Dlaczego każdy zespół sprzedaży potrzebuje oprogramowania do zarządzania ofertami

I zanim zapytasz – tak, wciąż jest wiele zespołów sprzedażowych, które używają edytorów tekstu i innych przestarzałych metod do wysyłania ofert. Jeśli należysz do tej grupy, przepraszamy, że dzwonimy, ale czas na zmiany.

Przy tak wielu sposobach wysyłania ofert online i nieskończonym wachlarzu opcji oprogramowania do składania ofert, nie ma powodu, aby robić wszystko ręcznie. Od stworzenia do zamknięcia, oprogramowanie do zarządzania ofertami usprawnia cały proces składania ofert, dzięki czemu Twój zespół sprzedaży może skoncentrować się na wygrywaniu.

Teraz, jeśli jeszcze go nie znasz, możesz zadać sobie pytanie:

„Co to jest oprogramowanie do zarządzania propozycjami?”

Oprogramowanie do zarządzania propozycjami to aplikacja (zwykle oparta na chmurze), która umożliwia użytkownikom tworzenie, zarządzanie, wysyłanie i śledzenie propozycji biznesowych. Łączy wszystkie narzędzia do pisania wniosków, projektowania, wysyłania, śledzenia i podpisu elektronicznego w jednej platformie, aby usprawnić proces zamykania.

A to tylko prosta wersja. W rzeczywistości oprogramowanie do zarządzania propozycjami to o wiele więcej. Często zawiera szablony ofert, różne integracje aplikacji, niestandardowe pola i zmienne, role i uprawnienia, możliwości przetwarzania płatności, a nawet czat w ofercie — funkcje, które mają na celu pomóc Twojemu zespołowi w sprawieniu, by każda transakcja była zamknięta.

Teraz, gdy ustaliliśmy, co to jest i co może zrobić, oto dlaczego każdy zespół sprzedaży (który chce wygrać) musi korzystać z oprogramowania do zarządzania propozycjami.

Korzyści z oprogramowania do zarządzania propozycjami

1. Kontrola

2. Widoczność

3. Wydajność

4. Organizacja

5. Przepływ pracy

6. Projekt

7. Zamknięcie

8. Wzrost

1. Kontrola

Ręczne wysyłanie propozycji może działać, ale pozostawia niewielką kontrolę nad procesem składania propozycji. Jeśli przedstawiciele tworzą każdą nową propozycję od zera, jest dużo miejsca na błędy. Pomiędzy ceną, warunkami transakcji, rabatami, projektem, formatem, zatwierdzeniami i wszystkim innym, co wchodzi w skład Twoich ofert, istnieje wiele zmiennych, które mogą się zmieniać z przedstawiciela na przedstawiciela i od propozycji do propozycji. Jasne, przedstawiciele mogą kopiować poprzednie dokumenty do wykorzystania jako szablony, ale nie ma gwarancji, że używają właściwych informacji. Bez kontroli nad procesem lub efektywnego sposobu współpracy na pewno pojawią się pewne niespójności.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania propozycjami spójność staje się nieistotna. Dzięki przypisanym rolom i uprawnieniom, szablonom ofert oraz bibliotece zatwierdzonych treści i informacji o cenach możesz spać spokojnie, wiedząc, że Twoi przedstawiciele zawsze będą używać prawidłowych, aktualnych informacji. Zamiast martwić się o to, czy Twoje materiały sprzedażowe są spójne i dokładne, Twój zespół może skupić się na budowaniu relacji zamiast na budowaniu ofert. Mając pod kontrolą niespójności w przekazie i brandingu, nie musisz się martwić, że przedstawiciele wyślą nieprofesjonalne dokumenty sprzedażowe, które mogą zagrozić Twojej marce.

2. Widoczność

Jednym z największych problemów z ręcznym tworzeniem i wysyłaniem propozycji jest brak widoczności. Liderzy sprzedaży nie mają możliwości określenia, kto nad czym pracuje, co może prowadzić do tego, że przedstawiciele handlowi nadadzą priorytet niewłaściwym transakcjom. A bez zamykającego pulpitu nawigacyjnego nie ma łatwego sposobu na uzyskanie obrazu wszystkich otwartych transakcji lub ich postępów w całym lejku sprzedaży.

Bez widoczności przedstawiciele mają trudności z ustaleniem, nad którą wersją dokumentu propozycji powinni pracować, co zostało zrobione lub jakie są następne kroki. A kiedy propozycje zostaną w końcu ukończone, w zasadzie są wysyłane w pustkę; Przedstawiciele nie mają możliwości, aby powiedzieć, co dzieje się z ofertami, gdy znajdą się w rękach potencjalnego klienta, co oznacza, że ​​nie wiedzą, gdzie utknęły umowy lub kiedy kontynuować.

Dzięki oprogramowaniu do zarządzania ofertami Twój zespół może dokładnie zobaczyć, co się dzieje na każdym etapie procesu sprzedaży, wraz ze wskaźnikami. Będziesz w stanie określić, które części Twojego procesu przebiegają sprawnie, a które wymagają trochę pomocy, co pozwoli Ci wspierać swoich przedstawicieli tam, gdzie najbardziej tego potrzebują.

Dodatkowo uzyskasz przydatne informacje na temat zachowania potencjalnych klientów. Będziesz mógł śledzić, czy i kiedy otwierali Twoje propozycje, ile razy je oglądali, co robili po otwarciu, które sekcje przeglądają najdłużej i nie tylko. Uzbrojony w te dane, możesz wysyłać strategiczne e-maile uzupełniające, aby poruszyć potencjalnego klienta lub skontaktować się w celu wyjaśnienia jego pytań.

3. Wydajność

Oprogramowanie do zarządzania ofertami, zaprojektowane z myślą o ograniczeniu zadań wykonywanych ręcznie, wykorzystuje automatyzację, aby pomóc Ci zaoszczędzić czas i zwiększyć wydajność w całym procesie tworzenia ofert.

Szablony propozycji stanowią doskonały punkt wyjścia dla Twoich propozycji i są zwykle dołączone do większości programów do składania ofert. Dlatego zamiast zaczynać od zera za każdym razem, gdy chcesz wysłać nową ofertę, możesz zacząć od istniejącego szablonu oferty lub utworzyć własny, aby zwiększyć elastyczność. Następnie możesz po prostu podpisać informacje i dostosować swoją propozycję biznesową do każdego potencjalnego klienta, a otrzymasz propozycje w mgnieniu oka.

Dawno minęły czasy ręcznego pobierania informacji o klientach, opłat i cen, treści markowych i innych szczegółów z arkuszy kalkulacyjnych i kto wie gdzie jeszcze. Dzięki funkcji biblioteki treści będziesz mógł tworzyć, zapisywać i przechowywać fragmenty zatwierdzonej treści, do których można łatwo uzyskać dostęp i wstawiać do propozycji według własnego uznania. A ponieważ wszystko w bibliotece treści jest zatwierdzone, możesz mieć pewność, że wszystkie sekcje, fragmenty lub informacje, które z niej wyciągasz, są poprawne i aktualne.

4. Organizacja

Bez wydajnego sposobu przenoszenia danych i informacji między aplikacjami, na których polegasz, a swoimi propozycjami, istnieje duża szansa, że ​​tracisz czas (i tworzysz więcej miejsca na błędy ). Dotyczy to Twojego CRM, oprogramowania do zarządzania projektami, systemu fakturowania i nie tylko.

Dzięki integracji oprogramowania ofertowego wszystkie Twoje narzędzia biznesowe komunikują się ze sobą, gdy nadejdzie czas zamknięcia. Gdy już je połączysz, komunikują się one płynnie, dzięki czemu potrzebne informacje są zawsze przed Tobą. Możliwości są nieskończone; będziesz mógł pobierać szczegóły cenowe ze źródła prawdy do swoich ofert, monitorować aktywność propozycji w swoim CRM, tworzyć zgłoszenia w oprogramowaniu do zarządzania projektami, a nawet żądać płatności od klientów bezpośrednio w swoich ofertach. Od Asany po Zapier i nie tylko, Proposify oferuje ponad 30 integracji , które mogą pomóc w usprawnieniu procesu propozycji biznesowych dzięki wykorzystaniu narzędzi, z których już korzystasz.

Czy wiedziałeś? W branżach takich jak SaaS integracja przetwarzania płatności w ramach propozycji zwiększa prawdopodobieństwo jej zamknięcia nawet o 90%. Aby uzyskać więcej statystyk opartych na danych, które pomogą Ci zamknąć, pobierz nasz stan propozycji 2021 .

5. Przepływ pracy

Zarządzanie obowiązkami i zadaniami może być trudne, ponieważ transakcje przechodzą przez wewnętrzny potok, zanim oferta zostanie wysłana do potencjalnych klientów. Dotyczy to zwłaszcza zatwierdzeń, które są głównym wąskim gardłem w procesie składania wniosków, ponieważ często istnieje wiele części, które zależą od zatwierdzenia przez kierowników lub inne działy. Bez formalnego procesu całe umowy mogą zostać wstrzymane, jeśli osoba zatwierdzająca nie ma czasu lub dostępu do przeglądu całej oferty przed podpisaniem, nawet jeśli jej podpis jest potrzebny tylko w przypadku jednej sekcji.

Oprogramowanie do składania wniosków może pomóc w usprawnieniu procesu zatwierdzania transakcji, przedstawiając zatwierdzającym odpowiednie dokumenty we właściwym czasie. Więc zamiast ugrzęznąć w zaległościach z propozycjami, które ich nie dotyczą, będą w stanie utrzymać transakcje w ruchu i utrzymać tę słodką, słodką dynamikę sprzedaży.

6. Projekt

Niestety, wielu potencjalnych klientów ocenia książkę po okładce. Okładka Twojej propozycji jest pierwszą rzeczą, którą widzi potencjalny klient, a jeśli nie wygląda profesjonalnie, może zmienić jego postrzeganie Twojej oferty – i to nie w dobry sposób.

Oprogramowanie do tworzenia propozycji może pomóc w projektowaniu i tworzeniu wspaniałych propozycji, które za każdym razem wyglądają świetnie. Umożliwi również dodawanie zdjęć, filmów i innych mediów, które sprawią, że Twoje propozycje będą się wyróżniać. W końcu propozycje, które wyróżniają bliskie transakcje. W rzeczywistości uwzględnienie co najmniej jednego obrazu w propozycjach biznesowych może zwiększyć współczynnik zamknięcia o 26%.

7. Zamknięcie

Ostatecznie celem każdego zespołu sprzedażowego jest zamknięcie. Oprogramowanie do zarządzania ofertami właśnie to robi. W rzeczywistości, na podstawie badania z udziałem tysięcy specjalistów ds. sprzedaży, stwierdziliśmy, że oferty utworzone i wysłane za pomocą Proposify miały o 111% wyższy wskaźnik zamknięcia w porównaniu ze średnią w branży. Skracając cykl sprzedaży, poprawiając współpracę i usprawniając proces składania ofert, oprogramowanie do składania ofert pomaga zespołowi sprzedaży w zawieraniu większej liczby transakcji. Jeśli to nie sprzeda ci swojej wartości, nie wiemy, co będzie.

8. Wzrost

Bez względu na to, jak się do tego zabierzesz, ręczne tworzenie i wysyłanie propozycji jest czasochłonne – a to zakładając, że wszyscy w Twoim zespole znają już Twój proces. Teraz może to nie być problemem, ale stanie się tak, gdy zaczniesz wprowadzać nowe firmy i szkolić nowych pracowników. Czas jest ograniczony, więc nic dziwnego, że liderzy sprzedaży mają trudności ze stworzeniem procesu, który jest skalowalny, a jednocześnie wspiera rozwój zespołu i skraca cykl sprzedaży.

Oprogramowanie do zarządzania ofertami pozwala liderom sprzedaży zaprojektować skalowalny proces zamykania, który będzie powtarzalny w całym zespole. Pomaga im również zoptymalizować istniejące procesy, aby zespoły były skoncentrowane na zamykaniu, zamiast tracić czas na budowanie propozycji od zera. Ponadto po wdrożeniu tych procesów wdrażanie nowych pracowników i skrócenie czasu rampy staje się znacznie szybsze.

Końcowe przemyślenia

Ostatecznie najlepszą propozycją jest taka, która zamienia potencjalnych klientów w klientów. Niezależnie od tego, czy jest tworzony ręcznie, w programie Microsoft Word, czy online, ważne jest, aby się zamykał. Nie mówimy, że nie można wysyłać ofert ręcznie, ale zdecydowanie nie jest to najskuteczniejszy ani najskuteczniejszy sposób na zdobycie większej liczby klientów.

Z drugiej strony oprogramowanie do zarządzania propozycjami jest. Łączy pod jednym dachem wszystkie narzędzia, zasoby i dane potrzebne zespołom sprzedaży do odniesienia sukcesu, dzięki czemu proces składania ofert jest bardziej przewidywalny, spójny i skalowalny. A dzięki bezpłatnej wersji na wyciągnięcie ręki nie ma powodu, aby jej nie spróbować.