Często zadawane pytania dotyczące oprogramowania do zarządzania propozycjami

Jeśli kiedykolwiek tworzyłeś propozycję od podstaw, wiesz dokładnie, jak bardzo może to być czasochłonne i skomplikowane. Między walką z problemami z formatowaniem, wąskim gardłem przez nieefektywne przepływy pracy i potrójnym sprawdzaniem, czy informacje, których używasz, są prawidłowe, możesz zacząć się zastanawiać, czy istnieje lepszy sposób.

Jest. Nazywa się to oprogramowaniem do zarządzania propozycjami.

Mając po swojej stronie odpowiednie narzędzie, możesz ominąć wszystkie przeszkody związane z tworzeniem oferty i usprawnić proces składania propozycji. Od szablonów propozycji, które umożliwiają szybkie rozpoczęcie tworzenia propozycji, do biblioteki wstępnie zatwierdzonych treści, z których można czerpać, pomaga zespołowi tworzyć propozycje, które zachęcą potencjalnych klientów do współpracy.

W ciągu ostatnich kilku lat otrzymaliśmy setki, jeśli nie tysiące pytań dotyczących oprogramowania do zarządzania ofertami. Ale z biegiem czasu zdaliśmy sobie sprawę, że kilka z nich pojawiało się znacznie częściej niż inne. Doszliśmy do wniosku, że gdyby nasi klienci i potencjalni klienci pytali nas, prawdopodobnie jest wielu innych, którzy szukają odpowiedzi.

Oto najczęstsze pytania dotyczące oprogramowania do zarządzania ofertami bez zbędnych uwag:

Co to jest oprogramowanie do zarządzania ofertami?

Oprogramowanie do zarządzania propozycjami jest dokładnie tym, na co wygląda — jest to aplikacja, która pomaga tworzyć, zarządzać, wysyłać i śledzić propozycje. Łączy wszystkie aspekty procesu składania wniosków pod jednym dachem, aby wysyłanie wniosków i odpowiadanie na zapytania ofertowe było łatwiejsze i skuteczniejsze niż kiedykolwiek.

Kto korzysta z oprogramowania do zarządzania propozycjami?

Każdy, kto regularnie wysyła propozycje biznesowe lub odpowiada na zapytania ofertowe (zapytania ofertowe). Od księgowości po projektowanie UX i wszystko pomiędzy, oprogramowanie do zarządzania propozycjami może być używane w wielu branżach, a Proposify ma nawet kilka darmowych szablonów propozycji, które pomogą Ci zacząć.

Jakie są zalety oprogramowania do zarządzania propozycjami?

Od czego w ogóle zaczynamy? Bez oprogramowania do zarządzania ofertami tworzenie ofert może być czasochłonne, podatne na błędy i często nudne. Jeśli chcesz wyróżnić się na tle konkurencji, musisz tworzyć i wysyłać propozycje, które są atrakcyjne, dokładne i wyprzedzają konkurencję.

Oprogramowanie do zarządzania propozycjami właśnie to robi. Umożliwia tworzenie pięknych propozycji pasujących do Twojej marki i zapewnia, że ​​wszystkie zawarte w nich informacje są dokładne i aktualne, a wszystko to w ułamku czasu potrzebnego na stworzenie propozycji od podstaw. Usprawnia proces składania ofert, aby pomóc Ci uniknąć blokad drogowych i poprawić współpracę, a także daje możliwość śledzenia ofert po ich wysłaniu, dzięki czemu zawsze wiesz, co dzieje się z każdą z Twoich ofert na każdym etapie procesu sprzedaży.

Czy potrzebujemy oddzielnej aplikacji eSignature do przechwytywania podpisów klientów?

Nie! Większość programów do zarządzania propozycjami ma wbudowaną funkcję podpisu elektronicznego, aby jeszcze łatwiej przechwycić podpis klientów i wprowadzić ich na pokład.

Czy oprogramowanie do zarządzania ofertami może być używane do odpowiadania na zapytania ofertowe?

Absolutnie. Niezależnie od tego, czy wysyłasz zamówione, czy niezamówione oferty, oprogramowanie do zarządzania propozycjami może pomóc w tworzeniu, zarządzaniu i wysyłaniu propozycji wyróżniających się na tle konkurencji. Możesz zacząć od gotowego szablonu propozycji lub stworzyć własny, a następnie dostosować go do każdego projektu i klienta.

Jakie jest najlepsze oprogramowanie do składania propozycji?

Nie po to, żeby uderzyć we własny róg, ale uważamy, że Proposify jest całkiem świetne. Ale nie wszystkie programy do zarządzania ofertami są tworzone tak samo. Najlepsze oprogramowanie do zarządzania ofertami to takie, które najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy. Aby pomóc Ci rozpocząć, przygotowaliśmy przewodnik, jak wybrać najlepsze oprogramowanie do zarządzania propozycjami. Ale jeśli dopiero zaczynasz wyszukiwanie, możesz chcieć zapoznać się z najlepszymi darmowymi wersjami, aby sprawdzić, czy którakolwiek z tych opcji dobrze pasuje.

Czy inne aplikacje integrują się z oprogramowaniem do zarządzania ofertami?

Absolutnie. Proposify ma długą listę partnerów integracyjnych, którzy umożliwiają dodawanie filmów wideo do dokumentów, przetwarzanie płatności w ramach ofert, synchronizację wyników z oprogramowaniem do zarządzania projektami i nie tylko. Oprogramowanie do zarządzania ofertami może pomóc w połączeniu stosu technicznego i automatyzacji transakcji, aby przenieść proces sprzedaży na wyższy poziom.

Ile czasu zajmuje uruchomienie oprogramowania do zarządzania propozycjami?

Zależy to od istniejących procesów i wielkości firmy, ale zwykle zajmuje od czterech do sześciu tygodni. Dzięki Proposify większość tego czasu spędza się na niestandardowym projektowaniu nowego szablonu. Ale jeśli już pokochałeś swój wygląd, możesz zacząć działać za około trzy tygodnie.

Czy będziemy mieli menedżera sukcesu klienta, czy jest on samoobsługowy?

To zależy. W przypadku większych zespołów sprzedażowych często przydzielany jest CSM, który przeprowadzi Cię przez początkowe etapy konfiguracji i onboardingu. Ale w większości przypadków mniejsze zespoły mogą zazwyczaj zacząć działać!

Czy możliwe jest śledzenie transakcji po wysłaniu oferty?

Absolutnie! Dzięki oprogramowaniu do zarządzania propozycjami Twoi przedstawiciele uzyskają prześwietlenie wszystkich działań związanych z rurociągiem. Nie będą już pozostawieni w ciemności po wysłaniu propozycji ani zgadywaniu, kiedy powinni kontynuować rozmowę z potencjalnymi klientami. Zamiast tego będą otrzymywać alerty za każdym razem, gdy ktoś otworzy ofertę, będą mogli zobaczyć, które sekcje klient przegląda, i otrzymywać powiadomienia informujące ich o najlepszym czasie na dalsze działania.

Udowodniono, że te wskaźniki pomagają przedstawicielom w ustalaniu priorytetów umów, które z największym prawdopodobieństwem zostaną zamknięte, zachęcają powolnych potencjalnych klientów, jeśli nie otwierają oferty, i przywracają uśpione umowy, jeśli potencjalny klient otwiera ofertę kilka miesięcy później.

Kto powinien być zaangażowany w tworzenie oprogramowania do zarządzania propozycjami?

Zazwyczaj sprzedaż, operacje i marketing. Przywództwo sprzedaży, które przeprowadza zespół ds. sukcesu klienta przez proces składania ofert i proces zatwierdzania transakcji, przywództwo marketingowe jest właścicielem treści i operacji w celu usprawnienia integracji i operacyjnego przepływu pracy.

Czy istnieje sposób, aby powiedzieć, które treści lub sekcje najbardziej interesują potencjalnych klientów?

Oczywiście! Za każdym razem, gdy wyślą propozycję, Twoi przedstawiciele otrzymają indywidualne dane propozycji, które pokazują, jak długo potencjalny klient spędził na każdej stronie i sekcji, ale jako właściciel konta masz również możliwość przeglądania danych dla całego konta.

Możesz przefiltrować wszystkie dane, aby dowiedzieć się, które treści lub sekcje są najczęściej oglądane w różnych typach ofert, ujawniać, które sekcje są najczęściej wyświetlane w przypadku wygranych ofert, a które przegrane, i nie tylko. Za pomocą tego oprogramowania do śledzenia sprzedaży możesz ulepszyć sekcje, które potrzebujesz i wyciąć te, które nie są tak ważne, jak myślałeś!

Jak zacząć korzystać z oprogramowania do zarządzania propozycjami?

Przejście na oprogramowanie do zarządzania propozycjami może wydawać się zniechęcające, ale nie musi tak być. W Proposify przeprowadzamy Twój zespół przez dokładny proces onboardingu, który rozpoczyna się od zbudowania niestandardowego szablonu zgodnie z Twoimi potrzebami. Następnie skonfigurujemy Twoje integracje i skonfigurujemy różne poziomy dostępu do konta. Gdy to zrobimy, przeprowadzimy testowe połączenie szkoleniowe z kilkoma Twoimi sprzedawcami i uzupełnimy to szkoleniem dla całego Twojego zespołu. Na tym wsparcie się nie kończy. Będziesz mieć dostęp do naszej kolejki priorytetowego wsparcia dla wszystkich swoich licencji użytkownika! Jeśli Twój zespół kiedykolwiek będzie potrzebował pomocy, będziemy tam.

Chcemy zatrzymać sprzedawców w Salesforce, czy nasz zespół może tworzyć oferty bezpośrednio z okazji?

Tak! Dzięki integracji z Salesforce oferty będą automatycznie wypełniane danymi o szansach sprzedaży, danymi kontaktowymi i danymi konta. Aktywność w ofercie pakietowej (na przykład widoki) będzie rejestrowana jako aktywność w umowie i możesz kliknąć migawkę, aby uzyskać przegląd oferty.

Czy można automatycznie dołączać oferty do transakcji w CRM?

Tak, absolutnie. Po zintegrowaniu oprogramowania do zarządzania propozycjami z systemem CRM śledzenie ofert i transakcji staje się o wiele łatwiejsze. Gdy umowa zostanie podpisana lub oznaczona jako wygrana, sfinalizowana propozycja zostanie przesłana do możliwości jako plik PDF.

Czy można kontrolować, kto może wprowadzać zmiany w szablonach i ofertach?

Oczywiście! Ponieważ wielu menedżerów i menedżerowie pracują nad Twoimi szablonami i propozycjami, mogą zacząć przekształcać się w coś zupełnie innego. Aby Twoje dokumenty były spójne, Twój CSM będzie współpracował z Tobą podczas wdrażania, aby skonfigurować Twoje role i uprawnienia. Na przykład możesz dać swoim przedstawicielom dostęp do tworzenia i dostosowywania propozycji na podstawie szablonów, ale nie do ich edycji.

Możesz nawet uzyskać szczegółowe informacje w swoich szablonach, ustawiając uprawnienia, które określają, które sekcje mogą być edytowane przez poszczególne role. Na przykład możesz zezwolić swojemu technicznemu zespołowi przedsprzedażowemu na aktualizowanie zakresu pracy, ale uniemożliwić sprzedawcom jego edycję.

Końcowe przemyślenia

Oprogramowanie do zarządzania ofertami to bez wątpienia najłatwiejszy sposób na ulepszenie procesu składania ofert i zwiększenie sprzedaży. Ale zanim zostawisz swoją obecną propozycję w kurzu, prawdopodobnie masz kilka pytań. Mamy nadzieję, że ten artykuł dostarczył odpowiedzi, których szukałeś, ale jeśli nadal jesteś ciekawy, odwiedź naszą bazę wiedzy, zarezerwuj demo lub porozmawiaj z naszym zespołem sprzedaży, aby zobaczyć, o co chodzi.