie ze sobą wiele korzyści dla firm, które ją wdrażają, m.in.:

• Zwiększa zaufanie klientów: pokazuje klientom, że ich opinie są cenione i brane pod uwagę.
• Pomoc w szkoleniu pracowników: Informacje zwrotne pomagają w ulepszaniu programów szkoleniowych.
• Konfiguracja jest szybka i łatwa: ankieta przeprowadzana po rozmowie telefonicznej jest zazwyczaj łatwa do wdrożenia i wykonania.

4) Oddzwonienia menedżera sprzedaży

Są to działania następcze kierowane do klienta przez menedżera sprzedaży po interakcji sprzedażowej. Możesz je wykonać, aby zrozumieć doświadczenia klienta i rozwiązać nierozwiązane problemy lub wątpliwości.

Połączenia zwrotne menedżera sprzedaży wiążą się z kilkoma korzyściami, w tym:

• Zwiększa zadowolenie klientów: Kupujący widzą, że cenisz ich problemy i opinie, gdy ustanawiasz dodatkową warstwę zapewnienia jakości i nadzoru.
• Wykazuje odpowiedzialność: Pokazujesz, że Twoja firma bierze odpowiedzialność za rozwiązywanie problemów, jeśli sprzedawca nie potrafi sobie z nimi skutecznie poradzić.
• Zwiększa możliwości sprzedaży: podczas tych rozmów menedżerowie mogą identyfikować dodatkowe możliwości sprzedaży i wykorzystywać je.

Centra kontaktowe upraszczają nagrywanie rozmów dla zespołów sprzedaży

Centra kontaktowe oparte na chmurze zapewniają skalowalność i elastyczność chmury organizacjom sprzedażowym, umożliwiając wykonywanie, nagrywanie, rejestrowanie i analizowanie rozmów telefonicznych na dużą skalę. Oto krótki przegląd, który pomoże Ci szybko zapoznać się z centrami kontaktowymi w chmurze.

Zwiększa wydajność

Systemy telefoniczne VoIP umożliwiają nagrywanie rozmów i zapisywanie ich, aby w razie potrzeby mieć do nich łatwy dostęp. Możesz uniknąć kłopotów z szukaniem notatek lub znajdowaniem fragmentów konwersacji wysłanych do menedżera.

Daje Ci kontekst, jaki chcesz, w wybranym przez Ciebie momencie. Ale oczywiście tylko wtedy, gdy masz pozwolenie na dostęp do nagrań.

Oto jak zwiększa wydajność:

• Szybko się dostosowuje: rozwijające się zespoły radzą sobie ze zmienną liczbą połączeń. Systemy VoIP można łatwo skalować w górę i w dół w zależności od potrzeb, bez konieczności podnoszenia ciężkich przedmiotów w celu budowania infrastruktury fizycznej.
• Usprawnia szkolenie: pomaga szkolić przedstawicieli handlowych na prawdziwych przykładach, pozwalając im szybko awansować i nabrać tempa w swoich rolach.
• Sprawia, że ​​podejmowanie decyzji opiera się na danych: prawdopodobieństwo powtórzeń procesu sprzedaży jest mniejsze, jeśli skonfigurujesz go z tym, co najlepiej sprawdza się dla klientów.
• Łatwo łączy się z istniejącymi systemami biznesowymi: systemy telefoniczne VoIP, takie jak Nextiva, oferują integrację umożliwiającą połączenie z istniejącymi systemami CRM i innymi systemami.

Zapewnia lepsze doświadczenia klientów

Systemy VoIP umożliwiają łączenie nagrywania rozmów z innymi alternatywami i dodatkami, takimi jak monitorowanie rozmów na żywo lub ankiety po rozmowie. Poprawia to satysfakcję klientów , ponieważ możesz zapewnić pomoc w czasie rzeczywistym i wdrażać opinie klientów w miarę ich pojawiania się.

Czynniki te odgrywają kluczową rolę w poprawie jakości obsługi klienta:

• Optymalizuj taktykę sprzedaży: Możesz dostosować strategie sprzedaży w oparciu o opinie klientów, aby lepiej odpowiadać ich potrzebom.
• Szybciej rozwiązuj problemy: nagrywanie rozmów VoIP zapewnia kontekst dotyczący problemu, umożliwiając zespołom wsparcia włączenie się i rozwiązanie go.
• Utrzymuj stałą jakość komunikacji: nagrania rozmów pomagają menedżerom szkolić cały zespół. Pozwala każdemu radzić sobie z sytuacjami w ten sam sposób.

Zmniejsza wydatki i zwiększa bezpieczeństwo

Dzięki systemowi telefonicznemu VoIP nagrywającemu rozmowy nie inwestujesz znacznych środków w budowę infrastruktury fizycznej. Zmniejsza to początkowe wydatki związane z wdrażaniem tradycyjnych systemów.

Co więcej, bezpieczeństwo VoIP ściśle wymusza szyfrowanie połączeń i inne środki w celu zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji biznesowej przed zagrożeniami.

Oto kilka innych korzyści, które stanowią mocny argument za systemami telefonicznymi VoIP:

• Aktualizacje automatyczne: dostawcy rozwiązań VoIP zajmują się aktualizacjami i łataniem systemu w celu ochrony przed lukami w zabezpieczeniach.
• Zmniejsza wydatki na konserwację: Koszty konserwacji zmniejszają się, ponieważ nie dodajesz nowych linii w miarę skalowania.
• Utrzymuje niezawodność i bezpieczeństwo danych: systemy telefoniczne VoIP, takie jak Nextiva, oferują czas sprawności na poziomie 99,999%, dzięki czemu Twoje telefony działają 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, 365 dni w tygodniu. Ci dostawcy rozwiązań przeprowadzają rygorystyczne testy penetracyjne w celu zlokalizowania luk w zabezpieczeniach i przyjęcia strategii ograniczania oszustw.

Oferuje globalny zasięg

Usługi VoIP oparte na chmurze zapewniają firmom globalny zasięg. Możesz dzwonić przez Internet do każdego, gdziekolwiek, bez wysokich kosztów. Podobnie klienci za granicą mogą dzwonić do Ciebie po stawkach lokalnych, dzięki czemu Twoja firma będzie bardziej dostępna na poziomie globalnym.

Oto kilka powodów, dla których warto rozważyć VoIP, jeśli prowadzisz działalność międzynarodową:

• Mniejsze wydatki na połączenia: dzięki VoIP połączenia międzynarodowe odbywają się przez Internet, a nagrania można łatwo zapisywać. Nie wymaga płacenia opłat za połączenia międzynarodowe.
• Otwiera rynek globalny: wykonywanie połączeń telefonicznych lub nagrywanie nie powinno ograniczać Cię do rynku lokalnego. Wykorzystaj funkcje VoIP, aby wykonywać połączenia międzynarodowe i przyciągać klientów na całym świecie.

Nagrywanie staje się proste dzięki Nextiva

Narzędzia do nagrywania rozmów handlowych dostarczają wiedzy potrzebnej do sfinalizowania większej liczby transakcji. Dzwoniąc do potencjalnych klientów przez telefon lub organizując prezentację wideo, wykorzystuj nagrania rozmów, aby udoskonalić przepływ pracy w sprzedaży dzięki cennym spostrzeżeniom.

Centrum obsługi telefonicznej firmy Nextiva w chmurze rejestruje takie rozmowy sprzedażowe. Ułatwia analizę i usprawnia zarządzanie wynikami sprzedaży. Korzystanie z trasy w chmurze jest tańsze, bezpieczniejsze i, co najważniejsze, łatwiejsze do dostosowania do potrzeb Twojego zespołu.

Zapewnia niezawodność i bezpieczeństwo klasy korporacyjnej w połączeniu z dużą elastycznością w obsłudze połączeń z NextivaONE .