Przewodnik po modelach cen oprogramowania do zarządzania projektami

Oprogramowanie do zarządzania projektami nie ogranicza się już tylko do niektórych branż, takich jak IT czy marketing. W dzisiejszych czasach prawie każdy sektor biznesowy korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami. W rzeczywistości narzędzie PM może działać jako integralna część każdej firmy, aby upewnić się, że zadania są wykonywane wydajnie i skutecznie.

Jako profesjonalista zajmujący się małymi i średnimi przedsiębiorstwami możesz mieć trudności z oceną odpowiedniego rozwiązania do zarządzania projektami, które absolutnie spełnia Twoje wymagania biznesowe. Dla małych i średnich firm wycena odgrywa bardzo ważną rolę w momencie oceny najlepszego oprogramowania do zarządzania projektami dla ich potrzeb.

Mając to na uwadze, przygotowaliśmy ten obszerny przewodnik, który pomoże Ci porównać ceny najwyżej ocenianych rozwiązań do zarządzania projektami. Dowiesz się również, w jaki sposób licencjonowane są narzędzia do zarządzania projektami. Ostatecznie pomoże Ci to znaleźć idealny produkt, który pasuje do Twojego przedziału cenowego.

Na koszt każdego oprogramowania do zarządzania projektami ma bezpośredni wpływ kilka czynników, w tym funkcje oprogramowania, liczba użytkowników, możliwości infrastruktury, niezawodność dostawcy, rodzaj i wielkość firmy, usługi szkoleniowe, typ wdrożenia, limity projektów, niestandardowe marki, integracje i pamięć masowa Pojemność.

Cena oprogramowania do zarządzania projektami zależy od odpowiedzi na poniższe pytania, które pomogą Ci zrozumieć potrzeby biznesowe i określić, ile pieniędzy możesz wydać na oprogramowanie do zarządzania projektami.

1. Jak duża jest Twoja firma: Czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą czy małą, średnią lub dużą firmę?
2. Jakiego rodzaju oprogramowania do zarządzania projektami potrzebujesz: w pełni funkcjonalnego lub specjalnego do zarządzania zadaniami lub współpracy?
3. Czy specyficzne dla branży lub ogólne rozwiązanie do zarządzania projektami odpowiada Twoim potrzebom biznesowym: Budownictwo PM czy ogólne rozwiązanie PM?
4. Z jakim rodzajem zobowiązania cenowego czujesz się komfortowo: umowa oparta na subskrypcji czy umowa długoterminowa?
5. Czy istnieje potrzeba utworzenia demonstracji, czy wymagana jest konsultacja? (To zwykle wymaga więcej czasu w procesie badawczym.)
6. Czy oprogramowanie darmowe lub typu open source zaspokaja potrzeby Twojej firmy?
7. Ilu użytkowników potrzebuje dostępu do systemu?
8. Jakiej metody wdrażania szukasz, opartej na chmurze czy zainstalowanej lokalnie?
9. Czy istnieje potrzeba dostosowań lub integracji, takich jak dodanie śledzenia problemów lub biletów dla zespołu IT?

W zależności od tego, jak odpowiesz na powyższe pytania, ten sam system może kosztować Cię o tysiące więcej lub setki dolarów mniej. Na przykład Wrike może kosztować zaledwie 10 USD za użytkownika miesięcznie lub nawet do 2505 USD miesięcznie, w zależności od liczby wybranych użytkowników i funkcji.

Rozwiązania do zarządzania projektami są dostarczane głównie z modelem cenowym opartym na subskrypcji, który nie wymaga zakupu licencji. Zamiast tego użytkownicy płacą dostawcy oprogramowania cykliczne miesięczne lub roczne opłaty.

Koszt oprogramowania do zarządzania projektami zaczyna się już od 5 USD na użytkownika miesięcznie i może sięgać nawet 1500 USD miesięcznie. Jednak w przypadku większej liczby użytkowników i zaawansowanych funkcji firmy mogą spodziewać się zapłaty od około 520 do 5555 USD miesięcznie.

Na podstawie liczby użytkowników możemy sklasyfikować różne plany cenowe jako podstawowe, premium i zaawansowane . Cena tych trzech przedziałów cenowych jest niższa lub wyższa, ponieważ plan podstawowy obejmuje tylko kilka podstawowych funkcji oprogramowania do zarządzania, podczas gdy plany premium obejmują funkcje zaawansowane oprócz funkcji podstawowych. Ponadto plan zaawansowany jest najdroższy spośród trzech ze względu na najbardziej zaawansowane funkcje, które obsługują duże zespoły lub przedsiębiorstwa. Dla porównania, poniżej znajduje się zestawienie kosztów niektórych popularnych programów do zarządzania projektami.

Pomimo trzech najpopularniejszych modeli cenowych w oprogramowaniu do zarządzania projektami, tj. licencji subskrypcyjnej, licencji wieczystej i bezpłatnych planów, przed podjęciem decyzji o wdrożeniu oprogramowania należy zapoznać się z kosztami początkowymi i stałymi. Być może masz już podstawową wiedzę na temat tych opcji, ale przyjrzyjmy się każdemu typowi modelu cenowego:

3.1 Licencja subskrypcyjna

Co to jest: płacisz miesięczną lub roczną opłatę za korzystanie z zakupionego oprogramowania do zarządzania projektami przez określony czas. Standardowa struktura cen to za użytkownika miesięcznie, która opiera się głównie na liczbie użytkowników uzyskujących dostęp do oprogramowania. Z drugiej strony istnieją również plany abonamentowe typu pay-as-you-go, które nie wymagają żadnej umowy i można je anulować w dowolnym momencie.

Powszechnie używane do: Wdrożeń opartych na chmurze, w których system jest hostowany przez dostawców na ich serwerach i można uzyskać do niego dostęp na kompatybilnych urządzeniach przez Internet.

3.2 Licencja wieczysta

Co to jest: Płacisz opłatę z góry za licencję na posiadanie oprogramowania do zarządzania projektami i używanie go na zawsze. Opłata za licencję wieczystą może się również różnić w zależności od liczby użytkowników.

Powszechnie używane do: Wdrożeń lokalnych, w których system jest hostowany i utrzymywany wewnętrznie na własnych serwerach.

3.3 Darmowe plany

Co to jest: Nie płacisz żadnych opłat za korzystanie z podstawowych funkcji oprogramowania PM.

Powszechnie używane do: Jeśli Twój budżet IT nie może pomieścić oprogramowania PM, powinieneś wypróbować bezpłatne narzędzia do zarządzania obciążeniem projektu bez wypalania dziury w kieszeni.

Czasami sam wybór odpowiedniego oprogramowania PM w odpowiedniej cenie nie wystarczy, aby uzyskać wymagane korzyści biznesowe. Często poza licencjonowaniem i wdrażaniem oprogramowania występują koszty, które wielu z nas pomija, jeśli chodzi o uwzględnienie w naszych budżetach IT. Przyjrzyjmy się każdemu dodatkowemu kosztowi, który należy uwzględnić w budżecie:

Migracja danych: przy zakupie nowego oprogramowania do zarządzania projektami istnieje dodatkowy koszt związany z przeniesieniem dużych ilości danych o znaczeniu krytycznym dla firmy, często z różnych lub starych systemów do nowego systemu. Transfer danych może zająć dużo czasu, tj. tygodnie lub nawet miesiące, na uzupełnienie i usunięcie przestarzałych, niepotrzebnych i uszkodzonych danych. Dlatego ważne jest, aby zastanowić się, ile będzie kosztować konwersja danych? Czy nastąpi przestój związany z transferem danych i ile będzie to kosztować?

Szkolenie: Dobrze, jeśli nowy system działa wydajnie; jednak nie jest to przydatne dla twoich pracowników, jeśli nie mogą z niego łatwo korzystać lub czują się niekomfortowo. Ponadto, jeśli nowe rozwiązanie PM nie jest łatwe w użyciu, może wiązać się z dodatkowymi kosztami szkolenia pracowników. Dlatego podczas oceny rozwiązania PM należy wziąć pod uwagę łatwość użycia funkcji.

Aktualizacje: często dostawcy udostępniają uaktualnienia oprogramowania, które należy wykonać po stronie klienta. Większość aktualizacji wymaga zapłaty za korzystanie z dodatkowych funkcji, a koszty aktualizacji zwykle określa dostawca. Dlatego zapytaj dostawcę, jakie wszystkie aktualizacje są wliczone w koszt rozwiązania.

Sprzęt i IT: Czy istnieje potrzeba dokonania dodatkowych zakupów lub ulepszeń istniejącej infrastruktury w celu wdrożenia oprogramowania? Częstym wymogiem może być konieczność uaktualnienia indywidualnego sprzętu pracowników, takiego jak komputery lub urządzenia mobilne.

Ważne jest, aby wziąć pod uwagę te często pomijane koszty przed rozpoczęciem oceny dostawców. W ten sposób możesz na początku dodać je do swojego budżetu.