Jak Reboot Online wykorzystuje Clockify w celu zwiększenia produktywności

Co definiuje firmę odnoszącą sukcesy? Czy to zaangażowanie w rzemiosło ostatecznie prowadzi do zysków? A może to lata lojalności i zadowolenia klientów?

Odpowiedź zawsze zależy od osoby, którą pytasz. Jednak wspólnym mianownikiem zawsze będzie jakość pracy — niestrudzony wysiłek w dążeniu do osiągnięcia swoich celów przy zachowaniu najwyższej jakości zawsze będzie przemawiał do płacących klientów.

Mieliśmy przyjemność porozmawiać z Oliverem Sissonsem, jednym z przedstawicieli Reboot Online, firmy SEO, której pozycja została zbudowana na ciężkiej pracy i dostarczaniu wyników. Pracownicy Reboot są również dumnymi użytkownikami Clockify, dlatego postanowiliśmy połączyć to, co najlepsze z obu światów i podzielić się wyjątkową historią o sukcesie i zarządzaniu czasem.

Poruszyliśmy wiele tematów, a te, które prawdopodobnie zainteresują Cię najbardziej, to:

• Czym jest Reboot Online i jaki jest sekret ich sukcesu?
• Jak opanować sztukę zarządzania czasem i planowania?
• W jaki sposób Clockify pomaga Reboot Online zarządzać napiętymi harmonogramami?

Zagłębmy się w szczegóły i posłuchajmy więcej na ten temat od Olivera, eksperta w dziedzinie SEO.

Reboot Online: Idea i misja stojąca za firmą

Aby zrozumieć całą historię sukcesu firmy SEO Reboot Online, będziemy musieli cofnąć się i wrócić do korzeni.

Dlatego zadzwoniliśmy do Olivera Sissonsa, ich szefa i dyrektora ds. SEO, aby pomógł wypełnić luki.

Początki Reboot Online: praktyki i metody

Reboot Online to cyfrowa agencja SEO, która specjalizuje się w łączeniu tradycyjnych technik PR z nowoczesnymi praktykami SEO w celu wspierania firm w zakresie:

• Świadomość marki,
• Widoczność,
• Rankingi Google i
• Obecność w mediach społecznościowych.

Są obecni w okolicy od ponad dekady. Po pierwsze, Reboot Online rozpoczęło się od wielu technicznych prac SEO. Następnie po drodze wprowadzili do swojego repertuaru cyfrowy PR, treści i media społecznościowe.

Jednak pomimo wszechstronnej ścieżki ludzie stojący za Reboot Online zbudowali swoją dogłębną wiedzę na solidnych technicznych podstawach SEO — które często określa się mianem „pracy detektywistycznej”:

„Dużo odzyskiwaliśmy kary Google – pomagaliśmy klientom, którzy zostali ukarani i wypadli z rankingów – odzyskać siły. Podczas naszych audytów często zauważaliśmy, że awarie wynikały z tworzenia złych linków do linków zwrotnych prowadzących do witryn klientów”.

Pojawiła się więc szansa — zaoferuj usługi link-buildingowe w pakiecie i pomóż firmom, zanim pojawi się problem. Tak więc firma zaczęła się rozwijać i zanim się zorientowałeś, ich pakiet łączył wiele usług:

„Dużą częścią ewolucji było pojawienie się w prasie głównego nurtu, gazetach i organizacjach branżowych. Dlatego zaczęliśmy zajmować się PR cyfrowym, a ostatnio faktycznie zaczęliśmy zajmować się PR w mediach płatnych i PR tradycyjnym, a także poszerzać usługi, które oferujemy potrzebującym klientom.”

Ewolucja Reboot Online: droga do doskonałości SEO

Sukcesu nie można osiągnąć po prostu wykonując pracę. Aby odnieść sukces, musisz poprawnie wykonać swoją pracę. Założenie to może wydawać się proste, ale nie każda agencja SEO dąży do perfekcji w swojej pracy.

Z drugiej strony Reboot Online szczyci się ciągłym rozwojem i znajdowaniem sposobów na ulepszenie swojej pracy. Udało im się zdywersyfikować swoją działalność biznesową, wdrażając różne strategie i zatrudniając ekspertów z wielu różnych dziedzin – od ekspertów ds. Marketingu po praktyków prawa, aby zaspokoić potrzeby swoich klientów.

Jeśli chodzi o samą pracę, Oliver zauważa dalej, że aby odnieść sukces w SEO, musisz nauczyć się delegować i przyjąć nastawienie oparte na danych:

„Myślę, że kluczem do sukcesu na tym polu jest posiadanie na czele kogoś, kto jest wystarczająco zorganizowany, aby właściwie delegować zadania i dotrzymywać terminów — śledzić, gdzie ucieka czas, jak ludzie wchodzą w interakcję z klientami i czy się ze sobą kontaktują wystarczającą bazę i rodzaj dyskusji z klientami zgodnie z potrzebami.

Ponieważ SEO zazwyczaj sprowadza się do analizowania liczb i zagłębiania się w złożone analizy, naturalne jest, że Oliver wierzy, że liczby mogą również opowiedzieć szerszą historię sukcesu:

„Mamy wewnętrzny zespół ds. danych, który lubi znajdować unikalne zestawy danych dla naszych klientów, ale także wewnętrznie. Pomagają zbadać, na ile jesteśmy produktywni, i zalecają sposoby usprawnienia naszych codziennych działań.

Jak opanować sztukę zarządzania czasem i planowania?

Skoro już byliśmy przy temacie produktywności i terminowości, naturalnie zastanawialiśmy się, czy istnieje sekret opanowania zarządzania czasem w obszarze SEO. W końcu wydaje się, że Reboot zawsze znajduje sposób na połączenie kreatywności i celu, zachowując jednocześnie wszystko na standardowym poziomie.

Oliver wierzy, że odpowiedzią prawdopodobnie jest efektywne przydzielanie czasu i odpowiednie poświęcenie swoim klientom:

„Kiedy zaczęliśmy się rozwijać, odkryliśmy, że nie można zwracać tak dużej uwagi na to, jak wszyscy (w firmie) spędzają czas. Zaczęliśmy szukać sposobów, w jakie moglibyśmy to ulepszyć. W naszym zespole było kilku ludzi zorientowanych na dane, którzy mieli mnóstwo pomysłów na to, jak możemy ulepszyć pewne rzeczy i nadal zwiększać ich wydajność”.

Oprócz kwestii wewnętrznych Oliver zauważył również, że umiejętność zarządzania czasem jest konieczna również w pracy z klientami:

„Musisz wziąć pod uwagę, ile czasu możesz zaoferować każdemu klientowi i upewnić się, że dotrzymujesz obietnicy, ale musisz też uważać, aby nie posunęła się ona za daleko i nie wydała zbyt dużo czasu u dowolnego klienta.”

Krótko mówiąc – ta podróż ostatecznie doprowadziła do przetestowania oprogramowania do śledzenia czasu pracy w celu zwiększenia produktywności.

Odkrycie Clockify: przeniesienie produktywności na wyższy poziom

Jak wspomniano wcześniej, Oliver i jego współpracownicy mieli trudności z śledzeniem wszystkiego i wszystkich, zwłaszcza gdy pracowali nad dużymi klientami. Konieczność zarządzania swoim czasem i zadaniami była oczywista, dlatego uciekali się do ręcznego śledzenia czasu:

„Na początku radziliśmy sobie nieźle, bo nie było nas zbyt wielu. Możesz rozmawiać ze wszystkimi i pozostać w kontakcie. Kiedy już się rozwinęliśmy, eksperymentowaliśmy z ręcznymi arkuszami czasu pracy i plikami Excel, ale nie wyszło. Właśnie wtedy zdecydowaliśmy się przejść na Clockify.”

Tak rozpoczęła się ich podróż i szybko zaczęli zauważać zmiany w swoich codziennych czynnościach.

Funkcje Clockify, które najbardziej podobają się zespołowi Reboot

Zaletą była intuicyjność Clockify, jak to ujął Oliver. Nie trzeba było nikogo uczyć funkcjonalności i funkcji Clockify – wszystko było proste, odpowiednio wyświetlone i gotowe do użycia:

„Masz przyzwoity zespół i nie każdy będzie chciał nauczyć się obsługi bardziej zaawansowanego oprogramowania. Dlatego ważne było posiadanie narzędzia, do którego ludzie mogą po prostu wskoczyć i zacząć z niego korzystać, i tak było w przypadku Clockify”.

Zobaczmy, z jakich funkcji Clockify Oliver i jego zespół korzystają najczęściej.

Funkcja nr 1: Raporty podsumowujące

Oliver zauważył, że liczby dostarczone przez Clockify w raportach podsumowujących okazały się korzystne dla ich pracy z klientami. Możliwość eksportowania danych i prezentowania wyników swojemu zespołowi i klientom była kluczowa dla zapewnienia klientom świetnych ofert:

„Powiedziałbym, że pomogło nam to również w zwiększeniu liczby kont klientów. Jesteśmy w stanie wykazać, ile czasu poświęcamy na świadczenie naszych usług.”

Co więcej, Oliver zwrócił uwagę, że raporty podsumowujące Clockify w dużym stopniu pokazują potrzebę dodatkowej siły roboczej podczas pracy nad projektami:

„Możesz na przykład pokazać, dlaczego potrzebujemy więcej godzin, aby włożyć więcej energii i zasobów w kampanię klienta. Dlatego okazało się to pomocne, jeśli chodzi o rozwój biznesu, co było nieoczekiwane, ponieważ uważaliśmy, że Clockify będzie przydatny tylko do użytku wewnętrznego”.

Funkcja nr 2: Timer Pomodoro

Oliver zauważył również, że korzystanie z timera Pomodoro — techniki zarządzania czasem opartej na okresach skupionej pracy, podzielonych następnie na pięciominutowe przerwy — okazało się doskonałym antidotum na wypalenie zawodowe.

Tak naprawdę szybko zdał sobie sprawę, że robienie małych przerw w ciągu dnia, zwłaszcza w najbardziej krytycznych momentach, pomaga wykonywać pracę bez dodatkowego stresu.

„Wiele osób mówiło o tym, jak przydatna jest możliwość ustalenia mniejszych odstępów czasu na wykonanie niektórych zadań, a potem cofnięcia się o krok i zrobienia sobie małej przerwy w ciągu dnia”.

Cecha nr 3: Integracje

Ponadto twierdzi, że integracje Clockify z Chrome i Trello były świetnym bonusem, ponieważ w tamtym czasie korzystały z obu programów.

„Fakt, że mogliśmy zintegrować się bezpośrednio z narzędziami do zarządzania projektami, był również niezwykle przydatny i wygodny, ponieważ oznaczał, że nie musieliśmy dublować przeciągania danych między jednym narzędziem a drugim”.

Jak Clockify pomógł w wypaleniu bojowym Reboot Online

Mówiąc o zarządzaniu czasem, Oliver poruszył temat wypalenia zawodowego i tego, jak powszechne jest ono w tej dziedzinie.

„Wypalenie zawodowe to prawdziwy problem — jeśli spędzasz zbyt dużo czasu pracując nad kontami klientów, może to prowadzić do stresu i przepracowania — jesteś zmęczony, nie jesteś aż tak kreatywny, co jest dużym problemem, jeśli jesteś agencja kreatywna.”

Jednak korzystanie z modułu do śledzenia czasu pomogło pracownikom Reboot Online osiągnąć zdrowszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i ostatecznie zauważyć spadek poziomu stresu:

„Odkryłem więc, że bilansując ilość czasu, jaki spędzamy z danym klientem, możemy zapewnić naszemu zespołowi pewne wytyczne dotyczące tego, jak długo powinien spędzać czas z danym klientem. Nie mają już takiego problemu. Zatem jakość życia pracowników Reboot wzrosła dramatycznie.”

Komu Reboot Online poleciłby Clockify i dlaczego?

Pod koniec wywiadu Oliver podzielił się kilkoma przemyśleniami na temat Clockify w ogóle — uważa, że ​​Clockify jest szczególnie przydatny dla agencji SEO:

„Z pewnością poleciłbym Clockify przede wszystkim agencjom SEO. Każdy zespół agencji, który chce dostarczać swoim klientom bardziej szczegółowe raporty i zapewnić im rentowność pracy oraz poprawić produktywność, odniesie korzyści z korzystania z Clockify.

Jednak mimo że SEO to jego dziedzina, zauważył, że wartość Clockify wykracza daleko poza pracę jakiejkolwiek agencji SEO:

„Naprawdę jednak każdy, kto ma trudności z zarządzaniem obciążeniem pracą lub chce zwiększyć swoją wydajność i efektywność, powinien zainteresować się Clockify. Jesteśmy teraz zespołem składającym się z ponad 75 osób i widzieliśmy, że Clockify ma pozytywny wpływ na ludzi w każdym dziale, od naszych zespołów zajmujących się tworzeniem stron internetowych i danymi, po projekty graficzne i HR.

Podsumowanie końcowe: Clockify pomogło połączyć ludzi z różnych zespołów

Na koniec Oliver wyraził dodatkowe słowa pochwały dla Clockify — ponieważ narzędzie to pomogło w planowaniu i łączeniu osób z różnych zespołów.

Mianowicie, konta niektórych klientów wymagają wspólnej pracy różnych ekspertów i zespołów, co jest niezbędne do wykonania zadania.

„Wszystkie te różne zespoły, które spędzały czas na koncie, nie zawsze koordynowały działania i nie wiedziały, ile czasu spędzono na określonych zadaniach. W zasadzie nie byli w stanie uwzględnić wykonanej pracy w swoich rachunkach, co było ogromnym problemem”.

Ponadto często brakowało koordynacji zespołu ze względu na złą komunikację i brak wiedzy, ile czasu poświęcono na dane zadanie, czyli do czasu, aż zaczęli używać Clockify:

„Dzięki narzędziu takiemu jak Clockify możemy więc zobaczyć, na co poświęcają czas inne osoby między zespołami, i możemy na przykład zgłosić, ile zespół ds. danych wydał na klienta w danym miesiącu. Następnie moglibyśmy przekazać to zespołowi ds. treści, wiesz, dostroić lub zmniejszyć ilość czasu spędzanego po tej stronie, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Wniosek: śledzenie czasu ma zalety wykraczające poza rejestrowanie czasu

W wywiadzie z nami Oliver poruszył wiele tematów, ale jeden punkt, który oddaje całe doświadczenie, jest następujący — śledzenie czasu w dużym stopniu zapewnia sukces.

Prosta czynność śledzenia czasu nie daje wiele, jeśli spojrzeć na nią z punktu widzenia danych lub prostego licznika czasu. Jeśli weźmiemy za przykład Reboot Online, wartość śledzenia czasu dla nich polega na sposobie wykorzystania i analizy zebranych danych — tylko wtedy można poczuć prawdziwą wartość śledzenia czasu.

️ Chcesz podzielić się z nami swoją historią śledzenia czasu? Napisz nam, jak Clockify wpływa na Twoje codzienne życie, pisząc na adres [email protected], a być może uwzględnimy to w przyszłych postach na blogu. Udostępnij także ten artykuł komuś, komu może się przydać.