Jak Rachael McDiarmid wykorzystuje Clockify do śledzenia czasu i fakturowania

To ekscytujące mieć w końcu w rękach książkę, którą tak długo chciałeś przeczytać — ale czy zastanawiałeś się kiedyś, przez ile etapów przeszła ta książka, zanim dostałeś ją w swoje ręce?

Od procesu pisania, po dystrybucję i wysyłkę, zanim czytelnik będzie mógł cieszyć się samą książką, mija długa podróż. Przynajmniej tak było, zanim publikacje cyfrowe zaczęły przejmować tradycyjne media drukowane.

Chociaż branża wydawnicza stale się zmienia (co może stanowić wyzwanie dla osób, które w niej pracują), dyrektor RM Marketing Services, Rachael McDiarmid, uważa ją za dość ekscytującą. Tak naprawdę główną rzeczą w jej pracy, z którą miała problemy, było śledzenie czasu, jaki spędzała na zadaniach i projektach .

Natknęliśmy się na Rachael na LinkedIn, gdzie wspomniała, jak Clockify pomaga jej między innymi śledzić czas pracy z klientami i tworzyć faktury dla swoich klientów.

Skontaktowaliśmy się więc z nią, aby omówić:

• Jak rozpoczęła pracę w branży wydawniczej,
• Dlaczego zdecydowała się założyć własną firmę i
• Jak używa Clockify, aby ułatwić sobie pracę.

Bez zbędnych ceregieli, zagłębimy się!

Kariera Rachael McDiarmid: Zbieranie wiedzy i zakładanie własnego biznesu

Przed założeniem własnej firmy Rachael McDiarmid pracowała na kilku różnych stanowiskach – od sprzedaży i marketingu po stanowiska kierownicze. Po drodze zdecydowała się specjalizować w outsourcingu, doradztwie i coachingu dla autorów, wydawców książek i dystrybutorów.

Z rozmowy z Rachael dowiedzieliśmy się, że jej droga do założenia własnej firmy — RM Marketing Services — była stosunkowo długa, ale różnorodna i przyjemna. A wszystko zaczęło się w Pergamon Press, gdzie nauczyła się wiele o sile marketingu bezpośredniego i niszowego.

Początki Rachael: Rozpoczęcie kariery w branży wydawniczej

Rachael działa w branży księgarskiej od 1990 roku, rozpoczynając karierę w Pergamon Press, gdzie zajmowała się głównie zasobami edukacyjnymi i naukowymi. Uwielbiała swoje codzienne zadania i do dziś znana jest z zamiłowania do „ wszystkich rzeczy akademickich ”, jak to kiedyś określiła.

Od czasów Pergamon Press Rachael zaczęła budować swoją karierę wydawniczą i pracowała na różnych stanowiskach:

„W branży wydawniczej pracuję od ponad trzydziestu lat. Zacząłem głównie od stanowisk związanych z produktami i marketingiem, a następnie przeszedłem do kierownictwa.

Chociaż RachaeI zajmowała się głównie wydawnictwami akademickimi i profesjonalnymi, zdobyła także szerokie doświadczenie w zaopatrywaniu bibliotek i dystrybucji książek, współpracując z setkami dostawców i tysiącami wydawców, zarówno lokalnie, jak i za granicą.

Przez ponad 10 lat Rachael zarządzała firmą dystrybucyjną obejmującą około 100 drukarni dla handlu książkami ANZ (Australia i Nowa Zelandia). Ściśle współpracowała także z Blackwell, YBP i Baker & Taylor.

Pracując na wyższym szczeblu kierowniczym, Rachael zaczęła myśleć o tym, jak dalej rozwijać swoją karierę i przyszła jej do głowy myśl – może powinna założyć własną firmę.

Jak zrodził się pomysł założenia RM Marketing Services

Chociaż Rachael spędziła trochę czasu zastanawiając się nad kolejnym krokiem w swojej karierze, nie była do końca pewna, w którym kierunku pójść.

Biorąc pod uwagę, że zebrała całą tę wiedzę i osiągnęła etap w swojej karierze, na którym nie było podobnych zawodów w branży, które mogłaby wypróbować, poczuła, że ​​utknęła.

Na szczęście dostała właściwą radę we właściwym momencie:

„Właściwie muszę podziękować wspaniałemu człowiekowi, który był dyrektorem zarządzającym jednej z dużych firm tutaj. Powiedział mi: „Jesteś osobą, która ma najwięcej kontaktów w branży. Dlaczego nie sprawisz, że Twoja sieć będzie działać dla Ciebie?”

Właśnie wtedy zdała sobie sprawę, czego brakuje branży wydawniczej — firmy zapewniającej rozwiązania outsourcingowe i usługi doradcze dla autorów, wydawców, dystrybutorów i sprzedawców bibliotek. Innymi słowy, pomyślała o firmie, która jest przeznaczona dla praktycznie każdego w branży wydawniczej, który potrzebuje pomocy w sprzedaży, marketingu i dystrybucji.

I była idealną osobą do rozpoczęcia takiego biznesu.

Chciała wykorzystać swoje kontakty i doświadczenie, aby pomóc innym osiągnąć swoje cele — czy to świadcząc usługi coachingowe dla autorów, którzy nie radzą sobie z marketingiem cyfrowym, czy też outsourcing dla wydawców i dystrybutorów książek.

„W dzisiejszych czasach, szczególnie w przypadku marketingu cyfrowego, są autorzy, którzy są naprawdę doświadczeni, i autorzy, którzy tego nie robią, i potrzebują pomocy przy stronach internetowych i mediach społecznościowych, a nawet przy biuletynach i reklamach. Dlatego szkolę ich i szkolę, aby robili to, co powinni.

Chociaż Rachael mieszka w Australii, obecnie działa globalnie i ma klientów z całego świata:

„Jestem w branży już tak długo i zdobyłem taką wiedzę. Wiesz, miło jest mieć wielu różnych klientów i wykonywać mnóstwo różnej pracy.

Śledzenie czasu w Clockify: przełom w życiu zawodowym Rachael

Ponieważ współpracuje z wieloma osobami i świadczy wiele różnych usług, Rachael potrzebowała łatwego sposobu śledzenia czasu spędzanego na zadaniach i projektach, aby móc wystawiać faktury swoim klientom.

Początkowo Rachael rejestrowała godziny spędzone na pracy z klientem, korzystając z kalendarza i programu Excel. Jednak po chwili zdała sobie sprawę, że sposób, w jaki śledziła swój czas, nie był ani praktyczny, ani wystarczająco szybki. Wtedy zaczęła szukać bardziej wydajnego rozwiązania — na przykład aplikacji do śledzenia czasu.

Jak Rachael dowiedziała się o Clockify

Mając nadzieję, że znajdzie aplikację odpowiednią do swoich potrzeb, Rachael weszła do Internetu i zaczęła czytać podsumowania i wpisy na blogu na temat najlepszych aplikacji do śledzenia czasu. Właśnie wtedy pojawił się Clockify.

„Potrzebowałem czegoś, co pomogłoby mi śledzić czas spędzony na pracy z klientem. Zacząłem więc najpierw korzystać z bezpłatnej wersji, aby móc eksportować te informacje i raportować moim klientom, a później wystawiać im faktury”.

Tworząc raporty w Clockify, Rachael mogła dzielić się ze swoimi klientami wszystkimi ważnymi informacjami związanymi z projektami, w tym czasem spędzonym nad każdym projektem lub zadaniem oraz poniesionymi kosztami.

Co skłoniło Rachael do pozostania przy Clockify

Biorąc pod uwagę wszystkie funkcje Clockify udostępniane z biegiem czasu, Rachael chciała wypróbować niektóre przydatne dodatkowe opcje – takie jak zaokrąglanie czasu i śledzenie budżetu projektu – więc zaktualizowała się do wersji płatnej.

Zaokrąglanie czasu w Clockify pomaga Rachael zachować ład i porządek w raportach, zaokrąglając wpisy dotyczące czasu w górę lub w dół do najbliższych minut lub godzin.

Oprócz zaokrąglania czasu Rachael uwielbia możliwość śledzenia budżetu każdego projektu w Clockify.

„Jeśli klient powie mi: «Mam 2000 dolarów do wydania na tę kampanię», musisz śledzić to jako projekt, aby mieć pewność, że nie przekroczysz budżetu”.

Dzięki opcjom śledzenia budżetu projektu Clockify Rachael może:

• Ustal budżet projektu i
• Śledź, jaką część budżetu wydała, ustalając szacunki pieniężne.

Śledzenie budżetu projektu pomaga Rachael utrzymać się w jego granicach.

Funkcje Clockify, które Rachael lubi najbardziej

W tej sekcji przyjrzymy się funkcjom Clockify, z których Rachael korzysta najczęściej — zarówno do śledzenia swojej pracy, jak i do łatwego fakturowania klientów.

Cecha nr 1: Fakturowanie

Fakturowanie może być żmudnym i dość trudnym procesem, szczególnie jeśli masz wielu różnych klientów.

To, co Rachael najbardziej lubi w Clockify, to fakt, że może z łatwością dostosować każdą fakturę do potrzeb swoich klientów:

„Clockify uratowało mi zdrowie psychiczne, szczególnie dlatego, że mam wielu klientów — klienci outsourcingowi, a na górze konsultanci. Istnieją różne stawki za różne rzeczy, więc zarządzanie tym wszystkim i wystawianie faktur to… hm, wyzwanie”.

Funkcja nr 2: Alerty

Jeśli chodzi o śledzenie budżetu projektu i szacunki projektów, Rachael twierdzi, że szczególnie podoba jej się funkcja Alerty:

„Wysyła mi powiadomienie, że mój projekt osiągnął 25%, 50%, 75% lub inny procent szacowanego czasu, który wcześniej ustawiłem”.

W ten sposób Rachael może dotrzymać budżetu klienta i nie przekroczyć uzgodnionego czasu.

Cecha nr 3: Tagi

Ponieważ Rachael pracuje nad wieloma projektami i zadaniami, przydatna jest możliwość ich etykietowania. Dlatego używa funkcji Tagi, aby uporządkować swoją pracę.

Może także używać tagów do filtrowania raportów i znajdowania dokładnie tego, czego potrzebuje, na podstawie słów kluczowych.

Korzyści z używania Clockify w pracy

Jako osoba, która nie wyobraża sobie teraz swojego codziennego funkcjonowania bez korzystania z Clockify, Rachael podzieliła się z nami korzyściami, które odkryła podczas używania tej aplikacji w pracy.

Korzyść nr 1: Clockify jest wydajny i łatwy w użyciu

Kiedy masz tyle samo pracy, co nasza rozmówczyni, Rachael – a często jest to dużo – korzystanie z niezawodnej aplikacji, która pomoże Ci wydajniej wykonywać pracę, jest koniecznością.

Clockify pomaga Rachael znacznie szybciej wykonywać wszystkie zadania związane z klientami:

„To absolutna oszczędność czasu. Robi wszystko, czego potrzebuje ktoś taki jak ja, od raportowania moim klientom po tworzenie faktur i rejestrowanie wydatków pracy. O mój Boże, po prostu to uwielbiam!”

Kiedy Rachael zaczęła używać Clockify, zauważyła również, jak wygodna i łatwa jest w użyciu.

W porównaniu z sytuacją wcześniej, kiedy wszystkie te zadania wykonywała w trudnych warunkach za pomocą programu Excel, teraz Rachael ma bardziej produktywne dni pracy.

Korzyści nr 2: Clockify jest niezwykle przystępny cenowo

Jedną z największych zalet Clockify jest to, że jest niezwykle przystępna cenowo, biorąc pod uwagę, że oferuje mnóstwo wspaniałych funkcji.

„Możesz robić wszystkie te różne rzeczy w jednej aplikacji. To stosunek jakości do ceny.”

Jak dodaje Rachael, posiadanie niedrogiej aplikacji do śledzenia czasu pracy, która pomaga również szybko tworzyć raporty i faktury, zdecydowanie ratuje życie — szczególnie dla freelancerów lub osób z napiętym budżetem.

Korzyści nr 3: Clockify zapewnia doskonałą obsługę klienta

Kiedy korzystasz z aplikacji, zawsze jest to duży plus, jeśli zapewnia ona dobrą obsługę klienta, ponieważ nigdy nie wiesz, kiedy napotkasz jakieś komplikacje lub drobny problem.

Kiedy dzieje się coś takiego, zwykle nie masz dużo czasu na naprawienie tego, co poszło nie tak — potrzebujesz pomocy natychmiast.

Dobra obsługa klienta to kolejna korzyść płynąca z Clockify, co Rachael zauważyła wcześnie:

„Musiałem zadać pytanie, ponieważ coś nie pojawiło się w raporcie, a to tylko dlatego, że nie wypełniłem określonej części podczas tworzenia nowego projektu. A obsługa klienta była doskonała. Po prostu upewnili się, że wiem, co robię, na tyle, aby nigdy więcej nie popełnić tego błędu. Tego rodzaju rzeczy sprawiają, że praca z Clockify jest przyjemna.”

Komu Rachael poleciłaby Clockify i dlaczego?

Ponieważ Clockify naprawdę zmieniło jej życie zawodowe na lepsze, Rachael korzysta z każdej okazji, aby podzielić się swoimi doświadczeniami z innymi – zarówno w branży wydawniczej, jak i poza nią:

„Któregoś dnia rozmawiałem z osobą, która zakłada własną firmę. Ponieważ współpracują z wieloma różnymi osobami i szukają łatwego sposobu zarządzania raportami i fakturami, powiedziałem im: „Musisz zdobyć tę aplikację. To znacznie ułatwi Ci życie!”

Ponieważ Clockify oferuje tak wiele – od śledzenia czasu po tworzenie raportów – Rachael uważa, że ​​jest to bardzo przydatne dla każdego, kto pracuje z wieloma klientami i ma wiele projektów i zadań, które musi śledzić.

Poleca także Clockify osobom, które nie chcą wydawać dużo pieniędzy na aplikację do śledzenia czasu, ponieważ jest ona naprawdę przystępna cenowo.

Na koniec Rachael uważa, że ​​Clockify może być korzystny dla freelancerów i innych osób, które nie mają personelu i samodzielnie wystawiają faktury.

Podsumowanie: korzystanie z odpowiedniej aplikacji do śledzenia czasu sprawia, że ​​robienie tego, co kochasz, staje się jeszcze przyjemniejsze

Chociaż Rachael kocha swoją pracę, uważa ją za przyjemną i różnorodną, ​​raportowanie do wielu klientów i śledzenie tak wielu różnych projektów nie jest łatwe. Mówiąc ściślej – nie było to łatwe. Przynajmniej dopóki nie zaczęła używać odpowiedniego narzędzia do śledzenia czasu.

Teraz, gdy używa Clockify do śledzenia swojego czasu, ale także do tworzenia raportów i faktur dla swoich klientów, Rachael zdaje sobie sprawę, ile czasu i energii zmarnowała, robiąc to wszystko samodzielnie.

Jeśli należysz do osób, które mają trudności z kontrolowaniem swojego czasu i projektów, nie martw się. Z niewielką pomocą możesz łatwo rozwiązać ten problem.

Upewnij się tylko, że znajdziesz odpowiednie narzędzie do śledzenia czasu, które spełnia wszystkie Twoje potrzeby.

️ Czy masz ciekawe historie na temat aplikacji do śledzenia czasu i tego, jak poprawiły one Twoje życie zawodowe? Podziel się swoimi przemyśleniami pod adresem [email protected], a być może napiszemy o tym bloga. Nie zapomnij także udostępnić tego artykułu osobie, której może się przydać.