Co to jest zamówienie zakupu? Jak stworzyć własną?

Jeśli chodzi o zarządzanie dostawcami, do prowadzenia małej firmy potrzebujesz określonego produktu lub usługi, więc kontaktujesz się z dostawcami i mówisz im, czego potrzebujesz. Oferują to. Płacisz im za to.

Wydaje się to zbyt proste? Tak, proces zakupu produktów może być bardziej skomplikowany niż opis. Mogą wystąpić problemy z płatnościami, braki w dostawach, nieporozumienia, które skutkują nieprawidłowymi wysyłkami oraz przerwy w planowaniu.

Niemniej jednak, pozyskiwanie usług od wiarygodnych sprzedawców w sposób płynny i terminowy nie musi być dobre, aby było prawdziwe – może być możliwe, a wybór zamówienia może pomóc. Dlatego powinieneś uważnie śledzić poniższy artykuł Co to jest zamówienie zakupu i jak stworzyć własne?

Co to jest zamówienie zakupu?

Definicja

Zamówienie zakupu, znane również jako PO, to oficjalny dokument wysyłany od nabywcy, który zobowiązuje się zapłacić sprzedawcy za sprzedaż określonych towarów lub usług, które mają zostać wysłane w przyszłości.

Korzyścią dla kupującego jest możliwość zamknięcia zamówienia bez natychmiastowej płatności. Z punktu widzenia sprzedawcy zamówienie zakupu jest metodą zapewnienia kredytu kupującemu bez ryzyka, ponieważ kupujący jest zobowiązany do zapłaty, gdy towary lub usługi zostaną wysłane.

Każde zamówienie zakupu zawiera dołączony unikalny numer, który pomaga kupującym i sprzedawcom śledzić dostawę i płatność. Ogólny PO zobowiązuje się do ciągłego kupowania towarów lub usług aż do osiągnięcia określonego maksimum.

Przykłady

Różne rodzaje zamówień zakupu

1. Standardowe zamówienia zakupu

Najbardziej popularne i rozpoznawalne są standardowe zamówienia zakupu. W takim przypadku nabywca ma jasne informacje o zakupie i może określić, jaki produkt lub usługę kupuje, liczbę, harmonogramy dostaw i zasady płatności.

Na przykład firma, której brakuje wkładów do drukarek, może zamknąć standardowe zamówienie zakupu, ponieważ dokładnie wie, ile potrzebuje i kiedy musi je otrzymać.

2. Planowane zamówienia zakupu

Nabywca, dokonując planowanego zamówienia zakupu, przewiduje przyszłe zapotrzebowanie swojej firmy na przedmiotowy produkt, składając z wyprzedzeniem zamówienie zakupu. W takiej sytuacji informacje takie jak produkt, cena i zasady płatności są znane, ale liczba jest oparta na przypuszczeniach, a data wysyłki jest orientacyjna.

Na przykład, jeśli ta sama firma, której brakuje wkładów do drukarek, złoży planowane zamówienie, nabywca oszacuje liczbę potrzebnych wkładów do drukarek, stosując bardziej elastyczny harmonogram dostaw.

3. Zamówienia zbiorcze

Przy zbiorczym zamówieniu nabywca składa wiele zamówień jednocześnie, aby negocjować rabaty cenowe.

Na przykład, jeśli ta sama firma może wynegocjować korzystną umowę, zobowiązując się do składania wielu zamówień na wkłady do drukarek i papier od jednego dostawcy, może pomyśleć o skorzystaniu z ogólnego zamówienia zakupu, aby uzyskać te produkty.

4. Zamówienia kontraktowe

Za najbardziej formalną odmianę uważa się zamówienie kontraktowe. W takiej sytuacji nabywca i sprzedawca podpisują umowę dotyczącą warunków nabywcy przed zwolnieniem zamówienia zakupu odnoszącego się do umowy. Ten rodzaj zamówienia zapewnia największą ochronę prawną dla zaangażowanych osób.

Na przykład, jeśli ta sama firma podpisze umowę ze swoim dostawcą określającą produkty, liczbę, ceny i harmonogram dostaw obiecanych towarów, a następnie złoży standardowe zamówienie zakupu, firmy te będą podlegać umowie zamówienia zakupu.

Zamówienie zakupu a faktura: Jakie są różnice?

Nabywcy tworzą zamówienia zakupu, a dostawcy tworzą faktury. Sprzedawcy mogą wysłać fakturę jako metodę odbioru płatności - gdy istnieją określone warunki płatności lub mogą wysłać fakturę z saldem zerowym jako sposób na odnotowanie, że płatność została potwierdzona za zamówienie.

Zarówno zamówienia zakupu, jak i faktury zawierają te same dane, takie jak adres rozliczeniowy i miejsce wysyłki. Faktury zazwyczaj odwołują się do numeru zamówienia zakupu, z obecnością numeru faktury w celu wyjaśnienia, że ​​oba dokumenty są ze sobą powiązane i ze sobą korespondują. Główna różnica polega na tym, że informacje o zamówieniu i dodatkowe informacje techniczne zawarte w zamówieniu nie są dodawane do faktury.

Spójrz na następujący przykład:

John, kupujący, otrzymał informację z działu w swojej organizacji: wymaga nowych monitorów do komputerów w biurze. Sporządza zamówienie zakupu, które pokazuje liczbę i szczegółowe wymagania dotyczące monitorów.

Zamówienie otrzymuje firma, która sprzedaje monitory. Gdy potwierdzą, że mogą dostarczyć zamówienie, przekazują zamówienie i otrzymują płatność lub wysyłają towar oczekując, że płatność będzie oparta na ostatnich uzgodnionych warunkach płatności. Po otrzymaniu płatności następuje realizacja zamówienia, monitory są dostarczane z datą dostawy i szczegółami śledzenia, a Jan otrzymuje fakturę.

Faktura identyfikuje płatność wysłaną przed dostarczeniem towaru lub zawiera datę upływu płatności, jeśli pieniądze nie zostały wysłane jako pierwsze. Jan sprawdza fakturę, aby upewnić się, że jest ona zgodna z zamówieniem zakupu, a list przewozowy sprawdza, czy wszystkie zamówione produkty zostały odebrane, a płatność jest dokonywana tylko za zamówione i odebrane towary, w procesie zwanym uzgadnianiem trójstronnym.

Zamówienia zakupu są często mylone z innymi rodzajami dokumentów. Niezbędna jest znajomość rozbieżności między zamówieniami a umowami, rozbieżności między zamówieniem zakupu a zleceniami pracy oraz rozbieżności między zamówieniami zakupu a zamówieniami sprzedaży.

Funkcje zamówień zakupu

Kupujący decyduje się na zamówienie produktów od dostawcy

Zanim zamówienie będzie mogło zostać zamknięte, nabywca musi wyjaśnić potrzebę, którą towar lub usługa dostawcy może spełnić. Na tym etapie nabywca powinien upewnić się, jakie towary lub usługi są potrzebne, ile przedmiotów potrzebuje (jeśli to możliwe) i kiedy tego potrzebuje.

Na przykład, jeśli musisz zamówić nowe pudełka, aby dostarczyć konsumentom zamówienia na produkty, oblicz liczbę potrzebnych pudełek i czas, w którym będą potrzebne.

Załóżmy, że zbliżają się oczekiwane wakacje; możesz spojrzeć na zamówienie pudełek z poprzedniego roku i pomnożyć je przez szacowany wzrost tego święta, aby zamówić dokładną ilość.

Nabywca przygotowuje szkice zamówień zakupu i wysyła do dostawcy do zatwierdzenia

Z powyższymi szczegółami nabywca powinien przedstawić zamówienie zakupu i wysłać je do dostawcy w celu zatwierdzenia. Podczas wysyłania zamówienia zakupu do dostawcy pokaż, że potrzebne jest zatwierdzenie, aby upewnić się, że proces przebiega zgodnie z harmonogramem.

Najlepiej byłoby, gdyby odpowiedź dotarła na czas, aby towar lub usługa dotarła zgodnie z harmonogramem, lub aby kupujący miał wystarczająco dużo czasu na pozyskanie go od innego dostawcy.

Z powyższego przykładu, gdy wyjaśniłeś sprzedawcę, który może dostarczyć Twoje pudełka, wiesz, ile opakowań będziesz potrzebować i kiedy ich potrzebujesz, możesz wykorzystać te informacje do sporządzenia zamówienia zakupu.

Sprzedawca przegląda zamówienie i potwierdza, czy może spełnić żądanie

Gdy dostawca otrzyma zamówienie zakupu, to od niego zależy, czy przejrze żądanie i sprawdzi stan magazynowy lub dostępność, aby potwierdzić, czy można je zrealizować w terminie od zakupu.

W przypadku wysyłki pudełek sprzedawca sprawdził Twoje zamówienie i po sprawdzeniu swoich zapasów i możliwości dostawy stwierdza, że ​​może spełnić Twoją prośbę.

Zatwierdzenie zamówienia zakupu

Jeśli dostawca może spełnić żądanie zgodnie z instrukcjami kupującego, zatwierdzi zamówienie zakupu i sprawi, że będzie ono wiążące.

Ponieważ firma pudełkowa może spełnić Twoją prośbę, wysyła zatwierdzoną kopię zamówienia zakupu, aby dokonać potwierdzenia.

Realizacja produktu lub usługi

Po zatwierdzeniu zamówienia, sprzedawca przejmuje odpowiedzialność za dostawę towarów lub usług zgodnie z ustaleniami. Na tym etapie mogą utworzyć i wysłać fakturę do nabywcy za ilość w zamówieniu zakupu. Faktura powinna zawierać podsumowanie oferowanych produktów, ich ilości oraz należnej kwoty.

Na przykład po zatwierdzeniu wysyłki pudełek, powinieneś otrzymać zrealizowane zamówienie i fakturę na należną ilość. Ten sprzedawca ma 30 terminów płatności netto, z oczekiwaniem zapłaty w ciągu 30 dni od wystawienia faktury.

Faktura zapłacona

Na tym ostatnim etapie obowiązkiem nabywcy jest zapłacenie faktury zgodnie z warunkami płatności sprzedawcy.

Od kupującego zależy, czy zapłaci za fakturę z zatwierdzonymi warunkami płatności.

Jak utworzyć zamówienie zakupu?

Chcesz stworzyć swoje zamówienie zakupu? Oto, co musisz uwzględnić:

• Nagłówek — wyświetla informacje o firmie, w tym nazwę firmy, lokalizację firmy, datę zamówienia zakupu i numer zamówienia.
• Informacje o sprzedającym — Dołącz właściwego odbiorcę zamówienia. W tym miejscu należy umieścić nazwę firmy dostawcy, szczegółowe imię i nazwisko osoby kontaktowej oraz adres firmy dostawcy.
• Wysyłka do — określ, gdzie zamówienie powinno zostać dostarczone, jaka jest metoda dostawy, warunki wysyłki i wstępna data wysyłki.
• Informacje o zamówieniu — dla każdej pozycji zawartej w zamówieniu podaj pozycję z kodem produktu lub numerem SKU, nazwą lub opisem pozycji, wymaganą liczbą jednostek, ceną jednostkową i datą wysyłki każdego produktu.
• Podsumowanie — Zakończ zamówienie, oferując sumę częściową, wszelkie obowiązujące rabaty, podatki, opłaty za wysyłkę i sumę końcową.

Streszczenie

Dzięki temu artykułowi mamy nadzieję, że zrozumiesz definicję zamówienia zakupu i sposób jego tworzenia. Dołączamy również wiedzę o różnicy między zamówieniem a fakturą dla Ciebie.

Zostaw dowolne pytanie w polu komentarza; jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc i wesprzeć. Skontaktuj się z nami.