Czym jest przejrzysty plan projektu i dlaczego go potrzebujesz?

Właśnie zdobyłeś ogromny kontrakt, który mógł trafić do twojego największego konkurenta. Ale zaniżyłeś cenę dużej ryby w stawie, obiecując szybkość, zwinność i umiejętności, aby ukończyć projekt na czas i zgodnie z parametrami klienta.

Jako właściciel firmy nie martwisz się o zdolności i umiejętności swojego zespołu marketingowego, aby zachwycić klienta. Jednak biorąc pod uwagę wszystkie zmiany w karierze, które mają miejsce w ostatnim czasie, nie chcesz, aby istotne szczegóły projektu wyciekły do ​​​​Twoich konkurentów w wysoce kontestowanej dziedzinie, aby zdobyć nowy biznes w Twojej branży. Chcesz, aby Twój zespół odniósł sukces we własnym marketingu, również przy projektach wewnętrznych.

Ale chcesz również wzmocnić swój zespół na każdym etapie projektu, ponieważ potrzebuje on każdej możliwej przewagi, aby zapewnić ponad oczekiwania klienta. Priorytetyzacja przejrzystości w komunikacji zarządzania projektami jest kluczowym aspektem, którego potrzebujesz, aby odnieść sukces.

Przejrzysty plan zaczyna się od otwartej komunikacji zarządzania projektem, aby zapewnić wszystkim interesariuszom dostęp do potrzebnych informacji. Mogą potrzebować dostępu do dokumentów, wiadomości e-mail, spotkań, szkoleń lub zasobów cyfrowych i fizycznych. Elementy te powinny być wydajne i łatwe do znalezienia, a integracja oprogramowania do współpracy stanowi kolejny ważny element, który można wnieść do zarządzania projektami.

Jeśli chodzi o projekt jako całość, wszyscy muszą być na tej samej stronie, ale musisz również upewnić się, że każda osoba jest świadoma, kto wykonuje każde zadanie. Menedżerowie projektów muszą również mieć szybki i łatwy sposób na dostęp do dokumentów, notatek i komunikacji między zainteresowanymi stronami, aby zapewnić realizację projektu zgodnie z harmonogramem.

Przejrzystość pomaga członkom zespołu realizować zadania w ramach czasowych projektu, rozwiązywać problemy w miarę ich pojawiania się i przenosić projekt, aby osiągnąć rezultaty na czas.

Jak wynika z ankiety przeprowadzonej wśród 243 specjalistów z branży, którzy co tydzień korzystają z oprogramowania do zarządzania projektami, osoby korzystające z oprogramowania do zarządzania projektami wolą korzystać z funkcji współpracy. Według Software Advice 54% respondentów preferowało zintegrowane narzędzia do współpracy i komunikacji, a 13% preferowało samodzielne narzędzie do współpracy. ^[1] Funkcje współpracy pomagają właścicielom i menedżerom utrzymać komunikację zarządzania projektami i przejrzystość w zespole.

W dobie pracy zdalnej komunikacja i współpraca są jeszcze ważniejsze dla małych firm. Pracownicy hybrydowych małych firm, co oznacza, że ​​pracują osobiście i zdalnie przez część tygodnia pracy, twierdzą, że dwa główne wyzwania hybrydowego modelu pracy obejmują utrzymanie produktywności (40%) oraz skuteczną komunikację i współpracę (35%) podczas projektu , zgodnie z badaniem GetApp 2021 ^[*] 503 decydentów i 488 pracowników amerykańskich małych firm. Ponieważ w większości tych firm doszło do przyjęcia modelu hybrydowego, dwa stałe wyzwania obejmują zarządzanie produktywnością oraz utrzymanie skutecznej komunikacji i współpracy w zespole projektowym. Twoje narzędzia do zarządzania projektami są niezbędne do ciągłej komunikacji z zespołami zdalnymi.

Jako właściciel projektu lub właściciel firmy możesz być powściągliwy, jeśli chodzi o pełną przejrzystość wobec wszystkich w firmie. Nie każdy musi znać wartość kontraktu czy szczegóły kontraktu. Istnieją jednak obejścia, jeśli menedżerowie i członkowie zespołu martwią się o rentowność. Zamiast określać wartość kontraktu, zaprezentuj maksymalne godziny, jakie każdy pracownik musi przepracować nad konkretnym zadaniem. Następnie przekonaj ich, że bardziej opłacalne jest, jeśli zespoły mogą szybciej wykonać projekt.

Właściciele i menedżerowie mogą nadal jasno definiować aspekty projektu bez ujawniania jego finansów.

Terminy są kluczowe dla realizacji projektu i ukończenia go na czas. Każdy powinien mieć możliwość śledzenia czasu spędzonego nad projektem, aby wiedzieć, czy osiąga swoje cele. Każdy cel w projekcie powinien być jasny i mieć jasny termin.

Interesariusze powinni dokładnie wiedzieć, jakie zadania muszą wykonać w ramach projektu. Chociaż nieobecności pracowników mogą się nakładać lub jeśli ktoś potrzebuje pomocy, posiadanie jasno określonych ról pomoże wszystkim w utrzymaniu zadania bez powielania wysiłków.

Każdy potrzebuje narzędzi i zasobów, aby osiągnąć swoje cele w wyznaczonym czasie. Wzmocnij interesariuszy projektu, upewniając się, że mają do dyspozycji odpowiednie narzędzia, produkty i usługi. Komunikacja w zarządzaniu projektami jest tutaj kluczowa, ponieważ liderzy zespołów powinni pytać swoich kolegów z zespołu, czego potrzebują, aby odnieść sukces.

Każdy projekt, duży lub mały, może się nie udać z kilku powodów. Ważne jest, aby wyłapywać problemy w miarę ich pojawiania się, ponieważ łatwiej jest je naprawić od razu, niż czekać, jeśli trudności zmienią się w coś większego w dalszej części linii.

Nieporozumienia wewnętrzne wśród pracowników mogą opóźnić etapy projektu. Brak komunikacji ze strony klienta może również powodować niedotrzymanie terminów, nawet jeśli nie jest to wina Twojego zespołu. Wbuduj zmienione osie czasu na wypadek, gdyby coś poszło nie tak.

Według naszego badania przeprowadzonego wśród 422 kierowników projektów, jedna czwarta projektów ma mniej niż 50% szans na dostarczenie wyników na czas. ^[**] Przyczynia się to do zmniejszenia wartości biznesowej dostarczanej klientom i większego prawdopodobieństwa przekroczenia budżetu i przekroczenia pierwotnego harmonogramu realizacji.

Trzymanie się na głowie i świadomość, że coś nie pójdzie zgodnie z planem, jest kluczem do skutecznego łagodzenia problemów.

Posiadanie jasno zdefiniowanego planu projektu pomaga wszystkim pracującym nad nim i samym projektem. Każdy rozumie oczekiwania i terminy, widzi duży obraz i drobne szczegóły, i posuwa projekt w kierunku ukończenia.

5.1 Optymalizuje pracę zespołową

Kiedy wszyscy wiedzą, jakie role odgrywają wszyscy inni, jednostki lepiej rozumieją funkcje swojego zespołu w szerszym zakresie projektu. Znajomość tych rzeczy poprawia komunikację w zarządzaniu projektem, odpowiedzialność i kogo prosić o pomoc (w razie potrzeby).

5.2 Łagodzi bóle głowy

Niektóre zadania nie mogą się rozpocząć, dopóki inne nie zostaną ukończone. W przypadku wystąpienia opóźnień kierownicy projektów i członkowie zespołów mogą określić, jak uniknąć dalszych opóźnień. Służy również jako narzędzie do nauki, które pomaga całemu zespołowi zrozumieć, jak ważne jest dotrzymywanie terminów.

5.3 Motywuje pracowników

Przejrzyste terminy i jasna komunikacja w zarządzaniu projektami motywują pracowników, pociągając wszystkich do odpowiedzialności za swoje działania. Osoby, które śledzą projekt, mogą dokładnie zobaczyć, jaki wpływ mają ich zadania na inne osoby.

Niektóre szybkie hity i rozwiązania, które mogą ułatwić przejrzystość planu projektu, obejmują:

Udostępniaj kalendarze/oś czasu wszystkich interesariuszy. Sama wiedza o zakończeniu innych zadań, zwłaszcza gdy istnieją zależności, może posunąć projekt we właściwym tempie.

Organizuj spotkania w celu przeprowadzenia burzy mózgów i aktualizacji statusu. Odpowiednie są tu cotygodniowe zameldowanie zespołu, a następnie comiesięczne aktualizacje statusu. Indywidualne odprawy to dobry pomysł, aby zapytać, czy ktoś potrzebuje pomocy.

Korzystaj z narzędzi cyfrowych, takich jak oprogramowanie do zarządzania projektami , oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy i narzędzia do współpracy. Mogą ograniczyć przyziemne zadania, jednocześnie poprawiając komunikację ze wszystkimi zaangażowanymi.

Świętuj sukcesy w osiąganiu celów! Nawet jeśli projekt nie jest ukończony do końca, wejście na nowy poziom jest powodem do świętowania.

Czekajcie na drugą część tej serii, w której omówimy krok po kroku instrukcje tworzenia przejrzystego planu projektu.

Metodologie ankiet

* Badanie GetApp Hybrid Work Survey zostało przeprowadzone w kwietniu 2021 r. wśród 503 decydentów i 488 pracowników małych firm w USA zatrudniających od 2 do 250 pracowników. Celem tego badania było poznanie wyzwań, preferencji i wyników związanych z hybrydowym modelem pracy.

** Ankieta Capterra dotycząca użytkowników zarządzania projektami została przeprowadzona w marcu 2021 r. wśród 422 kierowników projektów w Stanach Zjednoczonych, z których 367 jest użytkownikami oprogramowania do zarządzania projektami, aby dowiedzieć się, kto korzysta z oprogramowania do zarządzania projektami, jakich funkcji używają, a których nie. żałują, że nie skorzystali i jakie wyniki osiągnęli dzięki swojej inwestycji. Wykwalifikowani respondenci są decydentami lub mają znaczący udział w codziennym zarządzaniu projektami w swojej organizacji. Sformułowaliśmy pytania tak, aby każdy respondent w pełni zrozumiał znaczenie i poruszany temat.

Źródła

1. Czego zespoły chcą w narzędziach do współpracy, poradach dotyczących oprogramowania